1、海螺水泥IC卡销售发运系统管理办法试行稿2海螺水泥IC卡销售发运系统管理办法（试行稿2）安徽海螺水泥股份有限公司IC卡销售发运 信息系统管理办法 ,试行稿, 第一章 总 则 第一条 为加强公司销售发运信息系统,以下简称“销发系统”,的管理规范销发系统的使用、运行、维护明确销售、财务、发运、办公室等各部门职责充分体现“三权分立、相互制衡”的销售发货管理思想按照公司内控管理体系要求规范销售发货流程结合销售发运信息系统管理办法,第三稿,、水泥、熟料出厂管理办法、销发系统IC卡应用管理办法(推荐稿)明确销售、收款、发货、日常检查等各环节工作重点防范经营风险特制订本办法。 第二条 子公司主要负责人为销发
2、系统规范、安全运行第一责任人。各相关职能部门主要负责人为本部门销发系统规范操作的第一责任人负责组织本部门根据本办法认真做好销发系统的日常运行与维护监督销发系统各岗位人员的工作职责履行规范发货管理防范经营风险。 第三条 本办法适用于安徽海螺水泥股份有限公司及下属子,分,公司IC卡销售发运业务管理。 第二章 职责范围与上岗标准 第四条 各岗位上岗标准 销发系统涉及销售、财务、发运、门卫、系统管理员等岗位。公司按照思想素质优、职业道德高、业务技能好、原则性与执行力强的标准选聘相关岗位人员经销售部、财务部、集团自动化所组- 1 - 织或委托区域、子公司培训考试合格后上岗。对销发系统在岗操作人员每年一季
3、度实行年审对未通过的在一个月内进行二次培训经复核通过后方可上岗。公司对门卫、司磅员、现场发货员等岗位人员每季度进行轮班或者换岗。 1、销售开票人员上岗要求:熟悉公司有关销售、财务管理制度掌握公司销发系统管理要求熟练运用计算机进行客户计划单开具、合并、关闭IC卡客户开户、挂失、恢复、注销、密码臵换销售发票开具、录入以及相关销售数据查询等操作。协调运输车,船,秩序,负责特殊情况下的手工发货及数据补录对计划单开具的准确性负责。 2、财务销售会计上岗要求:了解公司有关销售管理制度熟知公司财务管理制度和财务专业知识掌握公司销发系统管理相关要求熟练运用计算机进行客户资金录入与核对、销售计划单与发票审核、收
4、取IC卡工本费,审核IC卡客户的注销手续,负责特殊情况下手工发货的数据补录审核对客户资金收取和录入的准确性负责。 3、装运人员上岗要求:了解公司有关销售管理制度掌握公司销发系统管理相关要求熟悉公司发运环节和程序熟练运用计算机进行发货单的开具与审核及散罐车皮重、空车出厂、装载量验证熟知散装车皮重波动大、空车出厂、装载量不正常的处理程序和措施负责IC卡发货客户的计划单合并、IC卡挂失和冻结发货操作。 4、门卫上岗要求:了解公司有关销售发运管理制度掌握销发系统管理相关要求熟练运用计算机进行出门证核查并熟知车辆超时出厂、散罐车皮重波动大、空车出厂、装载量不- 2 - 正常的处理程序、措施。 5、系统管
5、理员上岗要求:了解公司有关销售、财务和发运管理制度,熟悉公司产品销售发货、开票结算、水泥发运流程熟练掌握计算机知识、销发系统各模块功能、销发系统应用管理软件操作能够解决销发系统运行过程中出现的各类问题。系统管理员选聘须由公司推荐经集团自动化所考核合格后方可上岗系统管理员原则上不能为销售或财务人员。 各岗位具体操作流程和注意事项详见销发系统“帮助”功能模块。 第三章:客户开户管理 第五条 客户开户须向公司提供开户资质材料其中个人开户需提供本人身份证原件及复印件一份单位开户须提供单位最新年检的加盖单位公章的企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证的副本复印件以及加盖公章和法人章的单位委托人身份
6、证复印件。开具增值税专用发票客户还须提供一般纳税人资格证明材料。 第六条 客户申请开户时销售部门需核实客户资质情况后方可办理开户手续如是他人提货非IC卡发货客户须同时办理销售业务办理委托函,附件1,申请办理IC卡发货业务的客户须提示其认真阅读了解海螺水泥销发系统IC卡应用管理章程,附件2,按照指定格式填写IC卡领用申请表,附件3附件4,同时签订海螺水泥销发系统IC卡领用合约,附件5,。 第七条 IC卡客户或其委托经办人申请办理IC卡发货业务须向公司财务处交纳IC卡10元/张的工本费用由财务部门开具收款收据销售处IC卡管理员,结合子公司实际确定,凭收款收据制作IC卡并督促客户及时修改IC卡密码做
7、好领用台账登记工作- 3 - ,附件6,。 第八条 如IC卡客户或其委托经办人在领取IC卡后因故需重臵密码须凭客户出具的书面委托函到销售部门办理密码修改重臵手续经销售部门负责人审核后由IC卡管理员负责办理密码重臵手续,附件7,。如客户或其委托经办人不慎遗失IC卡须本人或其委托人凭有效身份证明材料、委托办理函件到销售开票大厅办理挂失手续特殊情况下可在第一时间向发运工段当班磅房人员办理IC卡电话或现场挂失当班磅房人员在做好IC卡挂失录音电话信息留存和台账登记后对相应IC卡进行冻结发货功能操作,附件8,。 自挂失之日起3个月内IC卡重新找到客户或其委托经办人凭书面申请函到销售部门办理恢复申请,附件9
8、,如客户或其委托经办人提出重新办理新的IC卡按照开通及发放IC卡流程进行。客户自IC卡挂失之日起3个月内未到公司办理挂失IC卡发货功能恢复手续公司对客户所挂失IC卡进行注销,附件10,客户如在公司账户内连续一年资金为零公司将对该客户所有IC卡进行注销。,附件10,。 第九条 非IC卡客户或其委托经办人如不甚遗失计划单或下次提货联须申请补办的由申请人或其委托人凭有效身份证明材料及委托办理函件至销售处办理计划单遗失补办申请手续经财务处会签同意后予以办理,附件11,。 第四章 资金录入及审核管理 第十条 资金录入 财务销售会计必须逐笔、准确地录入资金子公司财务部- 4 - 门须明确资金审核人员加强对
9、资金录入情况的审核以防范资金风险。 1、客户以现金方式支付货款在存入公司帐户后财务人员对资金到帐情况进行核查确认货款已入公司帐户财务销售会计方可在销发系统中录入资金销售人员严禁直接收取现金。 2、客户以银行汇票、银行承兑汇票、银行本票方式支付货款财务销售会计应在收到原件并审核票据要素填写齐全、规范、清晰后方可录入资金。特殊情况下销售人员不能及时将银行承兑汇票送回公司的销售处须出具书面情况说明货款的金额、票号、支付方式、支付日期及收取人后经公司销售处负责人、公司分管领导签字后方可凭传真件进行资金录入同时销售会计填写银行承兑汇票传真件登记记录,附件12,留存核查原件10天内收回。如销售人员提出对银
10、行承兑汇票进行核查的要求财务处应通过银行进行查询并取得银行回复后方可给予发货。 票据原件原则上由客户自行送到公司财务处特殊情况下由销售人员传递的要求销售人员10天内送回公司财务处。财务处若在规定的时间内未收到票据原件或收到票据原件后经与销售处的书面说明情况认真核对后发现有不一致的应立即报公司主要负责人进行处理。 3、客户以支票方式支付货款销售部门应对客户进行分类管理对于首次发运或者出现不良信用记录的客户要在确认货款到帐后方可在销发系统中录入资金防止收取空头支票,对于长期操作且信誉较好的重要客户经销售部门负责人、公司分管领导签字后方可在销发系统中录入资金。子公司设有驻外市场部的驻外市场部须将所收
11、取银行支票在一日内送交子公司财务部门财务部- 5 - 门必须在收到支票的一个工作日内将支票送交银行进帐。 4、客户以电汇方式支付货款原则上财务部门须确认收到电汇货款后方可录入资金。特殊情况下对连续采购、资信较好的老客户须要求客户将电汇单传真到销售部门经销售部门负责人、公司分管领导签字确认后方可录入资金销售会计应及时向银行查询货款进帐情况并填写客户电汇到帐情况跟踪查询表,附件13,。 5、有统销客户发货的子公司货款支付到股份公司帐户的在收到经股份公司销售部、财务部会签的商品发运通知单后根据商品发运通知单发货,货款支付到子公司帐户的在收到经股份公司销售部、财务部会签的商品发运通知单后子公司确认资金
12、到帐后进行资金录入。 6、对客户以银行承兑汇票支付货款的业务原则上客户需根据支付的承兑汇票期限承担贴息费用具体贴息费用根据子公司当期的销售政策而定。 对依据银行承兑汇票承兑期限采用加价方式开具的计划单当销售价格调整时需将原计划单关闭仍以原加价幅度开具新计划单,不足整数吨位的货款余额可视为现金处理。 客户以不同的货款方式付款发货月度返还款原则上以对应的货款方式结转货款并开具计划单。如根据销售需要需改变承兑贴息及返还款结转方式须报区域委员会批准、销售部、财务部备案后执行。 7、以上资金经财务销售会计审核确认应立即在销发系统中录入财务人员在收到银行进帐回单,加盖“转讫章”或“办讫章”,后的一个工作日
13、内进行帐务处理以确保资金吻合。 第十一条 资金审核 - 6 - 1、销售人员对银行电汇客户的资金到帐情况进行跟踪并向公司财务部门进行查询财务部门应根据销售处要求对银行支票、银行汇票、银行电汇货款超过2个工作日仍未到帐的以书面形式通知销售部门由销售部门联系客户查询货款支付情况以防止出现资金风险。 2、财务部门须安排人员每日对昨日当班销售会计录入资金,包括以传真件发货的资金录入,进行逐笔审核重点审核资金金额、客户名称、票据类型、付款日期审核工作日清日结。如票据原件到达财务的日期较发运日期滞后则财务部门应做好相关记录凭相关证明材料将客户支付资金情况在发运当日录入销发系统在银行承兑汇票原件到达后或银行
14、汇票进帐后不晚于一个工作日内录入财务帐务系统确保月度两帐入帐资金一致有关记录及证明材料必须妥善保管作为入帐凭证附后否则将追究相关人员责任。 3、财务负责人每周不少于一次对销发系统与财务账务系统有关资金情况的一致性、准确性以及销发系统资金审核情况进行核查形成书面核查记录。如核查中发现资金风险问题应立即向公司主要负责人汇报如涉及违规操作按违纪论处。 第五章 销售计划单开具及审核管理 第十二条 销售计划单的开具 1、公司的销售方式分为地销和统销地销指各基地和粉磨站地销处的水泥、熟料销售,统销指各市场部、上海销售公司、上海国贸公司、出口、粉磨站代销和发往粉磨站熟料等应录为“统销”方式的不得录为“地销”
15、。 2、销售部门应对照编码表将各子公司地销统一录为“- 7 - 销售处”统销部门对照录为“市场部”、“海螺代销”、“上海销售公司”、“上海国贸公司”、“发粉磨站熟料”、“出口水泥”、“出口熟料”等。 3、销售开票员须确认客户在销发系统中有足够的资金余额后方可开具销售计划单开具时要认真、仔细地输入客户申请提货的数量、价格、品种信息录入完成后必须进行复核检查计划单的准确性其中地销IC卡客户计划单直接在系统内确认生成即可。 对做到位价、离岸价等,含中转业务的,开具计划单须将出厂价和中间费用分开录入系统确保公司价格水平真实反映,地销要求计划单价格与实际结算价格一致统销要求计划单价格与销售部下发的统销发
16、运/结算通知单价格一致,对出口业务销售开票员须根据子公司财务部门提供的离岸价或出厂价,开具销售计划单。 第十三条 销售计划单的审核 1、销售处须对销售开票员录入的计划单必须在次日进行检查形成部门负责人计划单日审查台帐,附件17,确认、品种、数量、价格等信息确保计划单准确。 2、财务销售会计在审核销售计划单时必须对照公司的价格执行通知及合同认真审核品种、价格、数量、资金不使错误的计划单得到确认通过。 3、经财务审核的销售纸质计划单须及时交于客户在传递至客户时须让客户,或指定的经办人,签收。 第十四条 销售计划单的关单 1、因公司调价须对IC卡客户进行计划关单时财务处凭销售- 8 - 处出具的书面
17、调价通知单进行相应操作如因IC卡客户换品种、吨位变化等须进行关单操作的须让客户填写IC卡客户销售计划单关闭申请表,附件18,经销售处、财务处会签后进行关单操作。 2、销售开票员对非IC卡发货客户进行关单操作前必须取得销售部门负责人的同意后方可。 第六章 发运管理 第十五条 装运开票人员根据客户销售计划单余额和客户提货要求开具发货单。原则上提货时必须出具客户计划单特殊情况下提货人无计划单时须出具经客户和提货人双方签字,盖章,确认的运输委托函,格式见附表三,运输委托函须注明客户名称、计划单号、提货车辆、品种、有效期等内容经销售部门经办人员及负责人签字装运人员根据委托函开具发货单。装运部门对于客户出
18、具的委托函须按自然顺序编号、登记台帐每天整理每月对到期的运输委托函交办公室存档并将相关信息及时向销售部门反馈以便联系客户及时办理好运输委托函的补充手续。 装运开票人员开具发货单时须认真、仔细核对销售计划单/运输委托函确认客户提货信息,品种、车号、数量等,原则上不得作废发货单特殊情况下作废发货单时须建立发货单作废台帐,格式见附表四,注明作废原因经装运部门当班班长或当班调度确认后方可作废作废的发货单必须及时收回。 装运负责人每周不少于一次对空车出厂、皮重波动大、散装水泥车装载量低于标准载重量90,、发货单作废、装车通知单作废的情况进行抽查并做好抽查记录出现风险情况及时- 9 - 报子公司主要负责人
19、进行处理。 第十六条 汽运装车管理 1、提货车辆按照到达先后顺序凭身份证或驾驶证出示有效计划单、下次提货联或IC卡到门卫登记并领取品种顺序牌按照门卫指令、依照规定路线依序进厂装货并按照“一出一进”轮流进出厂区门卫做好车辆进厂登记,附件19,。 2、提货车辆凭领取的水泥发货品种顺序牌按照先后顺序驶入地磅进行空车过磅空车过磅时司磅员必须先核对销售计划单、下次提货联或IC卡上的水泥品种数量与品种顺序牌是否一致现场核对提货车辆车号然后根据客户销售计划余额和提货要求开具装车单,IC卡客户须输入密码,。司磅员制单后交提货人签名提货人凭装车单到现场提货。其中散装装车凭IC卡至库底取电发货非IC卡客户散装提货
20、时由司磅员提供通用IC发货卡并写入品种信息至库底取电发货重车过磅时由司磅员收回。 3、提货人车辆上磅时需在前一辆车驶离地磅显示屏归零后再上磅以保证称重的准确性。提货时驾驶员必须出具客户计划单、IC卡或者下次提货联特殊情况下提货人无计划单、无卡时须出具经客户和提货人双方签字和盖章确认的运输委托函,附件20,运输委托函须注明客户名称、计划单号、提货车辆、品种、有效期等内容经销售处经办人员及负责人签字发运人员再根据委托函开具发货单。发运部门对于客户出具的委托函须按自然顺序编号、登记台帐每天整理每月对到期的运输委托函交办公室存档并将相关信息及时向销售处反馈以便联系客户及时办理好运输委托函的补充手续。
21、4、袋散装车辆空车称重并打印出装车单后如提货人要求作废- 10 - 装车单需经当班发货员和发货班长共同确认未装水泥并会签齐全后方可作废司磅员应将已打印的装车单通用IC卡收回并在装车单作废台帐,附件21,上登记提货车辆直接按照空车出厂流程执行。如司磅员在未履行会签手续的情况下私自作废装车单则视为违纪行为处理。 5、袋装装车前发货员按装车单核对水泥品种、编号、数量、车号无误后将装车单力资联交外委单位装车,装车结束后发货员必须对水泥品种、编号、数量进行检查无误后发货员在装车单上签字发货员保留发货联存根联交提货人进行重车过磅。 6、散装水泥发货员装车前发货员必须认真核验散装水泥装车通知单,车号是否对应
22、、品种是否正确、是否有涂改等情况,确认无误后方可装车。客户均须到指定库底的IC卡发货控制器进行插卡装车发货插卡发货期间客户不得中途拔卡如出现中途拔卡或超时等原因导致IC卡发货无效的情况须由发货员、当班班长及发运部门负责人,夜班由值班经理,现场确认会签后,附件22,到磅房在销发系统内补发货卡司磅员及时登记IC卡二次补卡登记台账,附件23,。装车完毕后当班发货员在装车单上签字确认品种数量并留存装车联同时根据八菱海螺实际情况由发货员现场铅封好散装水泥出口阀门将存根联交由驾驶员带回磅房。司磅员要按照装车先后依序整理装车联并填制日散装水泥装车情况核对表,附件24,于次日上午9:00前经部门负责人签字确认
23、后连同散装水泥装车通知单装车联交财务处作为日发运数据核对依据。 7、装运完毕后所有提货人凭装车单存根联到地磅进行重车称重采集提货人清晰头像开具发货单。袋装重车过磅时司磅员必须核对水泥过磅数量和开票时的水泥数量误差范围必须控制在- 11 - 5以内。在误差范围内由司磅员、发货员在出门证联签字确认后交提货人提货人凭此联出厂,IC卡客户下次提货联磅房留存,。若超出范围司磅员立即通知当班班长由当班班长组织发货员进行验包:确认查出多装时必须把多装包卸下并按劳务协议及公司的相关规定对外委单位和发货员进行处罚和考核,若包数准确由当班班长和发货员在出门联上签字后按程序出厂超重车辆处理记录保存在地磅房。散装车重
24、车过磅称重时磅房人员须将装车通知单存根联收回方可实施重车称重、开具发货单,IC卡客户下次提货联磅房留存,称重后磅房人员须将装车单按照编号依序妥善保管如发现有异常情况,部分编号靠前的装车单未收回、装车单有涂改等,应及时向当班班长汇报查明实际情况方可继续重车称重操作。 8、提货车辆因故,因车损坏、客户水泥计划余额不足等原因,需要空车出厂驾驶员到地磅房领取并填写空车出厂申请单,附件25,当班发货员、班长,或值班经理,进行会签证明其确实未装水泥并进行空车复磅开具复磅单。发货班长全程监督该车辆出厂门卫认真核查空车出厂申请单办理会签的情况在确认会签齐全后、检查车辆未装货物并做好相关记录后予以出厂。 9、针
25、对提货车辆超时门卫不予点击销发系统和放行由当班发货员、班长,夜间为值班经理,、门卫共同监磅现场复磅确认无误后打印复磅单履行好会签手续后予以放行,附件26,。,注:结合八菱海螺公司实际设定重车过磅至出厂时间限制为10分钟。, 10、装车单自开具起24小时内有效超过24小时作废。司磅员原则上不得作废装车单特殊情况下须作废装车单时须建立装车单作废台帐,附件21,注明作废原因经发运部门当班班长确- 12 - 认后方可作废作废的装车单必须及时收回。 11、发运部门需加强对散装水泥过磅过程中的监控防止损害公司利益行为发生。对所有散装水泥车辆空车、重车都必须过磅不得采用空车数据作为某一阶段的空车磅重标准。当
26、发现某一散装水泥车辆皮重出现较大波动时,超过其正常皮重该车前三个月在我公司提货的十次最轻皮重的平均值0.5吨,司磅员不得录入皮重须查明原因若车内有剩余物料则须要求其将车内物料打空后方可给予装货,特殊情况下由发运部门填写散装水泥装车申请单,附件27,要求客户承诺“如水泥出现质量问题与我公司无关”经销售、质控部门会签并报公司分管领导批准后方可给予装货。 12、对于因车辆改造造成车辆皮重发生变化经公司销售、发运部门现场核实公司分管领导审批后该车辆在三个月时间内可不办理散装水泥装车申请单。发运部门在批准日之后的三个月内每周对该车辆不少于一次空车皮重抽查以检验实际空车皮重与批准当日的空车皮重波动差异情况
27、并做好书面记录,附件28,。 13、对散装罐车承载吨位净重低于装车标准装载量,该车前三个月内在我公司提货时装货十次最重装载量的平均值,90%的车辆必须由散装水泥发货员、发货班长,或门卫,在地磅现场核对确认装车重量及原因并在出门联上签字,附件29,。一旦出现装车低于标准重量90,且没有相应记录的追究相关经办人员责任。 14、针对IC卡客户发货发运工段每天安排散装车运发货员统计散装库底装运车数填写日散装水泥装车情况核对表,附件30,磅房人员根据该表对照销发系统进行核对查看销发系统内散装车辆出厂车数是否与散装库底发货车数一致如不一致须注明原因。 - 13 - 15、门卫坚持按收单、核单、验货、点击、
28、放车的流程执行。门卫按照发货单编号在销发系统内的袋、散分类记录中查找相应的记录对出厂的每车水泥认真核对客户名称、货物品种及数量、运输车号、打印时间、散装车铅封是否完好等信息确认无误后在出门证上加盖“作废章”标好顺序登记并且回收品种顺序牌后准予放行。门卫在每日上午9:00之前将昨日发运出厂水泥的出门证按照出门先后顺序整理后按要求填制日出厂数据汇总表,附件31,经部门负责人签字确认后连同出门证一并交财务处作为日发运数据核对依据。 16、当销售价格调整时对同时满足发运车辆已进厂且发货单已打印两个条件的由发运工段填写执行原价格申请表,附件32,经财务处、销售处、公司分管领导会签后按原价格予以发货会签后
29、的执行原价格申请表交销售处留存。 17、同一客户名称、同一运输方式、同一水泥品种的客户如因计划单或下次提货联数量不足须进行并票的为方便客户结合八菱海螺实际销售开票大厅白天对外营业期间客户并票工作由销售处负责办理夜间由发运工段负责办理,IC卡客户计划单需及时并票,。 第十七条 船只装运管理 1、提货船只按照先后顺序凭销售计划单/下次提货联/IC卡、船主身份证、船舶登记簿及相关证件到子公司发运工段码头报港点报港发货员对报港船只进行核对并核实IC卡客户品种及数量等信息后按序登记填写船只报港登记表,附件33、附件34,。严禁提货船只电话报港或委托他人代办报港。已报港待装水泥船只,不得停靠在码头发货区域
30、且所停靠点不得影响正常的航道通航和- 14 - 船舶进出发货区的航道。 2、报港登记后发货员应根据船泊吨位、发货情况合理安排按照到港时间先后顺序进行排挡并及时公布,登记后的船只按照到港时间顺序进行码头发货安排到档后的船只因顺序号到期或计划单、下次提货联遗失或IC卡无效等非公司原因造成不能装货的必须重新排挡。严禁抢档与插档提货。如不服从安排引起其他后果的则取消其装运资格情节严重的经公司处理后仍不服从安排并影响到公司正常生产秩序的将报请司法机关进行处理。因特殊情况,如电话联系不上船方、雨天敞口船不能装料等,需要调整装船次序的须及时向销售处联系说明原因经销售处同意后方可安排发货并做好相关记录。 3、
31、袋装船只由发货员提供报港确认装船通知单,附件35,。司磅员收到提货人计划单、下次提货联或IC卡,核对水泥品种、数量、船号无误后开具水泥提货单。水泥装运时发货员接票核对水泥品种、编号、数量、船号无误后签字发货员将运费力资联交外委人员作为领包装袋和装船的依据核实包装袋数量后交提货人点数并签字确认,附件36,。船只装完后船主必须在发货员填写的船运袋装水泥发货确认单,附件37,上签字确认收到水泥品种和数量将存根联交客户到磅房换重船磅单司磅员留存出门证并点击出厂。 4、散装船只由发货员提供报港确认装船通知单,附件35,。司磅员收到提货人计划单、下次提货联或IC卡,核对水泥品种、数量、船号无误后开具水泥提货单。装运时发散员接票核对水泥品种、船号无误后测量空载水线,附件38,对仓内是否有物料进行检查后通知装船客户凭IC卡取电装运插卡发货期间客户不得中
