1、Excel操作步骤目 录第一章 基本准备工作 - 1 -1.1 基本概述 - 1 -1.1.1启动Excel 2003 - 1 -1.1.2工作薄、表、单元格 - 1 -1.1.3 工作环境界面 - 1 -1.1.4 退出Excel - 1 -1.2 个性调整 - 2 -1.2.1 菜单下子菜单的全部显示 - 2 -1.2.2 工具栏的显示 - 2 -1.2.3 大图标设置 - 2 -1.2.4设置R1C1表示方式 - 2 -1.2.5 文档用户名设置 - 2 -1.2.5 窗口设置 - 2 -1.2.6 最近使用文件列表数调整 - 2 -1.2.7 工作表默认个数 - 2 -1.2.7 一些
2、有用的单元格字体调整 - 2 -第二章 基本编辑与录入 - 3 -2.1 单元格的新增与编辑 - 3 -2.1.1 进入单元格编辑状态 - 3 -2.1.2 编辑渠道 - 3 -2.2 正确的录入技巧 - 3 -2.2.1提高录入中光标定位的技巧 - 3 -2.2.2利用同列中前面已输入过的内容 - 4 -2.2.3自动填充录入技巧 - 4 -2.2.3数据的移动和复制 - 4 -2.2.4 选定范围显示比例 - 4 -2.2.5 冻结窗格 - 5 -2.2.6 冻结窗格 - 5 -2.2.7 清除数据 - 5 -2.2.7 批注 - 5 -2.2.8 行列数据快速转置 - 6 -2.2.9
3、录入当天日期时间 - 6 -第三章 格式化工作表 - 6 -3.1 调整数字格式和文本对齐 - 6 -3.1.1 格式化值 - 6 -3.1.2 对齐单元格的文本 - 7 -3.2 改变列宽和行高 - 9 -3.2.1 可以使用鼠标调整列宽和行高 - 9 -3.2.2 使用格式菜单改变高和宽 - 9 -第四章 公式与函数 - 10 -4.1 公式计算 - 10 -4.1.1 什么是公式 - 10 -4.1.2 运算的次序 - 10 -4.1.3 输入公式 - 11 -4.2 复制公式 - 11 -4.3 函数计算 - 13 -4.3.1 什么是函数 - 13 -4.3.2 函数的参数 - 13
4、 -4.3.3 使用自动求和工具 - 16 -4.3.4 平均数 - 16 -4.3.5 乘积 - 16 -4.3.6 最大值 - 16 -4.3.7 最小值 - 16 -4.3.8 判断 - 17 -第五章 数据清单的应用 - 18 -5.1排序 - 18 -5.2 数据筛选 - 19 -5.2.1自动筛选 - 19 -5.2.2高级筛选 - 19 -5.3分类汇总 - 20 -第六章 打印文档 - 21 -6.1打印设置 - 21 -6.1.1页面设置 - 21 -6.1.2设置打印区域 - 22 -6.2打印预览及打印 - 23 -6.2.1打印预览 - 23 -6.2.2打印 - 23
5、 -第一章 基本准备工作1.1基本概述1.1.1启动Excel 2003提 示 启动Excel2003，首先必须在系统上安装。执行下列步骤启动：1 一般启动： 单击Windows中的开始菜单。 选择程序菜单中的 Microsoft office 子菜单中的Microsoft office Excel2003菜单项。2 从开始菜单中启动3 从桌面快捷方式启动1.1.2工作薄、表、单元格1 工作薄 缺省文件名：BOOK1、BOOK2； 判断当前工作薄是否存盘：2 表：行65536 (CTRL+)； 列IV（256）(CTRL+)3 单元格1.1.3 工作环境界面1 菜单2 工具栏3 编辑栏4 状态
6、栏5 行列标6 滚动条7 全屏显示1.1.4 退出Excel使用完Excel后，执行下面的一个动作退出该程序： 单击标题栏右端的关闭键（含有的键）。 单击文件菜单退出。 双击标题栏左上角的图标如果有未保存的文档，Excel提示用户保存它们，然后程序终止，又回到Windows桌面。注：Ctrl+W可关闭当前Excel 工作薄，但Excel没关。1.2 个性调整1.2.1 菜单下子菜单的全部显示工具自定义选项1.2.2 工具栏的显示 1、 工具栏分两栏显示： 工具自定义选项2、 工具栏显示的内容： 工具自定义工具栏 视图工具栏1.2.3 大图标设置工具自定义选项1.2.4设置R1C1表示方式 工具
7、选项常规设置，在“R1C1引用样式”前打勾1.2.5 文档用户名设置工具选项常规用户名1.2.5 窗口设置工具选项视图窗口1.2.6 最近使用文件列表数调整工具选项常规最近使用的文件列表1.2.7 工作表默认个数工具选项常规新工作薄内的工作表数1.2.8 一些有用的单元格字体调整1 缩小字体填充：格式单元格对齐2 自动换行：3 文字方向：4 缩进：1.2.9 工作表字体调整 选中A1左上角，设定1.2.10工作表标签大小调整（桌面下）属性外观高级项目滚动条大小第二章 基本编辑与录入2.1单元格的新增与编辑2.1.1 进入单元格编辑状态1. F22. 双击单元格2.1.2 编辑渠道1. 直接在单
8、元格中输入2. 在编辑栏中输入注意：编辑完毕以回车或编辑栏旁“”点击为标志。2.2 正确的录入技巧2.2.1提高录入中光标定位的技巧1、TAB回车（该项有效须在“按ENTER键后移动方向”向下时才有效）；2、工具选项编辑按ENTER键后移动方向2.2.2利用同列中前面已输入过的内容ALT2.2.3自动填充录入技巧1、 数字递增2、 文本数字、数字文本3、 日期 以天数 以月数 以年数 以星期（即以每七天递增）：编辑填充序列步长（设为7）注意：工具选项编辑下 单元格拖放功能； 显示粘贴选项按钮； 两个选项的状态。2.2.4数据的移动和复制1、 移动 用剪切插入已剪切单元格 Shift+拖动2、
9、复制 用复制粘贴 Ctrl+拖动（会直接覆盖掉目标单元格中原来的内容）2.2.5 选定范围显示比例1、 目的：在维持原有字体和字号情况下看到表中所有列；2、 步骤： 选中表头； 显示比例后下拉选项中选“选定区域”2.2.6 冻结窗格1、 作用2、 步骤： 选中单元格； 窗口冻结窗格3、 取消冻结注意：冻结及取消冻结效果要保存才能生效。2.2.7 拆分窗格1、 作用2、 方法： 选中单元格；窗口拆分 利用拆分条3、 取消冻结方法 双击； 窗口取消拆分； 拖动拆分条。注意：拆分及取消拆分效果要保存才能生效。2.2.8 清除数据1、 方法： 编辑清除2、 清除的对象2.2.9 批注1、 插入批注2、
10、 显示/隐藏批注3、 删除批注4、 批注的复制（利用选择性粘贴）5、 编辑批注：右单击鼠标右键，快捷菜单中选“编辑批注”6、 改变批注边框形状： 选中批注 绘图改变自选图形7、 打印批注页面设置工作表批注如同工作表中的显示2.2.10 行列数据快速转置2.2.11 录入当天日期时间1、 录入日期：Ctrl；2、 录入时间：CtrlShift；3、 运用： 同时录入日期和时间：用函数NOW（） 同时录入日期和星期数：第三章 格式化工作表3.2调整数字格式和文本对齐本节主要学习如何在工作中定制数字外观，以及控制单元格内的文本对齐。3.1.1格式化值通常数字值不只是数值，还有表示美元值、日期、百分数
11、或其他一些值。Excel提供广泛的数字格式，如表3.1所示。另外，用户可以用特殊选项调整每种数字格式，例如让负数以红色显示，或者改变使用的小数位数。表3.1 Excel的数字格式分类分类举例说明常规3400.50缺省数字格式，数字以输入的形式出现数值3,400.50可用作一般目的的数字，包括千位分隔用逗号，2个小数位货币$3,400.50用于一般货币一样，与数值格式一样，只是多了美元符会计专用$3,400.50与货币一样，只是小数或美元符是对齐的日期8/7/99显示日期数字(日期是作为自1/1/00以来的天数计算的)时间10:00显示时间数字(时间是作为自12:00 a.m.以来的分钟数计算的
12、)百分比99.50%与数字格式一样，乘以100，并有百分符号分数2/1以分数显示小数科学计3.40E+03以科学计算法显示数字文本135RV90在一个单元格中显示文本和数字作为文本 特殊02110用来在列表或数据中显示邮政编码、中文大小写数字自定义00.0%用于创建自己的数字格式1、 在确定了适当的数字格式后，执行如下步骤：1) 选择要格式化的单元格或范围。2) 选择格式菜单单元格或Ctrl+1，出现单元格格式对话框。3) 单击数字标签。4) 在分类列表中选择要使用的类。5) 在类型列表中选择要使用的格式。6) 单确定或按回车。提 示 如果在已用数字格式化的单元格中输入日期，此日期将作为数值出
13、现。使用数字格式，Excel将日期转换为表示1900年1月1日以来的天数的值。例如，01/01/1900等于1，12/31/1900等于366(1900为闰年)。要改正这种情况，只需改变数字格式为日期格式，并从数字列表中选择一种数据类型。2、 在决定适当的日期和时间格式化后，执行如下过程：1) 选择含有格式化日期或时间的单元格或范围。2) 选择格式菜单单元格，或按Ctrl+1，出现单元格格式对话框。3) 在数字标签的分类列表中选择日期或时间类型。4) 在类型列表中选择要使用的格式类型。5) 单击确定，或按回车。3.1.2对齐单元格的文本在输入数据到Excel工作表，数据会自动对齐，文本左对齐，
14、数字右对齐。1、 改变对齐方式：1) 选择要对齐的单元格或范围。2) 选择格式菜单单元格，或按Ctrl+1，出现单元格格式对话框。3) 单击对齐标签。4) 更改水平对齐和垂直对齐。2、 文本控制1) 自动换行：在单元格的内容的长度大于列宽时，单元格内部自动换行。（可用ALT+回车强制在单元格内部换行）2) 缩小字体填充：在单元格的内容的长度大于列宽时，自动改变字体大小适应列宽。3) 合并单元格：对当前选中的多个单元格合并成一个。3、 文字方向1) 横向2) 纵向3) 斜向（X度）3.2改变列宽和行高本节主要学习如何调整列宽和行高，更好地利用工作表空间。3.2.1通过鼠标拖动调整列宽和行高可以使
15、用对话框或用鼠标拖动来调整列宽或行高。1. 选定要调整的范围。2. 在行或列标题之间定位鼠标左键并拖动边框，在释放鼠标键时，行高或列高便被调整了。注 意1、 用鼠标拖动行或列的边框所调整的大小，没有用行高和列宽命令所高的大小那样精确。2、 要快速使一列像它的最宽项那样宽，只需双击列标题的右边框。要使一行像其最高项那样高，只需双击行标题的底边框。3.2.2使用格式菜单改变高和宽1、 格式菜单包含改变选择的列和行的列宽和行高的命令，改变列宽的方式为：1) 选择要改变宽度的列（要改变单列宽度，只需选择此列中的任何单元格）。2) 选择格式菜单列列宽，出现列宽对话框，如图所示。3) 输入宽度需要的数值，
16、缺省宽度为8.43。4) 单击确定，或按回车。2、 使用格式菜单改变行高的过程为：1) 选择要改变高度的行（要改变单行高度，只需选择此行中的任何单元格）。2) 选择格式菜单行行高。3) 输入需要的高度。4) 单击确定，或按回车。提 示 1、 要使选择的列有最宽的项那样宽，格式列最适合的列宽。2、 缺省情况下，Excel使一行比行中的最高文本稍高些。第四章 公式与函数4.1公式计算4.1.1什么是公式1、 函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是Excel 预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。2、 以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例： 它要以
17、等号“=”开始； 内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函数，“A1”则是对单元格A1 的引用(使用其中存储的数据)，“26”则是常量，“*” 和“+”则是算术运算符(另外还有比较运算符、文本运算符和引用运算符)。 3、 如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。 4、 例： Excel的数学运算符运算符执行样本公式结果乘幂=A13+加=A1+A2A1和A2单元格中值的和-减=A1-A2A1单元格的值减去A2单元格的值*乘=A2*3A2单元格中的值乘以3/除=A1/50A1单元格中的值乘以50组合=(A1+
18、A2+A3)/3A1到单元格中的值的平均数4.1.2运算的次序Excel以如下次序从左到右执行一系列运算，一些算符有更高的优先级。第一括号内的乘幂和等式第二乘和除第三加和减在创建等式注意运算的次序。4.1.3输入公式可以使用两种方法来输入公式：输入公式或选择单元格引用。1、 输入公式的步骤如下：1) 选择公式的计算结果要出现的单元格。2) 输入等号(=)。3) 输入公式，公式在编辑栏中出现。4) 按回车键，计算出结果。2、 通过选择单元格引用来输入公式，步骤如下：1) 选择公式的计算结果要出现的单元格。2) 输入等号(=)。3) 单击公式中首先要出现的单元格地址，此单元格地址在编辑栏出现。4)
19、 在指出下一个要执行运算的值后输入一个数学运算符，运算符在编辑栏中出现。5) 继续单击单元格，并输入运算符，直到公式完成。6) 按回车接收公式，或按Esc取消操作。4.2复制公式复制公式类似于在工作表中复制其他数据，步骤如下：1) 选择含有要复制公式的单元格。2) 选择编辑，复制，或按Ctrl+C。3) 选择目标单元格。要复制公式到另一个工作表或工作表或工作簿，需转换到新列作表或工作簿上。4) 选择编辑，粘贴，或按Ctrl+V。4.3函数计算4.3.1什么是函数1、Excel 函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。2、以常用的求和函数SUM 为例：SUM(A1:H1) 函数
20、名：一个函数只有唯一的一个名称，它决定了函数的功能和用途 左括号： 参数：是函数中最复杂的组成部分，它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。参数间以逗号间隔。 右括号：表示函数结束。 4.3.2函数的参数函数参数可以是常量(数字和文本)、逻辑值(例如TRUE 或FALSE)、数组、错误值(例如#N/A)或单元格引用(例如E1:H1)， 甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类型和位置必须满足函数语法的要求，否则将返回错误信息。 1. 常量 常量是直接输入到单元格或公式中的数字或文本，或由名称所代表的数字或文本值，例如数字“2890.56”、日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。但是公式
21、或由公式计算出的结果都不是常量。2. 逻辑值 只有TRUE(真)或FALSE(假)两种类型。例： =IF(A3=0,A2/A3) 3. 数组 数组用于可产生多个结果，或对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。Excel 中有常量和区域两类数组：1) 常量数组： 放在“”(按下Ctrl+Shift+Enter 组合键自动生成)内部； 而且内部各列的数值要用逗号“， ”隔开； 各行的数值要用分号“； ”隔开； 例：假如要表示第1 行中的56、78、89 和第2 行中的90、76、80，就应该建立一个2 行3 列的常量数组“56,78,89;90,76,80”。2) 区域数组： 是一个矩形的单元格
22、区域，该区域中的单元格共用一个公式。 例：公式“=TREND(B1:B3,A1:A3)”所引用的矩形单元格区域“B1:B3,A1:A3”就是一个区域数组。 4 . 错误值使用错误值作为参数的主要是信息函数，如“ERROR.TYPE”函数，它的语法为“ERROR.TYPE(error_val)”， 如果其中的参数是#NUM!，则返回数值“6”。 5. 单元格引用函数中最常见的参数，根据公式所在单元格的位置发生变化时，单元格引用的变化情况，我们可以引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种类型。1) 相对引用： 定义：随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；2) 绝对引用：随着公
23、式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。3) 混合引用： 绝对列和相对行：“=SUM($A3:$E3)” 绝对行和相对列：“=SUM(A$3:E$3)” 4) 例 “”、 “”、 “”和“”的区别：设在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。 如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。 现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。 如果在D4
24、单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。 如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是=$C$4”。 原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。上面的几个实例引用的都是同一工作表中的数据，如果要引用同一工作簿中多张工作表上的数据，就要使用三维引用。假 “=SUM(！A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。如果引用的数据来自另一个工作簿，如工作簿Book1 中的SUM 函数要绝对引用工作簿Book2
25、中的数据，其公式为“=SUM（！ SA S1: SA S8,Book2Sheet2! SB S1: SB S9)”，也就是在原来单元格引用的前面加上 “Book2Sheet1!”。 6. 嵌套函数除了上面介绍的情况外，函数也可以是嵌套的，即一个函数是另一个函数的参数，例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)=1，RIGHTB(E2,1)=3，RIGHTB(E2,1)=5，RIGHTB(E2,1)=7，RIGHTB(E2,1)=9),男,女)”。其中公式中的IF 函数使用了嵌套的RIGHTB 函数，并将后者返回的结果作为IF 的逻辑判断依据。 7. 名称标志 名称的作用： 直观地标识单元格或
26、单元格区域，可在公式或函数中直接引用。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在给B2:B46 区域命名为“物理分数”以后，该公式就可以变为“=AVERAGE(物理分数)”，从而使公式变得更加直观。 名称定义方法： 选中要命名的单元格或单元格区域，鼠标单击编辑栏顶端的“名称框”，在其中输入名称后回车。 选中要命名的单元格或单元格区域，单击“插入名称定义”菜单命令，在打开的“定义名称”对话框中输入名称后确定即可。 名称删除法： 打开“定义名称”对话框，选中你要删除的名称删除即可。8. 标志 什么是标志： 直接引用标志方法： 单击“
27、工具 选项 重新计算工作簿选项，选中 “接受公式标志”选项，公式就可以直接引用“列标志”了。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，而B1 单元格已经输入了“物理”字样，则求物理平均分的公式可以写成“=AVERAGE(物理)”。注 意 创建好的名称可以被所有工作表引用，且引用时不需要在名称前面添加工作表名(这就是使用名称的主要优点)，因此名称引用实际上是一种绝对引用。 公式引用“列标志”时限制较多，它只能在当前数据列的下方引用，不能跨越工作表引用，但是引用“列标志”的公式在一定条件下可以复制。 从本质上讲，名称和标志都是单元格引用的一种方式。因为它们不是文本，使用时名称和标志都不能添加引
28、号。 4.3.3使用自动求和工具由于求和是最常使用的公式之一，Excel创建了一种快速方法来输入，只需单击常用工具栏上的自动求和按钮。使用自动求和的步骤如下：1. 选择要求和的单元格：在一行或一列数据末尾选择一个单元格。2. 单击常用工具栏上的自动求和工具，公式会出现在所选单元格中。3. 可通过重新编辑或鼠标拖动更改公式中求和范围。4. 按回车。所选择范围的将全部被计算。4.3.4平均数格式：=Average(数1，数2) 对连续的多个地址中间可用冒号分隔，如A1：D1表示从A1单元格开始到D1单元格为止的四个地址。不连续的多个地址可采用逗号分隔。例1：在E1单元格中求A1-D1单元格内的值的
29、平均值。公式：=Average (A1:D1)例2：在E1单元格中求A1和D1单元格内的值的平均值。公式：=Average (A1,D1)4.3.5乘积格式：=Product(数1，数2)4.3.6最大值格式：=MAX(数1，数2)4.3.7最小值格式：=MIN(数1，数2)4.3.8判断格式：=IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）logical_test：条件 value_if_true：条件成立执行的值或表达式value_if_false：条件不成立时执行的值或表达式例：在A2单元格中判断A1单元格内的值是否大于60，如大于60为及格，否则不及格公式：=IF（A160,”及格”,”不及格”）第五章 数据清单的应用5.1 排序通常，用户录入数据时都是随机的，在录入完成后，可能希望表格以某种次序排列，例如按商品的价格从小到大的顺序排列。Exce
