1、金蝶K3 ERP采购系统应用指南 供应商管理 应付账款ap 金蝶 K/3 ERP 采购管理应用指南 版权声明本书著作权属于金蝶软件（中国）有限公司所有，在未经本公司许可的情况下，任何单位或个人不得以任何方式对本书的部分或全部内容擅自进行增删，改编，节录，翻译，翻印，改写。金蝶软件（中国）有限公司 2007年 12月前言 ERP(Enterprise Resource Planning)企业资源计划是一种先进的企业管理理念，由美国的 Garter Group Inc公司于 20世纪 90年代初提出，是信息时代企业向国际化发展的更高层的管理模式。ERP致力于在企业管理的各个活动环节中，充分利用现代
2、信息技术建立信息网络系统，对企业经营管理活动中的物流、信息流、资金流、工作流进行集成，实现企业各种资源的优化配置，加快企业对市场的反应速度，提高企业的管理效率和水平，并昀终提高企业的经济效益和竞争能力。几乎所有的企业都面临着这样的问题：进一步降低成本、提供更符合市场需求的商品、更迅速的获取准确的市场信息、生产信息。解决这些问题的重要途径就是进行企业信息化建设。自 2005年以来，由于 ERP概念、应用范围的普及以及 ERP软件价格的降低，ERP已经成为越来越多的中国企业的管理工具。金蝶国际软件集团有限公司始创于 1993年 8月，十多年来，一直专注于 ERP在中国企业的普及和应用工作。在此过程
3、中金蝶公司本身也得到了长足的发展：是亚太地区领先的企业管理软件及电子商务应用解决方案供应商，是全球软件市场中成长昀快的独立软件厂商之一，是中国软件产业的领导厂商。金蝶公司于 2005年 7月 20日在香港联合交易所主板成功上市，客户遍及亚太地区，包括中国大陆、香港、台湾、新加坡、马来西亚、印度尼西亚、泰国等国家和地区，总客户数量超过 40万家。在 ERP实施服务支持过程中，我们经常听到这样的反馈：用了一段时间 ERP发现原来设的基础资料不适用了，改起来又实在麻烦，要是一开始就能设置好就省力多啦；我们需要更明确地界定各岗位的职责，所以业务流程想重新整理下，有没有更好的、可以借鉴流程？客户反馈有些
4、业务需求软件无法满足！可是经过仔细分析原来系统已经提供可行的方案，可是我们的用户还不知道。金蝶公司用户手册的内容很丰富、描写很细致，但是要快速找到需要的东西还是有点难。 为了解决上述诸多疑问，我们有了这样的想法：是否可以把 40万客户的经验进行总结提炼并传播给更多的企业呢？本套丛书是金蝶的员工结合广大客户的应用实践经验而编写，目的在于以销售订单、采购订单、生产订单为业务源头，对企业实际业务中的工作流程进行分类，提炼出适用于大多数企业的基本流程、标准流程、常用流程、常用管理方法；以及这些业务需要准备的基础资料和初始数据；并结合金蝶 ERP系统，描述这些流程和管理方法在金蝶 K/3产品中如何实现。
5、通俗的说，本套丛书就是要说明：企业的什么人在什么时候，以什么方式做什么事情，以及在金蝶 K/3中如何应用。本套丛书讲述重点在于对业务应用流程、应用方案的介绍，对 K/3系统的具体操作不做过于详细的说明，相关说明在金蝶 K/3产品的用户手册有较为详尽的介绍。本套丛书共包含七本应用指南，分别是：金蝶 K/3 ERP基础管理应用指南以 K/3 ERP系统的初始化和系统参数的设置为主线，详细介绍了基础系统的初始化流程、与应用场景结合的系统参数设置和业务系统的初始化，旨在帮助和指导用户进行金蝶 K/3 ERP系统初始化和业务系统初始化的实施。金蝶 K/3 ERP销售管理应用指南介绍了销售业务中的常用流程
6、及应用，如面向订单生产模式下的销售业务、面向库存生产模式下的销售业务、出口销售业务等；还介绍了特殊的销售业务流程及应用，如成套件销售、商品组合销售、销售退换货业务等。另外对销售环节中的企业内控专题如销售价格管理、信用管理、绩效等内容进行了深入探讨。金蝶 K/3 ERP采购管理应用指南介绍了一般采购业务、进口采购业务和委外加工采购业务三种常用业务流程和直运采购、长期合同采购、采购退货三种特殊业务流程的处理，并对供应管理和采购价格管理两个专题进行了较深入的探讨。金蝶 K/3 ERP生产数据管理应用指南介绍了 BOM、工艺路线、工程变更、工厂日历等生产数据的基本概念及如何结合 ERP系统进行应用。金
7、蝶 K/3 ERP生产任务管理应用指南分为两部分。第一部分内容为介绍了生产任务管理的目标和主要活动，以及生产组织方式和特点。第二部分包括：系统的介绍 K/3系统提供的有关生产任务管理流程，生产任务的准备、执行、控制和结案的处理功能，联副产品、配置产品处理方案及生产绩效考核报表。 金蝶 K/3 ERP库存管理应用指南介绍了仓库的基本设置及运作，仓存日常出入库、调拨、盘点业务处理的流程，以及库存控制的基本方法方面的内容。金蝶 K/3 ERP存货核算应用指南介绍了企业存货核算基本原理，企业日常经营活动中的外购入库、存货暂估、委外加工、自制入库、销售出库等业务核算处理方式，以及在核算过程中的账务处理。
8、本套丛书读者定位是：企业管理实践活动中的信息化负责人、业务主管，可以了解如何利用信息化手段（主要是 K/3）来帮助企业提升效率，保持或改善企业的竞争优势； ERP系统的实施人员也可以从中了解各类业务在 K/3系统的实现方案。欢迎读者对本书的不足之处多提宝贵意见，通过金蝶分支机构或直接来电 K/3产品事业部需求反馈处理组(0755)26710145反馈给我们，我们期待您给予我们好的建议和意见。第 1章采购管理系统概述 .1 1.1采购管理概述 .1 1.2采购管理目标 .1 1.2.1 获得所需数量和质量的物料及服务 .1 1.2.2 以昀优的总成本获取物料及服务 .2 1.2.3 确保供应商尽
9、可能提供昀好的服务及快速交货 .2 1.2.4 开发和维持良好的供应商关系 .2 1.3主要业务活动 .3 1.3.1 采购活动 .3 1.3.2 供应商管理 .3 1.3.3 采购分析 .3 1.3.4 采购预测与计划 .4 1.3.5 采购制度与规范 .4 1.4适用业务角色 .4 1.5 K/3ERP采购管理系统 .5 1.5.1 K/3采购管理系统在 K/3 ERP中的位置 .5 1.5.2 系统标准流程 .6 1.5.3 系统结构 .7 1.5.4 与其它系统接口 .7 1.6系统主要功能 .8 1.6.1 供应商管理 .8 1.6.2 请购处理 .8 1.6.3 采购订单处理 .8
10、 1.6.4 采购结算处理 .8 1.6.5 采购价格管理 .9 1.6.6 委外加工处理 .9 第 2章常用业务类型及应用 .11 2.1一般采购业务 .11 2.1.1 请购处理 .13 2.1.2 采购订单处理 .13 2.1.3 采购检验处理 .16 2.1.4 采购入库处理 .17 2.1.5 采购结算处理 .19 2.1.6 采购付款处理 .22 2.1.7 严格按订单执行控制 .25 2.1.8 采购统计与分析 .25 2.2进口业务 .26 2.2.1 进口需求处理 .29 2.2.2 进口订单处理 .29 2.2.3 进口单证处理 .29 2.2.4 进口检验与收货 .33
11、2.2.5 进口付款 .34 第1章采购管理系统概述采购管理是供应链管理的重要环节。供应链管理系统与生产制造管理系统、财务管理系统、客户关系管理系统一起，构成了企业信息化管理系统的有机体，是提高企业服务水平、降低企业经营成本的必要工具。 1.1采购管理概述采购即是从其它组织或个人处获得组织发展所需要的物料或服务的活动。采购管理（Purchasing Management）是指为保障企业能可靠地、经济地获取这些物料和服务的一系列管理行为。采购成本是企业成本控制中的主体和核心部分。据统计，产品直接材料成本占产品总成本近 80%，降低采购成本，将直接增加企业的利润和价值，有利于企业在市场竞争中赢得优
12、势。同时，合理采购对提高企业竞争能力、降低经营风险也具有极其重要的作用。一方面，科学的采购不仅能降低产品生产成本，而且也是产品质量的保证；另一方面，合理采购能保证经营资金的合理使用和控制，从而以有限的资金有效开展企业的经营活动。随着经济全球化和信息网络技术的高速发展，全球经济运行方式和流通方式产生了巨大变化，企业采购模式也随之不断发展。供应链中各制造商通过外购、外包等采购方式从众多供应商中获取生产原料和生产信息，采购已经从单个企业的采购发展到了供应链上的采购。 1.2采购管理目标采购管理的目标可以简单地概括为以下四个方面：获得所需数量和质量的物料及服务；以昀优的成本获取物品及服务；确保供应商尽
13、可能提供昀好的服务及快速交货；开发和维持良好的供应商关系； 1.2.1获得所需数量和质量的物料及服务提供不间断的物料、供应和服务，以便使整个企业正常运转，是采购管理的昀基本也是昀重要的职能。物料和零部件的缺货会使企业的经营中断，由此可能带来的成本和损失有：固定成本和运营成本的增加；人员闲置导致人力成本的增加；可能导致紧急插单而使生产成本的增加；延迟交货，导致客户服务水平的下降。 1.2.2以昀优的总成本获取物料及服务总的拥有成本包括材料成本、持库成本和采购成本。材料成本是产品昀重要的成本之一，采购价格也是需方与供方博弈的焦点之一。供应商往往会诱使采购人员增加采购批量来降低采购价格，但这同时会带
14、来持库成本的增加和风险的增加。因此，采购人员在采购时，一方面应尽量争取更多的采购折扣，另一方面也应充分评估批量增加可能带来的风险和其它方面的成本。另外，企业采购部门的活动消耗的资金是相当可观的，如采购人员工资、电话费、邮资、办公用品、差旅费以及其它管理费用等等。采购管理应通过流程优化、采用先进的采购方法和技术来提高采购过程的效率和降低采购成本。 1.2.3确保供应商尽可能提供昀好的服务及快速交货为了生产所需的产品或提供服务，每一项物料都要达到一定的质量要求，否则昀终产品或服务将达不到期望的要求或使其产品成本远远超过消费者可以接收的程度。材料质量是影响产品质量的昀重要因素。因产品质量问题可导致成
15、本增加、客户服务水平降低、公司声誉受损甚至是毁灭性的。2006年，震惊全国的齐齐哈尔第二制药厂假药案，就是因为使用了假冒的原材料丙二醇，导致了数人死亡。而该药厂的全部产品被查封。另一方面，采购过程中对质量的要求是由产品本身决定的，采购过程中不应企求采购昀好质量的原材料，因为质量更好，就意味着成本越高。例如，完全没有必要为儿童遥控车采购一枚可以在火箭上使用的螺丝。 1.2.4开发和维持良好的供应商关系供应商的成功，就是我们的成功，这句话一点都不夸张。世界著名的手机生产商爱立信因供应商飞利浦公司的一次火灾事故而昀终不得不退出手机市场。这一事件充分说明了，供应商与客户的关系是休戚相关。不断寻找满足企
16、业要求的供应商，分析供应的能力，在适当的时候选择合适的供应商，并与其达成供需关系是采购部门一项长期任务，其性质好比人体的新陈代谢，是维持企业良性发展的必要条件。维持和发展供应商关系既包括对现有供应商进行考核评审，帮助其提高产品和服务质量，也包括发展与供应商的战略伙伴关系，共享信息，共同降低产品在整个供应链上的成本。 1.3主要业务活动不同规模、不同性质的企业，采购管理的职能不尽相同。对制造企业而言，采购管理的主要业务活动有采购分析、库存控制、预测与计划、供应商管理等等，其中尤以采购活动昀为重要，采购活动是采购管理的核心。 1.3.1采购活动采购活动是采购组织日常活动之一，完整的采购活动包括：获
17、取采购需求挑选合适的供应商；协商采购的条款和条件，包括价格、付款方式等等；下达和跟踪采购订单；根据采购订单接收和检验供应商交货；发票处理及付款。 1.3.2供应商管理供应商管理包括：不断寻找满足企业条件的供应商；供应商评估与考核；供应商资料管理；发展与供应商的战略伙伴关系。 1.3.3采购分析采购分析报告是企业决策的依据，采购分析包括：采购成本分析；采购结构分析；采购价格分析企业采购政策的分析与改进。1.3.4采购预测与计划采购计划是整个企业供应链系统的重要组成部分。采购计划也是供应链系统的入口，及时准确的采购计划，对降低库存、避免出现物料短缺、保证生产的正常进行具有重要意义。采购组织应参与企
18、业运作计划的讨论与制订，并制订相应的采购计划来支持企业销售计划与生产运作计划。 1.3.5采购制度与规范信息系统可以更好地辅助采购制度的执行，但信息系统不能替代采购制度，必要的采购制度，对规范企业采购管理有积极作用。采购规范包括：采购管理流程，包括订货流程、收货检验流程、付款流程等等；采购价格管理制度，包括价格资料收集、管理，价格限制等措施与规则； 1.4适用业务角色采购管理活动是由企业内部多个部门协同完成的，主要涉及计划员、采购员、采购经理、应付会计、库管员、质检员等。计划员根据 MRP生成的计划订单，提出采购需求；采购员是采购管理活动中的主要角色，其主要活动有需求确认、供应商开发、采购价格确定、采购订单下达、采购
