1、分发人员编码地点和位置引言前期通过对江门瑞怡乐甜味厂有限公司（以下简称瑞怡乐）的需求调研、系统配置、操作培训、流程优化等阶段，现对这些阶段所在ERP系统里实现的功能进行详细描述，构成了该操作手册。其中重点描述瑞怡乐的销售方面、财务方面、电商方面、生产方面、采购方面、仓库方面和物流方面的业务流程、组织形式在ERP系统里的操作方式，同时该文档也列示一些ERP系统的关键性操作和功能要点。该方案中，我们将明确：系统基本功能各业务流程的系统操作关键性操作说明业务报表反映参考相关文档：财务部-ERP操作手册通用性快捷键使用l 在系统里，打开任何单据时，可以提供以下的快捷键使用： F1 打开当前单据的系统说
2、明，以便操作员可以查看该单据的栏位说明和操作方法； F2 “新增”单据按钮快捷键； F3 “速查”窗口快捷键； F4 “删除”单据快捷键，是对整张单据内容进行删除； CTRL+D 组合键，对单据其中一行内容进行删除； CTRL+A 组合键，对单据内容完全复制变为新的单据； CTRL+I 组合键，对单据任两行之间插入一行； F8 “存盘”单据快捷键； F7 “打印”单据快捷键；单据临时保存l 操作员在进行单据录入时，有时单据还没有完全录入完毕，但有其它事情要进行处理，如果此时保存了该单据，则单据会自动进入下一流程环节，就会提供了不完整的单据信息。系统提供可以不用保存单据，只需将此单据存入临时数据
3、库，操作员也可以将系统退出，下次再登录时，将此临时的单据调出即可，如下的操作： 在单据表头右边的空白位置点鼠标右键，如下图标示：在此空白区域点鼠标右键 在空白区域点鼠标右键后，会出现如下图所示的菜单： 在出现的菜单列表里选择“当前数据存入临时表”，出现如下图的窗口： 系统会自动在“单号”栏位生成一张临时记录的单号，以便下次调出临时数据时使用，操作员也可以在备注栏位内输入一些信息，以便查询，然后点“确定”即可。 下次登录系统时，则同样可以在单据的表头空白处点鼠标右键调出菜单列表，选择“从临时表导入数据”，在弹出的窗口里选择已经保存了的临时数据即可。单据默认值设定l 操作员在操作单据，对于一些每次
4、都必须输入且是相同数值的栏位时，系统提供设定单据的默认，减轻输入量。比如请购单，表头的采购部门、请购部门、请购人员这几个栏位都是要求必输入的，则可以对其设定默认值。同样在单据表头的空白区域内点鼠标的右键，在弹出的菜单列表里选择“表头栏位设定缺省值”，如下图所示：l 选择菜单后，弹出如下图的窗口：l 在“设定默认值”窗口里，对要设定默认值的栏位里选择上内容，然后确定即可。操作员以后每次打开此单据时，已设定默认值的栏位都不用再重新输入。货品查询l 操作员在做单的时候，必须录入货品资料，而在系统里如何能快速快速查找到自己所需的资料呢？系统提供以下三种查询方式，以请购单为例：1. 默认查询单据下方属性
5、里的货品查询方式选为“1.默认查询”，如下图所示：将鼠标放在“品号”栏位内，如下图所示：然后在“品号”栏位内直接输入该物料的编码或名称关键词或关键词的拼单首字母（助记码），系统会将根据输入的关键词进行过滤，会将包含该关键词的内容显示出来，如下图所示：此种过滤方式，因考虑到显示资源的问题，所以系统只会显示出前50笔包含此关键词的资料。2. 组合查询组合查询的方式可以同时根据编码、名称、规格等几个栏位信息一起过滤，前提是要在单据下方的“属性”里将货品查询方式选为“2.组合查询”，如下图所示：然后在单据里的品号栏位里，点击栏位里右边的按钮，会弹出如下的窗口：这样可以在相应的过滤栏位里选择或输入内容，
6、系统会根据这样的多级过滤条件进行查询，如下图所示：系统会将所含有该关键词的内容全部过滤出来，只需在对所需的物料前面的“选择”栏位进行双击，可以多选。然后再点右下角的确定即可。 栏位说明：大类：编码的总归类，分为制成品、半成品、原料、物料；中类：请参阅编码原则文档；品号：物料编码，请参考编码原则文档；品名：物料名称，可以输入其中某一关键词。3. 默认模糊查询第一次打开此窗口时，系统会将操作员权限内的所有货品资料过滤出来。然后在窗口上方的“条件”菜单里选择“查找”，如下图所示：选择“查找”菜单后，会出现如下图所示的窗口：然后操作员可以在左边的查询栏位内容输入关键内容查询过滤，如下图：此种方法是比较
7、高效的查询方式，系统会自动将本次操作的过滤关键词保存，下次再进入此窗口时，显示速度会加快。建议在所有单据里查询货品时都采购此方式。我的工作台l 用户每次登录系统时，都会自动显示“我的工作台”界面，如下图：如此选项没有勾上时，进入系统时不会自动显示我的工作台l 如登录系统时，没有显示“我的工作台”，则可以直接在系统左上角的菜单框里输入“我的工作台”拼音首字母，也可以直接带出菜单，如下图：或可以直接点击此快捷图标l 对于操作用户，可以直接在左边的“我的单据”里查询有哪些单据（需审核的）已经被审核或还是在审核中的，如下图说明：未审单据：当前操作员输入的需走审核流程且“未审核”的单据；在审单据：当前操
8、作员输入的需走审核流程且未终审、但已进入审核过程的单据；终审单据：当前操作员输入的需走审核流程且已终审的单据；退审单据：当前操作员输入的需走审核流程的但被退审的单据； 在查询未审核单据、终审单据、退审核单据等信息时，如显示内容不齐全，则要注意下方的过滤设置条件查询窗口里的日期有没有选择正确，如下图：l 对于部门经理、公司领导或职能部门，需要对单据进行审核时，可以在“我的工作台”上点选“我的审核”，如下图：l 要查看有哪些单据需要审核时，则点击“待审核”按钮，会出现如下图：l 对于待审核单据的详细内容，可以直接双击单据号码栏位里的单据号，系统会自动跳转到该单据的详细信息，比如现在双击单据号码为：
9、SO3B240001这张单，结果显示如下图：l 如对该单据是审核同意或是不同意时，可以点击下面的“审核”，如下图：l 此时选择“同意”或“不同意”，系统会再次弹出提供输入留言窗口，如下图： l 如有备注信息输入后，确定即可。l 要查看已经审核了哪些单据，或要对某张单据进行反审核时，则可以在“我的工作台”左边选择“已审核”，如下图：l 可以双击该单据号码进行后，再在下方点选“反审核”，也可以在此页面上的“同意/不同意”上单击右键选择“反审核”。如果要反审核之前已经审核通过的单据时，前提该单据还没有流转到下一流程.l 系统提供记录操作员近期时间内操作过的单据，以便操作员可以快速打开单据进行作业，则
10、在“我的工作台”左边选择“最近的工作”，如下图：l 有部分操作员开通了预警提示，不同的操作员有不同的内容。这部分操作员进入“我的工作台”后，可以在左边的菜单中选择“我的预警”，如下图所示：l 此时对于显示红色的内容，可以双击进入查看即可。可以根据这些预警的信息进行后续单据处理。 对于“我的工作台”更详细的操作说明，请参阅文档Sunlike+ERP+系统维护操作手册。整体流程图财务部财务部流程说明：财务收到客户的款项后先在单客户收款中进行预收款作业，直至仓库部门做了销货单后收到客户全部账款后在单客户收款中进行冲账（其中存在预收款冲账），冲账后会自动产生账户收支记录，现金账户或者银行账号中会自动增
11、加所收账款，最后在总账中进行凭证自动结转，切制销货单凭证，并审核、过账；付款也是一样的动作，在付给厂商的款项后在单厂商付款中进行预付款作业，直至采购部做了进货单之后在单厂商付款中进行冲账（其中存在预付款冲账），冲账后会自动产生账户收支记录，现金账户或者银行帐号中会自动扣减所付帐款。最后在总账中进行凭证自动结转，切制进货单凭证，并审核、过账。涉及单据和用途单据别用途预收款在确认客户订单之前，客户会先给予我们一笔预收款单客户收款销货给客户，处理预收款项和冲销客户收款账户收支影响到银行、现金帐号的进出预付款预付给供应商的款型单厂商付款付款给供应商凭证自动结转结转凭证一般凭证手动录入凭证审核凭证审核凭
12、证动作凭证过账凭证过账动作预收款：当销货之前客户预付一部分款项时做此动作：1、选择资金管理模块，选择收款-单客户收款2、进入单客户收款界面后选择需要进行收款的客户；填写预收金额并选择现金或者银行账户，通过现金方式就选择现金账户，通过银行转帐的方式就选择银行账户；勾选上是预收款这个选项，系统才会识别为该笔款项为预收款。点击存盘输入预收款金额并选择现金或者银行账户选择预收款客户勾选是预收款3、点击速查弹出窗口选择保存好的收款单，双击进入查看。根据日期选择收款单号，双击进入查看，提示是否放弃已修改数据，点击是点击速查查看收款单据单客户收款：当仓库做完销货单后客户付清应付账款后做此动作：1、 进入资金
13、管理模块，选择收款-单客户收款 2、进入单客户收款界面，根据销货单选择收款客户，系统会自动带出对该客户的应收账款3、若对该客户有预收款，则在预收/付款会以红色的金额显示对该客户的预收账款，我们需要点击预收/付款通过选择对该客户做的预收款作业冲销该笔预收款对该客户的预收款会以红色的金额显示点击选取过滤出该客户的预收款记录点击预收/付款会弹出对话框选择对该客户的预收款记录4、点击选取之后弹出对话框进行选择客户的预收款数据在选择框内双击选中该笔预收款数据，点击确认5、确认之后数据会带入到预收冲账的界面，显示冲帐金额为对该客户的预收金额，再次点击确认即可6、当收到客户全部账款后在单客户收款界面选择销货
14、客户后会自动带出对该客户的应收账款，若对该客户存在预收账款，则在预收/付款会以红色金额体现，需要点击进入选择对该客户的预收款进行冲销；并在现金/银行栏位填入该客户的剩余未付金额并选择现金或银行账户，输入完毕后点击冲账即可，点击冲账后未冲金额一栏变为空，并将冲帐金额带入带本次冲销栏位，最后点击存盘即完成了对该客户的冲销了。3、点击冲账1、输入客户剩余应付金额，并选择现金或者银行账户4、最后存盘即可2、客户预付款冲应付款账户收支：各个模块中产生的账户收付、应收付票据兑现、贴现所产生的账户收支情况均会在此进行体现1、 进入资金管理模块，选择D银行业务-B账户收支调拨-A账户收支2、点击速查查看根据单
15、客户收款自动产生的收支单号根据日期选择收支单号，双击进入查看，提示是否放弃已修改数据，点击是点击速查预付款：采购货品之前预付一部分账款给供应商时做此动作1、选择资金管理模块，选择收款-单厂商付款2、进入单厂商付款界面后选择需要进行付款的供应商；填写预付金额并选择现金或者银行账户，通过现金方式就选择现金账户，通过银行转帐的方式就选择银行账户；勾选上是预付款这个选项，系统才会识别为该笔款项为预付款。填写预付金额并选择现金或者银行账户勾选是预付款选择预付款厂商点击速查查看预付款单据根据日期选择付款单据，双击进入查看，提示是否放弃已修改数据，点击是单厂商付款：当采购做完进货单后付给供应商账款时做此动作
16、1、 进入资金管理模块，选择付款-单厂商付款2、 进入单厂商付款界面，根据进货单选择付款厂商，系统会自动带出对该厂商的应付账款3、 若对该厂商有预付款，则在预收/付款会以红色的金额显示对该厂商的预付账款，我们需要点击预收/付款通过选择对该厂商做的预付款作业冲销该笔预付款点击选取过滤出对该厂商的预付款数据以红色金额显示对该厂商的预付账款点击预付/收款弹出对话框过滤出该厂商的预付款记录在选择框内双击鼠标进行选中对该厂商的预付款记录，再点击确认即可5、 确认之后数据会带入到预付冲账的界面，显示冲帐金额为对该厂商的预付金额，再次点击确认即可6、 当付清厂商全部账款后在单厂商付款界面选择进货厂商后会自动
17、带出对该厂商的应付账款，若对该厂商存在预付账款，则在预收/付款会以红色金额体现，需要点击进入选择对该厂商的预付款进行冲销；并在现金/银行栏位填入该厂商的剩余未付金额并选择现金或银行账户，输入完毕后点击冲账即可，点击冲账后未冲金额一栏变为空，并将冲帐金额带入带本次冲销栏位，最后点击存盘即完成了对该厂商的冲销了。存盘即可确认金额无误后点击冲账厂商预付款冲应付款输入对该厂商的剩余应付金额，并选择现金或者银行账户凭证自动结转：将单据切制成凭证1、 打开总账系统，选择D凭证合并-C凭证自动结转2、选择需要进行切制凭证的单据（不能同时选择多种单据进行凭证切制），再点击单据前面的放大镜按钮，系统会将所有的该
18、单据过滤出来选择进行选择结转哪笔记录勾选上需要进行切制凭证的单据，点击前面的放大镜按钮（不能同时对多种单据进行凭证切制）3、选择需要进行切制凭证的单据点击存盘即是对所选单据进行凭证切制选中并点击存盘即是对单据进行凭证切制4、点击速查查看切制好的凭证根据日期双击选择切制好的凭证，提示是否放弃已修改的数据，点击是5、双击制单号码栏位，点击进入查看凭证双击制单号码栏位进入凭证查看明细或者也可以在总账系统-凭证输入中点击速查根据切制凭证日期进行查看一般凭证：日常凭证作业1、 进入总账系统-凭证输入栏位说明：制票日期：当前操作的日期，即录入凭证日期，若不想手动输入，系统默认为当前计算机的日期制票号码：系
19、统自动生成，无需自己输入凭证类别：系统提供开帐、现金收款、转账、现金付款、更正、银行收款、银行付款等7中类型的凭证帐别：指企业为适应不同的需要，而对凭证所做不同归属的一个注记，如果不需要对凭证做分配，则不用输入制票人：当前登录系统的操作用户凭证日期：凭证过账的日期凭证号码：过账后系统才会自动生成，过账前为空会计科目：进行选择凭证借贷方向的科目，鼠标点击至此时显示的是科目代号，而鼠标点击其他处时此处则显示科目名称部门：方便会计工作人员分门别类的进行成本计算摘要：即表身备注，可对科目进行详细说明凭证审核：用于非自动过帐，当需要过账时，需要专人在此审核无误后，才可过入总账中，审核人与制单人不可为同一
20、人1、 切换凭证审核人帐号登录总账系统-审核凭证2、进入审核凭证，点击速查查询出需要进行审核的凭证，双击进入点击速查查看需要进行审核的凭证根据日期双击选择凭证进入进行审核3、点击审核进行凭证审核审核过后，在审核栏位出会写出审核人员名称点击审核进行审核凭证4、系统可以批次审核凭证，点击批审按钮，弹出对话框，在此可以根据条件过滤出凭证，再点击执行，进行批次审核凭证过账：把一般凭证中的每张单的数据归集，汇总在账簿中，使得该凭证的分录记录能在总账各类报表中体现出来，过账后凭证会自动生成一张凭证号码，过账人和审核人可以为同一人.登录总账系统-凭证过账，点击凭证过账，弹出对话框，过账条件可以选择为制单日期、制单号码、凭证号码或者凭证日期，选择条件后，点击执行即可专业 诚信 高效 39 / 39
