1、苏州工业园区档案馆档案接收进馆标准苏州工业园区档案馆档案接收进馆标准苏州工业园区档案馆档案接收进馆标准为保证进馆档案质量，实现馆藏档案管理规范化和标准化，更好地为党和国家积累档案史料，为社会提供服务。根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和江苏省档案管理条例等有关法律、法规，结合园区实际，制定本馆档案接收进馆标准。一、总体要求进馆档案应当保持全宗的完整性，一个立档单位形成的各种门类和载体的档案作为一个整体，不得分散割裂。全宗内所有文件材料应收集齐全，分类科学，整理规范。二、按全宗整理移交档案（一）属于我馆接收名录内的单位，符合接收档案范围的具有永久、长期（30年）保存价值的档案
2、，以全宗为单位经系统整理后，按规定向档案馆移交。（二）凡反映单位主要职能活动以及单位主办或承办的重大活动中产生的具有科学研究和查考利用价值，需要长期以上保存的各种门类和载体的档案，均应收集齐全，确保全宗的完整，经过系统整理后，按规定向档案馆移交。三、全宗内档案和资料进馆范围（一）文书档案;（二）科技档案；（三）专业档案和业务档案（档案馆与移交单位协商确定）;（四）特载档案，包括照片、光盘、实物等档案（荣誉档案要求获市级及市级以上荣誉）;（五）各类编研材料，包括各种公开或内部发行的出版物、年鉴、大事记、组织机构沿革和重要文件汇编等。四、进馆档案文件材质要求（一）文件形成程序规范、签署完备、内容准
3、确，字迹清楚、图样清晰、图表整洁。归档文件需采用耐久性强的字迹材料，统一使用A4幅面的纸张，不得使用二次用纸，符合国家规定的文件质量要求，保证文件能够永久保存。（二）通过OA推送的电子文件，有对应纸质原件的留存纸质原件，无纸质文件的需要打印一份纸质文件归档（并加盖公章）。未经OA流转的文件保留纸质原件，无原件且确实需要留存参考的保留复印件。（三）本单位的发文以及涉及本单位组织机构、人事任免等重大事项的收文必须保留盖有公章的纸质原件归档。（四）档案文件中无废纸和易锈蚀、易氧化的金属物，无不符合规范的装订用品。非标准纸张在不影响其日后使用的前提下托裱、折叠为A4幅面。五、档案门类划分和档号编制（一
4、）全宗内档案应根据本单位制定并经园区档案管理中心审查同意后的档案分类方案科学划分档案门类，档案分类方案应保持一致性和稳定性，不能随意变动，要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，层次分明，归类准确。（二）文书档案一般采用“年度保管期限机构”三级分类；科技档案、照片档案、光盘档案、实物档案一般采用“问题年度”二级分类；专业档案一般采用“问题年度”二级分类，业务档案一般采用“问题年度保管期限”三级分类，专业和业务档案的分类应符合本系统业务主管部门的要求。（三）档号编制规范，满足唯一性、合理性和稳定性的基本要求。档号编制规则、档案门类代号和保管期限代号与苏州工业园区数字档案室信息平台内置规则保持一致。
5、六、档案价值鉴定（一）全宗内档案应根据本单位制定并经园区档案管理中心审查同意后的归档范围和保管期限表准确鉴定文件保管期限。（二）本单位制定的归档范围和保管期限表符合机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）、企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局10号令）等规范要求，价值鉴定准确。七、档案整理要求全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。档案整理遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。（一）以“件”为单位的整理要求为了简化整理，一般成套性不强的档案以“件”为单位整理（如：文书档案、婚姻档案、拆迁档案等）。1原则上每
6、份文件单独作为一件归档。请示与批复；正本与拟稿纸、定稿（包括历次修改稿）；正文与附件；收文与文件处理单；转发文与被转发文；原件与复制件；同一问题、同一会议、同一案件的文件；同一年度的会议记录、介绍信存根等应一起作为一件。2采用一文一件的方式整理的档案需加盖档案归档章，编写页号。归档章包括全宗号、年度、保管期限、机构/问题、件号和总页数六项。3根据数字档案室中的著录字段要求进行编目，著录项包括全宗号、年度、保管期限、机构/问题、件号、文号、题名、责任者、文件日期、页数和备注等字段。根据档号编制规则生成档号，著录项齐全、著录信息完整准确，满足按条目检索的要求。4薄的件采用直角装订或斜角缝纫装订、厚
7、的件采用三孔一线装订。以盒为单位填写盒内备考表。档案盒上填写全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构/问题和起止件号。（二）以“卷”为单位的整理要求 成套性、关联性强的档案一般采用立卷的方式整理（如：基建档案、会计档案、审计档案等）。1案卷由案卷封面、卷内目录、卷内文件材料和卷内备考表四个基本要素构成。案卷封面排列在案卷最前面，位于卷内目录之前；卷内目录排列在案卷封面之后，卷内文件材料首页之前；卷内文件材料从首页开始依次编写页号；备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。2案卷封面由档号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限和密级组成；卷内目录由序号、文号、责任者、题名、日期、页号和备注组成；卷内备
8、考表主要标明卷内文件的总页数，包括各类文字、图表、照片的数量，以及立卷人对案卷情况的说明，立卷人、检查人签名和日期3根据数字档案室中的著录字段要求分别著录案卷级和卷内文件级。卷内文件级著录项包括全宗号、年度、保管期限、案卷号、序号、起始页号、文号、题名、责任者、文件日期、页数和备注等字段。根据档号编制规则分别生成案卷级和文件级档号，著录项齐全、著录信息完整准确，满足按条目检索的要求。4以卷为单位整理的档案采用三孔一线装订。档案盒脊背上部粘贴四线格档号标签，下部粘贴案卷题名标签。（三）特载档案的整理要求照片、光盘、实物等特载档案的整理编目应与分类方案相统一，文字说明材料齐全、准确，著录字段与数字
9、档案室中的预设字段一致。照片档案以一册为一卷，卷内同一活动内排照片张号编写卷内目录，档案盒背脊粘贴四线格档号标签；光盘档案按张编目，一张为一卷，档号标签贴于光盘盒上；实物档案按件编目，一件为一卷，档号标签贴于实物档案背面。（四）专业档案和业务档案的整理要求各类专业档案和业务档案一般按照各系统条线规定执行，条线没有相关规定的根据专业档案或业务档案的特点，以便于保管和利用的原则，参照文书档案（一文一件）或科技档案（立卷）标准，确定整理方式。八、进馆档案质量要求各类进馆档案的质量应符合相应的国家、省、市和园区标准，符合行业相关业务规范。（一）文书档案符合归档文件整理规则（DA/T22-2015）和江
10、苏省归档文件整理规则实施细则（苏档规发20163 号）的相关要求。（二）科技档案（基建、科研、产品和设备）符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）。（三）专业档案和业务档案符合国家行业标准规范以及园区制订的专业档案和业务档案标准规范。会计档案符合会计档案案卷格式（DA/T 39-2008）和财政部第79 号令会计档案管理办法的要求。（四）纸质照片档案符合照片档案管理规范（GB/T 11821-2002），数码照片档案符合数码照片归档与管理规范（DA/T 50-2014）。（五）电子档案符合电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）。（六）光盘、
11、实物档案的整理、著录、编目符合数字档案室和园区档案馆相关业务要求。九、进馆档案信息化要求全宗内所有进馆档案要求实体与电子双套制进馆，所有进馆档案要均要进行数字化加工，并保证电子文件与档案文件目录一一对应。在移交纸质档案时，必须同时移交相应的电子档案数据光盘。（一）数字化方式和范围1文书档案、科技档案应全文进行扫描形成电子文件，有原生电子文件的与扫描件一并挂接归档。2专业档案和业务档案的数字化根据实际利用需要确定数字化范围，有特殊要求的应与园区档案管理中心商定后确定。3实物档案应采用扫描或翻拍方式形成电子文件。4数码照片采用原生电子文件归档，纸质照片采用扫描方式形成电子文件。（二）数字化参数要求
12、1纸质档案扫描采用彩色模式，分辨率不低于300dpi，保存为PDF格式，符合纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2017）。2纸质照片和实物档案扫描采用彩色模式，分辨率不低于600dpi，保存为JPG格式。3实物档案翻拍必须使用专业数码相机拍摄，设备传感器应达到APS-C以上，彩色模式拍摄，照片分辨率不低于1200万像素，保存为 JPG格式。（三）电子档案数据光盘电子档案数据光盘根据档号结构层次依次建立文件夹（如：文书档案2017年永久综合处），文件夹内的电子文件以档号命名（如：A01-2017-001-1-1.pdf）。十、档案检索工具编制要求（一）全宗内所有档案进馆时需同时移交与档案相
13、对应的检索工具一套。移交的归档文件目录、案卷目录和全引目录统一用A4纸打印，按照案卷、文件排列的次序排列，分保管期限装订。目录装订符合要求，有内封面、备考表和脊背标签，内容填写完整准确。（二）文书档案、实物档案、以“件”为单位整理的专业档案和业务档案按件编制归档文件目录；科技档案、以“卷”为单位整理的专业档案和业务档案按卷编制案卷目录和全引目录；照片档案按册编制案卷目录，一册为一卷；光盘档案按张编制案卷目录，一张为一卷。十一、全宗卷要求进馆单位编制的全宗卷符合全宗卷规范（DA/T12-2012）。全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。全宗卷包括全宗介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类和综合全宗卷九大类，内容主要包括组织机构沿革、全宗介绍、大事记、交接文据、档案分类方案、保管期限表、档案管理制度、利用档案典型事例等。十二、进馆标准的调整与解释上述标准解释权归苏州工业园区档案管理中心所有，档案管理中心将根据国家、省、市标准调整和执行情况，适时调整我馆档案接收进馆标准。 苏州工业园区工委管委会办公室 2018年2月9日印发
