1、库存管理信息系统案例分析 管理信息系统课程设计指导书 附件： 库存管理信息系统的分析、设计和实施 说明：本例时间较早，开发工具选用Access。在学习过程中，可以现有的硬件和软件环境进行系统再开发实现，学习重点放在在系统分析、系统设计实际过程、方法及内容。 这里给出一个库存管理信息系统开发的实例，目的是使大家进一步深入了解开发任何一个管理信息系统必须经历的主要过程，以及在开发过程的各个阶段上开发者应当完成的各项工作内容和应当提交的书面成果。 一、 某厂产品库存管理系统简介 某厂是我国东北地区一家生产照明灯的老企业，每年工业产值在四千万元左右。该厂目前生产的产品如表l所示。 表1 某厂产品品种规
2、格、单价及定额储备 单不变价现行价最高储备最低储备 产品名称 规格 备注 位 (元) (元) 额 额 灯泡 只 220V15W 0.80 1.00 60000 600 灯泡 只 220V45W 1.00 1.20 60000 600 灯泡 只 220V60W 1.20 1.40 60000 600 灯泡 只 220V100W 1.50 1.80 40000 500 灯泡 只 220V150W 1.80 2.00 40000 400 灯泡 只 220V200W 2.00 2.20 30000 300 灯泡 只 220V300W 2.80 3.00 20000 200 节能灯 只 220V4W 6
3、.00 8.00 10000 1000 节能灯 只 220V8W 8.00 10.00 10000 1000 节能灯 只 220V16W 12.00 15.00 10000 1000 日光灯 只 220V8W 6.00 7.00 10000 1000 日光灯 只 220V20W 7.00 8.00 10000 1000 日光灯 只 220V30W 8.00 9.00 10000 1000 日光灯 只 220V40W 10.00 11.00 10000 1000 工厂的产品仓库管理组隶属于销售科领导，由七名职工组成，主要负责产品的出入库管理、库存帐务管理和统计报表，并且应当随时向上级部门和领导提
4、供库存查询信息。为了防止超储造成产品库存积压，同时也为了避免产品库存数量不足而影响市场需求，库存管理组还应该经常提供库存报警数据（与储备定额相比较的超储数量或不足数量）。 产品入库管理的过程是，各生产车间随时将制造出来的产品连同填写好的入库单（入库小票）一起送至仓库。仓库人员首先进行检验，一是抽检产品的质量是否合格，二是核对产品的实物数量和规格等是否与入库单上的数据相符，当然还要校核入库单上的产品代码。检验合格的产品立即进行产品入库处理，同时登记产品入库流水帐。检验不合格的产品要及时退回车间。 产品出库管理的过程是，仓库保管员根据销售科开出的有效产品出库单（出库小票）及时付货，并判明是零售出库
5、还是成批销售出库，以便及时登记相应的产品出库流水帐。 1 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 平均看来，仓库每天要核收三十笔入库处理，而各种出库处理约五十笔。每天出入库处理结束后，记帐员就根据入库流水帐和出库流水帐按产品及规格分别进行累计，以便将本日内发生的累计数填入库存台帐。 产品入库单如表2所示，出库单如表3所示，入库流水帐如表4所示，出库流水帐如表5和表6所示，而库存台帐帐页如表7所示。 产品库存的收发存月报表是根据库存台帐制作出来的。产品库存查询是通过翻阅几本帐之后实现的。目前库存报警功能尚未实现。 表2 产品入库单 第 册 号 日期 产品代码 产品名称 单位 规格 入库数量 备注
6、生产车间 填制人 表3产品出库单 第 册 号 日期 产品名称 规格 入库数量 备注 批发 零售 填制人 注：批发出库时在备注栏的批发 处划“”，否则在零售 处划“” 表4 产品入库流水帐 页 日期 产品代码 产品名称 单位 规格 入库数量 备注 表5产品零售出库流水帐 页 日期 产品代码 产品名称 单位 规格 零售出库数量 备注 表6产品批发出库流水帐 页 日期 产品代码 产品名称 单位 规格 批发出库数量 备注 表7某厂产品库存台帐（当日合计数） No. 产品代码： 规格： 不变价（元）： 产品名称： 单位： 现行价（元）： 日期 入库数量 零售出库量 批发出库量 结余 2 华商学院 管理信
7、息系统课程设计指导书 二、系统分析 根据收集到的各种系统输入单、帐页和输出报表等凭证，又通过亲身实践以及向有关业务管理人员的访问调查，系统分析结果如下： l组织机构 该厂产品库存管理的组织机构如图l所示。 经营副厂长 销售科 仓库 出入库管理组 统计分析组 图l 组织机构设置图 2管理职能分析 库长全面负责仓库的行政与业务管理； 出入库管理组负责产品的入库检验、产品的出入库管理、登记出入库帐； 统计分析组每天根据出入库管理组的出入库帐，统计出各种规格产品当日出入库累计数字，然后登库存台帐。此外，负责生成产品收发存月报表，经库长签字后呈上级主管部门。有时还要尽量满足各方面的各种查询要求。 库存管
8、理 出入库管理 统计报表 入出月报查 库库报警询 管管 理理 图2 管理职能 3业务流程分析 现行产品库存管理系统的业务流程图如图3所示。 3 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 车 间 销售科 入库单 零售出库单 批发出库单 合格入库单 检验 付货付货 记账 记账 合格入库单 零售出库帐 批发出库帐 记库存 入库 台 帐 记账 入库帐 库存台帐 统计 报表 月报表 图3 业务流程图 4数据流程分析 1）现行系统的顶层数据流程图如图4所示。对顶层图中的数据流“l，2，3，4”说明如下： 1 2 4 库存管理 3 图4 顶层DFD “1”：车间产品入库单。 “2”：销售科开出的有效零售产品出库
9、单。 “3”：销售科开出的有效批发产品出库单。 “4”：仓库制作的产品库存收发存月报表。 2）第一层数据流程图如图5所示。 图5中的数据流“1，2，3，4”与图4中的数据流“1，2，3，4”相同。 4 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 1 2 出入库 管理 3 4 出入库 管理 库存帐 图5 第一层DFD 3）第二层数据流程图如图6所示。 5 1 P 1 8 登记入库帐 P F P 1 4 5 登记库存台帐 制作收发 D入库帐 1 存月报表 P 6 9 2 11 登记零售出账 12 F 2 D零售出库帐 2 D库存台帐 7 4 P 3 登批发出库帐 10 F 3 D批发出库帐 3 图6 第
10、二层DFD 现对图6中的数据流说明如下： “l，2，3，4”：其意义与图4中的相同。 “5”：产品入库单上的数据。 “6”：零售出库单上的数据。 “7”：批发出库单上的数据。 “8”：入库流水帐上的当日按产品名称、规格分别累计的数据。 “9”：零售出库流水帐上的当日按产品名称、规格分别累计的数据。 “10”：批发出库流水帐上的当日按产品名称、规格分别累计的数据。 “11”：获得的“8，9，10”数据。 “12”：库存台帐上的当月按产品名称、规格分别累计的数据和其它加工处理后的数据。 5 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 5数据字典 （1）数据流字典 数据流名称：产品入库单 标识符：F1 数
11、据结构： 01产品入库单 02日期（RQ） PIC X（8） 02产品代码（CPDM） PIC X（3） 02产品名称（CPMC） PIC X（18） 02单位代码（DWDM） PIC X 02单位（DW） PIC X（4） 02规格代码（GGDM） PIC XX 02规格（GG） PIC X（10） 02入库数量（RKSL） PIC 9（6） 排列方式：按（入库日期+产品代码）升序排列 流量：最大 50张日 平均30张日 来源：生产车间 去向：产品入库处理 数据流名称：产品出库单 标识符：F2 数据结构： 01产品出库单 02日期（RQ） PIC X（8） 02产品代码（CPDM） PIC
12、X（3） 02产品名称（CPMC） PIC X（18） 02单位代码（DWDM） PIC X. 02单位（DW） PIC X（4） 02规格代码（GGDM） PIC XX 02规格（GG） PIC X（10） 02备注 03零售出库数量（LSSL） PIC 9（6） 03批发出库数量（PFSL） PIC 9（6） 排列方式：按（日期十产品代码）升序排列 流量：最大：70张日 平均：50张日 来源：销售科 去向：产品出库处理 数据流名称：仓库产品收发存月报表标 标识符：F3 数据结构： 01收发存月报表 02日期（BBRQ） PIC X（8） 02产品代码（CPDM） PIC X（3） 02产品
13、名称（CPMC） PIC X（18） 6 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 02单位（DW） P1CX（4） 02本月累计入库数量（RKSL） PIC 9（8） 02本月累计零售数量（LSSL） PIC 9（8） 02本月累计批发数量（PFSL） PIC 9（8） 02库存数量（KCSL） PIC 9（8） 排列方式：按日期排列 流量：最大：1份月 平均：1份月 来源：仓库统计分析 去向：主管部门 其它中间过程的数据流描述省略。 （2）数据存储字典 存储文件名：产品入库流水帐 标识符：D1 数据结构： 01本品入库帐 02日期（RQ） PIC X（8） 02产品代码（CPDM） PIC X
14、（3） 02产品名称（CPMC） PIC X（18） 02单位（DW） PIC X（4） 02规格（GG） PIC X（10） 02入库数量（RKSL） PIC 9（6） 流入的数据流：产品入库单（F1） 流出的数据流； 涉及的处理名：入库处理、记库存台帐 排列方式：按入库日期计序 存储文件名：库存台帐 标识符：D4 数据结构： 01库存台帐 02日期（KCRQ） PIC X（8） 02产品代码（CPDM） PIC X（3） 02产品名称（CPMC） PIC X（18） 02本日累计入库量（RKSL） PIC 9（8） 02本日累计零售出库量（LSSL） PIC 9（8） 02本日累计批发出库
15、量（PFSL） PIC 9（8） 流入的数据流：11 流出的数据流：收发存月报表 涉及的处理名：登记库存台帐、制月报表 排列方式：按（日期+产品代码）升序排列 其它存储文件的描述省略。 6处理描述 7 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 处理名：登记入库帐 标识符：P1 输入：数据流F1 输出：数据流 F5 处理定义： 当一张入库单上的数据检验合格，并且产品实物入库后，立即将这张入库单上的数据登入产品入库流水帐。 激发条件：产品入库发生 处理名：登记库存台帐 标识符：P4 输入：出入库流水帐上的当日数据 输出：登记入库存台帐上的数据 处理定义： 对出入库流水帐上当日发生的数据，按产品代码分别
16、进行入库累计、零售出库累计和批发出库累计计算。然后将当天的日期、产品代码和累计结果等填入库存台帐的相应栏内。 激发条件：每日过帐处理 处理名：制作收发存月报表 标识符：P5 输入：取自库存台帐的数据 输出：填入输出报表中的统计数据 处理定义： 对库存台帐本月发生的出入库数据，分别按产品代码进行累计，一种代码代表的产 品累计值即为输出报表中的一行。 计算公式： 工业产值（不变价）=S*J ii 工业产值（现行价）= S*J ii1 其中：S产品代码为i的产品本月入库量计量 i J产品代码为i的产品不变价 i J产品代码为i的产品现行价 i1 激发条件：每月制作库存报表 系统中的另外几个加工处理描
17、述省略。 7现行系统评价 通过对现行系统的需求分析，本系统数据流向是合理的，但为了便于计算机化管理，也为了使系统能够提供更多的辅助决策信息，本系统应做如下改进设想： 1）将各种帐本暂合为一本库存帐考虑。 2）增加库存报警功能。 3）增强各种灵活的查询分析功能。 8新系统逻辑模型的提出 根据前面的分析与评价结果，提出的新系统逻辑模型如图7和图8所示。 8 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 月报表 入库单 入库处理 收发存月报 库存台帐 报警表 库存报警 出库单 出库处理 响应结果 查 询 查询条件 图7 系统逻辑模型I 产品出入 库单 录 入 查询条件 库存台帐 统计分析 查 询 显示结果
18、收发存月报 报警数据 图8 系统逻辑模型 II 9系统边界和处理方式 （l）系统边界 输入边界产品出入库单、查询条件。 输出边界各种报表和查询响应输出。 （2）处理方式 新系统采用实时处理方式。 9 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 三 系统设计 1系统目标设计 1）方便的数据输入性能，良好的人机界面，尽量避免汉字和长字符串的人工重复输入（采用代码词组）。 2）灵活地查询性能，能快速实现多项产品输入数据和库存数据的查询。 3）考虑到工厂生产的发展，对新产品数据也能给予处理。 4）把目前基本上是“静态”库存管理变为“动态”管理，能随时提供库存现状信息（包括库存报警信息）。 2新系统功能结构图
19、 综合考虑改进后的系统逻辑模型（见图7）和设计的新系统目标的要求。设计新系统功能结构如图9所示。 库存管理 数据录入 数据查询 报表输出 产品目录维护 结束退出 入出库每每 出报打打增修退退 库库存笔笔 入表印印加改至至 数数入出数 库数收报产产 Access win XP 据据据库库 数据发警品品 录录查查查 据计存信品目 入询询询入 查算表息种录 询 每每累 日月计 数数数 据据据 查查查 询询询 图9 系统功能结构图 3. 新系统计算机信息系统流程设计 计算机化的信息系统流程如图10所示。图10中的处理框内标出了相应的程序名，其功能说明见程序模块设计说明书。 10 华商学院 管理信息系统
20、课程设计指导书 A 出入库单 cpsjsr Cp11.prg 产品修 新产品 cpdzb 改数据 数据 cprk cpxs A Cp21.prg Cp23.prg Cp41.prg Cp42.prg A X X X X A cpdm cprdats A cpkc cpbbjs Cp31.pr A A Cp32.prg Cp33.prg Cp24.prg XX 收发存 报警表 kcjc 汇总表 图10 新系统信息处理系统流程图 4代码设计 （1）产品规格代码设计 由于该厂在未来的几年内生产的产品品种不会超过十种，并且每种产品的规格也不会超过十种，因此，产品规格代码采用层次码，并用两位整数表示，设
21、计方案如图11所示，全部规格编码列于表8中。 规格顺序号 品种顺序号 图11 代码设计方案 11 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 表8 规格代码 规格代码 规格 01 220V15W 02 220V45W 03 220V60W 04 220V100W 05 220V150W 06 220V200W 07 220V300W 11 220V4W 12 220V8W 13 220V16W 21 220V8W 22 220V20W 23 220V30W 24 220V40W （2）产品代码设计 产品代码用三位整数表示，设计方案如图12所示。表9列出了全部产品的代码。 校验位 规格码 图11 代码
22、设计方案 表9 产品代码表 产品代码 产品名称 规格代码 规格 012 01 灯泡 220V15W 024 02 灯泡 220V45W 036 03 灯泡 220V60W 048 04 灯泡 220V100W 050 05 灯泡 220V150W 061 06 灯泡 220V200W 073 07 灯泡 220V300W 115 11 节能灯 220V4W 127 12 节能灯 220V8W 139 13 节能灯 220V16W 218 21 日光灯 220V8W 220 22 日光灯 220V20W 231 23 日光灯 220V30W 243 24 日光灯 220V40W 12 华商学院
23、管理信息系统课程设计指导书 产品代码中的校验位a值的确定方法如下： 3 a=取（3a2a）/11的余数 312 例如： a a a 123 2 4 3 X） 3 2 6 8=14 则a（14/11）的余数=3 3 当余数为10时，则按a=0处理。 3 5系统物理配置方案设计 本系统采用单机单用户操作方式，基本配置如下； 机型： COMPAQ48640 软驱：双软驱动器 硬盘：540MB 内存：8MB 显示器：VGA 打印机：Star CR3240 软件：Foxpro 2.5 for Windows 3.1（汉化）。 机器安装在仓库办公室。 6输出设计 本系统的报表输出格式设计成表10表12的形
24、式（表中的数据为试运行结果数据） 表10 产品名称 单位 规格 上月结存 本月入库 本月出库 本月结存 不变价金额（元） 214700.00 64400.00 150300.00 现行价金额（元） 250400.00 75160.00 175240.00 数量合计 44500 19300 25200 2000 1000 1000 灯泡 只 220V15w 1500 1000 500 灯泡 只 220V45w 3000 3000 灯泡 只 220V60w 12000 11800 200 灯泡 只 220V200w 3000 2500 500 节能灯 只 220V4w 3000 3000 节能灯
25、只 220V8w 2000 2000 日光灯 只 220V8w 14000 14000 日光灯 只 220V20w 4000 3000 1000 日光灯 只 220V30w 表11 超储产品 产品代码 产品名称 库存量 最高储备 超储量 220 14000 10000 4000 日光灯 13 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 表12 不足产品 产品代码 产品名称 库存量 最低储备 不足储备 024 500 600 100 灯泡 048 0 400 400 灯泡 050 0 400 400 灯泡 061 200 300 100 灯泡 073 500 1000 500 灯泡 115 500 1
26、000 500 节能灯 139 0 1000 1000 节能灯 24 0 1000 1000 日光灯 7存储文件（数据库）结构设计 由于本系统的应用程序全部用Access编写，因此，存储文件的结构设计就是指 .DBF表文件的结构设计。 （1）设计规范 库文件名称和库字段变量名称规范分别如表13和表14所示。 表13 库文件名称 序号 文件名称 标识符 备注 1 CPDM.DBF 产品目录库文件 2 CPDZB. DBF 产品单位及规格代码表 事先建好 3 CPSJSR.DBF 出入库数据输入暂存文件 4 CPKC.DBF 各种产品每日库存累计文件 5 CPRK.DBF 各种产品每日每笔人享文件
27、 6 CPXS.DBF 各种产品每日每笔出库文件 7 CPRDATA.DBF 各种产品每日入出存累计文件 8 CPBBJS.DBF 报表计算辅助文件 9 CPBB.DBF 备品报表文件 10 KCJC.DBF 库存报表数据文件 表14 库文件字段变量名规范 序号 字述名义 标识符 备注 1 BBJ 产品不变价格 2 BBRQ 日期 3 CPDM 产品代码 4 CPMC 产品名称 5 CPIJK 代码为ijk的产品库存量 i=0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 j=0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 k=0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 6 DWDM 产品单位代码 7 DW 产品组
28、位 8 GGDM 产品规格代码 9 GG 产品规格 10 JC 产品库存超储或不足 取值“超储”或“不足” 11 KCSL 产品库存数量 14 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 12 KCRQ 日期 13 LJRK 累计入库量 14 LJXS 累计总出库量 15 LSSL 产品零售数量 16 PFSL 产品批发出库数量 17 RKSL 产品入库数量 18 RQ 日期 19 XXJ 产品现行价格 20 ZGCB 产品最大储备量 21 ZDCB 产品最小储备量 （2）各个库文件结构设计 本系统中建立的10个数据库（.DBF）文件结构如表1524所示。 表15 产品单位及规格代码库（CPDZB.
29、DBF）结构 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 DWDM Character 1 2 DW Character 4 3 GCDM Character 2 4 GG Character 10 表16 产品目录库（CPDM.DBF）结构 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 CPDM Character 3 2 CPMC Character 18 3 DWDM Character 1 4 DW Character 4 5 GGDM Character 2 6 GG Character 10 7 BBJ Numeric 7 8 XXJ Numeric 7 9 ZGCB Numeric 7
30、 10 ZDCB Numeric 4 表17 产品出入库数据暂存文件（CPSJSR.DBF）结构 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 RQ Date 8 2 CPDM Character 3 3 RKSL Numeric 6 4 LSSL Numeric 6 5 PFSL Numeric 6 15 华商学院 管理信息系统课程设计指导书 表18 各种产品每日入库累计文件（CPRK.DBF）结构 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 RQ Date 8 2 CPDM Character 3 3 RKSL Numeric 6 表19 各种产品每日销售出库累计文件（CPXS.DBF）结构 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 RQ Date 8 2 CPDM Character 3 3 LSSL Numeric 6 4 PFSL Numeric 6 表20 各种产品每日库存量累计文件（CPKC.DBF） 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 KCRQ Date 8 2 CP012 Numeric 8 3 CP024 Numeric 8 4 CP036 Numeric 8 5 CP048 Numeric 8 6 CP050 Numeric 8 7 CP061 Numeric 8 8 CP073 Numeric 8 9 CP115 Numeric 8
