1、档案管理常见的80个问题 档案管理常见问题（一） 1.在平时的档案管理中，如何避免在查阅和利用时才发现没有要查找的文件资料？答：这个貌似没法彻底避免。只要不移交齐全就有这样的现象。而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门，配合人员。要他们的资料清单或者台账。当他们移交档案时一一核对。这样一般可以避免你说的这个问题。但是，也不能完全保证没有任何遗漏。说到底是档案意识的强弱。2.房地产开发公司，公司各部门、各项目部，合同、资料，管理混乱，收集不全咋办？怎样实现统一有效管理？答：分类：文书类档案（政府公文、公司文件）公司内部资料类档案（公司注册信息、证照；公司人力资源档案；公司管理文档）、资质证书类档
2、案（公司各类资质证书、公司人员资质证书、其它证书）、合同类档案（工程类合同；设计类合同；材料设备类合同等） 编号：可按照“公司名+档案大类+分类细项+日期+顺序号”来进行分类的。3.多份会议记录可以归为一件吗？答：如果你不是很会起文件题名，我建议还是各归各的。如果文件题名可以准确的反映文件内容。那就可以。不过，文书一般以件为单位。我觉得还是分开的好。 答：也可以，你的题名一定要准确反映归档内容。4.09年一月完成的2008年度的统计表放在哪一年啊？答：放在09年里。为什么这样做呢。因为一般情况下,上一年的统计表，下一年才能做出来。而放在08年里日期是不符的。5. 基建和设备档案归档时间大概都是
3、什么时候呀？ 答：负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 设备档案：一般的办公设备应随时归档，设备仪器安装调试完成后即可归档。6. 单位的档案是什么时候移交？是每个部门集中一起每年一次移交，还是任何时候都可以啊？ 答：是这样。工程档案是竣工后一个月内。财务档案是2013年移交2011年度的,也就是财务档案在财务部门保存一年。其他档案呢,看自己具体管理的需要来协商。三个月移交一
4、次或者更久一点都是可以的。看你整理和归档方便。7. 目前有几种文书档案整理的方法，分别是什么？答：一般按一事一件的原则整理，并可整合文件（如请示与批复，转发文与被转发文，正文与附件，正文与定稿整合归档）.8请问“请示”和“批复”怎样来存，是做为一件还是分别来存？答：同一事件批复在前，请示在后。作为一件存档。9档案库房修建时应注意什么? 答：档案库房应尽可能选择1楼，不可选地下室，如2楼以上要考虑楼板承载。办公室选择阳面的的房子，库房选择阴面的房子，窗子不要太大，避免日光。库房内不要走上下水管道，消防、暖气管道很重要。如使用密集架，应将密集架轨道植入地板，方便书车推动。消防要选气体消防。10.
5、跨年度的会议记录应归到哪个年度? 答：跨年度的会议记录应归到会议的闭幕年。11.许多单位会议上形成的领导讲话、工作报告,会后往往又以红头文件颁发,这类文件内容基本相同,归档时该归哪一份? 答：归会后的红头文件。这个是正式的文件。12.请教一下机要文件是否需要归档? 答：机要文件肯定需要归档。13.会计档案必须要全部装进档案盒吗？ 答：是的，会计档案要保持它的完整性。档案部门一般只给每一凭证盖上档号章，录入系统，录入财务原有凭证号,打印备考。装盒粘上脊背即可。14.请教一下，基建档案档案室都收哪些？答：整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，
6、包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。15. 三室具体指的是什么啊？ 答:三室：库房、办公室、阅览室。16.准备升级的新建设档案室需要配备哪些必需品？ 答：通常需要梯子、书车、密集架、防磁柜、温湿度显示仪，空气消毒机、西北需要加湿器，南方、中原需要除湿机。17.我们公司说所有档案实行电子化，不再归档纸张版。这行嘛？档案法上也没有明确归档一定要归档纸张版。 答：公司这样做在档案管理上应该是不规范的，电子文件和纸质文件在归档问题上将长期并存
7、，形成电子文件和纸质文件的同时归档，即双轨制，也叫双套制。双套制的实现可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。“双套制”归档的意义与成因除了出于对电子文件与纸质文件的优势互补的考虑以及基于电子文件自身特点而采取的策略外，更重要之处在于它是档案完整性与真实性的保证。如果把电子文件与纸质文件视为同一份文件的两个部分，那么二者的地位和价值就显得同等重要，将二者同时归档保存乃理所当然。这是采取双套归档的根本原因。就目前的科技水平，建议实行双轨制，纸质和电子同时存在。不建议取消纸质档案。18.谁知道购买一台档案库房加
8、湿器，应该买多大型号的，大约要多少钱啊? 答：加湿机的加湿量是需要按库房的面积核算的，不同品牌，不同型号价格不同。19.编写全宗介绍时,应注意哪些问题?答：一、介绍本全宗的历史概况。简要地叙述单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。 二、介绍本全宗内档案内容和管理情况。这是全宗介绍的主体部分。包括有：档案管理组织机构、档案管理网络、本全宗的分类方案，立卷说明，档案号编制说明，归档范围，档案数量等。 三、本全宗内工作形成的各种记录，包括资料移交记录、查借阅审批记录及利用登记表、库房温湿度记录、档案销毁记录等； 四、本全
9、宗内信息化工作开展情况的介绍； 五、本全宗内编研材料种类、数量等情况介绍；20.单位成立10多年了,文件材料从未整理过,最近,从下属单位抽调了几个人员,进行突击整理。请问他们整理的案卷,备考表中立卷人、检查人项目该由谁签名? 答：立卷人是当时整理档案的人员。检查人是档案室负责人。比如主管。或者现在你那里有帮忙的人，你可以让她们谁整理的谁签立卷人。你签检查人。这样就可以。一般比如部门经理虽然管理档案这一块工作。备考表那么多。部门经理一般是不会签字的。 答：立卷人是整理的人员签名，一般指档案管理员。检查人是负责检查整理归档文件质量的人员签名，一般是档案管理部门的领导。 21. 全宗卷包括哪些内容?
10、 答：全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段，它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷，实质上是档案管理活动中所形成的“档案”，是档案管理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。全宗卷是全宗的“档案”，但不是全宗内的档案，在管理上应单独存放并实施统一管理，不能与全宗混在一起，也不能将其作为全宗内的一个案卷对待。 全宗卷包括：档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案（分类表）、移进移出记录及手续（凭据）、对全宗档案进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录，以及档案受损害、遭破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销
11、毁清册等。凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗卷中。全宗卷的主要内容具体包括：1、档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。4、档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况汇报等。5、档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。6、档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明
12、，档案汇集和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。7、档案管理新技术应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。22.对材料题名的补充，该用什么符号？因为有的标题太广泛，不便查找。 答：档案人员自拟内容用中括号。23.档号章里的内容手写不大好看，有没有更好的办法？ 答：建议保管期限直接刻制，档号中分类号、件号等数码使用打号机。24.特殊载体档案在录入的时候都录入哪些必须字段？ 答：这得看你们的软件设置了那些。一般录入年度，档号，保管期限，题名，起止和终止日期。25.基建档案如何整理？ 答：一、整理原则1、遵循基建档案的自然形成规律，保持档案材料之间的有机联系，
13、便于保管和利用。2、充分利用原有的整理基础。3、区分不同项目，保持各工程项目文件的成套性。同一工程项目内，应包含工程的前期准备、设计、施工、竣工验收、管理使用、维修、扩建、改建的全过程。 二、整理方法与步骤 一般分两个过程完成：1、文件材料形成之后，由基建部门或基建人员在本单位综合档案室档案员的协助下进行整理组织保管单位进行基本编目向综合档案移交归档；2、移交之后，由本单位综合档案室档案人员对保管单位进行排列、编制档案分类目录以及零散文件的补充整理。基建档案的整理工作包括以下步骤：对文件材料的鉴别、分类、组织保管单位编目、装订、排列编号等。1、对文件材料属性的鉴别 文件材料属性的鉴别就是将基建
14、文件同其它文件，如房地产权文件（包括房改文件）、党务政务文件、设备文件、科研文件、教学文件及科技资料等区分开来。应注意：凡与某项目基建工程联系密切的管理性文件材料，应纳入该项工程与相关文件材料一并整理归档。关于基建、设备的一般管理性文件，如不涉及具体工程项目或设备，应纳入文书档案整理，有关基建项目的诉讼材料应纳入文书档案。 完整性的鉴别项目文件材料应严格依照归档范围收集齐全、完整成套，在一套工程项目文件材料内不能缺项，在一份文件材料内不能缺张少页。 准确性的鉴别档案的准确性指档案的内容真实反映工程竣工时的实际情况和建设全过程。 保存价值的鉴别目录确定保管期限，依照基建文件材料保管期限表进行。2
15、、分类 单位基建项目少，形成的文件材料也少，只设基建档案大类，可与房地产权档案合并称基建房产档案。如果基建项目较多，且工程复杂，形成的文件材料较多，在大类下按工程性质或项目设置二级类目。 编码：大类采用汉语拼音字母法。基建档案-J；二级类目采用阿拉伯数字。大类与二级类目代码一律连定，如J1、J2。类目代码与案卷号在同一行书写的，其间一律用“- -”隔开，如J- -5、J1- -3；分成两行书写的不使用间隔符号。3、组卷方法 按子项工程分别组卷。如主档与裙档、土建与水电安装、装饰、消防、人防、排污工程等分别组卷。 按阶段组卷。主要分为建设前期（立项、规划、征地、基建计划、报建、招投标、工程承包及
16、水文地质勘探等）、设计院（初步设计与技术设计或扩大初步设计、施工图设计）、施工（工程施工全过程）、竣工验收、管理使用5个阶段，每一个阶段视文件材料数量多少组成一卷或多卷。 按问题组卷。适用于管理性文件。例如征地拆迁补偿问题，土地登记发证可组成专卷。 按专业性质组卷。一般可分建筑、结构、给排水、电气照明、采暖、通风空调等。不同专业分别组卷。如施工图、竣工图。 按名称组卷。如工程预、决算专卷、产权、使用权证专卷。3、卷内文件材料的排列 单项工程文件材料少仅组成一个保管单位的，按以下顺序排列：依据性材料基础性材料设计文件施工文件竣工验收文件。 图样材料的排列 有图样目录，按目录顺序排列； 无目录的，
17、一般按图纸内容的主次关系编排。如基本图在前，详图在后；总体图在前，局部图在后；主要部分在前，次要部分在后；布置图在前，构件图在后。一般的排列顺序是：总体布局图系统图平面图（立面图、剖面图）大样图。 文字材料的排列 按问题排列：区分不同问题，按问题重要程度、因果关系排列。 按时间顺序排列：同一个问题形成的文件，按时间先后顺序排列。 按逻辑关系排列：密不可分的文件材料应依序排列在一起。如批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 图文混合材料的排列一般文字在前，图样在后。但若文字材料是对图样材料进行补充或局部性的一般说明，则文字材料应排在图样材料之后。 三、编 目内容包括：编写件
18、号、页号；填写卷内文件目录、备考表、封面、脊背。1、文件及装订的保管单位内每份文件（单张图纸视为一份文件），必须按顺序编写件号，逐件编写小流水页号；单页文件（单张图纸）不编页号。每份文件须加盖档号章，一般盖在每件首页的右上方，首页如不适宜盖的可加盖在次页或背面适当位置。2、案卷及装订的保管单位按卷内文件顺序编写大流水页号，不需编写件号和盖档号章。3、页号编写：不论采用哪一种装订形式，均以有书写内容的页面编写页号，单面书写的编在右下角，双面书写的，正面编在右下角，背面编在左下角。4、案卷封面、卷内文件目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。5、如原来编有页号又需重新编号时，应在原编号上画
19、斜线以示原页号作废。6、填写档号章内容，编写页号，一般用铅笔。附：基建档案整理方法、分类及保管期限表序号条款名称保管期限1可行性研究报告、任务书（项目建设书及批复）永久2施工文件：施工图设计、设计评价鉴定及审批文件永久3工程管理文件：承包合同、协议书、招标、投标文件; 施工执照；环保、消防、卫生等文件；水、暖、电、煤气供应协议书。永久4施工文件：土地施工文件（开工报告；交工验收记录证明；施工总结、技术总结；竣工报告、竣工验收报告）。设备及管线安装施工文件：开工报告；中间交工验收记录证明 、工程质量评定；竣工报告、竣工验收报告。电气、仪表安装施工文件：开工报告；中间交工验收记录、工程质量评定；竣
20、工报告、竣工验收报告。永久5竣工验收报告：项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议文件。永久6财务管理：工程概算、预算、决算。永久7有关外单位的重要来往函件长期8基建工作计划、总结长期26.关于同一问题的请示与批复,如果形成年度不一致,整理时应将他们归到请示所属的年度,还是归到批复所属的年度? 答：批复所属年度。27.一般单位为了便于文件的传阅,往往在收文上附加一个阅文卡。请问,文书处理人员应将其粘到文件上还是订到文件上? 答：一般以上2种方法都可以。可以询问档案人员整理档案时，是否有将传阅单取下或者另作处理。 如在归档时，将文件订书钉取下用档案卡单件装载
21、归档，建议文书处理人员处理收文时采用订传阅单/卡，而不是粘贴。28.整理归档文件时,标有密级文件如何整理? 答：是否归档，不取决于有无密级，而是文件本身内容的价值。在归档整理过程中，有密级和无密级的文件，可以根据内容联系，放在一起归档整理，在档案目录备注栏中注明密级，以便借阅利用时做好保密工作；如果文件密级很高，利用不方便的，也可以机密文件单独归档保管的，但这种方法大部分单位不采用。29.全宗卷内的文件如何整理?答：全宗卷内的各种文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，我们可预设9个全宗卷盒（或九个类），依次排列为：全宗介绍、大事记、档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、
22、现代化管理，把全宗管理中产生的文件材料，归入相应的卷夹（类别）内。整理组卷时，注意鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。卷内文件材料按问题时间进行系统排列，即按预设的9个全宗卷盒的问题分类，以时间先后为顺序排列文件材料，并编制卷内目录。卷内文件材料要逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。30.公司接收的传真怎么归类整理？答：传真如果是重要文件，又是热敏纸就复印一份放在热敏纸的前面。如果不是就按照文件的重要程度去分类保存。跟别的文件一样。怎么归类主要取决于传真内容的重要程度。31.我们公司这几年分分和和，名字也换了好几个，会计档案这一块儿，那一块儿
23、的，怎么整理啊！按年份一块排呢，还是各自分块整理呢？ 答：1、先按年份整理出来；2、再按会计档案类别整理；3、然后首先归档隔年度会计档案，比如今年你就应该归档2011年度的会计档案。4、一年一年往前推着整理吧。 32.文件归档时，如外来文件收文，收文处理单是排在第一页吗？还是正文排在第一页？那发红头文件时，存档时，发文处理单是放在最后一页吧？ 答：在群内有看到这个问题，收文和发文的处理单都应该是最后一页。不是很确定。33.叠图都用些什么样的小工具啊？ 答：叠图板或者A4大小杂志也可代替直尺。我平时就是用这。34.一般档案盒上的单位名称盖印章用红色还是蓝色？答：一般用的是红色。企业很少用印章。而
24、这种印章档案局比较常见。35.一套图纸需每页都盖归档章还是只在首页？如果是每页都盖是右上角还是图纸标题栏上下？每页都编序号吗？ 答：图纸右上角每一页都盖归档章。序号是这一卷图纸的流水号。页码就不需要了。一般一件图纸都是一页。比如有十件那么就从001-010.每一件都盖归档章如果借出有丢失也便于立即发现。36.请教会计档案保管期限问题。 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其保存期限为：a）凭证类：原始凭证、记帐凭证15年；银行存款余额调节表、银行对帐单3年；b）帐薄类：现金、银行存款日记帐25年；日记帐，明细帐、总帐15年；辅助帐、备查帐15年。 c）会计报表类：主要财务指标报表3年；月、季
25、度会计报表3年；年度会计报表永久；统计报表10年，年度以上统计报表永久。d）其他类：各种契约、重点工程决算资料、发票存根、验资报告、财务会计制度、主要财务会计文件、合同、协议、会计记录本永久保存；会计档案保管清册及销毁清册永久保存；会计档案移交清册15年；财务预算3年；其他会计档案按其使用价值由各单位自定保管年限。 上面是我们公司的会计档案的保管期限，大家看有什么问题没？就是发票存根、审计报告、验资报告、合同等需要永久保存吗？发票存根（公司开的增值税发票保存的存根联） 算是哪一类，收款收据的存根联算哪一类？出库单和入库单算哪一类？答：建议发票存根、收款收据存根联归原始凭证类，出库单和入库单物资
26、管理类；审计报告、验资报告是永久，合同要看内容和合同范围定年限。37.资金负债表放会计档案吗？答：不放，任何的标准里都没有见到归档资金负债表的。38.公司财务部门除了会计档案之外还有什么需要归档的资料？ 答：会计档案包括年度决算报告，凭证，日记账，总帐，明细账，银行对账单，月、季度财务报告，会计移交清册、会计档案保管清册。其他的有一部分关于财务的该归入文书里。审计报告也该归入文书中。39.请问大家多久备份一次电子档案到移动硬盘啊？答：我是所有的都一个月或更长一些时候进行一次备份。变动比较多的话，一个月两次也有可能。我说的是文件类的。40.有电子底稿的合同，打印之后签了合同，做电子归档的时候，是
27、用底稿还是再重新扫描归档。答：重新扫描签字盖章的合同。41.问下同行们，在光盘上你们是手写信息，还是用标贴？那个盘面怎么样设计啊？ 答：归档一般不要在光盘上书写，主要考虑怕破坏光盘。我们采用的办法是在光盘袋上写明光盘名称，档号，起止，终止日期。可参考DA/T 38-2008。 归档光盘的标签面应为可书写型油墨印刷。所使用的油墨应通过光盘耐候性试验。若必须在标签面书写，必须使用专门的“光盘标签笔”（非溶剂基墨水的软性标签笔）。初次使用应通过光盘耐候性试验。归档光盘禁止使用粘贴标签。归档光盘的标签面上应印有光盘产生日期、批次或喷墨打印的条形码。42.扫描文件分辨率是多少最合适？ 答：如果是文字，又
28、是打印的印刷品，比较清晰的话，用100的就可以了。如果是图片，或者手抄的，很不清晰，就要用200以上的。参考下DAT 31-2005 纸质档案数字化技术规范。43.光盘需要卷内目录吗？ 答：光盘应根据内容，制作卷内目录，卷内目录由序号、录制时间、内容、录制者、备注组成。在光盘盒脊背贴上包括档号等内容的标签。44.声像档案的分类长期和短期分别指多少年？答：长期50年，短期15年以下。45.请问，电子档案的光盘上能不能贴标签？电子档案光盘的说明写在哪里？答：电子档案光盘上是不能贴标签的，光盘面需要书写时，必须使用油性标识笔书写，光盘面禁止使用粘贴标签。 若通过光盘打印的方法制作光盘盘面，应使用支持
29、光盘盘面打印的喷墨打印机。 电子档案光盘的说明写在盘盒上。盘盒分封面和背面（含盘脊）。封面应填写光盘的载体信息，包括光盘编号、套别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版号。背面应填写光盘的背景信息，包括文件格式、光盘类型、光盘容量、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注。盘脊应填写光盘编号。可参见以下标准：DA/T382008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范GB/T188942002 电子文件归档与管理规定GB/T17678.11999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.46.请问那些照片存档时你们有没有用压缩格式的？ 答：没有，照片存档不需要用压缩格式。47.公司里的各种证件大
30、小不一，应如何整理呢？ 答：公司的各种证件大小不一，不影响整理，按照年度，时间，流水号排列即可。当然排列一定要写上各类证件名称，责任者。48.荣誉证书，专利证书、药品注册证等以证书形式下发，没有文件的，怎么放？ 答：放在实物档案里，排列方法是年度、获奖时间、流水号。写明证书名称，发奖单位（也叫责任者）。49.请问大家,有谁知道实物档案(奖牌)背后还要不要贴上标签和简要说明? 答：背后帖小标签的内容主要包括：目录号、件号、实物档案名称、规格、获得时间、授予者、题名(内容简介）。50.请问单位的锦旗怎么处理？ 答：可放在显眼的展示柜或会议室中，更能发挥它们的宣传作用，对那些不能装入档案袋的实物，必
31、须要拍照存档，将照片放入档案袋，照片与实物编号相一致。如不展示的锦旗（折叠后）存放于专用档案装具内保存，在装具外标示出实物档案的档号，按照档号的先后顺序排放整齐，并做好实物档案目录。51.关于本公司立项文件的批复文件是存基建里还是文书里?答：建议存在基建档案里，这样可以保证基建档案的项目文件完整性。52.一家企业被吊销了，那么跟这家公司有关的资料，比如营业执照，税务登记证、会计凭证等还需要存档吗？答：这要看你们公司是什么角色，比如是吊销企业的上级，就必须永久存档；比如是他的客户，就建议暂存3年；就是吊销企业本身应将重要档案移交属地档案馆。53.企业营业执照是放在资质档案类还是哪里？ 答：行政类。54.资产转让协议属于行政还是经营？答：资产转让是产权文件，应该归入财务档。55.国有土地使用权挂牌出让成交确认书该放基建吗？ 答：这个问题我也需要知道答案。我目前存在了基建的前期手续中。56.营业执照那些证照应该放行政管理还是经营管理呢？ 答：应该放行政管理。57.召开股东会会议通知是不是要跟股东会决议放一起呢，如果是的话，股东会决议得放经营管理类，但我手头上
