1、办公室外事办机关工会一般管理人员岗位工作标准1126河南中烟工业有限责任公司企业标准分发号： Q/GYGS Z RL003.1-2009一般管理人员岗位说明书 第1部分：办公室（外事办）（A版）起草部门： 办公室起 草 人： 李根拴批 准 人： 2009-XX-XX发布 2009-XX-XX实施河南中烟工业有限责任公司 发布一般管理人员岗位说明书 第1部分：办公室1 范围本标准规定了办公室（外事办）一般岗位的岗位职责、工作权限、资格要求、岗位目标、工作内容与要求等内容。本标准适用于办公室（外事办）一般岗位的岗位人员。2 规范性引用文件（无）3 岗位说明书3.1 外事机要员岗位说明书3.1.1
2、岗位概述岗位名称外事机要员直接上级主任所在部门办公室（外事办）直接下级无岗位类型管理类岗位编号本职工作概述：负责机要文件交换、收集整理办理以及公司印鉴管理使用与更换工作；做好保密工作；负责起草有关外事工作规定及请示等文件，办理公司本部及所属企业外事出国人员的护照、签证、外事教育工作，完成领导交办的临时性工作。3.1.2 工作内容与工作联系职 责 一职责内容: 机要文件的管理职责表述：负责机要文件的交换、收集、登记、传阅、整理、保管、上交及销毁工作。 该项工作占所有工作的比重：30 工作内容 1、负责机要文件交换工作。2、对机要文件进行收集、整理、登记，报送主任审批。3、根据审批要求，将机要文件
3、报送相关领导及部门人员传阅，并及时收回入柜保管。4、按要求定期将机要文件及省委机要局发的密电上交省委文件管理中心及省委机要局。工作联系 关联单位 1、省委文件管理中心、省委机要局、2、公司领导 3、有关部门发生频率 1、经常 2、经常 3、经常职 责 二职责内容: 印鉴管理职责表述：负责有关印鉴的使用、保管、刻制等日常管理工作。 该项工作占所有工作的比重：20工作内容 1、负责制定有关印鉴的管理规定。2、按照公司印鉴管理规定使用印章。3、组织做好公司印鉴的保管工作。4、负责公司及各部门印鉴的刻制、领用及报废印鉴的回收保管、销毁。工作联系 关联单位 1、各部门和各单位 2、外部有关单位发生频率
4、1、经常 2、经常职 责 三职责内容: 保密工作职责表述：负责公司机关有关保密制度、措施落实及保密教育工作。 该项工作占所有工作的比重：10 工作内容 1、按照省保密局及公司保密委员会的要求开展工作。2、制定公司保密工作方面的规定、制度并开展保密教育活动等。工作联系 关联单位 1、省委保密局 2、相关部门发生频率 1、经常 2、经常职 责 四职责内容: 外事管理职责表述：拟定出国计划、出国请示，办理出国人员护照、签证，开展外事教育，组织外事培训，收集考察报告、返还护照，建立出国人员档案。该项工作占所有工作的比重：35工作内容 1、负责起草公司外事工作有关规定及文件。2、拟定出国计划、请示及报告
5、。3、办理出国团组人员的护照、签证等手续。4、开展出国前的外事安全教育。5、收集出国考察报告、返还护照。6、归整出国团组资料档案，建立出国人员报表。7、拟订公司外事培训计划，管理相关费用，组织实施外事培训。工作联系 关联单位 1、上级外事和公安部门 2、各部门及各单位发生频率 1、经常 2、经常 职 责 五职责内容: 其他职责表述：完成领导交办的临时性工作。该项工作占所有工作的比重：5 工作内容 1、完成领导交办的临时性工作。工作联系 关联单位 1、相关部门及领导发生频率 1、偶尔3.1.3 工作权限1、职责程度独立负责2、业务权限完全按指示执行 3、财务（部门资金调用）方面无4、对下属的考核
6、与奖惩（资金分配）无5、对下属的任免无6、对下属的工作安排无3.1.4 任职资格教育水平专科以上文化程度专业技能与职称具有一定的沟通协调能力，中共党员经验2年以上工作经验所需培训机要、保密及外事知识培训。 性别要求无语言要求无3.1.5 其它使用工具设备电脑、电话、打印机工作环境办公室出差情况有时所需记录文档机要文件登记本、传阅记录，印鉴、公司盖章登记表，外事出国及外事教育登记记录，保密工作记录，上交机要文件清单3.2 文书管理员岗位说明书3.2.1 岗位概述岗位名称文书管理员直接上级主任所在部门办公室（外事办）直接下级无岗位类型管理类岗位编号本职工作概述：负责公司本部行政性公文的收文、登记和
7、传阅，指导各厂公文管理工作；负责公司本部电子印鉴管理；负责公司信访稳定工作；负责公司本部日常办公用品管理；负责文印和报刊征订、收发管理；做好公司本部节假日值班安排；完成领导交办的临时性工作。3.2.2 工作内容与工作联系职 责 一 职责内容: 公文管理职责表述：负责公司本部除纪检、人事、机要外其他公文的管理，负责公司本部电子公文的盖章、发送、归档工作，指导生产厂做好公文保密工作。该项工作占所有工作的比重：30 工作内容 1、负责公司本部除纪检、人事、机要外其他公文的管理。2、及时、准确地办理所接收的公文，监控公文运转流程，及时协调处理相关问题。3、对公司本部的电子公文进行盖章、发送、上报、归档
8、。工作联系 关联单位 1、各部门、各单位 2、省委、省政府 3、国家局发生频率 1、经常 2、经常 3、经常职 责 二 职责内容: 信访稳定工作职责表述：负责公司来信处理和来访接待工作，指导各厂的信访稳定工作。该项工作占所有工作的比重：10%工作内容 1、接待、办理群众来信来访，协调解决有关问题。2、向上级单位报告来信来访的处理情况。3、定期汇总各单位不稳定因素排查情况。4、学习相关法律法规，指导各单位信访稳定工作。工作联系 关联单位 1省委、省政府相关部门 2、各部门、各单位 3、国家局发生频率 1、偶尔 2、经常 3、偶尔职 责 三 职责内容: 办公用品管理职责表述：负责办公用品的采购、保
9、管和发放工作。该项工作占所有工作的比重：20%工作内容 1、组织制订办公用品采购计划，按程序审批后进行采购。2、将采购的物品及时入库保管并定期清点，做到帐物相符。3、组织做好日常的发放和管理。4、每月做好办公用品报表。工作联系 关联单位 1、各部门 发生频率 1、经常职 责 四 职责内容: 会务管理职责表述：参与组织重要会议或专题活动，参与接待对口来客。该项工作占所有工作的比重：10 工作内容 1、负责编制印发公司年度会议计划。2、制作会议手册及会议相关需要材料，通知会议参加人员。3、根据会议实际情况，合理布置会场，安排准备会议所需用品。工作联系 关联单位 1、各部门 2、各单位 发生频率 1
10、、经常 2、有时职 责 五 职责内容:值班工作职责表述：负责公司本部日常节假日值班安排工作。该项工作占所有工作的比重：5 工作内容 1、 根据上级安排，制发公司本部的节假日放假通知及机关值班安排表，并向上级单位上报节假日值班表。2、定期调整作息时间，及时通知各部门并上网公布。工作联系 关联单位 1、各部门、各单位 2、省委、省政府 3、国家局发生频率 1、经常 2、有时 3、有时职 责 六 职责内容:文印管理职责表述：负责公司本部公文印制管理。该项工作占所有工作的比重：10 工作内容 1、严格按照公司机关公文处理实施办法要求，做好公文的印制工作。2、注意节约纸张及其它文印用品，爱护打印设备，并
11、按规定维修保养，保证设备完好。工作联系 关联单位 各部门 发生频率 经常 职 责 七 职责内容: 报刊及邮件管理职责表述：负责征订发放公司本部报刊，做好邮政信件、邮寄物品的接收及发放工作。 该项工作占所有工作的比重：5 工作内容 1、收集各部门报刊征订意见，报领导审批后，征订报刊。2、负责征订报刊费用结算工作，并控制在预算范围内。3、做好报刊发放工作，负责邮件的收发等日常管理工作。工作联系 关联单位 1、各部门、各单位 2、财务部 3、邮局发生频率 1、经常 2、有时 3、经常 职 责 八 职责内容: 内务工作职责表述：负责为公司领导做好内务工作。 该项工作占所有工作的比重：5 工作内容 1、
12、负责公司领导办公室用品的配置和办公室卫生打扫。2、负责公司领导办公室的日常值班工作。工作联系 关联单位 1、公司领导发生频率 1、经常职 责 九职责内容: 协助处理其它工作职责表述：完成领导交办的临时性工作，协助机要、外事工作。该项工作占所有工作的比重：5 工作内容 1、 完成领导交办的临时性工作。 2、 协助机要、外事人员工作。工作联系 关联单位 1、相关部门及领导 2、机要发生频率 1、经常 2、偶尔3.2.3 工作权限1、职责程度独立负责 2、业务权限建议3、财务（部门资金调用）方面无4、对下属的考核与奖惩（资金分配）无5、对下属的任免无6、对下属的工作安排无3.2.4 任职资格教育水平
13、大专及以上文化程度专业技能与职称具有一定的沟通协调能力，熟练使用办公软件经验2年以上工作经验所需培训电子政务管理、公文写作培训、法律、法规培训性别要求无语言要求无3.2.5 其它使用工具设备电话、电脑、网络、复印机、传真机、打印机、扫描仪工作环境办公室出差情况偶尔 所需记录文档公司公文处理签、不稳定因素排查台帐、办公用品采购计划、办公用品领取单、办公用品月度汇总表、公司本部值班安排表等3.3 综合调研员岗位说明书3.3.1 岗位概述岗位名称综合调研员直接上级文秘副主任所在部门办公室（外事办）直接下级无岗位类型管理类岗位编号本职工作概述：做好综合调研、公文核稿、社会新闻媒体宣传、督察督办、烟草年
14、鉴编写等工作，完成领导交办的临时性工作。3.3.2 工作内容与工作联系职 责 一职责内容: 综合调研职责表述：围绕公司中心工作开展调研，形成调研报告或综合材料，为公司领导决策提供参考。该项工作占所有工作的比重：30 工作内容 1、围绕公司中心工作组织调研，撰写调研报告或其他文字材料。2、起草公司向国家局和省委、省政府的综合性报告及上级领导在公司综合性会议上的讲话材料。3、起草公司领导在公司工作会、半年座谈会等综合性会议上的讲话。4、对相关部门起草的公司领导在专业会上的讲话稿进行文字核稿。工作联系 关联单位 1、公司各部门，各单位发生频率 1、经常职 责 二 职责内容:公文办理职责表述：负责起草
15、 、修改机关公文处理实施办法，对公司行政公文进行核稿，解决公文办理中出现的相关问题。该项工作占所有工作的比重：20 工作内容 1、修改、完善公司机关公文处理实施办法。2、认真做好公文核稿，重点把好政治关、政策关、格式关、文字关。3、解决公文办理中出现的相关问题。4、对公文核稿工作进行总结评估，不断提高工作质量。工作联系 关联单位 1、公司各部门，各单位 2、上级单位和行业内其它单位发生频率 1、经常 2、经常 职 责 三职责内容:社会新闻媒体宣传职责表述：围绕公司中心工作开展采访，组织宣传活动，树立企业良好形象。该项工作占所有工作的比重：20 工作内容 1、根据公司中心工作，拟订社会新闻宣传工
16、作计划和宣传主题。2、组织策划新闻宣传活动，邀请新闻记者采访报道，组织撰写新闻稿件。3、负责与社会新闻媒体的联系及相关协办事宜。4、对社会新闻宣传工作开展总结，不断提高工作质量。工作联系 关联单位 1、社会新闻媒体 2、公司各部门，各单位发生频率 1、经常 2、经常 职 责 四 职责内容: 督察督办职责表述：对公司重要会议安排部署的工作和领导安排的重要工作进行督察督办，及时向领导汇报，向承办单位反馈，促进工作落实。该项工作占所有工作的比重：15 工作内容 1、拟订督察督办工作计划，明确督察督办重点。2、对督察督办事项进行分解、下达。3、及时了解工作落实情况并向领导汇报，根据领导指示和工作需要进
17、行催办。4、对督察督办工作开展总结，不断提高工作质量。工作联系 关联单位 1、公司各部门，各单位 2、上级单位发生频率 1、经常 2、有时 职 责 五 职责内容: 整理上报年鉴、河南烟草志等资料职责表述：整理公司年鉴资料，记录公司大事记，协助提供河南烟草志资料。该项工作占所有工作的比重：10 工作内容 1、收集公司年鉴资料和河南烟草志所需资料。2、整理并向国家局、省政府有关部门报送年鉴资料以及向河南烟草志提供有关资料。3、记录公司大事记。工作联系 关联单位 1、公司各部门，各单位 2、上级单位发生频率 1、经常 2、有时 职 责 六 职责内容:其他职责表述：做好领导交办的临时性工作。该项工作占
18、所有工作的比重：5 工作内容 1、做好领导交办的临时性工作。工作联系 关联单位 1、公司各部门，各单位 2、公司和部门领导发生频率 1、有时 2、有时 3.3.3 工作权限1、职责程度共同负责 2、业务权限完全按指标执行3、财务（部门资金调用）方面无4、对下属的考核与奖惩（资金分配）无5、对下属的任免无6、对下属的工作安排无3.3.4 任职资格教育水平专科以上文化程度专业技能与职称具有一定的组织协调能力和较强的文字处理能力及综合分析判断问题能力，熟练使用办公软件经验2年以上文字工作经验所需培训相关专业培训性别要求无语言要求无3.3.5 其它使用工具设备电脑、电话、打印机、传真机、计算器、网络工
19、作环境办公室出差情况偶尔 所需记录文档相关文字材料3.4 编辑岗位说明书3.4.1 岗位概述岗位名称编辑直接上级文秘副主任所在部门办公室（外事办）直接下级无岗位类型管理类岗位编号本职工作概述： 负责河南中烟杂志的编辑、出版及发行；对编辑及通讯员管理与考核；稿费与编辑部经费的使用与管理；公司内外网新闻的更新与管理；行业内媒体的联络和信息上报；参与各类大型活动的策划、组织及报道；完成领导交办的其它工作。3.4.2 工作内容与工作联系职责一职责内容：河南中烟的编辑、出版及发行职责表述：负责河南中烟的专题策划、稿件组织编辑及出版发行。占所有工作的比重：30%工作内容1、认真组织撰写河南中烟稿件，编辑通
20、讯员来稿。2、针对公司不同时期的宣传重点，及时组织策划相关专题报道和深度报道。3、负责河南中烟设计编排、发放及稿费发放工作。工作联系关联单位1、各部门、各单位，广告设计公司，行业工商企业发生频率1、经常职责二职责内容：通讯员管理职责表述：对通讯员的培训、管理与考核。占所有工作的比重：15工作内容1、对通讯员进行管理，协助各部门、各单位做好通讯员业务培训。2、制订完善公司新闻宣传、编辑部有关管理规定（办法）。工作联系关联单位1、各部门、各单位发生频率1、有时职责三职责内容：公司内外部网站管理职责表述：公司内外部网站新闻、栏目的更新与管理。占所有工作的比重：20工作内容1、撰写公司有关活动新闻，进
21、行摄影摄像工作并发布新闻稿件。2、编辑基层通讯员新闻稿件并发布。3、网站有关栏目的更新和维护。工作联系关联单位1、各部门、各单位发生频率1、经常 职责四职责内容：费用管理职责表述：稿费、编辑部经费的使用与管理。占所有工作的比重：5工作内容1、根据刊登稿件情况并结合稿费发放标准，编制稿费统计明细表并发放稿费。2、评选优秀稿件并发放稿费。3、建立台帐，监督管理稿费、编辑部经费的发放。工作联系关联单位1、各部门、各单位发生频率1、有时职责五职责内容：行业媒体的联络职责表述：负责行业内媒体的联络、信息上报及新闻报道。占所有工作的比重：20工作内容1、积极组织撰写稿件，在行业内媒体上宣传企业形象。2、主
22、动加强与行业内媒体的联络。3、加强公司在行业媒体发布新闻的指导、监督与管理。工作联系关联单位1、中国烟草杂志社、东方烟草报报社、国家局办公室、信息中心、中国烟草资讯网等发生频率1、经常职责六职责内容：参与组织大型活动职责表述：参与各类大型活动的策划、组织及报道。占所有工作的比重：5工作内容1、参与有关公司与品牌形象大型活动的策划、组织及报道。2、监督落实宣传报道效果。工作联系关联单位1、各部门、各单位及行业媒体发生频率1、有时职责七职责内容：新闻宣传工作统计、评比及总结职责表述：负责有关稿件数量统计，优秀文章评选及新闻宣传工作总结。占所有工作的比重：2工作内容1、统计全年杂志、网站发稿数量。2
23、、评选优秀文章。3、组织召开公司新闻宣传工作会议。工作联系关联单位1、各部门、各单位发生频率1、偶尔职责八职责内容：其他职责表述：完成领导交办的临时性工作。占所有工作的比重：3工作内容1、完成领导交办的临时性工作。工作联系关联单位 发生频率3.4.3 工作权限1、职责程度共同负责2、业务权限完全按指标执行3、财务（部门资金调用）方面无4、对下属的考核与奖惩（资金分配）无5、对下属的任免无6、对下属的工作安排无3.4.4 任职资格教育水平专科以上文化程度专业技能与职称具有一定的文字表达能力和沟通协调能力，熟练使用办公软件经验2年以上文字工作经验所需培训新闻宣传培训性别要求无语言要求良好的汉语沟通
24、能力3.4.5 其它使用工具设备计算机、电话、网络、摄影摄像器材等一般办公设备工作环境办公室、户外出差情况有时所需记录文档文件、稿件统计、稿费底单、河南中烟设计样稿、河南中烟邮寄记录3.5 档案管理员岗位说明书3.5.1 岗位概述岗位名称档案管理员直接上级文秘副主任所在部门办公室直接下级无岗位类型管理类岗位编号本职工作概述：贯彻执行档案法等有关档案法律法规和档案整理规范标准，修订完善公司各项档案管理制度；协助部门领导做好档案管理相关活动的组织协调工作；做好公司档案资料的收集、分类整理、归档、利用、保管、统计和鉴定销毁等管理工作；指导各厂的档案管理工作；完成领导交办的临时性工作。3.5.2 工作
25、内容与工作联系职 责 一 职责内容: 档案管理工作的组织协调和文件资料的归档职责表述：协助部门领导做好档案管理相关活动的组织协调工作；负责对分类整理完毕的各门类文件资料进行装订、编号、信息录入、编目、装盒等归档工作。 该项工作占所有工作的比重：40 工作内容 1、根据上级档案主管部门工作安排和公司档案管理工作要求，做好各项活动的组织协调工作；负责档案工作计划的实施。2、按有关规定，对各类档案进行装订、编号、信息录入、编目、装盒归档整理。3、电子文档保证和相应的纸质文件材料一并归档，光盘和软盘存放在防磁柜。4、各类档案信息资料录入档案管理系统，实现计算机网络管理。5、打印所有门类档案的案卷目录和
26、卷内文件目录，编制索引目录。工作联系 关联单位 1、国家烟草局 2、省档案局 3、各部门和各单位发生频率 1、有时 2、有时 3、经常职 责 二 职责内容:各种载体文件资料的分类整理职责表述：按照烟草行业工业企业档案分类大纲和公司制定的保管期限表，对收集齐全的各种载体的文件资料分类、确定保管期限、排序。 该项工作占所有工作的比重：20 工作内容 1、文书、科技、财务档案资料按照烟草行业工业企业档案分类大纲准确分类。2、复制不符合耐久保存文件，去除文件内所有金属物。3、根据文件的保存价值确定准确保管期限，对无保存价值的文件剔除不保存。4、遵循文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系进行文件排序。工作联系 关联单位 无发生频率 无职 责 三 职责内容: 档案借阅和档案信息提供职责表述：根据利用者需求提供所需的文书、科技、财务、声像荣誉等档案资料。该项工作占所有工作的比重：15 工作内容 1、按照利用者需求快捷提供、准确服务，认真填写查、借阅登记表。2、编制各类档案的分类和卷内文件等检索目录，汇编公司下发的文件集。3、按上级要求进行查全率、查准率、归档率、完整率、准确率五率计算。工作联系 关联单位 1、各部门和各单位发生频率 1、经常职 责 四 职责内容:文件资料的收集和接收职责表述：收集公司在生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种文件
