1、人事行政管理手册人事行政管理手册作者：佚名 文章来源：本站整理 点击数： 8983 更新时间：2006-6-19 14:00:43 人事行政管理手册 销售部目 录第一章 手册的目的. 第二章 办公室管理制度. 2.1.1-1.12 行为规范. 2.2.1-2.4 着装规定. 2.3.1-3.7 电话及邮件管理. 2.5.1-5.14 办公用品及办公设备资产管理. 2.6.1-6.12 资讯管理. 2.7.1-7.10 会议管理. 2.8.1-8.9 印章管理. 2.9.1-9.6 钥匙管理. 2.10.1-10.7 用车制度. 2.11.1-11.9 档案管理. 2.12.1-12.9 保密制
2、度. 第三章 人事制度管理. 招聘工作入职手续员工转正考核工作流程员工内部调动工作流程员工离职劳动合同薪资制度考勤制度第四章 奖励制度. 第五章 违纪处分. 第六章 职业生涯发展. 第六章 职业生涯发展. 1.1手册的目的构筑先进合理的人力资源管理体系，体现“以人为本”的理念，在使用中培养和开发员工，使员工与企业共同成长。保持公司内部行政制度和程序的统一性和一致性，保证各项规章制度符合国家和地方的有关规定。为达到上述目标，销售部编制本手册，以此规范和指导有关人事行政方面的政策和程序。本手册将根据实践的发展不断充实和修订。销售部热忱欢迎员工提出修改意见。办公室管理制度目的 爲加强公司总部办公管理
3、，提高办公效率，降低办公成本，特制定本制度原则 办公管理贯彻“规范、效率、效益”的理念规范 以制度规范办公管理效率 有助于提高整体工作效率效益 减少资源耗费，降低成本行为规范2.1.1 注重办公室的整洁,安静,保持良好的工作环境与秩序;,两个或两个以上员工讨论问题时,须到会议室进行讨论,以免影响其他员工的工作；,串岗,聊天，不得讨论与公司业务无关的其他事情；2.1.4 不得参与对他人的非议,不得传播与工作无关的小道消息; 2.1.5 对工作中出现的问题需及时沟通,协商解决, 不得以争吵的方式来解决问题;,加强理解与沟通,各部门间需相互支持与合作,不得互相推诿.工作中相互协作,对其他员工的合理要
4、求,在力所能及的范围里,尽可能提供帮助;,做到对事不对人,而非对人不对事;,使用过的纸张,废物不得随意乱扔.每位员工负责清理并保持个人办公区域的干净整洁,井然有序; ,合理利用办公用品,复印纸张及办公设备;,注重使用方法,提高效率;,禁止使用公司电脑玩游戏；,吸烟须到指定地点. 着装规定,穿着端庄,整洁,大方,得体;，女员工在工作时间内不得穿着超短裙,不得浓装艳抹,不得将头发染成红,绿等怪异颜色;，注重体现个人的精神风貌;，每发现一次罚款50元.电话及邮件管理电话管理,抓住关键,并尽可能降低音量,上班时间内尽量避免拔打私人电话,禁止长时间拔打私人电话.私人电话的费用由员工个人承担;2.3.3
5、暂时离座时,同部门或邻座同事请主动接听来电并作好电话记录; 邮件管理2.3.4 对于一些重要的,保密的,紧急的文件可用特快专递寄发,对于一些不紧急的邮件请用挂号,平信或普通包裹寄发;,以免发生不必要的开支;, 请勿在公司邮件中加入私人邮件;2.3.7 邮件,快递的交寄由办公室人员负责经办. 公共图书,报刊管理报刊杂志管理,对以公司名义订阅的报纸、杂志, 将采用统一管理的办法,即将杂志统一存 放于收发室或保管员处，设立借阅登记薄，借阅时,根据要求填写相关内容后即可借走;归还时将杂志交还回负责人处,并作归还记录;,将会由收发室直接送到部门经理手中,同时在登记卡上登记,阅后请送还到保管人处,送还的杂
6、志也将采用上述的方式进行管理;,如果需要续借,请到保管人处重新登记,每个续借期为一个星期.个人若有特殊情况需要长期保留杂志,请在登记卡上登记.书刊保管, 如有破损请借书人主动提出并让负责人确认并做出证明;否则借书人将承担赔偿责任;,保持书刊的整洁及完整性; 书刊超过规定借阅时间,请主动办理续借或归还手续,避免书刊的遗失.对于遗失的书刊,借阅人应照价赔偿 办公用品及办公设备管理办公用品管理,各部门必须把本部门下月所需的办公用品预算清单报送销售部办公室文员处,办公室根据各部门所报预算按需购买;2.5.2 加强领用登记制度,所有办公用品及办公耗材的领用,须按实际领用数量作出登记并签字确认; 领用办公
7、用品注意事项,不得囤积和浪费;,如各种笔类;,须交还计算器,磁盘盒, 笔架,直尺,订书机等耐用物品;,需赔偿遗失物购置价格的50%后方可办理调动或离职手续;,办公室人员会在员工入职的第一日准备好相关办公用品后通知其前来领取;,需预领适量备用,避免由于耗材的不足而影响正常运作.办公设备、固定资产管理；，使用人先跟据具体内容详细登记后方可使用。，销售部办公室人员负责跟踪记载。，如因人为造成固定资产的损坏和丢失，使用人负责维修和赔偿。资讯管理Internet访问管理,需经部门负责人审批，经同意后方可浏览;,因非法操作所造成硬件和软件的损坏,视损坏程度的轻重进行赔偿;,但严禁登陆任何与工作内容无关的网
8、 站,尤其是涉及反动,色情,赌博,聊天,游戏等内容的网站;2.6.4 销售部及监察部负责员工上网情况的监控及定期检查, 发现有上述,将通知员工本人及其部门负责人,情节严重者,将给予通报批评并处以50100元罚款. E-mail系统使用管理;,严禁将邮件发给与邮件内容无关的人员; 卡通,动漫等与工作内容无关的信息;软件的使用,未经允许不得使用其他软件;,包括软盘,光盘, U盘,硬盘等,否则对设备的软,硬件造成 的损坏,一律由使用者承担; 未经销售部许可,任何人不得私自下载任何软件. 会议管理会议室管理,以便销售部合理安排,确保会议准时进行.,未经许可不得擅自将会议室内一切设备,物品等移至它处使用
9、.,将各自座椅归位,摆放整齐, 以便下个会议人员使用.2.7.4 最后离开人员请关闭所有电源,包括使用的电脑,投影仪等.若发现会议室内设备等物品不能正常使用时,应及时通知销售部.会议与接待，掌握会议主题、会议时间、会议地点、要求出席人员、与会人员应准备的材料等，及时通知到位，必要时留下通知记录。，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：会场准备与布置、会议记录、茶水供应、通讯服务、满足领导临时需求、与会者生活安排等。，打扫卫生，编制会议纪要等。，遵守员工文明礼仪规范，维护公司形象和利益；并根据来访意图正确及时引导来客与相关部门或领导会见。，供应茶水，并根据领导意图安排好生活。印章管理，应建
10、立印章管理台帐，对用印情况进行督导。公司各类印章均指定专人进行保管，暂定下列印章和相应保管人： 公司行政章、合同专用章由销售部经理保管。 公司财务专用章和法人代表章由财务部负责人保管。，注明用印人姓名、用印事由(内容)、用印日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。，须有总经理签发的文稿，方予用印。文件用印后，文稿连同加盖印章的两份正式文件存档保管。如发现文件不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正，送总经理签字后，方予用印并填写用印登记，方可加盖我司合同专用章，并将公司领导的批示连同已盖章的合同（协议）的原件和复印件一起存档；并要求合同内容完整，经办人签字。，销售部经理审批。，并按所
11、规定的时限交还。，要根据情节轻重予以处理。，并相应承担领导责任。，应向销售部申请刻制。如因部门变动停止使用时，应将原印章交管理部封存或销毁。钥匙管理，部门钥匙由部门负责人管理。，各部门大门钥匙分配一把。，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。，应立即向销售部报备。，并依类保管，以备急需。用车制度，如不出车时，司机须在自己的办公地点等待，车辆应停放在指定位置；，应有礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止，应做到安全行车，严禁酒后行车；出差
12、在外需加油的车辆应有用车申派单为凭；行车不遵守交通规则，违章罚款费用由行车司机本人自理；，如擅自交给无证人员驾驶而发生交通事故的，一切后果由其本人承担；，如特殊情况需外借的，须填写借车申请表，经行政部经理审批后方可借出，外借车辆原则上要由本公司司机驾驶，且该车在借出期间的过路费、油费由借车人承担；如发生意外则按实际情况，借车人应予以相应的赔偿。，应至销售部登记并经销售部经理签字同意后，司机方可发车。档案管理 为对公司的文件档案实行规范化管理，提高存档文件材料的质量，方便查寻和参阅，特制订本规定。本规定所指文件档案，为公司在经营活动中形成的以文件资料、传真、书信、图表、簿册、像片、录音带、电脑盘
13、片等载体记载的各种有价值的记录资料。文件资料的归档，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。，在归档之前,应根据该文件的时间、内容、形式和签发部门，进行准确分类。，对已经分类好的文件要登记、立卷，并填写详尽的卷内文件目录和案卷目录。机密文件另类归档。 保持联系，便于查找； 按重要程度或形成时间排列； 批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发件在前，被转发件在后；,并要求字迹清楚、无污损或残缺,特殊情况只能存复制件或残损件的,要在目录的备注档内注明原由。为使入卷的文件整齐、美观、方便查阅，文件的签发件和印发件可分开存放。公文资料：公司红头文件
14、、重要会议纪要、经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等等；人事档案：履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、担保函、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、照片、培训记载等等；财务档案：原始凭证、票据管理、各总分类帐、现金帐、报表等等；产品资料档案：企业产品标准、省检、批件、物价等产品资料，产品样盒及说明书。办公设备资料：电脑相关软件，打印机、传真机等驱动程序及说明书。其它：房屋租赁合同等。档案资料的管理，财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务部专人保管，员工人事档案及产品资料交由销售部统一保管。，需从档案管理部门借阅已归档的文件资料的，须经总经理或销
15、售部经理批准，机密文件应得到总经理批准，并办理登记手续。并必须在指定期限内归还；借走的文件不得涂改、复印、摘录、撕毁或转借他人。，对内容已发生变化并与新文件内容有出入或相抵触、有效期已过失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文件以及机密文件的草稿，在经档案管理部门负责人同意并报公司领导批准后集中予以销毁。保密制度，起草的密级稿件应注明“机密”或“绝密”，起草完毕后及时送交专职人员打印；密级件作废的稿纸不得随便摆放在桌上、纸篓里，应妥善保管，集中销毁。，应在材料封面打印上“机密”或“绝密”标注，无关人员不得站在周围观看；对于电子密级件要加密；密级件的校对，应由起草人负责，不得随便让
16、他人帮忙校对。，交接后应及时采取保密措施，不得随便放置。严格按控制范围传递文件，不得让非批准承阅人员接触。，不丢失、不损坏，同时对密级件又要进行保密。各部门的文件管理由相应责任人负责，下班或离开办公室时应锁好文件柜，把密级件妥善放好后才能离开；档案管理人员不得将自己的钥匙随便交给他人使用。，销毁时不得随便扔进纸篓，须焚毁，由二人监销，并做好登记。，遵守公司的保密制度，严守公司机密；不得与无关人员谈及或在公众场合谈及公司的机密内容；不得传播机密。，要妥善处理，及时上报。，视其情节可给予经济处罚、通报批评、追究法律责任等不同的处罚。人事制度招聘工作招聘目标，为公司选拔出合格、优秀的人才。，以保证招
17、聘工作满足公司需要并有效控制成本。招聘原则，将优先给予选拔、晋升。其次再考虑面向社会公开招聘。招聘政策 ，经公司总经理审批后方可进行。招聘流程，核查本部门各职位，根据公司整体业务计划，拟定人力资源需求计划，报公司销售部。，制定公司的招聘计划。招聘费用是指为达成年度招聘计划或专项招聘计划，在招聘过程中支付的直接费用。销售部应根据季度或专项招聘计划，对照以往实际费用支出情况，拟订合理的招聘费用预算，经副总经理批准执行。招聘周期指从销售部收到人力资源需求计划起，到拟来人员确认到岗的周期。每一职位的招聘周期一般不超过8周。有特别要求的职位，将视实际情况经用人部门与人力资源部协商后，适当延长或缩短招聘周
18、期。，分类，归档，按照所需岗位的职位描述做初步筛选。拟聘人员要经过销售部经理初试，再次筛选。，对初次面谈合格的人选进行二次面试和业务水平测评确定是否录用。；，销售部经理、副总经理审批；入职手续，销售部负责通知报到。，担保函必须由担保人本人填写（黑色碳素笔填写），报到时应提交：1寸彩照1张；毕业证书、身份证复印件各1份。，担保人单位要求为事业单位、教师、医生、公务员等。，在限定日期内到岗报到，人员到岗后，用人部门必须在当日回执上岗通知书，销售部以回执日期为起薪依据，无故在期限内未上岗报到，取消录用资格。，使其了解公司基本规定、工作知识等。，由部门安排参观部门，并介绍部门人员及其他部门相关人员。3
19、.3.3部门应在例会上向大家介绍新员工并表示欢迎。，培训内容包括：公司介绍、公司各项制度、业务基础知识知识等。新员工被录用后，一律实行试用期，试用期时间为三个月，试用期结束，新员工需呈报试用期工作总结和转正申请，由新员工的直接上级根据其试用期表现，对其进行全面评估。详见转正考核流程。员工转正考核工作流程员工转正考核工作流程目标，也是公司优化人员的一个重要组成部分。，转正考核流程的良好实施，可以为员工提供一次重新认识自己及工作的机会，帮助员工自我提高。流程2日前，由申请人提交员工转正申请，对试用期间工作内容进行自评。4日前，被考核人将员工转正申请交直接上级考核并写评语。直接上级在考评时要与该员工
20、进行面谈，其考核意见应得到员工的认可。6日前，销售公司总经理根据员工及其直接上级的意见，确定考核结果。考核不合格，予以解聘7日前，销售部根据总经理意见，给被考核人出具转正通知单，重要的职位变化同时在全公司范围内通告员工内部调动工作流程，合理使用组织人力资源。，使人尽其才，提高工作绩效和工作满意度。员工在聘用期内，公司可对员工的岗位作出下列变动：A. 外派根据公司有关规定和所属地办的业务需要，由公司派出人选担任其相关职务。B. 调岗因机构调整或业务需要，或为符合员工工作能力和发展意向，公司可安排员工调岗。C. 待岗当员工被认为绩效表现及工作能力不能胜任本岗位工作需要，经过培训仍无法达到要求时，部
21、门可向销售部提出安排其待岗。，并在批准后3个工作日内报备公司销售部人事专员处。部门负责人不批准员工或部门向销售部提出职/岗位调整申请，填写人事变动表流程图：面试未通过，由人事专员协调该员工的工作待岗两星期内，未能在公司内部安排该员工工作，则按离职流程办理。撤消申请或其他人事、员工所在部门、相关部门、员工共同协商原部门负责人根据其工作进行评估人事专员看其有无裂迹记录（档案中）用人部门对其进行面试面试通过，用人部门在人事变动表上签字按公司人员调动审批权限报批得到批准销售部发给员工内部调整通知。部门负责人批准员工办理工作移交手续，销售部作公司内调动通告员工离职目标：3.5.1离职流程管理是为了规范公
22、司与离职员工的多种结算活动，交接工作，以利于公司工作的延续性。，可以提高公司管理水平。审批权限，三个工作日内向销售部人事专员处备案。收到员工书面辞呈或提前一个月通知员工解聘流程图：由直接经理确定最后工作日并通知该员工于该日前往销售部办理离职手续安排离职面谈，填写员工辞职审批表问题解决，将员工辞职审批表存放入员工档案办理离职手续填写辞职员工交接手续表办公室：公司物品、文件资料、电脑及相关软、硬件、钥匙按公司审批权限进行审批财务部：（暂停工资发放，直到手续办理完毕）借款支票借款现金应发工资员工辞职审批表辞职员工交接手续表存档劳动合同，无特殊情况的合同期前3个月为试用期。A公司在聘用员工时，应要求被
23、聘用者出示终止、解除劳动合同证明或与任何用人单位不存在劳动关系的其它凭证，经证实确与其他用人单位没有劳动关系后，方可订立劳动合同，或另行签订“试工协议”B员工进入公司报到之日接受岗前培训，了解和认可公司的劳动合同条款及岗位职务说明书确定的职责，确定合同期限，甲乙双方可签定劳动合同。由于签定合同时所依据的客观情况发生重大变化或机构调整等原因，致使原合同无法履行的，经双方协商同意，可以变更原合同的相关条款。合同期限届满，劳动关系即告终止。甲乙双方经协商同意可以续订合同。双方当事人在原合同期满前三十天向对方表示续订意向。A 有下列情形之一，甲方公司可以即时解除合同，而无须向乙方支付赔偿：试用期内，乙
24、方被证明不符合录用条件的；乙方严重违反劳动纪律或甲方规定的各项规章制度的；乙方严重失职、营私舞弊，对甲方利益造成重大损失的；乙方泄露甲方商业秘密，给甲方造成严重损失的；乙方被司法机关追究刑事责任的；B 有下列情形之一，乙方可以即时解除合同，而无须向甲方支付赔偿： 在试用期内； 甲方以侵害乙方合法人身权利手段强迫劳动的； 甲方不能按照合同规定支付劳动报酬或者提供劳动条件的；C 有下列情形之一，甲方可以解除合同，但应提前三十日以书面形式通知乙方： 乙方患病或非因工负伤，医疗期满后，不能从事原工作也不能从事甲方另行安排的工作的； 劳动合同订立时依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经当事
25、人协商不能就变更劳动合同达成协议的； 甲方频临破产进行法定整顿期间，或者生产经营发生严重困难，征求过工会和职工意见的；D 员工提出解除劳动合同： 提出辞职的员工，应提前30天向所在部门递交“辞职申请”。部门经理签署意见后交销售部，销售部安排与辞职员工进行面谈，并作出回复。 由辞职者持辞职员工交接手续表，到各有关部门办理交接手续，并经各有关部门负责人签字证明完成交接清理手续，销售部核实批准（部门经理以上辞职者需经公司总经理批准）。 辞职者持经签批的 “员工辞职申请表” 和劳动合同，到销售部办理解除合同、人事档案关系转移手续。并由销售部开具“离职证明”，由销售部和辞职者各执一份。员工进入公司流程图
26、接受岗前培训，了解合同条款及岗位职责内容不接受，离开公司接受，签订劳动合同岗位调整变动变更合同违反合同有关条款解除终止合同双方协商不成，由地方劳动部门仲裁合同未到期，双方协商一致解除合同岗位调整变动变更合同不服仲裁，诉讼终止续订薪资制度，并支付员工薪酬考勤制度公司实行每周6天工作制，详见下表：工作日：星期一至星期六工作时间：每天工作时间8小时上午：8：00 - 11：30下午：12：30 - 17：00午餐时间：11：30 - 12：30休息日：星期日节假日：元旦、春节、劳动节、国庆节等法定节假日依照国家及当地政府有关规定执行；妇女节给予女员工半日假期（下午）。根据国家规定或因特殊情况，公司可
27、对作息时间进行适当调整。，下午5:00以后打卡，其它地区没有条件的应实行签到和签退制度。公司领导可不打卡，但每日工作时间不得少于8小时。，于规定下班时间前15分钟内打卡者为早退；超过上述时间未打卡并未履行请假手续者为旷工。当月迟到和早退累计5次按旷工1天处理。连续旷工15天或年度累计旷工30天，按国家和公司有关规定予以除名。，如发现替代行为，替代人和被替代人均按旷工1天处理。，一经发现，罚款20元。，2小时以内未到岗者列为旷工半天，2小时以上者旷工一天。，未进行事前报批的，一律不计加班，因工作需要不能以串休形式补偿的，由主管经理或副总经理批准可予以加班费补偿。；符合晚婚年龄（女：23周岁，男：
28、25周岁）的初婚夫妻可延长至15天；申请婚假需凭结婚证书复印件，婚假必须在结婚注册日起1年内连续享用。，给予3天假期；，达到晚育年龄的增加产假15天，难产增加产假15天，多胞胎生育，每多生育一个，增加产假15天；配偶生育，男员工可享受15天护理假；女员工怀孕流产，怀孕不满4个月的，产假不超过30天；怀孕满4个月的，产假不超过42天；女员工育婴，婴儿一周岁以内的，每天给予哺乳时间3小时，多胞胎每多生育一个，增加1小时。女员工怀孕期间，每月可享有全薪假期一天，用于产前检查，此假期可累计使用。，必须先经部门主管批准，并按公司制度扣发工资。未经批准，擅自离岗者，按旷工处理。，需出示区、市级医院证明，并按公司制度扣发工资。，部门经理将以书面形式通知公司领导。，病假一天扣发日工资50；病假累计超过30天的，一天扣
