1、（行政管理）行政文件与办公事务管理系统OA 需求分析和详细设计手册（第二分册）行政文件和办公事务管理系统编制： 审核： 批准：目录一 编写目的2二 功能概述22.1 公司收文22.2 公司发文22.3 工作请示（报告）32.4 工作联系单3三 总体构架4四 公司收文54.1 公司收文角色定义54.2 公司收文流程74.3 公司收文表单处理134.3.1 收文表单134.3.2 收文表单处理动作154.4 文书信息处理194.4.1 收文登记194.4.2 辅助信息21五 公司发文235.1 公司发文角色定义235.2 公司发文处理流程245.3 公司发文表单处理305.3.1 公司发文表单30
2、5.3.2 发文表单处理动作32六 请示报告356.1 请示报告角色定义366.2 工作请示报告处理流程376.3 工作请示（报告）表单处理426.3.1 工作请示（报告）表单426.3.2 工作请示（报告）处理44七 工作联系单487.1 工作联系单角色定义497.2 工作联系单处理流程497.3 工作联系单表单处理527.3.1 工作联系单表单527.3.2 工作联系单处理53八 会议管理578.1 部门会议申请和抢注588.2 公司领导批准会议608.3 公司办秘书安排会议618.4 会议查见61一 编写目的本报告详细描述办公自动化系统基本功能、总体构架和各项功能，供用户确认，且提出修改
3、意见。二 功能概述办公自动化系统包括公司的公司收文、公司发文、工作请示（报告）、工作 联系单的管理，仍包括之上系统运作过程中产生的文档和公司文档数据库的接口。2.1 公司收文公司收文，指公司的上级单位、国家管理部门、其它单位以红头文件的形式， 发给公司的事务文件。公司收文管理系统包括“公司收文审批承办流程管理”和“公司收文信息管理”俩部份。“公司收文审批承办流程管理”是对公司收文的拟办、领导批示、文书分发、部门承办过程的管理。“公司收文信息管理”是办公室文书收到公外部文件后进行登记、提交拟办和收文审批承办流程完成后，将文件和处理表单存入文档数据库的管理。2.2 公司发文公司发文是指以公司名义，
4、向外发出的包括企业制发和翻印、复印转发的事务文件公司发文包括以下类别:l 上行文，公司对上级单位、政府主管部门的事务文件l 平行文，公司对公司外部平级的其它单位或不相隶属单位的事务文件l 下行文，公司向内部所属部门或单位的发文公司发文系统包括“公司发文起草、审核、签发流程管理”和“公司发文信息处理”俩部分。“公司发文审核签发流程管理”是公司内部各种发文的起草、审核、会签、签发、分发的流程过程的管理。“公司发文信息管理”是文书在公司发文审核、签发流程完成后，将文件和发文处理表单存入文档数据库的管理2.3 工作请示（报告）公司工作请示（报告）是公司内部各部门就某一项工作直接向公司主管领导请示的报告
5、所用的文件格式。工作请示（报告）的流程管理系统是报告的起草、审核、签发、领导批示、部门承办流程的管理以及承办部门内部承办过程的管理，同时将处理结果保存。2.4 工作联系单工作联系单是公司各部门之间进行工作用的文件格式。工作联系单管理系统是对工作联系单的起草、审核、签发、答复、传阅等整个过程的管理，同时将联系过程及处理结果保存。三 总体构架办公自动化系统的总体构架如下图所示：工作联系单流程管理上图说明如下：l 公司收文、发文、工作请示（报告）、工作联系单的流程中每一步的流程信息（包括表单和附件）都随时保存在“公司流程数据库”中。“公司流程数据库”中的信息保存一年l 公司收文、发文的流程运转完成后
6、，都需要经过文书通过“公文收文信息管理”和“公文发文信息管理”，将流程表单和原文存入“公司文档数据库”提供公司利用 且且永久保存。l 公司收文流程管理、公司发文流程管理、工作请示（报告）流程管理、工作联系单流程管理由公司全体员工根据自己的角色，在各环节中处理不同的工作。l “公文收文信息管理”和“公文发文信息管理”由公司办文书使用，进行信息处理。四 公司收文公司收文的审批承办的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角色是通过处理“公司文件处理单”来完成的。公司办文书负责公司收文的信息登记、提交办公室主任批阅。流程结束后， 文书负责将公司收文保存到公司文档数据库。4.1 公司收文角色定义在收
7、文处理过程中每个环节的角色如下图所示：上图说明如下：l 文书：负责收文信息登记和原文扫描处理，登记后将收文提给办公室主任批阅；负责根据领导的批示，提交承办、传阅或其它领导批示；负责文件分发；负责收文流程结束后，文件和文件处理单的归档。l 办公室主任：负责批阅收文l 部门领导：负责承办或传阅收文l 公司领导：负责收文的批示和传阅。4.2 公司收文流程收文处理流程如下图所示：往来单位信息信息维护、收文登记图4.3 公司收文表单处理公司收文流程中每个环节的角色通过处理“核电公司文件处理单”，完成各自的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意见，同时执行“动作”确定表单下一步的流向。4.
8、3.1 收文表单表单形式如下图所示：表单中的栏目定义：l 收文编号：文件的流水号，由系统自动生成。l 原文号：由文书在收文登记时填写，若不填则自动生成，如：秦 ANY 收200300007 ，由“秦”+来文单位代码+“收”+年份+流水号。l 收文时间：由文书填写的收文时间。l 办公室批阅：办公室领导能够在此填写批阅意见。l 办公室领导：文书选择“公司办公室”，批阅完成后此栏会转换成具体批阅人员）。l 领导批示：公司领导都能够在此填写批示意见（能够多人批示），批示日期系统会自动加上。领导能够选择“快速意见”批示，也能够在填写意见框中填写批示。l 承办情况：行政收文的承办部门能够在此栏中填写承办情
9、况4.3.2 收文表单处理动作各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定表单的去向，处理部分的形式如下图所示：上图中各部分说明如下：l 人员选择框：表单下方能够选择行政收文分发的公司领导和部门领导l 提醒时间：文书能够在提交给办公室批阅或公司领导批示时填写提醒时间，过了期限仍没办理的系统会自动收回，文书能够提交给其他领导继续办理l 动作：比如“完成”，“退回”等动作，表示表单的流向。l 传阅单：能够显示公司领导和部门领导对行政收文的传阅情况，如传阅日期l 提交：选择要执行的下一步动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。l 打印：能够打印表单，第二页是收文传阅单l 提示信息：
10、能够在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查见且修改收文处理流程中，每个角色在各环节中的动作如下：l 文书启动收文流程：完成：文书选择此动作然后提交后，行政收文将流转到办公室领导批阅撤销：文书选择此动作然后提交后，表单将被删除l 办公室主任批阅：办公室主任能够在公办文件夹下打开收文表，在表单的上方会出现如下所见的文字，能够点击“释放”按钮，以便本部门其他领导处理，也能够由自己来办理。完成：办公室领导能够在表单中填写批阅意见，然后选择此动作且提交后，表单将流转到文书保存：办公室领导选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）退回：办公室领导选择此动作且提交后，表单将被退
11、回给文书l文书收文处理领导批示：文书能够在表单中选择要对行政收文进行批示的公司领导， 然后选择此动作且提交后，表单将流转到公司领导分发：行政收文只有经过办公室主任批阅和公司领导批示后才能够被分发给各个部门，公司领导批示后，文书能够在行政收文表单中选择承办部门或在表单下方选择收文分发的领导，然后选择此动作提交后，收文将被分发给部门领导承办或各领导传阅退回：文书选择此动作且提交后，表单将被退回给办公室领导重新批阅l 领导批示批示完成：公司领导在行政收文表单中填写批示意见后选择此动作提交，表单将流转到文书l 承办单位处长承办保存：承办部门的领导选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的
12、待办文件夹中）。交办：承办部门的领导能够在表单中选择承办的科长或普通人，然后选择此动作且提交后，行政收文表单将发送给交办人办理。完成：承办部门的领导在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，表单将发送给文书以结束行政收文流程。l承办单位科长承办保存：科长选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）交办：科长选择承办的普通人，然后选择此动作且提交后，行政收文表单将发送给交办人办理完成：科长在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，表单将被返回给交办的本部门领导l承办单位普通人员承办保存：普通人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）
13、交办：普通人不能再往下交办完成：普通人在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，表单将被返回给交办的科长（如果承办不经过科长，则直接返回给交办的本部门领导）l文书结束流程完成：文书选择此动作且提交后，行政收文流程结束。4.4 文书信息处理文书信息处理包括收文登记、收文登记信息维护。其中收文登记是在文书收到文件后将文件的目录信息输入计算机，收文登记信息维护是维护收文登记时需要的辅助信息，包括人员信息、往来单位信息。4.4.1 收文登记文书在接到收文后，需要进行收文登记，登记方式如下图所示：上图各栏目的说明如下：l 收文号：收文号是流水号，由系统自动生成l 收文日期：请按照提示的日期格式填写l
14、 行文号：如果不填，系统会自动生成行文号，如：秦 ANY 收 200300007l 由“秦”+来文单位代码+“收”+年份+流水号组成l 单位代码：文书在下拉框中选择一个单位代码后，会在“来文单位”框中自动显示来文单位的名称l 来文单位：文书也能够手工输入单位名称，系统会自动进行查询，从数据库中查找出最接近的来文单位代码且显示在“单位代码”的下拉框中， 加快了文书选择来文单位的速度在维护收文目录信息时，文书能够进行如下操作：l 增加：文书填写信息后，点击此按钮以增加行政收文l 修改：文书在界面下方的列表中选择一个收文后，被选中的收文的信息将反映到上方的表格中，文书修改原有信息后，点击此按钮能够修
15、改所选的收文记录l 删除：文书在界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按钮能够删除所选的收文记录l 启动：文书在界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按钮能够启动收文表单，通过他能够发起一个收文流程，也能够打印收文的传阅信息单l 详细信息：文书在收文登记界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按钮能够查见此收文的详细信息l 发布：文书在收文登记界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按钮能够进入行政收文的发布界面l 查询：文书能够填写查询条件，然后点击“查询”按钮，系统会查找出最符合的行政收文记录且在列表中列出点击详细信息后，文书能够进一步操作如下“收文详细信息”界面：4.4.2 辅助信息
16、收文的辅助信息包括人员和往来单位信息，辅助信息是由信息文档处人员进行维护。人员维护界面如下图所示：l 姓名：人员的姓名l 编号：和人员姓名相同，但不能有重名，能够在名字后加 1 或 2 以示区别l 部门：从下拉框中选取（若为公司领导，请选择“公司”）l 岗位：是为流程中的特定角色设立的，如“总务”的岗位能够安排会议室，“总务”只设一名l 文件管理：如果是行政收文的文书，请在它的方框后打勾，“文件管理”只设一名l 文件批阅：如果是办公室领导，请在它的方框后打勾l 文件秘书：如果是秘书科秘书，请在它的方框后打勾，“文件秘书”只设一名之上界面的操作方法如下：l 查询：填好查询条件，然后点击此按钮，能
17、够查询出符合条件的所有人员l 增加：填写好人员信息后，点击此按钮能够增加人员l 修改：在人员列表中选择一个人员，他的信息将反映到上方的信息栏中， 修改其中的内容然后点击此按钮完成对选中人员的信息修改l 删除：在人员列表中选择一个人员，然后点击此按钮能够删除选中的人员往来单位维护如下图所示：对于往来单位，系统管理员能够进行如下操作l 增加：填写单位编号和名称，然后点击此按钮以增加一个单位记录l 修改：选择一个单位记录，它的信息将反映到空白框中，修改后点击此按钮以修改所选单位记录（若此单位已被使用，则不允许修改，以免丢失数据）l 删除：选择一个单位记录，点击此按钮能够删除所选单位记录（若此单位已被
18、使用，则不允许删除，以免丢失数据）l 查询：在空白框中填写查询条件，然后点击此按钮，系统会查出相接近的单位记录五 公司发文公司发文的审批签发的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角色是通过处理公司发文稿纸来完成的。5.1 公司发文角色定义公司发文处理过程中，每个处理环节的角色如下图所示：上图说明如下：l 普通员工，起草发文，指定会签人，且提交部门领导审核l 秘书，审核部门发文，指定会签人、签发人l 公司办文书，发文信息登记，套红、分发l 部门领导，审核发文，且提交会签；会签发文，内部传阅l 公司领导，签发或会签发文5.2 公司发文处理流程公司发文处理流程如下图所示：5.3 公司发文表单处
19、理公司发文流程中每个环节的角色通过处理核电公司发文稿纸，完成各自的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意见，同时执行“动作”确定表单下一步的流向。5.3.1 公司发文表单公司发文表单格式如下图所示：上图中个栏目的说明如下：l紧急程度：行政发文的紧急程度l密级：行政发文的密级l行文号：发文表单上方仍能够填写行文号l签发和日期：表单中的签发框中表示行政发文签发的公司领导，日期表示公司领导电子签发时的日期l会签：会签栏中显示行政发文的会签部门领导l办公室审核：显示办公室主任或秘书科秘书及审核完成的日期l主办部门核稿：行政发文发起的部门领导l主办部门：行政发文发起的部门l电话：联系电话
20、l拟稿人和日期：行政发文的拟稿人和拟稿日期l标题、附件和主题词：行政发文的标题、附件和主题词l主送和抄送：行政发文的发起部门和秘书能够填写发文主送或抄送的部门或单位l发文日期：文书将行政发文的分发给各领导或部门的日期l份数：行政发文的总份数l 张数：行政发文的总页数l 打字、校对和复核：行政发文的打字、校对和复核人5.3.2 发文表单处理动作各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定表单的去向，处理部分的形式如下图所示：上图说明如下：l 动作：比如“完成”，“退回”等动作，表示表单的流向。l 提交：选择完动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。l 打印：能够打印表单l 提示
21、信息：能够在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查见且修改公司发文处理流程中，每个角色在各环节中的动作如下：l 普通人员拟稿附件：发文表单中第一个附件表示带痕迹保留功能的 word 模板，它能够由秘书科秘书或文书删除完成：拟稿人在表单中选择核稿的部门领导，然后选择此动作且提交后，表单将流转到核稿人保存：拟稿人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）返回：拟稿人选择此动作且提交后，表单将被删除l 部门领导核稿提交：核稿领导能够在表单中选择会签的部门领导，然后选择此动作且提交后，表单将流转给各个会签部门领导退回：核稿领导选择此动作且提交后，表单将被退回给发文的拟稿人l
22、 办公室秘书审核领导会签：秘书科秘书能够在表单中选择会签的公司领导，然后选择此动作且提交后，表单将流转给会签的领导，如果选择了办公室主任审核则先审核领导签发：秘书科秘书能够在表单中选择签发的公司领导，然后选择此动作且提交后，表单将流转给行政发文签发的公司领导退回：秘书科秘书选择此动作且提交后，表单将被退回给发文部门的核稿领导l 公司领导签发签发：公司领导能够在表单中选择签发且提交后，表单将流转给文书退回：公司领导选择此动作且提交后，表单将被退回给秘书l 文书发文处理分发：文书选择此动作且提交后，表单将流转到给各个领导或部门领导保存：拟稿人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的
23、待办文件夹中）l 部门内公司发文传阅处室负责人完成传阅工作后执行如下动作完成：完成对行政发文的传阅（文件将被保存在自己的收文箱中以便备查）继续传阅：在表单下方的人员表中选择传阅的人员（本部门的人员）且放入抄送人员栏中，然后将任务发送给其他人传阅（文件也会保存在自己的收文箱中以便备查）科室领导完成传阅工作后执行如下动作完成：完成对行政发文的传阅（文件将被保存在自己的收文箱中以便备查）继续传阅：在表单下方的人员表中选择传阅的人员（本部门的普通人员）且放入抄送人员栏中，然后将任务发送给普通人员传阅（文件也会保存在自己的收文箱中以便备查）普通人员完成传阅工作后执行如下动作完成：完成此对行政发文的传阅（
24、表单将被保存在自己的收文箱中以便备查）继续传阅：普通人不能再往下继续传阅六 请示报告各部门请示报告的审批签发的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角色是通过处理核电公司工作请示（报告）来完成的。6.1 请示报告角色定义请示报告的角色定义如下图所示：上图说明如下：l 普通人员，根据部门领导的指示，撰写工作请示（报告）。l 科长，根据部门领导的指示，撰写工作请示（报告）。校核普通人员提交的工作请示报告。l 部门领导，签发科长或普通人员提交的请示报告。l 秘书，收到请示报告后，审核请示报告的主送和抄送单位。接到领导批示后，根据批示确定报告的承办单位和阅知单位。l 公司领导，批示或阅知请示报告。
25、6.2 工作请示报告处理流程工作请示报告处理流程如下图所示：页6.3 工作请示（报告）表单处理工作请示（报告）流程中每个环节的角色通过处理核电公司工作请示（报告），完成各自的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意见，同时执行“动作”确定表单下一步的流向。6.3.1 工作请示（报告）表单工作请示（报告）表单形式如下图所示：上图中各栏目的说明如下：l 主送：请示报告的发起部门能够选择请示报告主送的公司领导l 编号：如 IDA20030025，是由部门编号+年份+序号组成。编号在拟稿人处不显示出来，在提交时由系统自动生成，编号在流程的下一个人的表单中显示出来。l 抄送：请示报告抄送的
26、领导和部门能够在表单下方的选择框中选择，选择后即可显示在表单中l 编制部门：是系统判断且自动生成的l 事由和内容：能够由编制部门的拟稿人、核稿人或部门负责人填写l 领导批示：公司领导在此栏中填写批示l 承办单位：由秘书科秘书根据领导的批示等信息进行选择，能够是公司内的各个部门l 承办情况：由承办部门的部门领导、科室领导或普通人填写l 承办日期：承办人填写承办意见且完成提交时的日期l 签发日期：承办部门的领导完成提交时的日期，请示报告将流转到秘书科秘书完成。l 表单下方的日期：表示请示报告的发起部门领导提交给秘书科秘书的日期，是系统自动生成的l 拟稿人：公司内的任何人均可拟稿且发起请示报告l 核
27、稿人：拟稿人所在部门的任何人均可对请示报告进行核稿l 部门负责人：拟稿人所在部门的处长和科长均能够签发请示报告6.3.2 工作请示（报告）处理各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定表单的去向，处理部分的形式如下图所示：上图说明如下：l 动作：比如“提交核稿”，“提交签发”，“撤销”等动作，表示表单的流向。l 提交：选择完动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。l 打印：能够打印表单l 提示信息：能够在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查见且修改请示报告处理过程中的每个环节中，各角色的处理方式如下：l 普通人员起草请示（报告）提交核稿：拟稿人选择此动作且提交后，表单将流
28、转到核稿人处核稿提交签发：拟稿人选择此动作且提交后，表单将流转到签发人处签发保存：拟稿人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）撤销：拟稿人选择此动作且提交后，表单将被删除l 科长核稿提交签发：核稿人选择此动作且提交后，表单将流转到部门负责人处签发退回：核稿人选择此动作且提交后，表单将退回给拟稿人l 部门领导签发提交：部门负责人选择此动作且提交后，请示报告将提交到秘书科秘书退回：部门负责人选择此动作且提交后，表单将退回给核稿人（若没有核稿人则退回给拟稿人）撤销：部门负责人选择此动作且提交后，表单将被删除l办公室秘书审核领导批示：秘书科秘书选择此动作且提交后，请示报告将提交给公司领导分发：公司领导批示完请示报告后，秘书能够在表单中选择承办的部门，仍能够在表单的下方选择抄送的领导或部门，然后秘书选择“分发”动作且提交后，表单将分发给承办部门和抄送部门退回：秘书科秘书选择此动作且提交后，表单将被退回给请示报告发起部门的签发人l 公司领导批示保存：公司领导选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的待办文
