1、XXXXX集团有限公司境外项目设备物资集中采购供应管理办法第一章 总则第一条 为加强和规范境外工程项目设备物资采购供应，保障境外项目施工顺利进行，根据国家法律法规和XXXX股份有限公司（以下简称“XXXX”）有关要求，结合XXXXX集团有限公司（以下简称“XXXXX”）实际，制定本办法。第二条 境外项目设备物资集中采购供应工作的主要任务是：以境外工程施工为中心，经济、合理、高效的组织设备物资供应，保障境外工程施工生产的设备物资需求。第三条 本办法适用于XXXXX所属境外项目在国内组织实施的设备物资采购和供应活动。第二章 管理权限及职责第四条 管理权限（一）境外项目需国内采购的设备物资由XXXX
2、X设备物资集中采购中心（以下简称“集采中心”）实施集中采购和发运。（二）集采中心在组织招标采购过程中，XXXXX海外工程指挥部、财务部、工程管理部、安全质量管理部、法律事务部、科技开发部、社会保障管理部、计量测试中心、设备物资部、境外项目国内事务部等相关部门人员,与随机抽取的专家库专家共同参加评标，推荐中标供应商。在评标过程中，各业务部门对所属业务内容提出评标意见，境外项目国内事务部全程参与采购各环节业务，XXXXX纪委监督评标全过程。第五条 XXXXX设备物资部职责（一） 负责境外项目设备物资集中采购和供应管理办法的制定，并监督、检查和落实。（二）负责境外项目采购计划的审核、呈批，安排境外项
3、目设备物资采购发运工作。（三）负责审核、检查境外项目在所在国采购业务工作。（四）负责协调境外项目和集采中心的工作关系。（五）指导、检查、监督、考核集采中心的业务工作。第六条 集采中心职责（一）根据设备物资招标采购的相关法律法规、XXXX、XXXXX相关规定，组织实施境外项目所需设备物资的集中招标采购和发运工作。（二）根据审核批准的采购计划，编制设备物资集中采购的招标公告、招标文件、中标公告，在XXXX电商平台或XXXXX网站发布。（三）组织设备物资的市场调查，动态掌握常用设备物资的市场价格、资源状况等信息。（四）组织开标评标活动，根据评标结果推荐中标供应商并呈批；组织合同谈判、呈批合同文本、完
4、善采购合同的签字盖章手续并存档。（五）负责设备物资供应商信息收集、初评、推荐、参与信誉评价。（六）负责XXXXX招标评标专家库的维护、更新等业务。（七）负责境外项目设备物资采购合同的执行，组织设备物资发运前质量、数量验证，按照合同约定支付供应商货款，协助做好设备物资发运、保险理赔、出口退税等工作。（八）建立境外设备物资供应明细台账，定期与境外项目设备物资部门对账，保证采购发运的设备物资发收一致。第七条 境外项目设备物资部职责（一）学习掌握项目所在国有关贸易的政策法规，精通所在国海关规定，能够及时完成入境货物清关手续。（二）负责项目所需设备物资采购计划的编制、上报；负责在采购过程中与集采中心的信
5、息沟通，及时反馈集中采购过程中需要确认的内容和信息，原则上信息反馈在提出后24小时内完成，特殊情况下的信息反馈不超过3个日历天。（三）负责国内采购供应的设备物资到港接收和现场验收，每批到货验收情况1个月内书面反馈到集采中心。每批设备物资到现场后与集采中心对账一次。（四）负责设备物资到港后发现货损的现场取证工作，并在发现货损的第一时间上报XXXXX设备物资部并抄送集采中心。（五）负责项目所在国采购设备物资的市场调查、采购、组织供应和结算等业务工作。（六）负责所有设备物资台账登记、验收、保管、使用、核算以及现场管理等全过程控制工作。第三章 设备物资需求计划第八条 境外项目设备物资部门汇总项目所需设
6、备物资总需求计划，根据所在国情况分类编报国内采购的设备物资计划和项目所在国当地采购设备物资计划。每年报送2-3次综合计划；根据项目施工进展，可上报临时采购和应急采购计划；对易变质的粮油、食品、外加剂、水泥、涂料、化工品等按实际需求批量上报采购计划；对所在国禁止或限制进口的货物以及不适合长途海洋运输的货物应事先调查确认，避免列入采购计划；需国内采购的设备物资原则上应提前三个月提报计划，计划中的名称、数量、规格型号、技术参数、质量标准、到货时间等有关采购信息均须准确唯一，如所在国海关对货物进口有特殊要求，也需要在计划中特别备注说明。采购计划须经境外项目总工程师审核，项目经理审批。第九条 对于境外项
7、目所需的特种、定制和需派人现场选定的非标设备物资，如项目无法准确提报规格型号或描述清楚，可由XXXXX设备物资部组织项目专业人员、内外部专家进行确认和提报。第十条 设备物资采购计划（境外采购、国内采购）由境外项目部书面上报XXXXX设备物资部审核，呈报分管领导批准后执行。第四章 市场调查第十一条 调查范围：境外项目需国内采购的设备物资、海洋运输情况等均须进行市场调查。第十二条 调查内容：资源分布情况、市场价格情况、内陆交通运输情况、重点供应厂商代理商情况、集装箱航班次数、常规货物以及集装箱海洋运输价格（动态掌握）、仓储收费、港口服务费等。第十三条 市场调查由集采中心牵头，境外项目国内事务部人员
8、、远洋运输公司业务人员、机关相关部门业务人员、有关工程公司业务人员参加，组成市场调查组共同进行。第十四条 市场调查完成后，由集采中心编制调查报告，经市场调查组人员审核签字后报设备物资部存档备案。第五章 供应商管理第十五条 供应商管理实行准入、合格供应商名册、合作供应商信誉评价和风险供应商名册。第十六条 合格供应商条件、评价、风险供应商的认定执行XXXXX设物20133号、12号文件相关规定。第六章 采购第十七条 集采中心根据采购计划中具体的设备物资种类、市场调查报告、境外项目要求的到货时间等因素拟定采购方案，经XXXXX设备物资部组织相关部门评审，分管领导批准后执行。第十八条 采购方式：公开招
9、标采购、框架采购、协议采购和邀请采购等。第十九条 招标文件、公告、中标通知书等由集采中心编制；采购过程中的开标、评标、定标和合同谈判等由集采中心组织机关相关部门和境外项目国内事务部共同完成，境外项目国内事务部人员全程参与并对结果确认，XXXXX纪委全程实施监督。第二十条 评标人员由XXXXX设备物资部在评标人员专家库随机选定相关专业人员和专家进行封闭式评标，随机抽取的专家占评标人总数的30%，项目人员占评标人总数的40%。，XXXXX相关部门的人员占评标人总数的30%。评标现场禁止携带通讯类电子产品。第二十一条 集采中心通过OA呈批评标结果，评标结果经设备物资部和分管领导审核、批准后，集采中心
10、向中标供应商发放中标通知书。集采中心每月在XXXXX网站公告栏内公示境外项目设备物资招标采购的价格和供应商等信息，接受职工监督。第七章 合同第二十二条 公开招标的设备物资合同文本执行招标文件规定的格式；议标、框架、邀请采购的合同执行XXXXX制式合同。第二十三条 境外项目国内采购的设备物资合同单价必须是到集港地、集站地的车板交货价。第二十四条 境外项目国内采购设备物资合同文本、海运合同文本等须经XXXXX财务部、法律事务部等业务部门审核，分管领导审批。第二十五条 境外项目设备物资国内采购合同、海洋运输合同、港口服务合同、货物仓储合同等由XXXXX法定代表人或法定代表人授权委托人签订，对方签订合
11、同人的身份必须是法定代表人或法定代表人授权委托人签订。境外项目设备物资采购合同、海洋运输合同等原则上一式六份，其中供应商两份，XXXXX设备物资部、集团财务部、集采中心、存档文本各一份。境外项目由集采中心定期发送采购合同电子版一份。第八章 台账及付款第二十六条 国内采购发运的设备物资由集采中心在项目综合管理信息系统里登记台账。第二十七条 境外项目的设备物资部门必须指定专人根据收到的设备物资数量登记详细台账，集采中心和境外项目就每批次发运的设备物资数量进行核对，确保发收一致。第二十八条 前方具备网络记账条件的，必须在项目综合管理信息系统物资、设备、周转材料模块里登记台账；不具备条件的，必须应用X
12、XXXX统一的单机版物资管理软件记账。第二十九条 集采中心根据采购合同约定负责境外项目采购的设备物资货款支付申请呈批工作。合同约定的质量保证金支付，必须有境外项目合同有效期内使用情况说明和支付质量保证金的确认。第九章 设备物资的质量验证第三十条 设备物资（含工程和生活用）产地验证根据合同约定以及进/出口国海关有关规定，集采中心人员和境外项目国内事务部人员必须对设备物资加工制造过程中的关键部位、关键过程进行监造。对监造过程中查出的问题，应在现场解决。相关监造情况、解决方案和结果必须有详细的书面记录。对发出的设备物资质量、数量、包装、包装箱内置物资清单等内容进行检验，集采中心填制验收记录，经集采中
13、心、境外项目国内事务部及供应商三方签字确认后方可封箱。第三十一条 设备物资的港口（仓库）验证设备物资运抵港口（仓库）后，集采中心、境外项目国内事务部、XXXXX集团陕西物资公司（以下简称局物资公司）海运部门和供应商四方对到港货物进行外包装、件数、唛头（签订采购合同时向供应商提供制式唛头）的验证，必要时进行开箱、开包检查，集采中心作好验证记录并由四方共同签字确认。在港口验证过程中如发现包装破损、发运件数不足等情况，集采中心应要求供应商限时进行更换（补充），所发生费用由供应商承担；第三十二条 出境检验检疫和配额申请（一）委托报检：对于国内采购的法检设备物资应委托供应商于发货前在产地出入境检验检疫局
14、代XXXXX办理检验检疫（此项内容须在采购合同中明确），海外工程指挥部和局物资公司需要向供应商提供以下资料：1.对外工程项目施工合同复印件（盖章）；2.报检委托书（盖章）；3.装箱单及形式发票；4.XXXXX自理报检备案登记号；5.XXXXX对外经营资格证书复印件（盖章）；6.报关单；7.出入境检验检疫局需要的其他材料。委托检验检疫完毕后，供应商在交货时提供换证凭单、电子凭条或通关单。（二）自理报检：对于在市场上所采购的法检设备物资，由局物资公司海运部门以XXXXX名义自行向企业属地或口岸出入境检验检疫局报检。海外工程指挥部和局物资公司海运部门需要向出入境检验检疫局提供以下资料：1.对外工程项
15、目施工合同复印件（盖章）；2.报检委托书（盖章）；3.装箱单及形式发票；4.XXXXX自理报检备案登记号；5.XXXXX对外经营资格证书复印件（盖章）；6.报关单；7.XXXXX情况说明书（盖章）；8.材质书、合格证、检测报告等一切可证明质量的文件（复印件须加盖供应商公章）；9.供应商的质量承诺书（加盖供应商公章）；10.出入境检验检疫局需要的其他材料。第十章 设备物资的发运第三十三条 境外项目设备物资的发运业务委托局物资公司承办，海运业务服务费按每次海运费总额（不含港杂费）10%提取。第三十四条 海洋运输准备工作（一）集采中心根据采购计划中境外项目对到货时间的要求以及货物生产加工期，综合国内
16、运输和海洋运输时间等因素确定每批次拟发运货物的名称、数量和集港时间（以某月上中下旬时间为宜）并组织海运招标。海运中标人确定后由局物资公司海运部门负责跟进联系，一般应提前15日以书面形式通知集采中心每批集装箱船或散货船预计抵港时间和货物报关时间，由集采中心通知供应商做好货物集港准备。（二）集采中心一般应在承运船舶抵港前10-15日按规定格式书面向局物资公司海运部门报送发运货物详细清单，并在货物报关时间前5日提供出境检验检疫、危险品包装检验等出口所需的全部手续资料。局物资公司海运部门根据清单内容向集采中心出具进港（仓库）通知单，通知单内容包括送货时间、地点、联系人等信息。由集采中心通知供应商严格按
17、规定时间组织运送货物到港（仓库）。（三）集装箱货物装箱时，局物资公司海运部门业务人员和境外项目国内事务部业务人员须现场监督，填写装箱记录表，并共同签字确认，作为装箱清单和发运清单编制的原始依据。装箱完毕封箱时，双方业务人员拍照记录铅封号和集装箱号，并与仓库业务人员完善出/入库手续。集装箱装箱的原则是：在保证货物的运输安全的前提下，应合理搭配，尽最大可能做到满箱满载。针对贵重、易碎、易潮、易污染的货物应在征求集采中心对口业务人员意见后采取科学、必要的措施以防止货损。（四）拟发运的散货应严格按照局物资公司海运部门出具的进港通知单上明确的时间运抵指定的港口。为保证货物运输安全，局物资公司海运部门应于
18、装船前3日取得配舱图和绑扎固定方案，并交由集采中心和境外项目国内事务部人员进行确认，如对方案有调整意见，应即时将意见转达港口业务公司和承运方进行研究调整直至方案得到最终确认。第三十五条 保险集采中心在开船前5日以XXXXX名义向保险公司进行预投保，投保内容包括货值、运费和港杂费用。货物出运后与局物资公司海运部门确认实际发运货物的清单，向保险公司最终确定本批货物的投保金额。第三十六条 报关局物资公司海运部门根据集采中心提供的货物清单和实际进入海关监管区域的货物数量，完善各项手续后向海关进行申报，并配合海关查验，处理报关过程中出现的各类问题。同时，为保证出口退税工作顺利进行，申报时货物品名、数量、
19、金额等内容须经集采中心业务人员书面签字认可。第三十七条 装船和发运（一）集装箱因其特性无法进行装船过程记录，装船时间以报关单显示的出口日期为准。（二）散货船装船时，局物资公司海运部门应配合集采中心和境外项目国内事务部进行过程监督，采取登船查看、过程录像、拍照等方式进行记录，确保货物按既定方案堆码、绑扎和固定。并协调处理装船时发生的各类问题。第三十八条 船舶动态跟踪及货损处理（一）局物资公司海运部门与承运方保持定期联系,及时了解船舶运行动态,并在船舶预计到港时间前15、10、7、5、3、2、1天进行预告，以确保境外工程项目部做好清关卸船的相关准备工作。（二）如海运过程中发生货损，由境外项目设备物
20、资部负责取证，报案和理赔工作由集采中心负责。第三十九条 相关业务资料的提取和传递（一）局物资公司海运部门应及时索取海运费、港杂费发票并提交集采中心，按合同规定报批办理支付手续。（二）局物资公司海运部门应按合同约定向承运方或其代理索取提货单。（三）局物资公司海运部门根据实际发货情况及时编制散货发运清单和集装箱发运清单，并报集采中心审核确认。（四）局物资公司海运部门须在货物预计抵达目的港前20个工作日将集采中心审核确认后的发运清单以及包括提货单、装箱单、形式发票等在内的所有清关所需文件资料邮寄到境外项目部，并确认签收。装船情况说明、配舱图以及货物舱（箱）内照片等资料采取电子邮件方式发送至境外项目部
21、。第四十条 发票的开据和传递（一）有退税要求的：局物资公司海运部门领取海关回退报关单后及时提交集采中心，由集采中心根据报关单内容通知供应商开具增值税发票，确保单位名称、品名、数量、金额等信息准确无误，在规定时间内将出口退税所需资料报XXXXX财务部并完成签收手续。退税工作办理完毕后作相应账务处理。（二）无退税要求的：集采中心及时清理合同，向供应商索取发票，作相应账务处理。第十一章 合同执行情况跟踪第四十一条 境外项目设备物资采购合同中约定现场售后服务的，合同签订后，集采中心督促供应商提供出境售后服务人员信息，并及时发送给境外项目部办理邀请函，境外项目国内事务部负责售后人员的签证和机票购买事宜。相关费用的支付按照合同约定执行。第四十二条 集采中心和境外项目设备物资部门分别建立供应商信息台账，内容包括：设备物资名称、规格型号、供应的数量，质量的符合性、供应时间的准确性、售后服务的及时性、综合评定结论。第四十三条 集采中心每季度末在XXXXX网站公告栏内公示设备物资采购结果。第十二章 附则第四十四条 本办法自下发之日起执行。原XXXXX集团有限公司设备物资集中采购租赁管理规定（暂行）（XXXXX设物2013299号）同时作废。第四十五条 本办法由XXXXX设备物资部负责解释。15
