1、管理与人事行政管理制度通用行政管理制度一、公文管理制度二、保密管理制度三、接待管理制度四、会议管理制度五、办公基础设施及办公环境管理制度六、公章管理制度七、计算机使用管理制度八、出差管理制度九、公车管理制度十、工装管理制度十一、库房管理制度十二、固定资产管理制度十三、采购管理制度十四、接待管理制度十五、饭堂管理规定十六、督导管理制度公文管理规定一、目的 为了统一和规范公司公文处理管理工作，建立科学、合理、规范的公文处理程序，使公文处理准确、及时，提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际情况，特制订本规定。 二、适用范围 公司决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示
2、、批复、公函、会议纪要等。 三、职责 （一）人事行政部是公文的归口管理部门，负责公文统一收发、分办、传递、用印、归档和销毁。 （二）各职能部门根据实际工作需要，依照公司的公文处理规定统一格式化、规范化予以执行。 四、公文种类 （一）公文类型 公司内部公文分为红头文件、公司级文件、部门级文件三大类。 1、红头文件适用于公司发布的文件；公司组织架构、组织变更、管理人员任免；重大奖惩事项；重大活动事项；公司级规章制度颁布实施等应由全公司知悉的行政性公文及对外公文。红头文件统一由公司人事行政部印发，由相关人员编制，相关领导签发。 2、公司级文件包括红头文件外的应由全公司员工知悉的经营管理类文件资料。由
3、各部门根据部门工作职责、跨部门管理要求或领导授权起草，送人事行政部审核，报总经理审批，人事行政部负责印发。 3、部门级文件包括各部门范围内适用的，仅由本部门员工知悉的，或只需相关部门协作（如工作联系函）、相关领导批复（报告、请示等）的经营管理类文件资料。部门级文件由各部门起草，部门领导审核，总经理审批，部门自行印发。 部门文件不得与公司级文件相抵触，相抵触的部门文件无效。 四、公文主要具体形式 (一)请示。向上级部门请求请示、批准的事项； (二)报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项； （三）决定。对公司重要事项或重大活动作出安排； （四）决议。经过会议讨论或议定，要
4、求贯彻执行的事项； （五）批复。上级答复下级的请示事项； （六）通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项； （七）通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项； （八）通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况； （九）函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准； （十）会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。 （十一）公司的专用公文 除以上公文外，公司还有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等对外的专用公
5、文。 五、公文格式 规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/部门、印发单位/部门等部分组成。 （一）发文字号，包括单位代字、年份、序号。凡以公司名义印发至各部门的公文，其发文序号统一由人事行政部编制。（二）公文秘密等级，分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 （三）公文缓急程度，分为“普通”、“急件”、“特急”。 （四）公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关、公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （五）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。（六） 公文
6、除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。 （七）公文的成文时间，以印发的日期为准。 （八）公文的文字，从左至右横写、横排，发文统一用简体字。 （九）公文的纸型，统一采用国际A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧四分之一处装订。 （十）以公司名义发文，要求采用相应的公司信签纸，并加盖相应的印章。 六、公文行文原则 （一）各部门的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送越过的单位/部门。 （二）凡是公司对外发文可用“*周字【年份】*号”。 （三）公司发布的决定、决议、通告、通知、通报、批复；颁布的规章制度、管理办法和操作规程等
7、用“*周字【年份】*”。 （四）公司的报告、请示等用“*周字【年份】*”，上行文应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。“报告”中不得夹带请示事项。 （五）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位/部门，切勿多头主送。如需同时送其他单位/部门，应当用抄送形式。 （六）受双重领导的单位（或部门）向上级单位请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位/部门负责答复。 （七）精简公文。对可发、可不发及能用内部局域网络、面谈等方式解决问题的，不需行文。 （八）向下级单位的重要行文，应当同时抄报直接上级单位。 （九）公文格式及字体规格文号：四号，仿宋GB2312,左齐，1.5倍
8、行间距，段前段后0行。标题：小二号，黑体，居中，1.5倍行间距，段前1行，段后1.5行。 抬头：小三号，仿宋GB2312，左齐，1.5倍间距，段前段后0行。 正文：小三号，仿宋GB2312，1.5倍行间距，段前段后0行，首行缩进2字符。1、正文中的结构层次序数：第一层为“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“（1）”。2、附件：四号，仿宋GB2312，1.5倍行间距，段前0.5行，首行缩进2字符。正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。3、落款/成文时间：四号，仿宋GB2312,左齐，成文时间以领导签发日期为准，段前段后0行。4、成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具
9、有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。5、印章：证实发文应加盖印章，印章需“骑年压月”。6、抄报、抄送：四号，仿宋GB2312,左齐，段前段后0行。七、公文收文处理 （一）公文的签收与分送 1、签收登记。收到文件后，由文件管理人员签收后进行清点、登记。登记的内容包括：收文日期、文号、标题、来文单位、份数等。其后的处理过程也应在登记薄上作简要记录； 2、启封。登记完成后，交由收件人亲启或者统一由专人启封拆阅； 3、摘编。由文件管理人员对部分重要文件进行加工，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。 （二）处理公文 1、公文处理具体程序 2、由文件
10、管理人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供董事长审核定夺； 3、批办。总经理批示办理意见； 4、承办。相关工作人员按批办意见具体承办公文所针对的事务和问题； 5、注办。承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 （三）组织传阅与催办查办 1、组织传阅。少数外来公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。传阅部门或个人在传阅后将意见工整、清晰地写在公文传阅单相应的栏目内，阅件人须签注姓名与日期，公文传阅期限为一个工作日； 2、催办。由人事行政部根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查； 3、查办。由人事行政部对重要公文实际执行情况所进行
11、的核查协办工作。 （四）公文归档 1、公文处理完毕后三天内，交由公司人事行政部归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，整齐存在文件柜内。 2、公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交办公室档案员登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。 3、任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。 4、销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。 八、公文发文处理 发文处理是指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、编号、打印、校对、签发、印制、用印、登记、分发等程序。 （一）拟稿。 1、拟稿
12、一般按照职能部门分工负责原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。 2、 公文拟稿应采用A4纸型，同时必须提供电子版文件；会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔签署意见，签名应写清姓名、审批日期。 3、凡以公司名义制发的公文，其发文字号为：*周字【年份】*号。（二）公文的期限及效力 1、在起草公文,尤其是对某些正在执行的规章制度、条例、通知、通告、细则、办法等进行修订，或新出台公文与原来相关公文有覆盖、修订、补充、改变时，要视情况分别注明是补充，还是原文件从某年某月某日开始废止；新文件从此时开始执行。 2、对于废止文件存放至追诉期后
13、再视情况销毁与否。 （三）公文审核 1、公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，并签名后送人事行政部。 2、各类发文在送人事行政部后，由人事行政部负责核稿把关。 3、核稿工作要求。审核文稿与已发文件的口径是否一致；审核文稿内容是否需要行文；审核文稿内容是否符合有关政策；审核文稿内容部门间的一致性；审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行；审核文稿格式是否符合有关规定，文字表达是否准确精练，专用术语和人名、地名、引文是否正确，标点使用是否正确，文字书写是否规范；审核公文主送、抄送单位，内部发送范围是
14、否恰当等等。 4、人事行政部如对文稿做较大的改动，应征求主办部门的意见；对不合格的文稿，人事行政部有权退回拟稿部门进行修改。 5、如涉及公司收费政策、招商政策，对商户的管理政策及重大改变，建议报总经理审核，方可上报与发函。 6、发文需会签的，应由拟文部门送有关部门会签后，再交人事行政部核稿。审核的重点是：是否符合有关法律、法规，是否与有关部门会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本制度等。根据来文拟办的文稿，必须把来文原件附在文稿后。 （四）发文编号、打印、校对、盖章、分发。 1、公文打印、编号由人事行政部负责。密级公文要指定专人打印，并根据先急后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安
15、排。急件随到随办。 2、公文校对由人事行政部负责。属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。 3、公文盖章按公司印章管理规定办理。 4、公文分发。公文发放范围由拟稿人提出，公司相关领导审核确定。由人事行政部指定人员统一发放，要求接收部门签收并注明时间。 九、公文的处理时限、承办和催办。 （一）人事行政部从收到文件到送阅的处理时限为一个工作日；对拟发文稿的处理，包括核稿、审核、公司领导阅批和打印发送，其时限一般为二个工作日。 （二）各部门的处理时限。对传阅件来文，传阅部门的处理时限一般为一个工作日；
16、请示件来文，主办部门的阅办时限一般不超过二个工作日，会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日。对转发的文件，直接转发的公文，主办部门的拟文时限为一个工作日；转发公文需研究相应措施，或结合本公司实际提出贯彻方案的，主办部门的拟文时限为二个工作日。上述公文处理，如有特殊情况可适当延长，但急件要随时处理。 （三）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。如利用计算机、传真机等电子形式传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机等电子形式传输。 十、公文归档和销毁 （一）公文办结后，人事行政部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料的正本，按规定归档。 （二）各部门对
17、本公司发出或签收的各类公文指定专人负责，实施分类管理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。 （三）秘密、机密、绝密文件资料的复印件视同正式文件资料，阅办后须按规定保管、归档或销毁。 （四）公文归档应当根据其相互联系，特征和保存价值分类整理归档，要保证档案齐全、完整，个人不得保存应当归档的公文。 （五）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由指定人员（要求至少二人）监销，保证不丢失、不漏销。 （六）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 （七）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交
18、、清退，个人不得保存文件。 保密管理制度为保守公司秘密，维护公司的合法权益不受侵犯，保证公司正常经营管理秩序特制定本制度，一、公司秘密是关系公司权利和权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。二、公司全体员工都有保守公司秘密的义务。三、公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。四、对保守，保护公司秘密以及改进保密技术，措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。五、公司秘密包括下列秘密事项：（一）公司重大决策中的秘密事项；（二）公司尚未付诸实施的经营战略，经营方向，经营规划，经营项目及经营决策；（三）公司内部掌握的合同，协议，意向书及可行性报告，重要会议记录；（四）公司
19、财务预，决算报告及各类财务报表，统计报表；（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；（六）公司员工人事档案，薪资待遇，劳务性收入及资料；（七）公司客户的相关资料；（八）其他经公司确定为应保密的事项。六、公司机密分为绝密，机密，秘密三个等级。（一）绝密是最主要的公司秘密，一旦泄露会对公司的权益造成特别严重的损害。（二）机密的主要的公司秘密，一旦泄露会对公司的权益造成严惩严重的损害。（三）秘密是一般的公司秘密，泄露会对公司的权益造成损害。七、公司秘级的确定（一）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝秘级；（二）公司规划，财务报表，统计资料，重要会议记录，公司经营情况，客户
20、档案资料为机密级；（三）公司人事档案,合同,协议,员工工资性收入,尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级；（四）属公司秘密事项但不能标明密级的,通过口头通知,传达接触范围的人员。八、属于公司秘密的文件,资料,应当依据本制度第六条,第七条之规定标明密级,并确定保密期限,保密期限届满,自行解密。九、属于公司秘密的文件,资料和其他物品的制作,收发,传递,使用,复制,摘抄,保存和销毁,由公司人事行政部执行;采用电脑技术存取,处理,传递的公司秘密由电脑使用者负责保密。十、对于密级的文件,资料和其他物品,必须采取以下保密措施:（一）非经总经理及特别授权人员批准,不得复制和摘抄.（二）收发,传递和外出携带
21、,由指定人员负责,并采取必要的安全措施。（三）在设备完善的保险装置中保存。十一、属于公司秘密的设备或商业机密，由公司指定的专门部门负责，并采取相应的保密措施。 十二、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。十三、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办方应采取下列保密措施:（一）选择具备保密条件的会议场所;（二）根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定;（三）依照保密规定使用会议设备,管理会议文件;（四）确定会议内容是否传达及传达范围.十四、不准在私人书信和通讯中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论-公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密
22、.十五、公司员工发现公司秘密已经泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理或相关领导,由其及时作出处理.十六、出现下列情形之一, 给予警告处分；（一）泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的:（二）违反本制度第十一条, 第十二条,第十三条,第十四条,第十五条规定的:（三）已泄露公司秘密但采取补救措施的;十七、出现下列情形之一的, 予以辞退并罚款五千元并酌情赔偿公司因此受到的经济损失直至追究其刑事责任:（一）故意或过去泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的;（二）违反本制度规定,出卖公司秘密的;（三）利用职权强制他人违反保密规定的.十八、本制度规定的泄露是指下列行为之一;（一）使公司秘密
23、被不应知悉者知悉的;（二）使公司秘密超出限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的.接待用语规定一、敬语：接待是比较正式的场合，应尽量使用敬语。主要包括：您、请、贵方、阁下、请多指教、包涵、请稍等、谢谢、对不起、再见。二、文明用语：（一）问候招呼时：早上好、您好、晚安！（二）感谢时：谢谢、十分感谢！（三）歉意时：对不起、请原谅！（四）应答时：没关系、不客气、是我应该做的。（五）推托时：很遗憾、不能帮您的忙、谢谢好意。（六）送客时：再见、欢迎下次光临。三、服务工作中的基本用语（一）接待时：欢迎您、欢迎光临！（二）接受吩咐时：是的、明白了、清楚了。（三）向客人道歉：实在对不起。（四）业主向你致
24、谢时：请别客气、很高兴为您服务、这是我应该做的。（五）不能立即接待时：请稍等一下。（六）对待稍等的客人打招呼：对不起、让您久等了。四、服务忌语（一）顾客咨询时，禁止说：1、不知道。2、我不懂(会)。3、我不管，你打电话去别处问。4、不是告诉你了吗怎么还不明白。5、有完没完。6、电话已经接通了，快讲话。7、我只是接受咨询的，你找我也没有用。（二）业务忙时，禁止说：1、急什么，慢慢来。2、我一直忙着，你等下打过来。3、不是已经和你讲过了，还要问。（三）计算机(线路)暂时出现故障时，禁止说：1、机器坏了，暂时查不了。2、明天再来吧。3、机器坏了，又不是我的原因，你等等吧。（四）业主对前台机(线路)经
25、常出现故障抱怨时，禁止说：1、我有什么办法，又不是我让它坏的。2、这是电信局的事，有意见找电信局去。3、我怎么知道什么时间能修好啊。（五）受到批评时，禁止说：1、有意见找领导去。2、我的态度就是这么样，你能怎么着。3、有意见簿，写意见去。4、愿上哪告上哪告。5、你可以投诉，尽管去投诉我(他们)好了。（六）临近下班时，禁止说：1、别进来了，该下班了。2、怎么不早点来。会议管理制度一、目的为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。二、职责（一）人事行政部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到人事行政部登记备案。（二）会务工作
26、主要由人事行政部承办；其他部门主办或召集的会议，人事行政部应予协助。 （三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，其它会议资料由人事行政部管理部整理、分发、立卷、存档。三、会议分类（一）公司周、月、季度例会制度 1、主持与记录：由人力资源部召集，总经理主持，人事行政部进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。 2、召开时间：（1）周例会：每周一上午10点；（2）月例会：每月最后一周上午10：00;（3）季度例会：每年三月、六月、九月最后一周上午10:00；3、参加人员：为公司各部门主管，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人事行政部请假。 4、会议内容： （1）公司日常运作情况的总
27、结；（2）各部门汇报上周、月、季度工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题；（3）与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。（4）各部门对下周、月、季度工作的计划；（二）其他会议1、公司年终总结表彰大会总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由人事行政部具体组织实施。2、各专题会议相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理中对专项工作进行讨论、布署和总结。3、员工发起的会议公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由人事行政部将会议纳入临时会
28、议的范围，并由总经理批准。四、会议召开（一）会议安排：1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议报人事行政部，由人事行政部进行统一安排，方可召开。2、人事行政部每月统一编制例会会议计划。3、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请人事行政部调整会议计划，未经人事行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。4、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5、会议一经确定，与会
29、人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。（二）会议的准备：1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由人事行政部提前做好投影设备连接调试工作；2、会议之前，人事行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；3、特别重大会议，应由人事行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：（1）会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；（2）会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发
30、）；（3）会议场所布置；（4）会议服务人员的安排；（5）会议签到；（6）会后事项安排。（7）会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。（三）会议召开及传达：1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。5、与会人员必须用正式的会议记
31、录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，人事行政部将不定期抽查与会人员的会议记录。6、公司会议的会议纪要由人事行政部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。7、会议结束后人事行政部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由人事行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。（四）会议纪律1、要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。2、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志
