1、EXCEL公式函数使用员工生日巧排序 很多公司企业，非常重视公司内每个员工的生日，在某员工生日的当天，会给他(她)送一份生日小礼物，让每个员工有一种温馨感。这就要求公司的相关部门根据现有公司人员姓名、生日、职务等信息(如图1)按一定规则(先按月份排列，同一月份按职位由经理主管领班员工进行排序，且需计算出每个人的岁数)，排序成如图2格式的生日一览表，以方便生日礼品发放。下面以Excel 2000或Excel 97为例，将具体操作步骤介绍如下： 1.岁数的计算：将光标选定E3单元格后输入“=YEAR(NOW()-YEAR(D3)”，按回车后E3则显示为时间格式的数字，再选定E3点击“格式”菜单“单
2、元格” 在弹出“单元格格式”对话框内选定“数字”选项卡，在“分类”框内选定“常规” 单击“确定”后便可计算出第一记录的“岁数”。将光标移到E3单元格填充柄上变成细十字形光标后，按下鼠标左键往下拖(公式复制)就可将所有人的岁数计算出来。 2.求出生日所在月份：将光标选定A3单元格后输入“=MONTH(D3)”，按回车后便可计算出第一记录的生日所在的月份。依照上述公式复制方法，将所有员工生日所在的月份全部算出。 3.增加关键字段：如果直接排序职务字段显然十分困难，但我们可以借助增加关键字段再将其隐藏的方法来处理。具体操作如下：选定第D列，点击“插入”菜单并单击“列”后便可自动增加一列。选定D2单元
3、格输入一个新字段“级别”，选定D3并输入“=IF(C3=经理1，IF(C3=主管2，IF(C3=领班，3，IF(C3=员工，4)”再应用公式复制，将所有人员的职务所在的级别计算出来。 备注：因为函数 IF 最多只能嵌套七层，如果公司的级别超过7级的情况，则需要在“TRUE”返回值内再嵌套一个IF函数，如上例中也可在D3单元格内输入：“=IF(OR(C3=经理， C3=主管)，IF(C3=经理，12)，IF(OR(C3= 领班， C3=员工IF(C3=领班，3，4)”，这样计算的结果虽然与前面相同但它却可以计算超过7个以上的级别。 4.依照规则排序：将光标选定在“生日一览表”内任一单元格内，点击
4、“数据”菜单“排序”在“主要关键字”下拉框内选定“月份”并选定“递增”单选钮，在“次要关键字”下拉框内选定“级别”并选定“递增”单选钮确定。选定D列点击“格式”菜单列隐藏“列”便可得到图2所示的结果。在Excel中相同数据的统计 在Excel中相同数据的统计 耿俊燕 在Excel中，Countif(range，criteria)函数是用来统计某个区域中满足给定条件单元格的数目的。Range是要统计的区域，criteria是以数字、表达式、字符串形式给出的计数单元格必须符合的条件。 下面以某公司市场营销部人员表(图1)为例，进行某一姓名出现的次数统计和所有姓名出现的次数统计。 1.统计“姓名”这
5、一列中有几个“姜丽”，在D7单元格中输入“=COUNTIF(A3:A7,A5)”或“=COUNTIF(A3:A7,姜丽)”，按Enter键，结果如图2所示。 2.统计“姓名”列中每一姓名出现的次数。首先，在D3单元格中输入“=COUNTIF(A3:A7,A3)”，然后将此公式利用填充柄复制到D4、D5、D6、D7单元格中，修改单元格的值，结果很快就统计出来。 3.如果一张工作表中数据很多，要求查出某一列中重复的数据，当然你不想逐个单元格的输入或复制公式。下面介绍如何快速查出重复数据(多列中不行)。 仍以上表为例，步骤如下： 在D3单元格中输入“=COUNTIF(A3:A7,A3)”。 从上到下
6、同时选中D3、D4、D5、D6、D7。 单击“编辑”菜单中“填充”子菜单中的“向下填充”命令，结果就出来了。 将光标置于D2单元格中，单击“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令，单击“次数”旁边的列表框，选中2，这样，重复次数为2的记录就显示出来了。 以上的操作也适用于同一行中的数据。让表格自动填色 让表格自动填色 魏炜 Excel除了具有自由计算、自动排名、自行分析之类的功能外，它还能对自己单元格中的数据自动填上颜色。本文就以Excel XP编制的新生入学成绩表为例介绍具体的操作方法。 1.打开Excel XP，新建一张空白表格。在第一行A1F1中依次填入“姓名”、“语文”、“数学
7、”、“外语”、“综合科目”和“总分”字样。然后在表格第一列A2A6中依次填入学生姓名，并在表格第一列最下端填入“平均分”字样。如图1所示，在每个学生的相应科目下填入各自的成绩。最后将此表格保存为“新生入学成绩表”文件。 2.为了使各有所长的新生的成绩一目了然，制作的成绩表应让入学分数在90以下的数值显示为“倾斜”的“灰色”；让分数在90120之间的数值显示为“橙色”；让分数在120以上的数值显示为“粗体”、“红色”。 3.用鼠标选中整个分数区域，单击“格式”菜单的“条件格式”选项。在弹出对话框图2中将“条件1”下的项目依次设置成“单元格数值”、“小于”、“90”，然后单击“格式”按钮。如图3所
8、示，在“字体”卡片上将该种类下的文字“字形”设为“斜体”、“颜色”设为“80%的灰”。接着在“边框”卡片上选择一种“全包围”的“外边框”，按“确定”。 4.回到“条件格式”的主对话框，暂不要“确定”退出，而是单击“添加”按钮，增添“条件2”为“单元格数值”、“介于”、“90”与“120”之间，其“格式”为常规字型的“绿色”；重复操作，增添“条件3”为“单元格数值”、“大于或等于”、“120”，文字“格式”设为“粗体”的“红色”(图2)。 5.设置完毕，按“确定”返回。效果如图4所示。展现在我们眼前的表格已经是“五彩缤纷”了吧！所有不及格的分数都变成了深灰，同时还被加了个以示警惕的外框线；而所有
9、介于90120分之间的数值都成了墨绿色；当然，那些超过120的数值也都变成了加粗体的红色字。你看，面对这份条目明晰的彩色表格，哪个学生较差、哪个学生偏科严重、哪个学生实力均衡不就都一目了然了吗！此外，这里告诉各位一个小秘密：如果你硬将某一“条件格式”应用到其他单元格中，只需选定该应用格式，然后单击“格式刷”到目标区域“刷”一下即可。 6.现在单科成绩的分值已经区分开来，该是对“总分”和“平均值”进行计算了。我们将光标定位到F2单元格，然后在“fx”区域中填入“=B2+C2+D2+E2”字样，意即将B2-E2单元格中的数值进行求和计算。输入完毕，回车即可看到结果。如图5所示，为了避免重复输入，我
10、们右击F2单元格，选择“复制”，然后拖动鼠标选中F3F6，仍然右击之，在弹出菜单中选择“粘贴”命令。这时我们会发现，F3F6单元格中已经出现了相应的求和结果了。值得注意的是，Excel XP并非仅仅只粘贴了单纯的“fx”方程式，而是将该类型的函数计算动作应用到了选中区域。 7.重复步骤3的操作，单击“格式”菜单的“条件格式”选项，在弹出对话框中将“条件1”设为“单元格数值”、“小于”、“500”。然后单击“格式”按钮，在“字体”卡片上将文字设为“白色”，并在“图案”卡片中选择一种无底纹的“紫色”。回到“条件格式”的主对话框，单击“添加”按钮，增添“条件2”为“单元格数值”、“大于或等于”、“5
11、00”，其“格式”为常规字型的“黑色”，按“确定”(效果如图6所示)。 8.最后将光标定位到B7单元格，我们来算平均值。首先在“fx”区域中填入“=AVERAGE(B2，B6)”字样，意即算出B2-B6单元格中数值的平均值。和上一步骤一样，为了避免重复输入，我们右击B7单元格，选择“复制”，然后拖动鼠标选中C7-F7，在右键菜单中选择“粘贴”。这时我们会发现，C7-F7单元格中也如我们所愿出现了相应的数值了。 9.由于该行是各科成绩的平均值，所以我们不便像如上数值一样进行“条件格式”填色，我们可以直接选取，手工定义。选择B7-F7单元格，将它定义为带“下划线”的“14号”字(见图6)。怎么样，
12、大功告成的成绩表是不是有着不同于常规表格的别样风情呢！Excel XP函数实用教程 Excel XP函数实用教程 张迎新 Excel是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是函数和数据库。本文介绍Excel XP函数的新增功能、常用函数和数据库的使用方法，以及Excel XP的网络集成特性。 一、Excel XP函数新增功能 1公式错误检查 公式是Excel处理数据的主要工具，由于它的运算符和参数比较复杂，用户构造公式时极易发生错误。为了加快错误的排除速度，Excel XP提供了公式错误检查功能。当单元格中的公式出现错误时，其左侧会出现智能标记按钮。单击该按钮可以打开一个智能标
13、记菜单，其上端显示出错误的名称（如“无效名称错误”），能帮助用户迅速发现错误原因。 2函数工具提示 用户直接输入公式的函数名和参数时，不能看到函数格式和参数的提示，这是公式发生错误的一个重要原因。为此，Excel XP增加了函数工具提示功能。以公式“=SUMIF（A1:A8）”为例，当你输入“=SUMIF（）”后，公式下方会显示黄色的函数工具提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。你只要单击其中的函数或参数名称，就可以打开帮助获得更多信息。 3用自然语言搜索函数 Excel拥有数百个函数，寻找适用的函数是初级用户面临的难题。为此，Excel XP在“插入函数”对话框中增加了“搜索函数”功能。假
14、如你要完成数据排序任务，可以单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜索函数”框内输入“排序”，然后单击“转到”按钮，对话框下面的“选择函数”框中显示“RANK”等排序函数。 4监视窗口 如果一个工作表的不同单元格或者多个工作表设置了公式，要想查看其内容和计算结果，必须在不同单元格或工作表中转换。为此，Excel XP增加了一个名为监视窗口的工具。其使用方法是：选中含有公式的待监视单元格，再用鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”。然后单击“监视窗口”中的“添加监视”按钮，被监视的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中。 5公式审核 Excel XP新增了一个“公式审核”工具栏，它提供了
15、几个新的数据审查工具，例如“错误检查”、“追踪引用单元格”和“公式求值”。“错误检查”与语法检查程序类似，它用特定的规则检查公式中存在的问题，可以查找并发现常见错误，你可以在“选项”对话框的“错误检查”选项卡中启用或关闭这些规则。“追踪引用单元格”可以用蓝色箭头等标出公式引用的所有单元格，追踪结束后可以使用“移去单元格追踪箭头”按钮将标记去掉。“公式求值”可以打开一个对话框，用逐步执行方式查看公式计算顺序和结果，能够清楚了解复杂公式的计算过程。 二、Excel XP函数快速上手 1求和函数SUM 语法：SUM（number1，number2，）。 参数：number1、number2为1到30
16、个数值（包括逻辑值和文本表达式）、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。 注意：参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换为1，文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。 应用实例一：跨表求和 使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单，如果需要对不同工作表的多个区域进行求和，可以采用以下方法：选中Excel XP“插入函数”对话框中的函数，“确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第一个工作表，鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算，可以
17、单击“number2”框，再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。 应用实例二：SUM函数中的加减混合运算 财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项目。按照规定，工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-E2）”这样的公式。其中B2:B6，C2:C9引用是收入，而D2、E2为支出。由于Excel不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个
18、隔开，写成“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-D3，D4）”这样的形式。 应用实例三：及格人数统计 假如B1:B50区域存放学生性别，C1:C50单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM（IF（B1:B50=女，IF（C1:C50=60，1，0）”，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。公式两边会自动添加上大括号，在编辑栏显示为“=SUM（IF（B1:B50=女，IF（C1:C50=60，1，0）”，这是使用数组公式必不可少的步骤。 2.平均值函数AVERAGE 语法：AVERAGE（number1，numbe
19、r2，）。 参数：number1、number2是需要计算平均值的130个参数。 注意：参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零排除在外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。 应用实例一：跨表计算平均值 标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩，则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三班!C1:C45）”。式中的引用输入方法与SUM跨表求和时相同。 应用实例二：忽略零的平均值计算公式 假设A1:A200随机存放包括零在内的
20、48个数值，在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦，这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:A2000， A1:A200，）”。公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车，即可对A1:A200中的数值（不包括零）计算平均值。 3逻辑函数IF 语法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。 参数：logical_test是结果为true（真）或false（假）的数值或表达式；value_if_true是logical_test为true时函数的返回值，如果logical_test为ture并且省略了value_if_true，则返回
21、true。而且value_if_true可以是一个表达式；value_if_false是logical_test为false时函数的返回值。如果logical_test为false并且省略value_if_false，则返回false。Value_if_false也可以是一个表达式。 应用实例一：个人收入调节税计算 假设个人收入调节税的稽征办法是：工资在1000元以下的免征调节税，工资1000元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收，1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收，高于2000元的超过部分按30%的税率征收。 假如工作表的B列存放职工姓名，C列存放工资，选中D列的空白
22、单元格输入公式“=IF（C2=1000，IF（C2-1000）=1500，（C2-1000）*0.05，IF（C2-E22000，（C2-2000）*0.3）”，回车后即可计算出C2工资应缴纳的收入调节税。 公式中的IF语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断C2=1000成立，则公式所在单元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个IF语句；直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化，只须改变逻辑和计算式中的值，如1000、1500和2000等即可。 应用实例二：消除无意义的零 用SUM函数计算工资总额等问题时，若引用的全部参数均为空白单元格，公式仍然会计算出一个“0”。这样打印出来的
23、报表不仅很不美观。为此可将计算公式设计为“=IF（SUM（A1:B1，D2:E8）0，SUM（A1:B1，D2:E8），）”，即是当SUM（A1:B1，D2:E8）计算结果不等于零时，公式所在单元格显示SUM（A1:B1，D2:E8）的计算结果，否则显示一个空格。 上面这个问题在财务计算中依然存在，如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。为了避免打印零或负数，可以设计公式“=IF（A2-A6-A9=0，IF（A2-A6-A90，RMB（A2-A6-A9），A2-A6-A9）”。当A2-A6-A9=0时在单元格中填写零，否则进行下一个逻辑判断。如果A2-A6-A9=60）/COUNTA
24、（C1:C42）”回车，即可计算出该列成绩的及格率（即分数为60及以上的人数占总人数的百分比）。 6最大值函数MAX、最小值函数MIN 语法：MAX（number1，number2，），MIN（number1，number2，）。 参数：number1，number2是需要找出最大值（最小值）的1至30个数值、数组或引用。 注意：函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。 应用实例：查询最高分（最低分） 假如C1：G42存放着42名学生的考试成绩
25、，则选中一个空白单元格，在编辑栏输入公式“=MAX（C1:C42）”，回车后即可计算出其中的最高分是多少。 如果将上述公式中的函数名改为MIN，其他不变，就可以计算出C1：G42区域中的最低分。 7条件求和函数SUMIF 语法：SUMIF（range，criteria，sum_range）。 参数：range是用于条件判断的单元格区域，criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。 应用实例：及格平均分统计 假如A1:A36单元格存放某班学生的考试成绩，若要计算及格学生的平均分，可以使用公式“=SUMIF（A1:A36，=60，A1:A
26、36）/COUNTIF（A1:A36，=60）。公式中的“=SUMIF（A1:A36，=60，A1:A36）”计算及格学生的总分，式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用，“=60”为判断条件，不符合条件的数据不参与求和，A1:A36则是逻辑判断和求和的对象。公式中的COUNTIF（A1:A36，=60）用来统计及格学生的人数。 8贷款偿还计算函数PMT 语法：PMT（rate，nper，pv，fv，type）. 参数：如今贷款买房子或车子的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷款的重要依据，Excel XP提供的PMT函数是完成这一任务的好工具。语法中的rate是贷款利率；
27、nper为贷款偿还期限；pv是贷款本金；fv为最后一次付款后剩余的贷款金额，如果省略fv，则认为它的值为零；type为0或1，用来指定付款时间是在月初还是月末。如果省略type，则假设其值为零。 应用实例：购房还款金额 假如你为购房贷款十万元，如果年利率为7%，每月末还款。采用十年还清方式时，月还款额计算公式为“=PMT（7%/12，120，-100000）”。其结果为￥-1，161.08，就是你每月须偿还贷款1161.08元。 9样本的标准偏差函数STDEV 语法：STDEV（number1，number2，）。 参数：number1，number2，为对应于总体样本的1到30个参数，它们可以是数值、引用或数组。 注意：STDEV函数的参数是总体中的样本，并忽略参数中的逻辑值（true或false）和文本。如果需要用全部数据计算标准偏差，则应使用STDEVP函数。如果参数中的逻辑值和文本不能忽略，请使用STDEVA函数。 应用实例一：成绩离散度估计 假设某班共有36名学生参加考试，随机抽取的五个分数为A1=78、A2=45
