1、中国美术学院学生档案管理办法中国美术学院毕业生就业指导服务中心doc中国美术学院学生档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强我校学生档案的管理，使学生档案管理工作更加规范化、制度化、科学化，根据中华人民共和国档案法、普通高等学校学生档案管理办法以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合我校具体情况，特制定本办法。第二条 学生档案是记载学生在校期间的思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的主要材料，是全面考察了解学生在校表现的主要依据。第三条 学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务”的基本原则，坚持维护档案真实性、完整性和保密性的工作方针，实施两级管理体制，学生处是学校学生档案管理的
2、主管部门，由学生处制订办法并统一组织实施管理。各教学单位具体负责管理本系学生档案，接受学生处的指导、监督和检查。第四条 本办法适用于全日制普通本科生和研究生的档案管理。高职学院学生档案的管理工作，参照本办法执行。 第二章 学生档案的收集第五条 新生入学时，其档案由学校招生办公室统一接收后，移交至有新生的各教学单位。基础教学部在第二学年开学初按学生的专业流向将学生档案整理后，移交到各教学单位，并填写“学生档案交接登记表”。第六条 各教学单位应指定专人负责学生档案的移交和接收工作，移交和接收工作应在学生入学后一个月内完成。第七条 各教学单位在移交和接收档案时必须清点并记录所缺档案，同时要及时通知学
3、生本人协助学校向档案所在地催寄档案。在每年新生报到后两个月内，各教学单位须将“新生缺档登记表”报学生处备案。第八条 各教学单位应建立学生档案名册，如中途有转入转出档案，须及时填写“学生档案交接登记表”，登记注册。第九条 每学年结束后，各教学单位应以年级为单位，将上学年度形成的档案材料进行整理并归入学生档案。档案材料的整理和归档工作应在开学后一个月内完成，毕业生档案材料的归档工作应在毕业生离校前完成。第十条 档案材料应真实、完整、文字清晰，档案材料不得涂改。档案材料须由组织部门审查盖章的，应加盖公章；个人文字材料应有本人签字。档案材料应用碳素墨水或蓝黑墨水书写，以便长期保存。第三章 学生档案的内
4、容第十一条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案符合国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容：（一）招生材料：学生参加高考而录取的档案材料；（二）毕业材料：高等学校毕业生登记表、毕业生体检登记表、毕业生报到证副联；（三）学业材料：学习成绩登记表以及专业（教育）实习鉴定表、论文（设计）评审表、学位证明以及休学、退学、转学、转专业、出国等证明材料；（四）奖励材料：学生在校学习期间获得的校级及其以上奖励材料；（五）处分材料：学生在校期间因违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分、处理材料；（六）贷款材料：申请国家助学贷款有关材料；（七）组织
5、材料：学生在校期间加入中国共产主义青年团以及加入中国共产党的有关材料，包括入团、入党申请书、外调材料、思想汇报、入团、入党志愿书、转正申请书等；（八）日常行为表现材料：学生登记表、历年学年总结鉴定表、学生诚信档案等；（九）可供组织参考的其他应当归档的材料。以上材料在校期间一经形成，应即时归档。第十二条 对于定向和委培研究生，除第十一条所规定的档案材料以外，还应根据合同规定将毕业证书归入其档案，转递到定向或委培单位。 第四章 学生档案的保管第十三条 档案的日常保管应做到规范、安全与严格。（一）档案必须专人管理，存放在档案柜内并上锁；（二）学生档案按年级、班级、学号排列，在固定位置存放，做到专柜保
6、存；（三）做好档案柜内防盗、防光、防火、防潮、防漏、防蛀等安全保卫措施；（四）档案柜钥匙须由专人保管，管理人员应严格遵守保密原则，妥善保管档案。 第五章 学生档案的使用第十四条 因工作需要使用学生档案须征得所在教学单位分管学生工作领导的同意，并填写“学生档案使用申请表”。第十五条 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，查阅档案人员须在规定地点查阅，并履行登记手续。查阅学生档案时，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。不得将档案拿出室外，不得向无关人员或向外公布档案内容。凡要摘抄档案内容的，必须征得管理人员同意，并在档案查阅登记表上作记录。第十六条 校内各单位或外单位人员因工作
7、需要要求查阅学生档案，必须出具个人有效证件和单位介绍信，办理有关申请登记手续，填写“学生档案使用申请表”，方可查阅。确因工作需要复制学生档案材料，须经所在教学单位分管学生工作领导批准，方可复印。学生不得查阅本人或他人档案。第十七条 学生档案一律不得外借。第十八条 阅档人员不得查阅或借阅其亲属的档案。第十九条 管理人员应始终在查阅现场并及时检查归还档案材料是否完好无损。第六章 学生档案的转递第二十条 学生升学、转学、退学、出国或死亡后，其档案按以下规定办理：（一）升学、转学的学生档案按学生升入、转入的学校转寄。（二）保留学籍出国在协议期满后未办理复学手续、退学、开除学籍等学生的档案转回生源地。（
8、三）在校期间死亡学生的档案，在学校保留5年后予以销毁。第二十一条 学生学籍在校内变动后档案的转递：（一）学生原所在教学单位依据学校有关转专业等学生学籍变动规定，及时将变动学生档案转入学生所转入的教学单位。（二）转出转入的学生档案材料必须完整齐全，严禁扣留材料或分批转出转入。第二十二条 毕业生档案的转递：（一）毕业离校前已落实就业单位或办理人事代理的毕业生，在其离校后十日内，由各教学单位按专业以学校制订的就业方案顺序把毕业生档案送交毕业生就业指导服务中心，毕业生就业指导服务中心在一周内寄送给就业单位人事部门或上级主管（人事代理）部门。档案寄送地址依据协议书“档案转寄详细地址”栏所填信息。（二）毕
9、业生在报到后一个月内（毕业当年9月底前），务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，应在毕业当年10月份以前与学校联系查询事宜。（三）未落实就业单位的学生或被用人单位退回的毕业生，其档案转回生源所在地人事局或人才交流中心。第二十三条 学生档案原则上应通过机要转递，也可由接收单位派专人领取。学生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的，应由档案接收单位出具证明，由学生本人到档案管理部门办理自带手续。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的，由学生本人承担责任。第七章 附 则第二十四条 学生档案管理工作人员在进行档案材料的收集、借阅、归档、转递等工作时，必须严格履行本办
10、法的有关规定。任何单位或个人无权截留或扣发学生档案。第二十五条 对违反档案管理的学校工作人员，由主管部门进行批评教育，责令改正；情节严重的，由学校纪检监察部门给予党纪政纪处分；构成犯罪的，移交司法机关依法处理。第二十六条 本办法自发文之日起开始施行，凡与此文件不符的其他规定，以本文为准，由学生处负责解释。附件1：新生缺档登记表中国美术学院 级新生档案缺档情况登记表教学单位名称:序号姓名学号专业班级性别籍贯备注 教学单位档案负责人（签字）： 教学单位盖章附件2：学生档案材料交接登记表中国美术学院学生档案材料交接登记表材料名称： 专业名称班级名称应交人数实交人数备注缺交人名单：移交人：（签名） 接收人：（签名）移交时间： 接收时间：移交单位（盖章） 接收单位（盖章）附件3：学生档案使用申请表中国美术学院学生档案使用申请表 编号：申请人姓名所属单位联系电话申请理由申请人签字： 年 月 日申请使用学生档案的名称和内容所在院（系）领导审批意见负责人签字： (公章) 年 月 日办理情况经办人签名： 年 月 日备注备注：“申请使用学生档案的名称和内容”一栏由档案管理人员填写。
