1、试论秘书工作与人际关系试论秘书工作与人际关系内容摘要 随着社会的发展，人们对秘书工作要求越来越高。一名合格的秘书，不仅应具有较强的业务能力，较高的品德修养，还要学会处理各种复杂的人际关系。本文从三个大的方面详细论述了秘书工作、人际关系以及秘书工作中所涉及的主要人际关系的处理原则。关键词 秘书工作 人际关系 原则 处理前言 随着我国社会经济的不断发展，科技的不断进步，人们的生活水平有了一定的提高，与此同时，各种各样的新型产业也在不断涌现，内部结构也在不断发展与完善，当然，秘书行业的发展越来越快速，并且对于一个企业也越来越重要。 秘书工作的开展，主要是人与人之间的交流与沟通来实现的。秘书的职能就是
2、辅助决策、协调发展等。美国著名的成功学大师，戴尔卡耐基曾经说过这样的话:“一个人事业上的成功，只有15%是依赖于他的专业知识和技能，而85%则是依靠它的人际关系和处事能力”；秘书人员的人际交往直接影响整个办公室的工作氛围和办事效率。 正确的认识与理解秘书工作，建立良好的工作环境，需要我们共同努力。下面根据秘书人际关系的特点、处理人际关系的基本原则等方面对秘书人际关系的处理进行探讨，切实提高处理人际关系的能力。正文一、秘书工作概述（一）起源与发展谈到秘书工作，我国秘书工作可谓源远流长。但由于古代的秘书工作名与实不符，我们不能顾名思义地区按图索骥，而只能从现代秘书工作的基本只能去考察。如果从“辅助
3、管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到皇帝时代。从秘书工作的主要内容文书工作来说，它是随着文字的出现、国家的产生而产生的。国家进行管理需要有内容、有条理、有一定形式的文书。这些文书必须有人去制作、处理和保管，这就形成了最初的文书工作。经过各个朝代的发展及历史的进步，秘书的工作也得到了长足的发展。尤其是到了近现代，秘书工作的办公设备、专业技能更是得到极大的提高。随着经济和科技的发展，越来越多的秘书部门和秘书人员使用录音笔、录像、静电复印、电子文字处理与信息储存、电子传真等先进办公设备，逐步实现办公自动化，同时也逐步引入信息论、控制论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理。 随着知识经济和网
4、络时代的到来，各地区各部门纷纷运用互联网进行信息的沟通和处理，电子邮件、电子商务、网络营销、网上办公等技术手段和方法越来越多的出现在秘书工作的实践中。秘书工作已经进入了一个新的层次。（二）涵义“秘书”，从字面上理解就是秘密文书工作者的意思。然而，对秘书工作工作的涵义，众说不一。还有一些人用比喻说明，秘书是领导的参谋与助手。这些说法都有一定的正确性，但又不是那么的确切。经过几千年的发展，到了近现代，秘书有了更为丰富、更为确切的涵义。在此，我所要论述的是，在现代社会中的秘书涵义。总的来说，在现代社会中，秘书工作就是帮助机关、企事业单位、上司处理日常事务，使机关、企事业单位能够顺利正常的运行。（三）
5、内容谈及秘书的工作的内容，人们的脑海中不禁会冒出“繁琐”二字。这种想法无可厚非，秘书工作的总体内容确实很繁杂，秘书人员要处理各种事务。但是，举例来说，在那些分工明确的企业里，秘书工作是极具专业性的。在美国，秘书工作被用“文书、事务、一般管理”三个词来概括。这在世界范围内具有一定代表性的。当然，这三个词是代表三个大类，可以分为一二十个小类。许多西方公司在录用新秘书之后，人事部门会给秘书一份“职位说明表”，逐一列出秘书应做的工作。当然，这在大部分的中国企业也是实行这一制度的。结合我国的实际情况，尤其是改革开放后几十年来秘书工作有所发展，与国际上越来越接近的现实状况，我国政府机关与企事业单位的秘书工
6、作大致有以下15项： 1.文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等） 2.文书工作（打字、复印、编排、装订等）3.文书处理（手法、传递、办理、保管、立卷等）4.档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）5.会议组织（准备、记录、文件、善后等） 6.调查研究（计划、实施、分析、研究等）7.信息资料工作（手机、整理、提供、储存等）8.信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等） 9.接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）10.协调工作（政策、工作、地区、部门，人际关系等）11.督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）12日程安排（为上司安排工作日程、会议及差旅事宜等）13.日
7、常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）14办公室管理（环境、设备、经费等） 15.其他临时交办事项。当然，这15项秘书工作是就秘书整体而言的，不是说每一个秘书人员都要做这15项 工作。一般来说，机关单位层次高，规模大，秘书人员多，分工也就细一些。每位秘 书担任的工作项目少一些，但单项技术要求高一些。反之，基层秘书工作项目多，任 务繁重。正如前面所论，分工明确的机关、企事业单位，秘书工作就更具专业性。分 工模糊的单位，秘书工作就繁杂。（四）性质与特点无论是政府机关、企事业单位或是私人秘书，也无论秘书人员的类别或层次，其工作的性质与特征是大体相同的，具有某些共性，或可以说是职业特点。从秘书工作的
8、涵义及内容中，可以得出四点：1.辅助性“辅助”即辅佐、帮助的意思，它是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标，两者密切相关。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。所以，各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。2.综合性综合性这一特质是秘书工作最具挑战性的一面。所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，
9、又有操作复杂的工作。它门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。总之，秘书工作的综合性这一特质，需要你有强硬的知识技能以及各方面的素质。3.机密性 秘书工作的机密性特质是每个秘书人员的首要职业道德。从字面来看，“秘书”这 个词语有“秘密藏书”和“秘密文书”的意思。但随着人类社会的发展，逐渐成为指 人的一个名词，即“秘密文书工作者”，既而也就有了秘书工作这一称谓。暂且不论 秘书工作的本质，仅从字面来说，“秘书”就是一项秘密的工作，因而要保守秘密。 所以，秘书工作具有机密性这一特点。其实，从实践方面来看，不管是机关、企业、 私人的秘书。其工作内容都或多或少地
10、涉及到机要和秘密，或者设个人的隐私。所 以，保守秘密也是 秘书工作者的必备职业素养。 4.服务性秘书是领导的助手，秘书要为领导服务。所以，仅从这一点便可说明秘书工作具有服务性。此外，秘书职业属于第三产业，也就是我们所说的服务业，具有明显的服务性。而且，党和国家也曾提出秘书工作要做到“三个服务”： （1）为本机关领导和上级机关服务（2）为本机关其他职能部门服务（3）为下级机关和人民群众服务作为一名秘书学科的学习者及将来秘书工作的从业者，秘书人员必须认清秘书工作 的四个性质，才能摆正自己在单位中的位置，摆正自己的社会地位以及自己的心态， 这样才能自觉地做好各项工作。 （五）作用秘书工作在日常社会生
11、活中的作用是十分重要的，不可或缺。总的来说，有以下几 个方面:1.助手作用秘书是上司的直接工作助手，要帮助上司处理许多日常事务，让上司能够更加有条不紊的处理手中工作，让单位运转的更流畅，秘书在其中起着无可置疑的助手作用。不仅如此，秘书还应为上司把关。例如，接待、收发信件、会议等等。助手作用实至名归。2.参谋作用秘书是领导身边的参谋助手。俗话说：“三个臭皮匠赛过诸葛亮”。每一个重大决策的作出，都需要反复斟酌，需要不同的意见。在一个企业里，除了管理层人员参与决策，而且，有时候当自己的上司处于困境时，这时秘书往往能起到很关键的作用。秘书人员把自己的建议、想法告诉上司，有时这些建议和想法会让他们有茅塞
12、顿开之感，这往往会帮助上司作出正确的决策。这是因为，秘书人员在日常的工作中，收集到了许多信息，在需要的时候会为自己的上司出谋划策，提供帮助，即起到了参谋作用。3.协调作用秘书工作的协调作用在机关、企事业单位的日常运作中是十分重要的。秘书人员要协助领导协调好各个部门的职能，这样才能使得各个部门有序正常地运行，为公司、公众带来最大利益。秘书的工作任务、工作地位和工作方式影响着秘书的协调作用。秘书的地位往往是“一人之下，众人之上”，处于工作网络的“结点”，与各个部 门、人员有着广泛的接触，也容易产矛盾，需要及时协商、沟通、调解，力争达到平 衡和统一。秘书人员的协调能力的高低对一个单位的影响是比较大的
13、，因此说秘书 工作的协调作用是十分重要的。 4.信息枢纽作用以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息，工作比较单一。然而，现代秘书则从接待、联络、调研、电话等工作中接触大量的口头信息。秘书人员可以从外界得到大量的外部信息，也可以从公司管理层人员那里获得单位内部消息。秘书的办公室可以说是机关、公司的信息集散地。秘书为上司和整个单位起着信息的提供、反馈、传递等枢纽作用。5.公共关系作用公共关系是指组织机构与公众环境之间的沟通与传播关系。秘书工作中有“对外联络，内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。它能够传递公众对组织的理解与支持，产生积极作用。尤其是那些不设置独立的公关部门
14、、没有专门公关人员的机关或单位，秘书人员更应自觉认识到这方面的责任，做好相应工作。此外，企业秘书人员应帮助上司密切和融洽公司内外等各方面的关系，树 立并维护单位和上司的良好形象。 总之，秘书工作在现代社会生活中是十分重要的。当然，谈到秘书工作，那么秘 作中的人际关系也是相当重要的。下面我就肤浅地论述一下“秘书人际关系。”二、秘书人际关系概述 （一）秘书人际关系的涵义美国著名的人际关系交往专家戴尔.卡耐基指出：“人际关系是文明社会的精髓。”人际关系属于社会学的范畴，人际关系是指人与人在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系、被称业“叶缘关系。”人类社会中
15、涉及了很多方面的关系，它包括集体与集体、个人与个人等关系，人际关系是人类社会中最普遍的关系。而作为社会一员的秘书人员，自然也具有这种关系。（二）秘书人际关系的内容人与人之间的关联状态从无关（零接触状态）到关系密切（深度卷入状态）要经过一系列的变化过程，从而人际关系形成。人际关系的内容主要是通过社会生活中的行为交往、语言交流等方式，使彼此能够了解、认知，在各种社会活动中互相合作、帮助、促进。秘书人际关系的内容是秘书人员工作中非常重要的方面，秘书人员要对这些内容熟记于心、才能针对性地处理各种人际关系。（三）秘书人际关系的特征由于秘书自身的地位、作用和工作性质有其特殊性，因而秘书的人际关系除了具有社
16、会生活中通常的人际关系的一般性特征外，还有其他特征，下面即为所列特征：1.广泛性作为一名秘书工作者，要做好自身的工作，就必须要同社会的各个层面、各种人群进行交流与联系。这些工作所涉及的方面是十分复杂的，这包括机关单位的管理工作、业务工作等所有方面，这其中还包括上级机关及其领导、同事之间的相处等等。因此，秘书的人际交往是层次复杂、全面、开放的，具有明显的开放性。 2.从属性从秘书工作的辅助性特点知道，秘书是处于辅助地位，是领导的助手。我们知道，人的性格具有强烈的主观选择性，人们会根据自己的主观判断来选择打交道的对象。而我们又知道，作为秘书，他们的社会交往并不是都完全按照自己的意愿来讲进行的。通俗
17、点说，就是秘书的人际交往在很大程度上是从属于自己的雇主。举列来说，一个公司经理的秘书，必须要依照经理的意图，要以经理的知识来完成自己的工作。这种从属地位，约束了秘书人际关系的主观性，强化了其在人际交往中的服从性。3.复杂性秘书人际关系的复杂性从其工作的内容、交往的对象都能反映出来。我们知道，秘书是受领导约束和支配的。举例来说，在一个单位里，一个职位往往有几个人，有正 职有副手。秘书要同时面对许多性格、脾气、修养、能力不同的领导，在工作中难免 会有小矛盾、摩擦。在这种情况下，秘书既不能得罪这个领导，也不能得罪其他领 导，秘书只有在遵守原则的情况下，服从领导，处理好他们之间的人际关系。这充分 说明
18、了秘书工作人际关系的复杂环境。因此，秘书工作具有复杂性。 4.双重性秘书人员由于自己工作的性质，使其在人际交往中具有双重性。首先，作为社会中 的普通一员，秘书人员要生活在人际关系这个圈子里，和普通人一样经历着不同的事 情，过着自己的生活。然而，作为秘书，又要面对许多普通人不需面对的事情。秘书 是领导的助手，秘书直接为领导服务，既要为领导提供一些意见或建议，有时又要为 领导提供决策帮助。从这两点可以看出，秘书在人际关系交往中，既要代表领导一 面，又有个人交往一面。因此，秘书人际关系具有双重性。（四）秘书建立人际关系的准则1.严格律己，宽以待人。俗话说：“站如松，坐如钟”，要达到这一境界，无疑是要
19、经过长时间的磨练。严格律己，就是要对自己严格要求。倘若自己做到这一点，你就会具有伟大的人格魅力，他人就会相信你，自然就会对你敬仰有加。我们熟知的“两弹一星”之父、著名物理学家，钱学森就是这样的人。他对工作高标准、严要求，一丝不苟、精益求精，不计个人得失；而且，他淡泊名利，多少个寒暑他隐于大漠，只为新中国的国防更坚实。宽以待人，就是对别人要有宽容心，对别人的过错要有包容之心。这是一种修养、一种境界、一种美德，它是建立良好人际关系的助推器。古人云：“己所不欲，勿施于人。”自己若想得到他人的尊，那么我们必须先尊重别人。他人如果不想做一件事，即使是再好的事，也不要勉强他人。作为秘书工作者，必须牢记这一
20、准则。2.谦逊、平等、恭敬谦逊、平等、恭敬是秘书人际交往中必须具备的态度。首先，谦逊本就是一个人应具备的品德。一个人在与他人相处过程中本着虚心求教、不耻下问的态度，就会赢得他人的好感。如若你骄横跋扈，回报你的总会是厌恶。在单位里，你要对领导尊重。有事请示、汇报、对领导的交代的事按原则办好，切不可妄自尊大，自行其事；与同事相处要坦诚率直，热情有礼，以平等的地位和同事相处。有些人会认为自己是领导的秘书，与领导走得近，就会洋洋自得。其实，我们应清醒的认识到，自己就是一名秘书，其工作根本性质就是为他人服务，只有虚心的人、对别人恭敬有礼的人才能成为一名令人尊敬的优秀的秘书。从而也为自己创造一个良好的人际
21、关系氛围。3谨言慎行寒窗苦读多年，我们一定都曾听见或者看到这句先人之语：“三思而后行。”要做到谨言慎行，就必须得学会倾听。仔细聆听说话人的话语，尊重对方的情感和态度，既能体现你的修养，又能体现你对他的关切之情。其实，很多时候，我们都想有一个倾听的人，如果你换位思考一下，你就会很容易体会到这一点。然而，作为一名秘 书，你必须时刻谨记自己的职业道德。当然，你可以对人倾诉，但是你得意识到什么 事情能说、什么事情不能说，俗话说：“言多必失。”其次，还会给人一种不谦虚、不 稳重的印象。在单位里，秘书除了做好本职工作外，还应留意一些看似不起眼的小 事,比如卫生、桌面整理等等，这可以体现一个人的素质。总而言
22、之，言谈举止可以 反映一个人的素质，也是他人评价你的依据。因此，秘书应有时刻注意自己言谈的这 一意识以及注意自己举止的意识，切实做到谨言慎行。 （五）秘书人际关系的作用1.塑造形象秘书作为一个单位连接内外的纽带，反映的不仅仅是自己的形象，他还体现了单位 的形象。邓小平同志曾经说过：“改革开放是一个窗口”，那么，秘书就是一个单位的 “窗口”。秘书人员与外部保持一个良好的人际关系，这无疑也提高了一个单位的形 象。2.激发工作热情，提高工作效率台湾的石永琦在谈天才秘书一书中认为，对秘书来说“个性重于技能，经验终于学历”，她说：“秘书的成败往往不是效率第一，而是人缘第一。”秘书在日常的工作中，如果仅仅
23、传达上司的指令来行使自己的职责，那么往往是事倍功半，成效微弱。反之，如果秘书与同事之间拥有良好的人际关系且善于处理人际关系，同事则会相信他、尊重他，对于他所给的任务也能欣然接受并且能充满热情、高效率的完成。 3.消除矛盾，促进和谐一个单位，不是一个人在里面上班，而是很多人。每个人都有自己的个性、脾气，总会有不和谐的因素出现，也会有矛盾，这时就需要有人来处理这些问题。一个具有丰富的人际关系经验的秘书，往往能够得心应手。因为他们毕竟都是为单位服务，他们的地位、心里地位的差距很小，让其能够很快被解决。而单位领导，给人的印象总是一种高高在上的感觉，沟通起来有心理距离。在这里，秘书人际关系的作用将会很好
24、的得到体现。通过对秘书工作和人际关系的论述，我们知道这两者对机关、企事业单位以及个 人职业的重要作用。但是，秘书在实际工作中，还会遇到另外一个问题，那就是秘 书工作所涉及的主要人际关系以及处理这些人际关系的原则。三、秘书工作的主要人际关系处理原则（一）秘书与领导关系的处理原则秘书作为领导身边的参谋助手，要处理好与领导的关系，首先必须弄清彼此之间的关系。在当今中国，秘书与领导不是主仆关系，而是工作关系、同志关系。在处理 领导的关系上，应坚持以下几个原则：1.服从原则服从是秘书工作的纪律要求，也是秘书职业特征的要求。在现实生活中，秘书与领导虽是同志关系、工作关系，但在实际工作中，一个是上级，一个为
25、下级，地位不同，权限不同，这是一个实际情况。下级服从上级，也是中国共产党组织原则中 的一条。因此，秘书在工作中必须严格执行这一原则，对领导的指示必须以严谨的 态度来执行，把领导的指示精神落到实处。但在实际工作中，也会存在一些阳奉阴 违，爱搞小动作的秘书，我认为这些人最终会被淘汰的。当然，在服从的同时，作为 秘书必须清醒的意识到不能“盲从。”上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能。 再者，秘书接触文件较多，对各种制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责 任，所以说秘书不能盲从。对领导的决定如有意见，秘书可以找适当的时机诚恳地向 领导提出，做到秘书作为一名秘书应尽的责任。对于服从原则，秘书必
26、须深刻认识 到，我们既要反对拒绝执行领导决定的错误行为，又要反对在执行中听之任之不敢提 出不同意见的消极态度。 2.尊重原则俗话说：你敬我一尺，我进你一丈。相互尊重是做人的一种美德。对领导尊重，是秘书人员的基本要求。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希望得到别人的尊重，尊重别人和受到尊重是相对应的。当然，尊重并非是不讲原则关系的，他也不是溜须拍马，而是一种发自内心，并在实际行动上表现出来，能让领导感觉到的。如在出席活动时的公共场合，不抢镜，不出风头，甘当绿叶。此外，不要在他人面前议论自己的领导，不要说议论领导，就是普通人也不应该议论，正如古语所说的那样：“静时常思己过
27、，闲谈莫论人非”，这也是做人的一种品德。即使，有时候自己在被领导批评时，不要立即反驳，让领导在面子上过不去。此时，你更应该沉住气，冷静下来，虚心接受，诚恳致歉。有则改之，无则加勉。总之，无论何时何地，都要对自己领导表现出尊重。3适应原则众所周知，不管是国家领导人，还是企业的领导。由于年龄、文化程度、成长环境、工作经历、家庭状况的不同，在工作方式、生活习惯、为人处世、兴趣爱好等方面差异较大，各有不同。作为秘书，不仅要清楚了解这些方面外，还要学会适应不同领导的特征习性，这样才能把自己的工作更出色的完成。有些领导的工作时间 就与大部分的人相反。举例来说，毛主席便是很鲜明的例子。由于工作繁忙，必须加班
28、加点，他常常工作到深夜。如此可见，秘书必须把自己的生物钟调整成和领导的一致，才不会耽误工作。此外，在兴趣爱好方面，邓小平同志就喜欢打桥牌。如果秘书能够有意识地培养与领导的相同的兴趣爱好，会使他们之间的工作关系更加融洽，更有默契，工作效率也就会越高。达尔文的进化论中说道：“物竞天择，适者生存。”秘书应主动适应领导，而不是领导适应秘书，秘书只有适应了自己的领导的生活习惯、工作习 惯，那么彼此的相处也必将更加和睦。（二）秘书与同事人际关系的处理原则秘书与其同事都是单位的一员，都是为单位服务，其本质就是一名服务人员。因而，秘书与同事之间就是纯粹的工作上的合作关系，是完全平等的。在前文中说道，秘书人员与
29、同事之间拥有良好的人际关系，对自己的工作也是十分有帮助的。所以，处理同事间的人际关系时，应遵循以下两个原则：1.真诚、热心 作为社会中的一员，在与他人的交往中，我们都需要用真诚和热心，这样你才能 获得别人的真诚与热心。作为秘书，必须要认识到，自己的工作能否顺利进行并取 得一定的成绩，这与上司的信任与否固然重要，而且，与能否得到同事的支持与理解也十分重要。俗话说：“礼尚往来，来而不往非礼也。”你想要得到同事的支持与 帮助，得到同事的真诚与热心，你就必须要付诸实际行动。首先，你要以平等、谦虚的态度真诚地对待同事。切不以为自己是领导的秘书，就狐假虎威，对同事颐指气使。其次，你应换位思考。在给同事不知
30、领导下达的任务时，要考虑同事们在工作中可能会遇到的难处，尽量帮助他们。而且，作为一名出色的秘书，也要关心同事的情绪、生活、工作，多与他们交流，和他们真诚沟通，消除隔阂，做好同时与领导之间的桥梁作用，促进友好合作。2.同等友好、互相尊重生活中有句俗语：一碗水要端平。在一个单位里，有可能只有一位秘书，但不可能只有一个工作人员。这就需要秘书人员有这个觉悟与同事之间要同等友好。如果，秘书与某位同事特别谈得来，脾气相投，却不注意场合、时机地表现出来，这就会让同事有猜忌之心，这也可能引起上司的厌恶之情，即使你没有它意，但也是影响团结的潜在因素。此外，尊重也是一条很重要的原则。在单位其他工作人员的眼中，秘书
31、是领导的助手，他们在心理上就会有一种排斥的情绪。但是，作为秘书，应该尊重同事，不管同时如何认为，只要我们是真诚的尊重他们，他们就会感受到，从而，同事间的关系也会更加融洽，开展工作也就会更轻松、更顺利。 参考文献 1 .岳贤伦.活用人际关系巧办事N.北京科学技术出版社，2006. 2 丁庆新、窦春玲 .人际关系心理学 .北京清华大学出版社 北京交通大学出版社, 2008.(8)3 陆瑜芳.秘书学概论. 上海：复旦大学出版社,2001.(7）4 魏启扬. 论秘书人际关系 秘书之友. 1995 年06期，37-39.5 王勇.谈秘书工作中和谐人际关系的构建 秘书之友. 2007年10期， 12-13.6 肖丽珍.秘书应如何处理与领导的关系 黄冈职业技术学院学报. 2005年03期，7-8.
