1、企业行政公文写作基本常识行政公文写作基本常识第一部分：公文种类、格式、行文要求概述企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。（桂林电科所公文分为电科所文件、党委文件、纪委文件、部门/公司文件、专用文件等）。一、 公文种类公文种类主要分为：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。（命令、指示、公告、通告、议案）（一）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩
2、有关单位及人员。（二）通知 适用于批转所属部门/公司的公文，转发上级主管部门和不相隶属单位公文；发布规章制度；要求所属部门/公司办理和需要周知或共同执行的事项；任免干部等。（三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告 适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。（五）请示 适用于向上级主管部门请求指示、批准。（六）批复 适用于答复所属部门/公司、群众组织请示事项。（七）意见 适用于对重要问题提出意见和处理办法。（八）函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复某一事项或某些业务性、临时性的问题等。（九）会议纪要 适用于记载、传达会议
3、情况和议定事项。（十）命令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （十一）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（十二）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（十三）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 二、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）涉秘公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应
4、当标明份数序号。 （二）紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”、“急件”。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。 （五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （九）公文除
5、“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 （十）成文日期要用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。成文时间以领导人签发的时期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发时期为准；干部任免以会议通过日期为准。 （十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 （十二）公文应当根据内容标注主题词，主题词应控制在5个词组之内。 （十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十四）文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297m
6、m），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 三、行文要求（一）行文应当注重必要性和实效，坚持少而精的原则。（二）行文关系根据职权范围、隶属关系确定，一般不得越级请示或报告。（三）“请示”应当一文一事，只写一个主送单位。如需要同时送其他单位，应用抄送形式，原则上不得同时抄送下属单位。（四）报告不得夹带请示事项。（五）主送上级主管单位的公文，用“请示”或“报告”；向无隶属关系的有关部门洽谈工作、询问和答复问题、请求批准等，行文用“函”，只主送一个单位，其他有关单位抄送。四、草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，符合上级主管部门和本企业的有关规定和
7、实际。（二）情况确实、观点明确、条理清楚，层次分明，文字精炼，用词恰当，标点准确，篇幅力求简短。行文关系恰当，公文体式得当，使用规范化简称。（三）涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依据中华人民共和国保守国家秘密法规定，准确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。（四）人名、地名、数字、行文要准确。时间应写具体的年月日。引用公文先引标题，后引发文字号。（五）行文要使用国家法定计量单位。数字，除成文时间、部分结构层次、序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（六）公文中章节序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，
8、第三层为“1”，第四层为“（1）”。（七）文稿一律用钢笔、签字笔书写或计算机打印稿，原稿一并附后。第二部分：如何写公文第一节 决 定一、概述国家行政机关公文处理暂行办法中规定：“对某些问题或者重大行动作出安排，用决定” 。决定的使用范围很广，国家党政机关、组织团体和企事业单位都可以使用。决定是各单位对特定事项或问题作出的决议或规定，要求相关人员必须贯彻执行，绝不能阳奉阴违。它最主要的特点是指令性和规范性。决定在形式上大体有三种类型针对某个具体问题或事项的决策。如全国人民代表大会常务委员会关于迅速审判严重危害社会治安的犯罪分子的程序的决定。针对某一方面的工作或某一类问题的决定。这种决定，一般偏重
9、于统一认识和确定某一方面的方针决策。如国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定。用于表彰或惩戒的决定。这是因为某一事件活动过程已经完结，为了树立榜样以表彰好人好事，或者吸取教训以批评坏人坏事而作出的决定。如国资委党委关于表彰中央企业青年文明号班组的决定。二、格式与内容决定的格式一般由标题、正文、发文机关、成文日期等几部分组成。1、标题一般由发文机关、事由和文种组成，例如国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定、中国机械工业集团有限公司关于表彰2006-2007年度先进党支部、优秀共产党员和优秀党务工作者的决定。2、正文决定的正文可采用分条列述式、篇段合一式或分段式的结构方法。无论采
10、用哪种结构形式，都要写明两项内容：第一，决定的根据；第二，决定的内容。如果是法规性决定，还要提出希望或要求。不同类型的决定，事项不同，写法也有差别。如法规性、部署指挥性的决定，内容一般都较复杂，文字也较长。可采用分条列述式，或用段旨撮要形式，突出每段主要决定事项。也可采用分列小标题式。奖惩性决定的写法与前两种写法差别较大。这种决定一般采用分自然段的方法:一是先介绍被表彰或被惩处的单位或个人的基本情况；二是叙写具体的先进事迹或错误事实；三是奖励或处分的依据，四是具体的奖励或处分的决定。3、发文机关要写机关全称或者规范化简称。单一机关制发的行政公文，此项内容可以省略。 4、成文日期 要用汉字写明年
11、、月、日。三、范例例1 公司关于表彰和部门的决定各分公司、各部门：在本公司技术创新评比活动中获得冠军。为表彰，及其所在的部门的工作成绩，促进公司的技术革新活动，推动公司的技术改造，公司决定： 1、向颁发奖状和奖金万元。 2、向小组颁发奖状和奖金元。 3、向部门颁发奖状和奖金元。 公司 年月日第二节 通 知一、概述 通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。 通知是常用公文之一，其应用范围最广、使用频率最高。国务院办公厅发布的于2001年1月1日开始实施的
12、国家机关公文处理办法中规定，通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理的需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。对通知的制发单位没有级别的限制。二、格式与内容 按通知的性质来划分，一般可分为告知性通知、布置性通知、发布性通知和会议性通知。告知性是每一种通知的共同特性。 通知一般由标题、正文和落款及时间几个部分组成。 1、标题 标题有两种格式，一种是公文规范性标题，另一种由事由加文种构成。前者由发文单位、文种构成，如(发文单位名称)通知；后者由事由和文种构成，如关于认真贯彻执行会计从业资格管理制度有关规定的通知。2、正文 因通知的类型不同，正文的写
13、法、要求也不同。 (1)告知性和布置性通知。这类通知是上级单位向下级单位作出某项指示、布置某项工作的通知。具体要求是：缘由要充分，行文要简洁，事项要交代清楚。“特此通知”、“以上事项望周知”是这类通知惯用的结尾句式。 (2)批示性通知。这类通知大都以批转或转发的文件为主，通知本身只起按语的作用。“现将转批(转发给你们，请研究执行(参照执行、遵照执行)”是这类通知惯用的结尾句式。 (3)会议性通知。这类通知正文包括两部分，即通知的缘由和通知事项及内容。前者要写出召开会议的目的、意义；后者主要交待会议议题、时间、地点，必要时还要交待参加人员的条件、范围等。 (4)任免性通知。这类通知就是任命和免去
14、干部(企业管理、领导层人员)职务的通知。只有任命事项没有免去事项的通知，叫任命通知；只有免去事项没有任命事项的通知，叫免职通知。因为任免通知关系到人事变动，所以在提法、措辞、人名次序排列上要特别慎重。 3、结尾签署发文单位和发文时间。单位就是指发文单位，时间就是发布通知的时间。三、范例 例1（会议通知）会议通知各部门领导： 谨定于20年月日上午9时30分在召开会议，请准时参加。随本通知送评议表一份，请认真填写并于开会前上交。 公司年月日 例3 (告知性通知)公司关于地址迁移的通知我公司公司迁至市大街号办公，新开户银行市分理处，账号：，原来的开户银行及账号8月1日撤销。特此通知 公司 年月日例4
15、（任免通知）总公司关于同志职务任免的通知分公司：经总公司研究决定：任命同志为分公司经理，免去其室主任职务。 公司 年月日第三节 通 报一、概述 通报是用来向所属单位或群众传达重要情况、表扬好人好事、批评错误的一种公文形式。它是从事工作指导、思想教育时常用的一种公文。从行文关系看，通报属下行文。通报通过反映有关典型事例或情况，表达了上级机关、领导部门的意图和精神，具有领导指导性。 通报有以下特点: 1、客观、真实 通报的内容不仅必须真实准确，而且还必须有典型性、代表性，才能起到较广泛的教育推动作用，所传达的重要精神也应对一个时期或一个方面的工作有重要的指导意义。 2、告知范围广 由于通报所列内容
16、具有典型性，需要推广，因此，一股情况下通报下发的范围较广。 3、及时性 通报行文的目的在于尽快把情况传达出去，以引起广泛注意，促进工作，因此特别要求及时性。 4、灵活性 它主要表现在，告知的对象不是特定的，不是专对某个机关单位或个人，而是“众所周知”的；通报没有周期长短的限制，有事实有必要，即可发通报。 根据内容区分，通报大体可以分为四种类型: 表彰性通报 这类通报的内容，是将具有典型意义的好人好事通报所属系统或单位，以树立正面榜样，弘扬其优秀品质和崇高精神，或推广其先进经验和做法，以达到推动、改进工作，树立社会主义新风的目的。 批评性通报 这类通报的内容，是将具有典型意义的倾向、思潮，言论、
17、行为通报所属系统或单位，有针对性的提出克服错误倾向或错误言行的办法、要求，以达到引起警戒、接受教训的目的。 情况通报 这类通报的内容主要是需要告知本系统或本单位的有关重要情况，目的是互通信息和沟通情况，以增加政务透明度，也使相互了解，取长补短，做好协调和配合，促进工作的顺利进行。 事故通报这类通报常用于报道重大事故，对事故的来龙去脉和前因后果，作综合分析，着重于找出原因，讲清危害，引起教训，使更多的单位或个人引以为戒，防止此类事件的再次发生。二、格式与内容 1、标题 有规范的完整标题，也有不完整的、由事由加文种的标题础瞅xx公司关于纠正销售工作的不正之风的情况通报。有时也可以只写通报二字。 2
18、、主送单位 一般通报都有主送单位，少数普发性通报可以不写此项。 3、正文 一般由四部分组成， (1)引言。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。 (2)事实。表扬性通报写先进事迹；批评性通报写错误事实。写作时应注意的问题是：既要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。 (3)分析及处理。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分地分析，有的还写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见；表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定：批评性通报写出处分决定。 (4)号召或要求。根据通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标而奋斗。 4、结尾写明发文单位和日期。如果发文单位在标题前已加上去，此处
19、可以只写日期。下发或张贴的通报要加盖公章。三、范例例1 中国工商银行市分行关干表彰20年度金融先进集体、金融先进工作者的通报20年，我行全体员工在支行党总支的正确领导下，以“三个代表”重要思想和党的“十六大”精神为指针，紧紧围绕“效益、质量、安全”六字方针，严格执行党和国家的各项金融政策，与时俱进，扎实工作，为我行的改革、经管、发展做出了积极的贡献，涌现出一大批金融先进集体、金融先进工作者。为树立典型，弘扬先进，进一步激发全行员工的工作积极性，根据各部室推荐，行长办公会审定，决定授予办公室等三个部门为20年度支行金融先进集体，授予等30名同志为20年度金融先进工作者，并给予通报表彰。 希望受到
20、表彰的集体和个人要继续发扬成绩，再接再厉，在今后工作中取得更加优异的成绩。同时全行员工要以双先为榜样，振奋精神，锐意进取，为全面完成20年各项工作目标努力工作。 附：先进集体、先进工作者名单(略)中国工商银行市分行年月日 例2 公司关于对运输员处罚的通报各部门： 木公司运输员，自今年3月212日，利用发货职权，在客运码头先后向7个提货的货主进行勒索，当货主不答应时，就采取不发货、不点数、不放行的手段进行刁难。经查实，共勒索钱物元。由于该员工的违纪做法破坏了木公司的商业信誉，使货运工作受到一定的损失。为严肃纪律，整顿风纪，公司决定给予辞退的处分，给予其直接领导通报批评，并扣发三个月的奖金的处分。
21、为了防止类似事件的发生，各部门要严肃行业纪律，堵塞漏洞，对违反纪律的员工应严肃处理。 公司年月日第四节 通 告一、概述 通告是党政机关、社会团体或企事业单位在一定范围内公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项时使用的周知性文件。 通告的适用范围主要在两个方面：一是公布应当遵守的事项，其内容带有明显的法制性、规定性，有关单位和个人都必须严格执行；二是公布应知的事项，其内容只有告知性。 通告有以下三个特点： 公布范围的限定性。通告是向有关范围和个人公布的，因而只在该范围内有行政的约束作用。 行文内容的针对性。通告的内容往往是针对某一部门与当时某一方面的工作或某一专项业务紧密结合而发的，所以有很强的针
22、对性。 使用上的广泛性。通告除了党政军及公安、司法等机关使用之外，团体、企事业单位也可以使用。 按通告内容的性质划分，通告有两种类型： 法规性通告：其内容主要是社会各有关方面应遵守的带有法规性质的事项，有强制性和行政约束力，一旦公布，社会各有关方面应当切实遵守和执行。例如，省人民政府关于整治机动车超载违章的通告就是一个法规性通告。 告知性通告：这类通告主要用于告知大家某件事情，如发生的新情况，出现的新事物，以及需要大家知道的新决定等。这类通告大都具有专业性和单一性，往往不具有法规性质，但也有一定的约束力。二、格式与内容 通告的结构由标题、正文、生效标识组成。 1、标题 通告的标题与公告标题形式
23、基本相同，有四种形式，可以根据实际情况选用一种，四种形式没有原则上的区别。 (1)由发文机关、事由和文种组成。如民航总局、公安部关于民航安全问题的通告。 (2)由发文机关和文种组成。如中华人民共和国公安部通告。 (3)由事由和文种组成。如关于维护校园秩序的通告。 (4)只用文种名称。如通告。 通告与公告都是公布性的公文，不需要写主送单位。 2、正文 通告的正文一般由三个层次组成，即通告的依据或缘由、通告的事项和通告的结尾。 第一部分写通告的依据或缘由，然后用“现通告如下”、“特通告如下”等过渡语导入下文。第二部分写通告的具体事项，为使通告的条理清晰，可采用分条列项的写法。第三部分是正文的结尾，
24、可提出要求，或使用常用语“特此通告”等来作结。 3、生效标识 在正文的石下方写上发文机关的全称，加盖印章。有的通告在标题中己经写出发文机关的名称，可不再写。 4、落款通告的落款，与标题有关系。标题有发布单位的，后面可无落款；标题没有发布单位的，落款要注明发布单位。发布通告的时间，写在标题之后、内容之前，或写在落款的后面均可。三、范例例2 庆 典 通 告 为庆祝x x购物中心成立10周年，特于9月25日10月10日在x x路总店举办“真情回报一十年辉煌庆典晚会”，欢迎各界人士踊跃参与! 联系电话：1234567 联系人：王先生 X X购物中心 年月日例3通 告为了加强甲型H1N1流感的防控工作，
25、特作如下规定：1、张贴甲型H1N1流感防控宣传单学院有关地方和每间学生宿舍要张贴甲型H1N1流感防控宣传单，使师生了解甲型H1N1流感的防控知识。2、实行每天测量体温的制度为了及时发现、加强防范，班级设立卫生员，所有学生必须在上午8点、下午6点测量自己的体温，并以宿舍为单位填好体温检测登记表，并报告辅导员。同学们一旦感到不适，也要立即向辅导员报告，以便学校采取必要的措施。3、加强体温异常和因病缺课师生的登记、跟踪工作。校医务室必须认真登记因体温异常前往就医的学生姓名、班级、宿舍号和联系电话，并当日上午十一点前报学工部。4、加强进出校门的管理全体师生凭胸卡进出校门。腋下温度在37.5摄氏度的本院
26、学生将立即返回宿舍，戴上口罩，实施校内定点留观。腋下温度在37.5摄氏度的教师不得上课，由办公室负责进行处理。外来人员不得随意进入学校。经批准可以进校的外来人员必须测量体温，腋下温度超过37.5摄氏度的外来人员不得进入学校。5、加强食堂管理6、减少接触甲型H1N1流感有一定的潜伏期，一般为17天。甲型H1N1携带者在潜伏期具有传染性。所以，在甲型H1N1流感流行期间，同学们不要到人多的地方去，尽可能待在自己的宿舍里，不要相互串门，减少接触。学生外出必须经辅导员批准。如果接触过甲型H1N1流感疑似患者或确诊患者，要立即报告。7、减少集体活动学院和各班级要尽量减少组织集体活动。老师们、同学们，甲型
27、H1N1流感是可防、可控、可治的，不必害怕。只要大家认真遵守学校的规定，我们一定会战胜甲型H1N1流感。 学院 年月日第五节 报 告一、概述 报告是下级机关、组织或个人向上级机关、组织或领导汇报工作、反映情况、提出建议、答复查询或要求、请求备案的上行公文。报告的使用范围广泛，作用重要，是机关、团体、企事业单位日常工作和商务活动中常用的公文形式。二、格式与内容 报告写作内容要真实、可靠，重点突出，耍如实反映情况，抓住主要矛盾，分清主次，大胆取舍，以便于上级机关清楚地了解情况，处理问题。 报告的种类繁多，有工作报告、情况报告、答复报告、报送报告、综合报告、专题报告等(市场分析报告及财务报告在下文中
28、将进行专门阐述)。但不管是哪一类报告，其格式一般都包括标题、主送单位、正文、落款四部分。 1、标题 一般有两种写法：一种是公文规范标题，即由发文单位、事由和文种组成，如市人民政府关于高新技术开发区资金使用情况的报告；另一种标题由事由和文种组成，如关于次列车在站发生出轨事故的报告。 2、主送单位 即接受报告的上级机关或组织，其位置在标题与正文之间，独占一行，顶格写，如xx省人民政府，应尽量用全称。 3、正文 这部分是报告的主体，其结构一般由开头(引据)、事项和结尾三部分组成。 (1)开头。作为正文的导语，应承接标题中的事由，导出报告的目的，即为什么而报告，一般要用“现将有关情况报告如下” 作为过
29、渡句，起承上启下作用。这部分要求落笔扣题，简明扼要，直陈其旨。 (2)事项。这是报告的具体内容部分，一般包括基本情况、主要经验、体会、存在的问题和下一步打算。在一份报告中，这几部分不一定全写，要看具体情况，有所侧重。 (3)结尾。常用的是约定俗成的结语，如“特此报告”或“以上报告如有不妥之处请指正”等。 4、落款 一般写发文单位名称或负责人姓名、发文时间，最后加盖公章。三、范例桂林电器科学研究所召开党员领导干部民主生活会情况报告中国机械工业集团有限公司党委：根据中纪委、中组部和国资委党委关于以“学习和实践科学发展观”为主题开好县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会的通知精神，以及国机集团党委
30、的要求，结合本所的实际情况，所党委于2008年11月27-28日召开了以“学习和实践科学发展观”为主题的党员领导干部民主生活会。参加民主生活会的有赵红一书记、梁永和副所长、刘亮副所长、董莎副书记，陈仲所长（民主党派人士）应邀参加会议，党办主任秦玉萍列席会议负责记录。民主生活会由党委书记赵红一主持。为切实开好此次专题民主生活会，确保取得良好实效，会前所党委和各位所领导做了充分的准备。一是各位所领导深入、系统地自学党的十七大报告、胡锦涛同志在第十七届中纪委第二次全会上的重要讲话、中央关于科学发展观的重要论述、国有企业领导人员廉洁自律七项要求等；二是党办、各党支部和各部门以多种形式广泛征求和听取广大党员、干部职工的意见和建议（此次共征求和听取了147名党员、干部职工的意见和建议），并将这些意见和建议如实转告领导班子成员；三是各位所领导认真按上级党组织的文件精神和要求撰写书面发言提纲。会上各位所领导把开好民主生活会与“学习和实践科学发展观”和贯彻落实十七届中纪委二次全会精神结合起来，重点联系思想和工作实际对照检查自身在贯彻落实科学发展观、执行国有
