1、企业采购成本控制初探概要管理纵横Sweeping over the Management82当前,企业间的竞争越来越激烈,竞争也渗透到了企业管理的各个层面,作为企业采购成本管理也摆到了企业管理 的最核心位置,企业成本控制的成效直接决定了企业在市场上的竞争优势。由于材料 成本占生产成本的比例往往达到50%以上,因而加强材料采购控制是抓好“降本增效” 的第一道环节。控制好采购成本并使之不断下降,是一个企业不断降低生产成本、增 加利润的重要和直接手段之一。下面将结合我国企业在采购成本管理中的问题,探讨 采购成本控制的有效措施。一、企业采购成本控制的重要意义要提高企业产品的市场竞争力,必须加强企业的成
2、本管理,企业成本控制的重点 和源头从采购成本开始。有研究表明,某些行业采购成本降低1%,利润就会上升10% 甚至更高。据相关报道,飞利浦和德力电器的财务数据显示:1%的采购成本下降,使两 个公司的利润分别增加7.5%和16.5%。采购成本占总成本的比率越大,降低采购成本 对利润的贡献就越大。因此采购部门不仅仅是发生成本的部门,更是企业利润来源的 中心,做好采购成本控制对企业意义重大。二、企业采购成本管理中存在的主要问题如果企业采购管理不善,导致采购成本高,将压缩公司的利润空间,严重制约了公 司的发展,大大降低了企业的市场竞争力,我国企业采购成本管理主要存在以下问题:1、企业采购制度不健全公司采
3、购制度不健全,没有建立完整采购管理体系,随意性比较大,导致采购活动存在着很多漏洞,如采购工作责任不明确,部分采购人员利用制度的缺陷从中渔利,进行暗箱操作,给企业造成很 大的影响。企业未建立供应商相关的档案及相关信用资料,导致每次采购活动都要花费大量的人力、物力、财力重新选择新的供应商及对其产品的检验,没有切实可行的奖罚措施,不能调动采购人员的工作积极性,对供应商所处行业的经济状况或成本结构的研究也几乎是空白。以上这些在一定程度上都直接造成采购成 本高而工作效率低下。2、没有建立有效的供应商选择与管理机制许多企业由于没有建立稳定的、长期密切合作关系的供应商,导致采购成本随供求关系飘忽不定。当市场
4、材料短缺时,很难找到令人满意的供应商,导致原材料进价过高,影响企业正常生产;当市场材料供过于求时,又有许多供应商蜂拥而至,争相推销自己的产品,这时因没有相关供应商资料参考,企业又无法 科学地选择最佳的供应商。3、采购计划和时机不合理有的企业未进行充分的生产消耗和库存调研,随意编制采购计划,致使库存积压或缺货并存现象。有的企业虽制定了合理的采购计划,但未能对采购物资市场的供求关系进行调查,不能把握良好的时机进行物资采购从而降低采购成本。 4、采购物资的外部环境利用缺失外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响。包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的变化、国家财政政策的调整、市场利
5、率及汇率的波动、通货膨胀的存在及战争罢工等各种因素。一个好的采购策略应当充分利用外部市场环境带来利益。而许多企业只是根据自身企业日常需求进行采购,未能及时掌握市场外部环境的变化,充分利用影响价格变动的因素,确定公司的库存量以及采购的最佳时间,从而造成很多被动局面,无形中增加了采 购成本。5、没有与供应商建立长期的合作伙伴关 系供应商和采购者是利益互相冲突的矛盾对立体,供应商总希望产品利润最大化,采购方则希望产品价格市场最低,为此双方经常打价格战,也因此一些供应商在得不到满意的报价而在货物最终的质量和数量上打主意。如果公司与核心供应商未能建立良好的战略合作伙伴 关系,将导致采购成本的高启。三、加
6、强企业采购成本控制的措施1、建立、健全采购管理制度和程序采购工作涉及面广,并且主要是和外界打交道,因此,如果企业不制定严格的采购制度和程序,不仅采购工作无章可依,还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度主要包括以下几个 方面:(1建立供应商档案和准入制度,并实行动态管理。合格的供应商是保证产品质量和制定价格的前提。对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。重点材料的供应商必须经质
7、检、物管、技术、施工等部门联合考核后才能准入,如有可能要实地到供应商生产地考察。企业要制定严格的考核程序和指标,要对考核的问题逐一评分,只有达到或超过评分标准者才能成为合格归档供应商。 (2建立严格的采购程序和制度。建立严格完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为和犯罪。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门的责任和关系、不同物料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如,可在采购制度中规定采购的物料要向供应商询价、列表比较、议价,然后选择供应商,并把所选的供应商及其报价填在申购单上;还可规定超过一定金额的
8、采购须附上三个以上的书面报价等,以供纪委监察或内部审计部门稽核。还可以根据不同料性规定额度采取竞争谈判或 企业采购成本控制初探【文章摘要】采购成本控制在企业竞争中具有战略意义,加强采购成本控制是提高企业经济效益,减少生产成本的最佳途径之一。有效控制采购成本离不开制定并实施完善的采购制度、充分利用市场的外部环境,加强与优质供应商建立战略全作关系等配套措施。【关键词】采购;成本;控制梁亮茂名职业技术学院525011现代商业MODERN BUSINESS现代商业MODERN BUSINESS管理纵横Sweeping over the Management83【参考文献】1、蔡世洪.成本控制与分析系统
9、在企业中的应用A.冶金轧制过程自动化技术交流会论文集C.天津:文学出版社,2005.2、范绍福. 建设工程项目成本控制和方法探讨A.提升核心竞争力-浙江省经营管理研究会2004年年会论文汇集C.上海:立信出版社,2005.3、郝应光,韩雪,刘晓冰.基于SCM 的钢铁企业采购管理流程优化研究A.全国炼钢连铸过程自动化技术交流会论文集C.大连:东北财经大学出版社,2006. 4黄启珊.施工企业的成本控制A.2004-2005年福建省会计学会理论研讨会论文集C.福建:机械工业出版社,2005.【作者简介】梁亮,1980-,本科,茂名职业技术学院教师,助理讲师,研究方向为财务会计和审计。招标方式采购。
10、(3建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档 案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原 因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要作出详细 的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价 组,定期收集有关的供应价格信息,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档 案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。中石油原华北石油 管理局纪委监察处就是这样做的,控制成本效果显著。(4建立材料的标准采购价格,对采购人员根据工作业绩进行奖惩。审计部门对所 重点监控的材料应根据市场
11、的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格,促使采 购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评 价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进 行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员,分析原因,确定对其惩罚的措施。(5加强企业物资采购的审计监督,有利于规范采购行为,堵塞采购环节中的漏洞, 防止国有资产流失,抵制不正之风,对净化采购环境有十分重要的意义。2、编制采购 计划,合理采购物资(1编制材料需用计划。材料的需用计划一般由生产人员编制,其主要依据是生产 的具体要求,编制好的材料需用计划是物资部门确定经济采购量和编制材料采购计 划
12、的主要依据,物资部门再依据采购计划确定订货点,继而签定采购合同以及进行后 期的存货管理。(2确定经济采购量。经济采购量就是生产一定期间材料存货相关总成本达到最 低的一批采购数量;与存货相关的成本,是指为形成和维持材料采购管理而引起的各 项费用支出,其总额随材料数量、价格等属性的变化而增减,主要由订货成本、购买成 本、储存成本和缺货成本四部分构成。确定经济采购量的目的,就是使与材料有关的 上述四项成本总和达到最低;根据生产的一般情况,由于订货成本和储存成本相对较 小,重点要考虑购买成本和缺货成本之和的最小化,最终得出一定期间的经济采购量 。(3编制采购计划。根据材料的需用计划和采购经济采购量的分
13、析结果以及将要 选择的合同类型编制采购计划,说明如何对采购过程进行管理;具体包括合同类型、 组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等采购计划一般 由项目物资部门制定;根据项目需要,采购管理计划可以是正式、详细的,也可以是非 正式、概括的,关键强调其正确性、及时性和可执行性。3、建立供应商档案、准入制 度和供应商行为绩效管理严格按照公司制定的供应商管理制度选择供应商,对公司的正式供应商要建立 档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交 货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。4、充分利用采购环境,把握价格变动的
14、时机在管理过程中,人力资源部在为采购部配备采购人员时需结合采购物资的特点, 配备有过相关行业采购经验的经济或金融专业背景的人员,这样采购员能熟悉市场 情况、了解市场行情、掌握有关项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。另外要 求采购部建立有关的市场信息机制,以达到有效利用采购环境的目的,建立重要货物 供应商信息的数据库,以便在需要时候能随时找到相应的供应商,以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。5、加强企业与供应商之间的合作关 系的建立通过对供应商的业绩考核,将一段时间内考核业绩优秀的供应商,增加与其的业 务合作量以及合作范围,并与之建立直接的战略伙伴关系。与诚实、讲信誉的
15、供应商 合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期,还可得到其付款及价格的关照,特别是 与其签订长期的合同,往往能得到更多的优惠。这种战略伙伴关系的确立,能给供需 双方都带来长期而有效的成本控制利益,有利于企业的生存与发展。6、灵活选择合理的采购方式(1通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕,或者银行利率较低,可 采用现金交易或货到付款的方式,这样往往能带来较大的价格折扣。(2以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购,一个有效的方法是实行 竞争招标,往往能通过供应商的相互比价,最终得到底线的价格。此外,对同一种材料, 应多找几个供应商,通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制,从而
16、使公司在谈 判中处于有利的地位。(3集中采购。它是相对于分散采购而言的,是指企业在核心管理层建立专门的采 购机构,同意组织企业所需物品的采购进货业务。跨国公司的全球采购部门的建立是 集中采购的典型应用。它以组建内部采购部门的方式,来统一管理其分布于各地分支 机构的采购业务,减少采购渠道,通过批量采购获得价格优惠。(4联合采购。中小企业联合抵御风险,中小企业如果在原材料采购上联合起来,就 可以增加防范风险的能力。一来多家企业联合采购,集小订单成大订单,增强集体的 谈判实力,获取采购规模优势,争得和大企业一样的地位;二来联合采购的对象是原材 料生产企业,通过直接与制造商交易,减少中间层次,大大降低流通成本和保障产品质 量。
