1、学籍管理使用方法四川省中小学学生学籍信息化管理系统(学籍系统教育局版)用户手册浙江大学网络信息系统有限公司Zhejiang University ZDSoft Networks Co., Ltd.2008年5月第一章 教育局信息设置一.1 教育局基本信息设置菜单位置：【教育局信息设置】【教育局基本信息设置】功能描述：维护教育局基本信息。进入模块，维护教育局基本信息后保存, 其中“单位名称”和“单位机构代码”不能修改。图1.11教育局基本信息设置 一.2 全局学年学期设置菜单位置：【教育局信息设置】【全局学年学期设置】功能描述：维护全局学年学期设置。进入模块，显示学年学期列表，点击“新增”，维护
2、学年学期信息。下级教育局只能查看不能修改。图 1.21新增学年学期信息一.3 号码规则设置菜单位置：【教育局信息设置】【号码规则设置】功能描述：下载和查看省局设置的学籍号和会考号的生成规则。进入模块，选择学籍号或会考证号，点击同步数据，可下载省教育局设置的学籍号和会考证号的规则；查看规则选择学段即可。全省的学籍号规则和会考证号规则由省局设置，各地市教育局只能下载和查看。图 1.31学籍号规则列表一.4 学区设置菜单位置：【教育局信息设置】【学区设置】功能描述：设置各教育局下属的学区。 进入模块，选择教育局，查看该教育局下的学区设置。点击“新增”增加学区。学区信息可以维护或删除。图 1.41 学
3、区设置一.5 学校规模设置菜单位置：【教育局信息设置】【学校规模设置】功能描述：设置各学校的学生规模和班级数。进入模块，选择学段，在学校列表中设置学校的“学段办学规模”和“班额”；“学校最大人数”为“学段办学规模”乘“班额”,由系统自动填写。如果大部分学校的设置相同，可先设置第一行的学校规模，点击“应用”，将第一行的设置复制到下面的学校。设置完成后，点击保存。如果需要修改某所学校，可输入学校名称查询。如图 1.51。市教育局的学校列表是分区显示的，先选择区域，再点击搜索，就会显示所属区域的学校列表。图 1.51学校规模设置注意：1. 小学、初中的学校规模由学校直属上级教育局自行设置，高中的学校
4、规模由市教育局统一设置。2. “班额”设置每个班级的学生数，学校在新增学生、学生异动和学生重新分班时，每个班级的最大人数不能超过该值。3. 区教育局只能管理小学初中的办学规模。第二章 新生业务管理教育局在该模块进行招生管理工作。在新学年初，教育局先设置并发布招生主题，分派初中、高中的新生。然后学校进行小学新生的新增和初中、高中新生的分派确认工作。经学校确认的新生信息还需经过教育局审核后才能正式入学籍库。小学、初中和高中的招生流程有所区别，具体请参见【附录一：新生招生流程】。二.1 招生主题菜单位置：【招生业务】【招生主题】功能描述：制定并发布招生主题。制定招生主题是招生流程的第一步。只有发布了
5、招生流程，才能进行招生工作。进入模块，选择学段，设置“招生主题”的“结束日期”并启动招生主题。招生主题启动后，需设置下属学校的招生规模。在学校列表中设置学校的“学段招生最大人数”。如果大部分学校的设置相同，可先设置第一行的学校规模，点击“应用”，将第一行的设置复制到下面的学校。设置完成后，点击保存。如果需要修改某所学校，可输入学校名称查询。设置完成后，点击“发布招生通知”，发布成功后，下属学校才能开始招生工作。如图 2.11。市教育局的学校列表是分区显示的，先选择区域，再点击搜索，就会显示所属区域的学校列表。图 2.11招生主题点击 “维护历年数据”中，可以清除历史的招生数据。注意：1.新生招
6、生流程见附录一。 2. 小学和初中的招生由区教育局发布，高中学段的招生主题由市教育局统一发布。3.系统时间超过招生主题的结束日期后，学校的招生工作也随之结束。4.“学段招生最大人数”控制教育局招生审核时，审核通过的最大人数。二.2 招生分派菜单位置：【招生业务】【招生分派】功能描述：进行初高中招生信息的导入导出和分派。初中、高中的新生由教育局统一分派。初中学段的新生分派数据由直属教育局导入，高中学段的新生分派数据由市教育局统一导入。分派界面如图 2.21。图 2.21招生分派新生数据只能通过导入的方式添加。导入界面如图 2.21。图 2.22分派数据导入界面导入前，先在导入界面下载导入模板，如
7、图 2.21，并根据模板帮助的导入字段格式要求制作导入文件。完成后再进行导入。导入完成后，系统会显示提示信息，如果出现错误数据，请下载后查看，根据提示修改导入文件，并再次导入。导入文件字段格式请参见模板帮助。图 2.23下载分派导入模板分派的新生信息有两种来源，主要来源是系统内的小学六年级或初中三年级的毕业生，还有少量的外来学生（即学籍信息不在本系统的学生）。制作导入文件时，如果是本系统内的毕业生，必须维护该学生的学籍号（即教育局统一编号），否则当作外来学生处理。导入时，系统会自动根据是否存在学籍号来进行判断。导入结束后，可以在“查看导入记录”查看导入信息。分派数据导入成功后，在“未分派”列表
8、中显示学生信息。如图 2.21。分派有两种方式：“全部分派”，会把该教育局“未分派”下的所有学生都进行分派（注：“解除分派”的学生不会分派）；“分派”，则只对选择的学生进行分派。将新生分派到各个学校后，学校在新生招生中可以看到分派信息。已分派的数据在“已分派”中查看。如果学生分派错误，如学校退回（学校审核为“未报到”，教育局审核通过）的学生；以及学校审核“已报到”，教育局审核不通过的学生，在“解除分派”列表中显示。可以删除，或修改学校代码及重新分派给其它学校。如图 2.25。图 2.24修改分派信息“已经入库”是教育局已审核通过的学生。注意：1.需先完成当前学年的招生主题的发布。2.初中学段的
9、招生信息由区教育局分派。高中学段的招生信息由市教育局统一分派。3.区教育局只有初中招生分页。二.3 招生审核菜单位置：【招生业务】【招生审核】功能描述：审核下属学校的招生信息。小学的新生信息由学校添加，然后提交教育局审核。初中、高中的新生信息由教育局统一分派，需学校确认并提交教育局审核。教育局分别在本模块的小学、初中和高中TAB页中处理。如图 2.31。图 2.31招生审核进入模块，选择学段，列表显示需要审核的学校，点击“点击进入审核”进入审核办理页面。如图 2.32。点击记录进入单个学生的审核界面，可以操作通过或不通过，不通过时必需填写审核意见。也可以在学生列表选择多个学生进行批量审核。 图
10、 2.32招生审核学生列表小学学段的招生信息，审核通过后，学生就正式入学籍库，学校可进行新生分班。审核不通过的学生，学校可以在新生招生的“审核未通过”中重新提交审核。初中学段招生信息的审核根据“校审状态”为“已报到”和“未报到”来分别处理。“校审状态”选择“已报到”，即学校审核为“已报到”的新生，教育局如“审核通过”，则学校可进行新生分班；如学生“校审状态”为“已报到”且教育局“审核不通过”，或“校审状态”为“未报到”且教育局“审核通过”，则进入教育局“招生分派”的“解除分派”中，可修改学校代码并重新分派；而“校审状态”为“未报到”且教育局“审核不通过”的学生则会退回学校的待审核中，学校可重新
11、对其审核。区教育局下属高中学段的审核操作与初中类似，但流程略有不同。对区教育局“审核通过”的学生，还需市教育局复审；如区教育局“审核不通过”的学生，则直接退回市教育局或学校，不需市教育局审核。只有在学校审核为“已报到”的学生、区教育局“审核通过”且市教育局也“审核通过”时，才会入学籍库，学校可进行分班；否则进入市教育局的“解除分派”或学校的“待审核”中。详见附录一。市直属学校高中学段的审核流程与初中相同。注意：1.区教育局下属学校的高中招生在区教育局“审核通过”时，还需市教育局复审。2.区教育局下属学校的高中招生在区教育局“审核不通过”时，则不需市教育局复审。3.各学校审核通过的总人数不能超过
12、招生主题中设置的该校学段最大招生人数的。第三章 学生业务三.1 学生信息维护菜单位置：【学生业务】【学生信息维护】功能描述：教育局的学籍管理员可以在此维护下属学校的学生信息。进入模块，选择学校下的某个班级，界面显示班级学生列表。点击某个学生，进入学生信息维护界面。可以维护学生的基本信息、家庭成员、考评信息、奖励信息、处分信息和学生简历等。如图 3.11。图 3.11学生信息维护三.2 学生信息导入菜单位置：【学生业务】【学生信息导入】功能描述：教育局学籍管理员统一导入学生数据。导入前请先点击“模板下载”下载导入文件模板。在“模板下载”界面选择需要导入的字段，点击“导出模板”。然后根据模板下载界
13、面的字段格式说明维护学生数据。维护完成后在导入界面选择导入文件，点击“开始导入”导入学生数据。导入结束后，系统会出现是否成功的提示，如果出现错误，请根据界面提示或点击“错误数据”按钮下载错误数据文件，根据提示信息修改导入文件后，可以重新导入。由于一个地市教育局下属学生数据量太大，请尽量分多个文件导入。三.3 数据导出菜单位置：【学生业务】【数据导出】功能描述：导出学生名册。进入模块，选择数据格式、年级，然后选择教育局和下属单位，导出表民可以根据选择的信息自动变化，选择需导出字段，点击“导出”保存导出文件。红色字段为必需导出字段，可以点击“全选”导出所有字段。如果只选择教育局，而不选择学校，则可
14、导出该教育局所有直属学校的学生信息。如果该教育局还存在下级教育局，则勾选“导出所有下属单位数据”后，可以导出包括下级教育局下属学校的所有学生数据。如图 3.31。选择教育局导出时，由于数据量很大，会比较慢，请耐心等待。建议尽量缩小导出数据的范围。图 3.31数据导出第四章 异动业务管理 四.1 直属学校异动审核菜单位置：【异动业务】【直属学校异动审核】功能描述：教育局审核学校提交的异动申请。系统严格控制了学校对学生的异动操作，学生的异动处理都需要提交教育局审核。具体的异动流程描述请参见【附录三：异动审核流程】。该模块有四个分页，“待审核”、“审核通过”、“审核未通过”和“审核结果”。如图 4.
15、11。可以通过“学校”、“异动类型”等条件查找异动记录。图 4.11异动审核“待审核”分页显示所有本教育局未审核的异动信息。在“待审核”分页，选择需要审核的学生，输入审核意见后，点击“审核通过”或“审核不通过”进行批量审核。也可点击记录行的“审核”，对单个申请处理。点击记录行的“查看”，可看到该申请的处理步骤和当前状态。见图 4.12异动审核进度。图 4.13异动审核进度“审核通过”分页列出本教育局审核通过但流程未结束的记录；“审核未通过”分页则是本教育局审核不通过的记录。在“审核通过”和“审核未通过”分页，可查看异动的详细信息和状态。“审核结果”列出了与本教育局相关、流程完成且审核全部通过的
16、记录。在“审核结果”分页，可查看异动的详细信息。注意：1.区属高中的异动申请，如区教育局审核通过，还需市教育局复审。2.异动流程见附录三。四.2 学生修改审核菜单位置：【学生业务】【学生修改审核】功能描述：审核学校提交的学生修改申请。本系统严格控制了学生姓名和身份证号和性别的修改。学校确实需要做这些操作时，都需要提交教育局审核。小学、初中和高中的学生修改流程有所不同，具体请参见【附录二：学生修改流程】。进入模块，“待审核”页显示出待审核的学生列表，点击记录行的“处理”，进入单个学生的审核界面，选择审核结果，录入审核意见，然后保存。也可以在学生列表选择多条记录进行批量审核。点击记录行的“查看”，
17、可看到该申请的处理步骤和当前状态。“审核通过”页列出本教育局审核通过但流程未结束的记录；“审核未通过”页则是本教育局审核不通过的记录。在“审核通过”和“审核未通过”分页，可查看申请的详细信息和状态。“审核结果”列出了与本教育局相关、流程完成且审核全部通过的记录。在“审核结果”分页，可查看申请的详细信息。在各页面可根据学校名称、学生姓名、学籍号等进行简单查询。图 4.21学生修改审核注意：1 小学、初中和市直属高中提交的修改申请由直属教育局审核即可。2 区教育局下属高中提交的修改申请在区教育局审核通过后，还需市教育局复审。3 学生修改流程见附录二。第五章 综合查询五.1 学校综合信息查询菜单位置
18、：【综合查询】【学校综合信息查询】功能描述：查询学校基本信息、学期信息和班级信息。选择学校班级信息、学校学年学期信息或学校班级信息等查询条件，输入学校名称的所含字段，可以查询学校对应的基本信息、学年学期信息或班级信息。点击具体记录，可查看详情。五.2 在校生档案查询菜单位置：【综合查询】【在校生档案查询】功能描述：查询下属学校在校生档案。选择学校，显示学校所有学生列表，选择班级，显示班级学生列表。也可选择不同的查询条件，如学籍号、姓名和身份证等，可输入字段进行模糊查询。点击记录可以查看学生的具体信息如基本信息、家庭成员、考评信息、贫困补助、奖励信息、处分信息和学生简历等详细信息，如图 5.21
19、。图 5.21在校生档案查询五.3 学籍变动详况菜单位置：【综合查询】【学籍变动详况】功能描述：查询下属学校学生的学籍变动情况。学校端在【异动管理】处理过学生异动操作后可在此模块进行查询。选择学校、异动类型和时间段，点击“查询”按钮查看符合条件的信息。五.4 学籍变动统计菜单位置：【综合查询】【学籍变动统计】功能描述：统计教育局或学校的学籍变动数据。输入需要统计学籍变动的时间段，点击“统计”即可统计出需要数据。五.5 离校生档案查询菜单位置：【综合查询】【离校生档案查询】功能描述：查询下属学校的离校生档案信息。选择需要查询的学校，列表显示该校的离校学生列表。点击记录可以查看具体信息。可以按条件
20、来查询符合条件的学生信息。操作方式类似【在校生档案查询】。 第六章 学籍报表六.1 学生花名册菜单位置：【学籍报表】【学生花名册】功能描述：查询下属学校在校学生名单列表。在【学生管理】模块中维护了学生信息后，可在此查询。选择学校、年级，显示该年级下所有学生花名册。可以勾选“显示父母姓名及联系电话”来查看学生的家庭信息。如图 6.11。图 6.11学生花名册注意：本模块中查询到的学生信息只是当前在校的学生信息。六.2 学生辍学名册菜单位置：【学籍报表】【学生辍学名册】功能描述：教育局查询下属学校学生辍学名册。学校端在处理过学生辍学异动操作后可在此模块进行查询。选择教育局，报表显示教育局直属学校的
21、所有辍学学生花名册；选择学校，显示所属学校辍学学生花名册。默认是勾选了“全部显示”的，如果想按学年、学期查询，请先取消“全部显示”，然后选择学年、学期查看。如图 6.21。图 6.21学生辍学名册六.3 学生异动报表菜单位置：【学籍报表】【学生异动报表】功能描述：查看下属学校异动报表。学校端在处理过学生异动操作后可在此模块进行查询，选择教育局，显示教育局直属学校当前学年学期的学生异动报表；选择学校，显示所属学校当前学年学期学生异动报表。选择“学年”、“学期”查看历史异动报表。可以通过选择“异动类型”缩小查询范围。如图 6.31。图 6.31学生异动报表六.4 学生人数统计表菜单位置：【学籍报表
22、】【学生人数统计表】功能描述：统计下属学校学生变动数据。在进行了【新生管理】、【学生管理】、【报到注册】、【异动管理】和【毕业结业】等模块的操作后可在此统计学生人数。选择需要查询的学校，报表显示出当前学年的学生人数统计表，也可以下拉选择其他学年进行查看。对于查看的结果可以进行打印并可以导出EXCEL文件。如图 6.41。图 6.41学生人数统计表六.5 报表定义菜单位置：【学籍报表】【报表定义】功能描述：定义一个报表，供报表查询中使用。报表定义界面如图 6.51。图 6.51报表定义报表分为“私有报表”、“公共报表”和“系统报表”三种类型。“私有报表”仅供单位内使用，“系统报表”为系统默认提供
23、，可直接使用，不可维护。“公共报表”由顶级教育局统一制定，其他单位只能查看。新增报表时，除了维护“报表名称”等基本信息外，主要要设置“显示列”、“单元合并”、“查询条件”、“排序条件”和“分表条件”。“显示列”，顾名思义，就是您希望在报表中显示哪些字段，如图 6.52。在可选择列中选择字段，点击“添加”即可。图 6.52设置显示列“单元合并”可以设置重复的记录合并成一条显示，比如一个学生有多条家庭信息的记录，可以设置将学生的基本信息（如学籍号、姓名等）合并成一条显示，后面的家庭信息分多条显示，这样更一目了然。其中“分组标志”表示如果选择了分组标志字段，则不同组内容相同单元格不进行合并，如图 6
24、.53。图 6.53设置单元合并条件“查询条件”可以设置查询条件来过滤查询结果，使您得到更准确的结果，如图 6.54。图 6.54设置查询条件 “排序条件”设置报表的默认排序条件，例如设置“学籍号”为排序条件，则查看报表时，默认按“学籍号”排序，当有多个排序条件时，先按第一个条件一级排序，然后按第二个条件二级排序，以此类推。如图 6.55。图 6.55设置排序条件“分表条件”可以更细化报表，使报表按条件形成多张报表，使您得到更想要的结果。例如设置“性别”为造册条件，在报表查询时，该报表会显示成“男”、“女”两个TAB页，点击“男”TAB页查看时，相当于原来报表设置的基础上再加一个“性别=男”的
25、条件。一张报表拥有有两张报表的功能，可以使您减少报表的定义。如图 6.56。图 6.56设置分表条件定义完报表后，可以在报表查询中使用该报表。报表中的各种条件可以灵活运用，以达到您想要的结果，现举例如下：例一、查看学生的家庭信息：在“显示列”选择学生基本信息和家庭信息相关字段，在“单元合并”中，分组标志默认第一个，即“学籍号”，设置合并列为学生基本信息，如学籍号、班级、姓名、性别等。查询效果如图 6.57所示。图 6.57报表查询-例一例二、查看学生的异动信息：在“显示列”选择学生基本信息和异动信息相关字段，并将“异动类型”置顶。在“单元合并”中，分组标志默认第一个，即“异动类型”，设置合并列
26、为“异动类型”。在“排序条件”选择“异动类型”为排序条件，这样相同类型的异动会排在一起。查询效果如图 6.58所示。图 6.58报表查询-例二注意：1.“公共报表”由顶级教育局统一制定，其他单位只能查看。2. 不能维护和删除“系统报表”，不能维护和删除顶级单位定义的“公共报表”。3在选中“显示列”、“排序条件”、“造册条件”时，如果想要修改已选择列的排列顺序，可以选中一个或多个列，按页面上的置顶/上移/下移/置底来自由的排列。六.6 报表查询菜单位置：【学籍报表】【报表查询】功能描述：根据报表查询学生信息。可选择报表类型和报表名称查询数据。如图 6.61。图 6.61报表查询上图的报表由于设置
27、了“性别”为分表条件，所以显示男、女两个TAB页。还设置了学籍号、姓名、性别、出生日期和就读年级等为单元合并条件，所以当一个学生存在多条家庭关系信息时，学生基本信息会合并成一条显示，家庭关系分多条显示。注意：1. 由于该模块查询的是学生相关信息，所以需先存在学生数据才能查询到结果。2. 选择的单位可以是学区或学校，查询的范围对应就是学区所有下属单位、学校。3当报表存在“造册条件”时，请点击造册条件的各TAB页查看数据。第七章 统计任务七.1 统计任务菜单位置：【统计任务】【统计任务】功能描述：下载省局下达的统计任务和新增本级自己的统计任务。省级平台下达的统计任务，会自动下载到各地市平台，各地市
28、平台的顶级教育局也可手工下载。如图 7.11所示，点击“远程同步”即可下载省级平台下达的统计任务，并在界面中列出。省平台下达的统计任务，地市平台不能修改和删除。远程同步功能只有地市平台的顶级教育局有。地市平台也可以建自己的统计任务。点击“新增”，维护“任务编号”、“任务名称”、“统计起始日期”、“统计结束日期”等信息后保存。远程同步或新建的统计任务，如不是“已锁定”，可以在“统计数据”（见7.2节）中进行统计。省级平台下达的统计任务，只能由省局来锁定，并自动或手动同步到各地市平台；地市平台自建的统计任务，可直接锁定。锁定后，系统就只可查看，不能统计了。在“下达日期”处维护时间信息后，点击“检索
29、”，系统列出所选时间段内的所有任务。 图 7.11统计任务注意：1、只有地市平台的顶级教育局才能“远程同步”下载到省平台中的统计任务。2、从省平台下载的统计任务只能查看，不能修改和删除。3、下级地市平台只有顶级单位可以新建本平台内的统计任务。4、统计时间只能选择本学年或刚过去的上一相邻学年。七.2 统计数据菜单位置：【统计任务】【统计数据】功能描述：统计和查看统计任务下的各报表。 本模块，可对省级平台下达或自建的统计任务中各报表进行统计和查看。如图 7.21。 先维护“统计任务”、“报表类型”、“统计报表”、“展示层次”、“统计学段”、“统计范围”等信息，然后点击“统计本表”，即可对单个表进行
30、统计；也可在选择“统计任务”后，直接点击“统计全部”，完成该任务所有表的统计。点击“显示数据”，可查看统计数据，并可对这些信息进行“打印”和“导出”。 图 7.21统计任务注意：1.只有顶级教育局，可统计报表；下级教育局和学校只能查看。2.下级教育局和学校只能查看本级下的信息。3.学校没有区县情况统计。4.“统计范围”中的“清空”是清空已选择的统计范围值。5.展示层次：根据当前报表的最小展示层次和选择的最小统计范围生成选择列表。最多共有5级：1省，2市，3区县，4学校类型，5学校。6.如果统计任务已锁定，则不允许再重新统计，只能显示数据。第八章 附录八.1 附录一：新生招生流程八.1.1 小学新生招生流程小学新生招生流程步骤描述：教育局启动招生主题；教育局设置下属学校规模；教育局发布招生通知；学校增加和维护新生信息；学校将新生信息提交直属教育局审核；教育局审核新生；教育局审核通过的新生，系统自动加入学籍库；学校对新生进行分班。小学新生招生流程图如图 8.11：图 8.11小学新生招生流程 注意：1.小学的“学校规模”、“招生主题”、“审核新生”都是由区教育局来控制的； 2.小学新生的增添由各学校自己完成。八.1.2 初高中新生招生流程初中、高中新生招生流程步骤描述：教育局启动招生主题；教育局设置下属学校规模；教育局发布招生通知；教育局导入分派学生；教育局分派学
