1、安易软件操作手册总 账第一章 系统管理第一节 科目代码设置一、功能与作用1。 增加、修改、删除会计科目及代码。2. 显示会计科目及其辅助信息。3. 打印会计科目代码对照表。4. 开始正式使用账务系统前，应该用此功能建立好本单位使用的科目代码。二、界面说明1. 科目代码科目代码与科目一一对应，科目代码的每一位可以是字母或数字， 采用分段编码方式。分段的个数及每段的长度在设置核算单位时确定.例如： 科目代码“1110102”,其中第一段“111表示一级科目代码,第二段“01”表示二级科目代码，第三段“02”表示三级科目代码。注意:输入科目代码时必须遵守下列原则，否则系统不予接受。输入各级科目代码的
2、长度必须符合所定义的科目代码长度.科目代码不能重复。输入明细科目时，其上级科目必须已输入过。同级科目的科目名称不能重复。3。 科目名称即账户名称.在此只需输入本级科目名称，而不需输入上级科目名称。4。 分部门核算即是否对此科目下设部门账进行分类核算。单击此栏显示表示该科目为分部门核算科目。此栏显示为不分部门核算的科目，记账后此科目无部门账。 分部门核算的科目要求该科目的余额和该科目下属部门的余额之和相等.科目设成分部门核算后，一旦有了发生额或余额，就不能修改成“不分部门核算科目,反之,如果分部门核算科目没有发生额或余额，可以将其修改成“部门核算”的科目。所以，初始设定科目体系时，一定要规划好哪
3、些科目分部门核算。5。 分项目核算即是否对此科目下设项目账进行分类核算。单击此栏显示表示该科目为分项目核算科目。此栏显示为不分项目核算的科目，记账后此科目无项目账。 分项目核算的科目要求该科目的余额和该科目下属项目的余额之和相等。科目设成分项目核算后,一旦有了发生额或余额,就不能修改成“不分项目核算”科目，反之，如果分项目核算科目没有发生额或余额,可以将其修改成“项目核算”的科目。所以，初始设定科目体系时，一定要规划好哪些科目分项目核算。6。 分往来核算即是否对此科目下设往来账进行分类核算。单击此栏显示表示该科目为分往来核算科目。此栏显示为不分往来核算的科目，记账后此科目无往来账。科目设成往来
4、核算后，一旦有了发生额或余额，就不能修改成“不分往来核算”科目，反之,如果分往来核算科目没有发生额或余额，可以将其修改成“往来核算”的科目.所以，初始设定科目体系时，一定要规划好哪些科目进行往来核算。7. 科目性质对于标准版账务系统，此栏应在资产类、负债类、权益类、成本类、损益类五类中选中一类。系统根据科目代码的首位自动设定科目性质，即：“1”资产类、“2负债类、“3”权益类、“4成本类、“5”损益类。用、键移动光标，按Enter 或Space键选中或移动鼠标单击某一单选钮。如果是新会计制度行政事业版账务系统,则此栏的设置会不同.五类会计科目分别为“1资产类、“2负债类、“3”净资产类、“4收
5、入类、“5”支出类.8。账户格式此栏应在三栏式、复币式、数量金额式或数量外币式四个单选钮中选择。系统默认值为三栏式。如果选择的账户格式为复币式或数量金额式或数量外币式，用户还需输入相应的外币名称或数量单位.如果选定为复币式或数量外币式，则要求输入该科目的外币代码.如果输入了币种代码，则只能核算该外币；如果不输入，则表示该科目既可以核算任何一种外币，又可以核算本位币，具体核算哪种外币在凭证输入时指定。三、操作说明1. 增加会计科目方式一： 鼠标：移动鼠标,单击N增加钮按键:Alt+N方式二:使光标停在科目代码位置时，直接输入新的科目代码。如果符合科目代码设置规则将视为新增科目。在编辑窗口输入一个
6、科目代码及其相关信息时，如果想从一个输入项目移至下一个输入项目，按Tab键或回车键或用鼠标单击输入位置即可.科目升级：当一个科目原来本无下级科目需新增下级科目时,其余额和发生额将自动转入新增加的第一个明细科目，此种情况称为科目升级。科目升级后,当年的凭证、账簿中凡是用到原科目的地方均会自动升级为新的明细科目。如果已有同级科目，需新增另一个下级科目时，则新增科目余额、发生额均为零，此种情况不叫科目升级。每增加一个科目代码后，按ALT+S存贮或按ALT+C放弃,然后可继续增加下一个科目代码。2。 修改会计科目方式一：当光标停在科目代码位置时直接输入要修改的科目代码.注意:输入的科目代码必须是已存在
7、的。方式二：鼠标:单击科目列表浏览窗口，移动鼠标选中要修改的科目。此时科目的相关信息在“建立会计科目”编辑窗口中显示，可以进行修改.注意：当该科目余额或发生额不为零时，不能对此科目的某些属性进行修改。3。 删除会计科目鼠标：移动鼠标，单击D 删除钮.按键：Alt+D作用：删除编辑窗口中显示的会计科目。如该科目有明细科目，则将明细科目一起删除。注意：当该科目余额或发生额不为零时，或项目账、部门账、往来账已有初始业务，提示信息窗口会提示不能删除该科目。6. 打印会计科目表鼠标:移动鼠标，单击打印钮。按键：Alt+P作用:打印会计科目对照表及其说明，打印内容与显示内容一致。四、科目代码的调用在任何输
8、入科目代码的地方(包括今后的凭证输入、账簿查询、打印账册等），用户按F2键或鼠标右键，就可以调出一张科目代码和科目名称的对照表（格式如下图），您可以用，PgDn，PgUp，Alt+S键找到需要的科目，然后按 Enter键选择该科目，或用鼠标双击该科目.也可以按科目代码的前几位直接定位,例如，科目代码的第一位为5，当用户用F2调出科目代码列表后，可按键盘5，程序将直接定位到科目代码首位是5的第一个科目代码处。第二节 初始余额装入一、功能与作用1。 本功能用于输入所有明细科目的年初余额和启用月份前各月的发生额。2。 本功能仅在系统开始使用时有效,投入正常运行后,建议用户关闭此功能。二、操作说明1。
9、 装入初始余额进入本功能后在列表方式下按照定义的科目代码逐行输入年初借贷余额以及启用月份前的各月发生额。如果需要选择输入某一科目的初始余额，可用、键移动光标或用鼠标选择一个将要输入的科目代码。注意：本功能不能进行科目的增加或删除操作，只能进行余额装入或修改操作.软件只要求装入明细科目的年初余额，总账科目的余额由计算机自动汇总产生。2。 试算鼠标：移动鼠标，单击 试算钮 .作用:对输入的借、贷方发生额、年初余额进行试算平衡.不平时显示出是什么项目不平.注意：试算平衡后，在退出“余额装入功能后将用户余额装入权限禁止。三、建议建议从年初一月开始使用本系统，这样只需装入年初余额而无需装入启用月前各月的
10、发生额。第三节 外汇汇率输入一、功能与作用1. 增加、修改、删除外币代码及汇率。2. 显示会计科目及其辅助信息。3。 打印外币代码对照表。4. 开始正式使用账务系统前，应该用此功能建立好本单位使用的外币代码.二、操作说明1.代码:录入外币代码，可用09表示.2.名称:录入外币名称3.汇率:不能为空,录入直接汇率。第三节 外币余额装入一、功能与作用1.本功能用于输入外币核算科目的期初外币余额.二、操作说明1。 装入初始余额进入本功能后在列表方式下按照定义的科目代码逐行输入期初外币余额以及折算为人民币的余额.如果需要选择输入某一科目的初始余额,可用、键移动光标或用鼠标选择一个将要输入的科目代码。第
11、四节 数量余额装入一、功能与作用1.本功能用于输入数量核算科目的期初数量余额。二、操作说明1。 装入初始余额进入本功能后在列表方式下按照定义的科目代码逐行输入期初数量余额。如果需要选择输入某一科目的初始余额，可用、键移动光标或用鼠标选择一个将要输入的科目代码。第五节 凭证类型设置一、功能与作用1。 本功能用于定义各种凭证类型。2. 凡是在凭证输入中所涉及到的凭证类型，都应在此处定义相应的凭证类型代码。3. 必须在输入凭证前将有关的凭证类型代码设置完毕.4. 安易会计软件允许用户定义凭证类型，使软件有更广泛的通用性和灵活性.5. 凭证类型一旦定义并使用,一年之内不能变动，但在每年年初可调整.二、
12、操作说明1. 类型代码某类凭证的编号或代号,用四位字符表示。2。 类型名称也就是凭证类型。业务量少的企业，凭证类型也少，业务量多的企业,凭证类型可以划分的多一些。例如：有些企业将凭证类型划分为“收款”，“付款，“转账”. 有些企业将凭证类型划分为“现收”，“现付,“银收，“银付”，“转账”。注意： 不划分凭证类型的单位，最好也设置一种凭证类型，比如叫“记帐”，这样对将来业务扩大有好处。 同一类型的凭证，安易软件自动每月从1开始连续编号。7. 增加鼠标:移动鼠标，单击N增加钮。按键：Alt+N作用：将编辑窗凭证类型设置全部置成空，准备输入一个新的凭证类型代码。输入完毕后,按Alt+S保存,按Al
13、t+C放弃.注意：凭证类型与简称均不能重复。8。 修改首先定位到要修改的凭证类型，然后在编辑窗口中进行修改。9。 删除鼠标：移动鼠标,单击“D 删除”钮。按键:Alt+D作用：删除当前编辑窗口内的凭证类型。注意:当年已使用的凭证类型不可以删除.10。 保存鼠标：移动鼠标,单击S 保存按钮。按键:Alt+S 作用：保存当前输入的一个凭证类型信息.11。取消 鼠标：移动鼠标，单击取消按钮。按键:Alt+C 作用：放弃当前输入的一个凭证类型信息。第六节 核算单位参数设置一、功能与作用1。 核算单位参数指影响本帐套功能和操作方法的一些数据.2. 设置后的参数对于本帐套立即发生作用。二、操作说明1。凭证
14、参数 部门代码:当选项打上勾时,凭证录入界面当录入定义为按部门核算的科目时,改须输入部门代码,否则可以空. 客户代码:当选项打上勾时,凭证录入界面当录入定义为按往来核算的科目时，改须输入往来代码,否则可以空。 项目代码:当选项打上勾时，凭证录入界面当录入定义为按项目核算的科目时,改须输入项目代码，否则可以空.2.系统参数凭证录入与审核允许为同一个人：打上勾时系统中录入凭证与审核可以为一个人凭证存盘后不自动到下一号：打上勾时当系统录入凭证保存后，凭证号不变为下一号，再按新增，多为在凭证修改时用。不打勾时凭证保存后号自动取最新号。只能查询和修改本操作员的凭证：打上勾时，只能修改自已做的凭证，不能修
15、改别人的凭证，目的为了加强管理。一页只打印一张凭证：当凭证纸是自定义时,或一张打一页时，此选项打上勾，特别适合用于激光打印机.凭证录入代码列表是否为树状结构：代码查找为树状结构，适用于工作量较少，键盘不熟悉的用户使用，此选项仅针对凭证录入界面。其它界面代码列表是否为树状结构：此选项针对其它界面。3.预算参数超预算方式：选报表方式时，则凭证录入界面不提示，只在预算报表中显示。选报警方式时，则凭证录入界面提示,但允许录入，保存。选禁止方式时，则凭证录入界面提示，不允许录入，保存。操作方法如想改变对某一参数的设置，只要用鼠标单击参数前的方框。第七节 转账分录定义在会计业务中存在一类凭证（多为转账类)
16、，它们每月重复地有规律出现。例如：每月提取折旧费、按月上交税金、按月发放工资、月底结转管理费到损益账户等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变,金额的来源或计算方法也基本不变，因此我们可以把此类凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法预先存入计算机，将其称为“自动转账分录”并用不同的“分录号标记命名。每月使用时，告诉计算机“自动转账分录”的分录号，由计算机自动调入该“自动转账分录”并根据预先定义的金额的来源或计算方法自动填制相应的金额，产生凭证。这样,就不必每月重复输入此类凭证。这种预先定义分录的结构，再由计算机自动编制凭证的过程称为“自动转账”。预先定义的分录称为“自动转账分录”，简称
17、“自动分录”.自动转账分录必须先定义后使用。定义自动转账分录的功能在此处完成而根据自动分录产生凭证的过程在输入凭证功能中完成或在结账过程中完成。请分别参看7.1 和8.2 。根据自动分录编制的凭证称为机制凭证，机制凭证同样可以分类，并跟在规定类型的凭证后连续编号。应当提醒用户，自动分录概念是手工会计中所没有的，如果用户理解本部份功能有困难，可以先不使用本功能，待熟悉其它功能后再使用.一、功能与作用定义新的自动转账分录或修改已输入的自动转账分录。二、操作说明1. 分录号分录号是“自动转账分录的唯一标识，不同的自动分录应有不同的分录号。分录号一共位输入旧的分录号表示修改旧分录，输入新的分录号表示增
18、加新分录。注意：分录号不是凭证号。2. 摘要凭证的每行均有一个摘要，不同行可以不相同，每行摘要的长度不超过25个汉字（50个字符）。3. 会计科目代码分录输入时，会计科目通过科目代码或科目助记码输入，而不需输入科目汉字名称。输入科目代码后，科目名称自动显示在科目代码后。在任何输入科目代码的地方（包括今后的查询、打印账册）,用户按F2键就可以调出一张科目代码、科目名称的对照表。可通过下述例子练习科目代码的输入方法： 例1： 直接按键. 例2： 输入一个一级科目的代码，然后按键。 例3： 输入一个不存在的科目代码，然后按键。所输入的科目代码必须存在且必须是没有下级科目的明细科目。这样才能保证总账和
19、明细账的一致性。往来科目请不要作为自动分录的科目。因为编制凭证时不考虑往来业务所需要的附加信息。如果是分部门核算的科目,系统要求输入相应的部门代码;如果是有相关项目核算的科目，要求输入项目代码。4。 借贷表示分录的方向，按F8可变换.也可以直接输入汉字“借”或“贷”。5. 金额来源表达式表示当前行的外币、数量和本位币金额如何取得的表达式。进入此项后，按鼠标右键，则屏幕出现公式选择窗口:主要的数据来源有科目汇总余额表、部门汇总余额表、项目汇总余额表。科目余额取数函数选择“科目余额取数”后，系统跳出一个窗口，显示科目列表框，选择科目科目余额，取数函数如下：=KMYE（期间,科目)部门余额取数函数选
20、择“部门余额取数”后，系统跳出下一个窗口。选择取某部门某科目数，然后选择取数的各个项目，部门表取数函数如下:=BMYE（期间，部门,科目）项目余额取数函数选择“项目余额取数”后，系统跳出下一个窗口。选择取某项目某科目数，然后选择取数的来源。项目表取数函数如下：=XMYE(期间,项目,科目）第八节 用户管理一、功能与作用1。 增加、减少操作员，设置操作员的姓名和密码。2。 对操作员授权，指定每个操作员所允许的操作。3. 本功能权限应仅授权给系统负责人。二、操作说明1。 增加操作员操作:单击“增加” 作用:系统将弹出一输入窗口。可输入新增加操作员的姓名及口令，新增的操作员此时并没有任何操作权限，如
21、果设定权限,单击“权限钮，再对新操作员赋予权限 。2。 删除操作员操作：单击“删除钮作用:系统将列表中选中的某操作员删除。3。 给操作员授权操作：单击“ 权限钮作用:系统将弹出窗口,设定此操作员的操作权限。权限指设定系统菜单上的功能，哪些菜单功能为某操作员可用，哪些是某操作员不可用的，对于不可用的功能，系统菜单条自动隐藏。设置某项权限的方法：双击预选项目列表中的选项，或在预选项目列表中移动光条并按Enter即选中某项目为该操作员权限；单击“钮可选中全部预选项目；单击“钮可取消该操作员的全部权限；单击“确认钮确认此次操作.单击“取消”钮即取消此次操作.第九节 数据备份一、功能与作用1.备份本账套
22、所有数据.二、操作选择备份文件名，然后点备份。第二章 凭证处理第一节 凭证输入修改一、功能与作用1。 记账凭证是收款凭证、付款凭证、转账凭证等各类凭证的总称。凭证的分类可参见“1。4 凭证类型设置”一节。2。 本功能用于输入和修改各种记账凭证.3。 正式输入凭证前应确保有关科目及相应的初始余额已通过1。1节描述的方法存入计算机,凭证类型亦已正确划分。4. 凭证输入是使用最频繁的功能,本软件提供了许多方便措施，例如：代码引导输入，全屏幕凭证编辑，每张凭证包括的行数不受限制，各种联机帮助,辅助计算器等功能。5. 为保证凭证输入的正确性，安易会计软件提供了大量的正确性检验控制措施，会自动识别输入中的
23、某些错误。二、操作说明1。 确定输入凭证所在的会计期间，确认后进入凭证输入窗口：窗口中要求输入的日期指会计期间，而不是指日历日期，其中年指会计年度，月指会计月度。 本软件账务系统允许用户跨月输入凭证，即如果上月未结账时可输入下月的凭证.例如:2006年12月由于决算不能做完就没有结账。但2007年1月已有凭证，这时用户就可先输入2007年1月份凭证.此处输入年月，可以确认是否跨月输入凭证。如果在跨月输入时，同时跨入一个新的年度。允许跨月输入凭证是本软件在吸收了国外软件的特点所进行的新创举，它在很大程度上提高了软件使用的方便性.跨月输入凭证和“日清月结”是不矛盾的，它恰恰是为了保证当月凭证记当月
24、的账，又不影响下月凭证输入而设置的。建议:用户在跨月输入时注意跨度，一般没有必要跨个月以上。在确定好年月后，输入每张凭证时只能输入这个会计期间的经济业务。2。 凭证号输入凭证必须首先输入凭证号，它是凭证的唯一标识（最新号由电脑决定)。输入新的凭证号表示增加凭证，输入旧的凭证号表示修改旧的凭证。凭证号由凭证类型和序号两部分组成，例如：“收款 5”，“转账 12”等,所以输入时要求分别输入凭证类型和序号。系统允许用户设定适合于自己的凭证类型(设定方法见第一章）,从而提高了软件的通用性。同一类型凭证按月从开始连续编号，不允许重号，亦不允许漏号.输入凭证类型时单击凭证类型下拉菜单或用光标键移至凭证类型
25、下拉菜单按Space键，从中选择凭证类型.从输入凭证类型转移到输入凭证序号，可以按Tab键或用鼠标点击要输入的位置.凭证号自动递增，即新输一张凭证时,计算机会在已有最后一张凭证号上自动加1。网络版操作时,凭证号在凭证输入时由机器自动给出，所以，输入凭证号时，可以不连续，但当存入本张凭证时，如果输入的号和机器的连续号不一致时，会提示操作者，此时,自动由机器给出凭证号。输入凭证类型时按Alt+L键可调用自动转账分录编制“自动转账凭证”。自动转账分录是预先定义好的会计分录，定义方法和自动分录的作用见第一章。按Alt+L后，屏幕格式如下:可在分录号后面输入您想调用的“自动分录的分录号。注意:分录号不是
26、凭证号。分录号输入后，自动分录的内容将被显示在窗口中。如果需要编制凭证则按Alt+S，计算机根据此自动分录自动编制“机制凭证”,并将该凭证显示在屏幕上，您可以对其进行修改。由自动分录编制的凭证按同类型凭证，自动连续编为最后一个凭证号，凭证日期为系统日期，但可以修改日期。3。 凭证日期凭证日期是指该张凭证经济发务发生的日期，包括年、月、日，如果所输入的日期会计期间不符，计算机会禁止输入该凭证。日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序。4。 附件张数指本张凭证所附原始凭证张数，其最大数值为 9999 。5。 摘要凭证的每行均有一个摘要，不同行可以不相同。每行摘要的长度不超过25个汉字(5
27、0个字符）。如果本行摘要没有输入，当光标进入摘要输入框时，将上行摘要自动携带进来。每行的摘要将随该行会计科目和部门代码在明细账、日记账等会计账簿中出现.6. 会计科目代码凭证输入时，会计科目通过科目代码输入。科目输入正确后，科目代码及名称都将自动显示在屏幕上。在任何输入科目代码的地方（包括今后的查询、打印账册等),用户按F2键或鼠标右键，就可以调出一张科目代码和科目名称的对照表，您可以用，PgDn，PgUp，Alt+S键找到需要的科目,然后按 Enter键选择该科目，或用鼠标双击该科目。7. 银行科目、往来科目、部门核算科目、项目核算科目、外币科目、数量科目的输入(1)当输入的科目是分部门核算
28、的科目时，输入完科目后按回车键或准备下一个操作之前,屏幕会出现一个窗口提示用户输入相应部门代码.这里输入的部门代码必须是明细部门代码。任何地方输入部门代码时,按F2键或鼠标右键可调用部门代码表，可从中选择一个部门。(2)当输入的科目是银行对账科目时,输完科目后，屏幕会出现一个窗口，提示用户输入相应业务的原始单据号（支票号等），该号在银行对账时有效.（3）当输入的科目是往来科目时，输完科目后，屏幕会出现一个窗口，提示用户输入相对应的客户代码这些信息在往来账管理时有效。请注意，这里输入的往来代码必须是明细往来代码。输入客户代码时可以按F2键或鼠标右键查询往来客户，也可以按F4键查询按拼音首字排序的
29、客户代码。(4）当输入的科目是外币科目,输完科目后,屏幕会出现一个窗口，要求用户输入外币币种、外币数额和记账汇率。记账汇率在1.3 中定义，但此处可以修改。外币金额和汇率的乘积或商（视其使用直接汇率和间接汇率而不同)作为人民币金额自动填入借方金额栏或贷方金额栏，供用户参考.用户可以对其修改亦可以将它消除填入贷方金额栏.（5)当输入的科目是数量科目时，输完科目后屏幕会要求用户输入数量和单价。（6）当输入的科目是按项目核算时，输完科目后,系统要求输入项目代码这里输入的项目代码必须是明细项目代码.输入项目代码时，同样可以按F2或鼠标右键进行引导输入。如果一个科目同时兼有上述几个特性，则屏幕会依次要求
30、输入上述有关内容。8. 借方金额、贷方金额借方金额、贷方金额指借贷方本位币金额.这时如果当前行的金额为零，使用F7键则可自动将借贷方合计的差额写入该金额栏目中。借方金额和贷方金额不能同时有数额，必须有一个为0.00。如果要将借方金额移到贷方，则必须先将借方金额输成0。00，再去输贷方金额.凭证底行“金额合计”自动累计已输入的借贷方金额.9。 作废一张凭证只有未记账的凭证才能作废,已记账凭证不能作废.作废一张编号凭证的方法为:在凭证编号处输入准备作废的凭证的编号。点按钮“O作废”后保存,要删除作废凭证请参见“凭证整理”。10. 插入一行鼠标:单击“N 插入”按键：Alt+N作用：在当前行之前插入一空行。11. 删除一行鼠标：单击“D 删除”按键：Alt+D作用：删除当前行,当前行被画上红色删除标志。存入计算机后此行消失.12. 恢复被删除的行鼠标：单击“U 恢复”按键：Alt+U作用：取消当前行的双红线标志，使被删除的行重新有效。13. 修改您可用、键移到想修改的位置或用鼠标直接点中想要修改的位置，然后进行修改。14. 自动计算借贷差额操作：按F7 作用：系统自动计算本张凭证已输入金额的借贷方差额，并将其置于当前行的借方或贷方金额处。15. 打印鼠标：单击“P 打印
