1、文书档 案管理细则 企业标准Q/6DG02.0299文书档案管理细则1 主题内容与适用范围本标准规定了文件材料的立卷及归档的要求，文书档案的保管、利用、鉴定及进馆等工作规定。 本标准适用于工厂文书档案的管理，亦适用于有限公司文书的管理。2 引用标准HB6380 档案卷夹与表格HB6381 航空工业档案著录细则Q6DG02.02 档案统计管理细则Q6DG02.21 档案借阅制度Q6DG02.22 档案鉴定、銷毁制度Q6DG02.23 档案库房技术管理制度3 总则3.1 文书档案是指在党（共产党）务、政（含科研生产、经营等各项管理）务、工会、共青团等各项工作中形成的，具有保存价值的文件材料。3.2
2、 文书档案是企业档案的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富和重要机密，是各项管理工作不可缺少的条件和依据。3.3 文书档案必须实行集中统一管理，维护其完整、准确、安全，确保其有效利用。4 文件材料的立卷归档4.1 凡办理完毕，具有保存价值的文件材料，应由文书处理部门进行整理、立卷、归档、档案馆要对其进行监督、检查和业务指导。4.2 文件材料的归档范围与保管期限序号文件材料归档范围保管期限一、党务工作（一）1、2、党代会的文件材料通知、会议议程、名单、报告、决议、纪要、选举结果、领导人讲话、提案、主席团会议记录、开幕词、闭幕词、讨论通过的文件、重要的照片、录像带、录音带、国家领导人的贺电、贺信等文
3、件材料；讨论未通过的文件、大会发言、贺电、贺信、小组会议纪录、简报、会议机构的计划、总结等。永久短期（二）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）序号党委的文件材料会议文件记录、纪要、决议、决定及会议讨论通过的文件和重要的汇报材料；一般的汇报材料和讨论未通过的文件材料等；计划、总结；年度或多年的；季度或月份的；报告、请示、批复、决定、通知等重要的；文件材料归档范围永久长期或短期永久短期永久保管期限（2）4、（1）（2）5、（1）（2）6、（1）（2）一般的；本单位出席各级党代会的代表名单省级以上的；其他；本单位党委领导在上级党的会议上的发言；经验介绍材料重要的；一般的；政治活动（）运动、政治
4、工作会议形成的文件材料重要的；一般的；短期永久短期永久短期永久长期或短期（三）1、（1）（2）2、（1）（2）3、4、5、6、7、（1）（2）8、（1）（2）9、（1）（2）10、（1）（2）11、（1）（2）12序号组织干部文件材料计划、总结年度或多年的；季度或月份的；报告、请示、批复重要的；一般的；机构设置、职责分工等文件材料。有关干部或党员的培养、考察、考核的材料组织发展工作的年度计划、总结、新党员名单党员、干部统计年报党员、干部奖惩形成的文件材料影响大、问题严重的；一般的；审干、落实干部政策形成的文件材料结论性、重要的证明材料；其他的；党员恢复党籍、复查等文件材料结论性的；其他的；老干
5、部工作文件材料重要的；一般的；统战工作文件重要的；一般的；其他文件材料归档范围永久短期永久长期或短期永久长期永久永久永久长期永久长期或短期永久长期或短期永久或长期短期永久或长期短期保管期限（四）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）4、（1）（2）5、宣传工作文件材料计划、总结长远或年度的；月份或季度的宣传教育文件材料重要的；一般的；政治思想研究工作文件重要的；一般的；党校（政校）工作文件重要的；一般的；其他长期或短期永久长期短期长期短期永久或长期短期长期或短期（五）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）4、纪检监察工作文件材料计划、总结年度或长远；其他；报告、请示、批复、
6、通知、通报重要的；一般的；案件重要的；一般的；其他永久长期或短期永久或长期短期永久或长期短期长期或短期（六）1、（1）（2）2、（1）（2）人防、武装、安全保密工作文件材料计划、总结年度或长远的；其他；报告、请示、批复重要的；一般的；永久短期永久或长期短期（七）1、（1）（2）2、3、上级党组织的文件材料针对本单位的重要的；一般的；本单位要执行的其他永久长期或短期短期短期序号文件材料归档范围保管期限（八）1、2、下级党的文件材料需批复的其他永久或长期短期（九）1、2、其他文件材料重要的；一般的；长期短期二、政务工作（一）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）会议文件材料行政领导会议及
7、办公会议文件材料会议记录、纪要、决议、决定、重要的汇报材料、会议讨论通过的文件；一般的汇报材料和讨论未通过的文件工作会议文件材料重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、纪要及会议通过的文件、录音带、录像带、照片及国家领导人贺电、贺信；其他文件；专业会议文件材料会议形成的文件、报告、纪要、总结、照片等；其他文件；永久长期或短期永久短期永久或长期短期（二）本单位颁发的政策法规文件（如：命令、决定、条例、规定、细则等）材料永久或长期（三）（1）（2）本单位发请示、报告、批复、指示、通知、通报等重要的；一般的；永久长期或短期（四）（1）（2）本单位工作计划、总结、统计材料长远或年度的；其他；永久
8、长期或短期（五）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）4、5、序号行政工作文件材料计划、总结长远或年度的；其他；报告、请示、批复、通知重要的；一般的；电报、电话记录重要的；一般的；机构的成立、合并、撤消、单位迁址、更改名称启用印章的报告会、决定、通知、请示、批复文秘工作形成的文件材料文件材料归档范围永久或长期短期永久或长期短期永久或长期短期永久长期或短期保管期限6、（1）（2）7、（1）（2）8、（1）（2）（3）9、（1）（2）10、11、（1）（2）12、（1）（2）13、14、15、（1）（2）16、（1）（2）各种普查工作形成的文件材料重要的；一般的调研报告重要的；一般的；人
9、民来信来访的文件材料有部省以上的领导人重要的指示和处理结果的；有上级机关或本单位领导人重要指示和处理结果的；其他有重要处理结果的；保密工作文件材料重要的；一般的；通信工作文件材料档案工作文件材料重要的；一般的；政策、法规工作文件材料重要的；一般的；接待工作形成的文件材料史志、大事记出版物、简报样本和重要的原稿（见注释）、重要简报其他；出席各级人大、政协会议的代表名单省级以上的；地市级的；永久或长期短期永久或长期短期永久长期短期永久或长期短期长期或短期永久或长期短期永久长期或短期长期或短期永久永久长期或短期永久长期（六）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）4、（1）（2）5、（1）序
10、号外事工作文件材料计划、总结年度或长远的；其他；报告、请示、批复重要的；一般的；接待外宾形成的文件材料重要的；一般的；出国访问、考察、对外交流形成的文件材料重要的；一般的；与国外签订的合同、协议、会议纪要、备忘录等；重要的；文件材料归档范围永久长期或短期永久长期或短期永久或长期短期永久或长期短期永久保管期限（2）6、（1）（2）一般的；其他重要的；一般的；长期或短期永久或长期短期（七）1、（1）（2）2、3、4、（1）（2）5、（1）（2）6、（1）（2）7、（1）（2）8、（1）（2）财务工作文件材料计划、总结长远或年度的；其他；财务决算报告、批复成本计划、预算报告财务工作问题的报告会、请示
11、、批复重要的；一般的；财经纪律检查的文件材料重要的；一般的；清产核资文件材料重要的；一般的；报表重要的；一般的；其他重要的；一般的；永久或长期短期永久长期永久或长期短期永久或长期短期永久长期或短期永久或长期短期永久或长期短期（八）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）4、审计工作文件材料计划、总结长远或年度的；一般的；报告、请示、批复重要的；一般的；案件文件材料重要的；一般的；其他；永久或长期短期永久或长期短期永久或长期短期长期或短期（九）1、（1）（2）2、（1）（2）人事工作文件材料计划、总结、统计报表长远或年度的；其他；报告、请示、批复重要的；一般的；永久短期永久长期或短期序号
12、文件材料归档范围保管期限3、（1）（2）4、（1）（2）5、6、（1）（2）7、（1）（2）8、干部任免文件材料本单位领导人、本单位对直属单位领导人任免的文件；本单位部机构负责人的任免文件；干部技术职务（职称）的聘任文件材料高级（含高级）以上技术职务（职称）的；中级（含中级）以上技术职务（职称）的；干部职工录用、定置、转正、调资、定级离退休、复转、抚恤、死亡等文件材料；本单位职工调动工作的行政、工资介绍信及存根；本单位对有关人员的处分材料影响大、问题严重的；一般的；老干部工作文件材料重要的；一般的；组织机构设置、调整、人员定编、职责分工的文件材料永久长期永久长期长期长期永久长期永久或长期短期永
13、久（十）1、（1）（2）2、（1）（2）3、4、5、劳动工资工作文件材料计划、总结、报表长远或年度的；其他；报告、请示、批复、通知重要的；一般的；职工资金、福利、待遇文件材料劳动工时定额文件材料其他永久长期或短期永久长期或短期长期或短期长期长期或短期（十一）1、（1）（2）2、（1）（2）3、教育工作文件材料计划、总结、统计报表长远或年度的；其他；报告、请示、批复、通知重要的；一般的；其他永久或长期短期永久或长期短期长期或短期（十二）1、（1）（2）2、（1）（2）公安保卫工作文件材料计划、总结长远或年度；其他；报告、请示、批复、通知重要的；一般的；永久或长期短期永久或长期短期序号文件材料归档
14、范围保管期限3、（1）（2）4、5、6、7、8、案件的调查材料、处理结论重要的；一般的；综合治理形成的文件材料证件、户籍管理形成的文件材料消防工作形成的文件材料警卫工作形成的文件材料其他永久或长期短期长期或短期长期或短期短期短期长期或短期（十三）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）4、科研、技术管理工作文件材料计划、总结长远或年度的；其他；报告、请示、批复、通知重要的；一般的；成果、专利、标准、计量文件材料重要的；一般的；其他永久或长期短期永久或长期短期永久或长期短期长期或短期（十四）1、（1）（2）2、（1）（2）3、生产管理工作文件材料计划、总结、统计报表长远或年度的；其他；报
15、告、请示、批复、通知重要的；一般的；其他永久或长期短期永久或长期短期长期或短期（十五）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）4、（1）（2）5、质量管理工作文件材料计划、总结长远或年度的；其他；报告、请示、批复、通知重要的；一般的；质量检查、评估文件材料重要的；一般的；质量事故文件材料重要的；一般的；其他永久或长期短期永久或长期短期永久或长期短期永久或长期短期长期或短期（十六）1、经营销售工作文件材料计划、总结、统计报表序号文件材料归档范围保管期限（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）4、5、6、7、8、长远或年度的；其他；报告、请示、批复重要的；一般的；合同、协议重要的；一般
16、的；商标及注册文件材料广告、样本市场调查材料用户意见及售后服务文件其他永久或长期短期永久或长期短期长期短期永久短期短期短期长期或短期（十七）1、（1）（2）2、（1）（2）3、动力、设备管理工作文件材料计划、总结、统计报表长远或年度的；其他；请示、报告、批复、通知重要的；一般的；其他永久或长期短期永久或长期短期长期或短期（十八）1、（1）（2）2、（1）（2）3、4、基建、环保工作文件材料计划、总结、统计报表长远或年度的；其他；请示、报告、批复、通知重要的；一般的；征地文件其他永久或长期短期永久或长期短期永久长期或短期（十九）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）4、技安工作文件材料
17、计划、总结、统计报表长远或年度的；其他；请示、报告、批复、通知重要的；一般的；事故处理文件重大事故；一般事故；其他永久或长期短期永久或长期短期永久长期或短期长期或短期（二十）1、器材供销工作文件材料计划、总结、统计报表序号文件材料归档范围保管期限（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）4、长远或年度的；其他；请示、报告、批复、通知重要的；一般的；合同、协议重要的；一般的；其他永久或长期短期永久或长期短期长期短期长期或短期（二十一）1、（1）（2）2、（1）（2）3、行政后勤工作文件材料计划、总结年度或长远的；其他；报告、请示、批复、重要的；一般的；其他永久或长期短期永久或长期短期长期或短期
18、（二十二）1、（1）（2）2、（1）（2）3、4、5、（1）（2）6、（1）（2）7、（1）（2）（3）8、（1）（2）上级文件上级机关颁发的决议、决定、批示、命令、条例、制度、规定等文件针对本单位的；其他；上级下达的各计划、指标重要的、年度的或年度以上的；其他；党和国家领导人视察、检查工作的指示、题词、照片、录音带、录像带等党和国家领导人给本单位或职工的函电上级机关给本单位发来的贺电、贺信重要的；一般的；上级机关或有关机关对单位及本单位对下属单位检查工作形成的文件材料重要的；一般的；上级机关召开会议的文件材料本单位领导人在会议上的重要发言材料会议的报告、总结、决议等文件；简报、参考材料代上级
19、机关草拟并被采用的文件的最后底稿重要的；一般的；永久短期永久短期永久或长期永久长期短期永久或长期短期永久长期短期长期短期序号文件材料归档范围保管期限（二十三）同级单位和非隶属单位抄送的文件、本单位需要执行或参考的短期（二十四）1、（1）（2）2、（1）（2）3、（1）（2）下级机关报送的文件请示重要的批复其他；报告、总结重要的；一般的；统计报表年度及年度以上的；其他；永久长期或短期短期不归档长期短期（5年以下）三、工会工作（一）1、2、职工代表大会、工会会员代表大会的文件材料通知、会议议程、领导人讲话、工作报告、决议、选举结果、重要提案、开幕词、闭幕词、讨论通过的文件、照片、录音带、录像带等会
20、议其他的文件材料永久长期或短期（二）1、2、计划、总结、统计报表年度以上的；其他永久短期（三）1、2、报告会、请示、批复重要的；一般的；永久长期或短期（四）1、2、本单位劳动模范、先进工作者等文件材料部省级以上的；地市级以下的；永久长期或短期（五）职工之家、职工技协、双基教育、班组建设、劳动竞赛、文体等活动工会工作形成的文件材料长期或短期四、共青团工作（一）1、2、团代会的文件材料通知、会议议程、领导人讲话、工作报告、决议、选举结果、开幕词、闭幕词、讨论通过的文件、照片、录音带、录像带等会议其他的文件材料永久长期或短期（二）团委工作年度计划、总结、统计报告永久（三）1、2、团委工作问题的报告、
21、请示、批复重要的；一般的；永久长期或短期（四）1、2、本单位先进集体、团员等文件材料省级以上的；地市级以下的；永久长期或短期序号文件料归档范围保管期限（五）共青团组织情况、专职干部名单永久（六）共青团奖惩的文件材料长期或短期（七）其他有关青少年工作形成的文件材料长期或短期注释：一、 本表所列“重要的”和“一般的”是根据文件的内容相比较而言，“重要的”是指方针政策性或重大问题的，科学历史价值较大的文件材料，“一般的”是指一般业务和事务性问题、科学历史价值不大的文件材料。二、 本单位的计划和统计报表，若没有年度的，季度的应永久保存，没有年度、季度的，月份的应永久保存。三、 这时所指的的重要的原稿，
22、是指本单位主要领导人的重要手稿。四、 外事工作，科研、技术管理工作，质量工作形成的文件材料，若与科技档案关系密切的，应归入科技档案中的相应门类档案。五、 关于不归档的文件材料，参见国家档案局“国档发（1987）27号”关于不归档的文件材料的规定。4.3 文书档案的保管期限规定为永久（50年以上）、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。确定保管期限的原则是：凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，需要长远利用的档案，列为永久保管；是反映单位一般工作活动，在较长时间内有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；凡是在较短时间内有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。4.4 文件材料的立卷归档每年
23、进行一次，当年的文件在第二年的六月底以前归档。4.5 归档的文件材料，属永久保存的归档二份，长期、短期的归档一份，同时归档一套按流水号保管的文件材料。4.6 文件材料立卷归档的要求，a、 立卷归档的文件材料要收集齐全，先按年度组织机构分类，再按永久、长期、短期分别立卷。对外来普发性的文件按作者、文号单独立卷，作为资料卷保管。b、 立卷应按照文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，遵循同一问题，同一会议，同一案件的文件一起立卷的原则，将正件与附件、打印件与底稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字类型的同一文件一起立卷。c、 跨年度文件的处理：年度计划、总结、报表、预算、决算放在针对的年度立
24、卷；跨年度或多年度的计划，放在针对性的第一年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度或多年总结，放在针对的最后一年立卷；距年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；也可放在会议执行年立卷。d、 卷内文件排列反映文件的自然形成规律和文件之间的有机联系。一个作者一个问题的，按时间先后排列；一个作者几个问题的，先按问题的重要程度，再按时间先后排列；几个作者一个问题的，按作者的地位排列；同一个文件，打印件在前，底稿在后，正件在前，附件在后，请示和批复文件，批复在前，请示在后；案件文件，结论、判决在前，旁证材料在后，转发文件，转发文在前，被转发文件在后。e、 对需要长久保存的文件材料，其制成材料与字迹材料应符合要求，不得用铅笔，园珠笔、纯蓝和红墨水起草和签批文件。f、 为了保护档案，应使用规定的装具（HB638089档案卷夹与表格），对永久保存的档案，应装入卷盒内保管，长期和短期的可装入卷夹或卷盒内保管，永久保存的档案装订不得来用金属物。4.7 案卷编目a、 按规定格式逐件填写卷内文件目录，文件题名不得改动和简化；没有题名或题
