1、大型连锁零售企业信息管理及会计处理摘 要：为适应竞争日益激烈的消费市场，当今的大型连锁零售企业已进入多样化经营管理模式。虽然零售企业顺应了时代经营特点的需要，更新了管理理念和现代管理技术手段，但运作、管理、会计核算等方面问题仍有待深入探讨。本文基于对茂名市明湖百货有限公司这一大型连锁零售企业经营模式的实地调研，对大型连锁零售企业的经营模式提出建议及看法。关键词：连锁零售企业；经营模式；信息化管理；会计业务处理作者简介：管理洪（1955-），男，广东化州人，广东省财经职业技术学校高级讲师，研究方向：会计。中 图 分 类 号 ：F721.7 文 献 标 识 码 ：A doi:10.3969/j.i
2、ssn.1672-3309（x）.2012.02.18 文章编号：1672-3309（2012）02-42-03连锁超市经营已成为现代零售业主流经营模式。目前中、大规模的零售企业基本都采用超市经营模式，但连锁超市经营模式与传统的商业企业经营模式有很大的差异， 主要体现在：计算机管理技术在企业运作经营中已被广泛地运用在各个管理环节，包括进货管理、库存管理、配送管理、销货款管理；企业在促销中大量采用的代销、平销返利方式；还有自营、合作经营、柜位出租等多种经营手段等。现代大型连锁零售企业的多样化经营模式，给当今的商品流通会计教学带来了较大的困扰：一是现有的商品流通会计教材基本是按传统的经营模式和手工
3、记账为基础构建教学内容的，内容较陈旧，与现在大型连锁零售企业在管理中基本全程采用电子数据信息管理软件的管理差异太大，其教学内容已不能满足流通企业现时业态下管理和核算的需要。二是政府和行业协会颁布的会计准则和企业会计制度，只是从宏观上规范企业的会计行为，而并未对现代流通业中出现具体问题都作出具体规范，因此不同的流通企业在会计业务处理的方式上差异较大，会计界对现代流通业新问题的会计处理也缺少系统性地研究和规范。由此，我们成立了“现代流通企业信息管理及会计业务处理”专题调研组，对广东省茂名市明湖百货有限公司进行为期 4 天的调研，情况如下：一、茂名市明湖百有货限公司概况茂名市明湖百货有限公司（下称“
4、明湖公司”）始建于 1984 年 12 月， 2002 年 7 月改制更名为“茂名市明湖百货有限公司”，注册资金 8619 万元。2005 年被国家商务部核准为“万村千乡市场工程”试点企业，在茂名市区及辖区六县（市、区），采用直营连锁和特许连锁方式开展业务经营。目前直营连锁店 30 多间，经营面积 12 万平方米， 员工 4300 多人。先后获全国五一劳动奖、全国供销社百强商场、全国商务系统先进单位、广东省企业 500 强、广东省优秀企业等各类殊荣 80 多项。在经营模式上，明湖公司建立了以总部、配送中心、商场门店一体化的连锁网络，商场门店又分为市区总店、 市区的大型连锁超市、镇级直营连锁店、
5、村级特许加盟店。公司所有商品由总部统一采购，大部分商品进入公司的配 送中心，然后按总部的指令配送到各商场门店。在内部管 理上，建立了商业管理信息系统、物流配送管理系统、会 计信息系统三大信息管理系统，三大系统的信息相互连通， 密切配合。为了有效管理企业庞大的商品库存，明湖公司 将供销社传统的管理制度“售价金额核算、实物负责 制”应用于现代流通业的商品管理，明显提高了公司总部 对配送中心和各门店商品、资金的控制调配能力。二、明湖公司的信息管理系统及主要功能（一）商业管理信息系统商业管理信息系统由公司信息部管理，明湖公司使用的信息管理系统是“龙腾商业管理”系统。明湖公司购进该信息系统投入使用后，又
6、随即购进了该系统的源代码， 结合本单位工作的具体需要，进行二次开发，不断新增和优化各项功能。该系统与商品管理和财务管理相关的主要功能如下：1、商品管理功能（1） 商品购进的管理。初次购进商品或经营之后增加新商品时，要通过条码扫描仪读取商品包装上条形码信息，将诸如商品名称、类别、规格、等级、数量、进价单价、供应商、付款条件等输入系统。日后补货时，如是已有商品，可只输入补货数量，其他信息可复制。商品入库后生成“进仓单”、“进货汇总表”等。（2） 商品销售的管理。将出售商品的信息输入系统， 系统自动调减库存，生成“销货汇总表”。（3） 退货管理。根据商品滞销、破损、质次等原因， 生成“退货单”，并调
7、整库存。（4） 商品内部调拨管理。管理配送中心、各门店、各实物负责小组之间的商品内部调拨，支持各种不同计价商品之间的调拨，生成“商品内部调拨单”。（5） 商品分拆组合管理。可以将大包装商品分拆成 小包装商品、小件商品组合成大件商品，并按分拆组合后 的商品重新建立商品名称、代码、数量、价格等商品信息， 并调整库存。（6） 鲜活商品的管理。建立鲜活商品的系统档案， 与电子秤建立连接，记录鲜活商品的调价、促销、报损等信息。（7） 商品盘点的管理。具有自动核对盘盈盘亏功能， 利用盘点机（也称信息机）对商品进行盘点，以便提高盘 点的效率和质量。利用盘点机前端的激光扫描仪读取商品 的条形码，输入实存商品数
8、量后，商品实存数信息即存入 盘点机内。盘点结束，将盘点机内的实存商品信息导入管 理系统后，管理系统能自动进行账实核对，生成“商品盘点盈亏报告单”，同时支持不停业进行盘点。2、销售管理功能（1） 销货收款的管理。消费者选购商品付款时，收款员通过收银机 POS 系统条码扫描仪读取商品信息，计算销货款并收取货款，打印货款小票；收款员交接班时，收银主管通过收银机打印出当班应收金额，将应收金额与当班实收的现金、支票、银行刷卡、购物卡等形式的销货金额核对，生成“销货款汇总清单”。（2） 会员的管理。可以自动计算总消费金额、总积分、剩余积分，可以发放会员卡及刷卡消费。（3） 促销管理。支持“打折销货”、“现
9、金回赠”、“返券活动”、“有奖销售”等促销活动的销货款管理。3、变价管理功能（1） 手动或自动设置商品售价。（2） 后台变价设置。在开展促销活动时，可以随时调整商品的售价单价，统计因商品售价调整影响的售价总金额，生成“商品变价单”。（3） 设置同一种商品的多种价格，如批发价、零售价、会员价、团购价等。（4） 前台促销价、会员独享价等。4、采购和供应商管理功能主要是根据实物负责小组报来的补货计划，通知配送中心调拨货商品，配送中心无货，则生成“采购清单”或“补货单”；对供应商付款条件进行管理，及时提示付款期限；对供应商的信用程度进行管理。此外，通过此管理系统，还可以按指定的方法计算出各类已销商品成
10、本和完成相关信息报告生成功能。（二）物流配送信息系统物流信息系统与连销超市信息系统的商品信息相通， 是为了满足配送中心管理商品库存、分拣、配送的需要， 主要功能是：1、商品出、入库管理。对进配送中心的货物进记录。2、商品货位管理。记录商品存放的货位，及货位调查信息，方便存取、查验商品。3、商品整理管理。记录商品在配关中心的挑选整理、分装、将大包装商品分拆成小包装商品、小件商品组合成大件商品，并按分拆组合后的商品重新建立商品名称、代码、数量、价格等商品信息，并调整库存。4、商品分拣管理功能。根据总部的商品配送通知， 进行分拣备货。记录分拣备货过程商品存放货位的变动情况。5、商品配送管理。管理总部
11、商业管理信息系统发来的商品配送指令，生成“送货单”、“商品内部调拨”单等，记录向超市和门店配送商品时车辆调动、运输在途、货物验收等情况。（三）会计信息系统会计信息系统对公司的资金运作进行核算，对商品购、销、存、费用开支等业务进行监督核算，提供企业经营和财务管理系统的会计信息，也是我们此次调研的重点。三、明湖公司财务管理与会计处理（一）公司的会计核算组织公司采取集中核算方式，所有会计事项集中在财务进行核算处理。公司所属的配送中心、超市及直营门店、实物负责小组均为报账单位，不设专职会计人员，只设兼职报账员。费用的开支权集中在总部，市区以外的门店经核准的经常性费用开支，由门店经理用“备用金”代支，然
12、后向公司财务部报账。公司财务部内部的分工，以前曾采用“条条分工”形式组织核算，即一个会计人员负责若干个门店（实物负责小组）业务的核算。这种方法实行了几 年之后，因不能在一个核算期及时汇总全公司的经营情况， 改为以“块块分工”形式组织核算，即将公司所有门店（实物负责小组）的业务综合，分为商品购销、客户往来、银行业务、费用开支、成本利润、涉税业务等大项业务， 会计人员按大项业务分岗位进行会计处理。（二）超市门店的库存商品实行“售价金额核算、实物负责制”“售价金额核算、实物负责制”是上世纪 60 年代由全国供销社系统总结创立的一种适用于零售企业商品核算的方法。它既是一种会计核算方法，也是零售企业一项
13、重要的管理制度。明湖公司的管理层在有计算机管理系统支持的情况下，创造性地将“售价金额核算、实物负责制” 制度成功应用于连锁超市的管理。其主要做法是：1、建立实物负责制。将超市门店划分为多个实物负 责小组。实物负责小组由组长一人及小组成员若干人组成， 实物负责小组经管的商品一般以货架、柜台划分。实物负 责小组对经管的商品质量、数量、金额全面负责。2、实物负责小组商品按售价记账。财会部的库存商品账按含税（增值税）售价记账，按门店（超市）各实物负责小组设明细账。只记售价金额，不记数量。库存商品品种、数量、金额（包括进价和售价）在信息部的商业管理信息系统中记录。根据商品调入、购进、升溢或调价等， 按售
14、价记库存商品的增加；依据商品的销售、调出、损耗 或调价等，记库存商品减少。期末结出各实物负责小组商 品账存售价余额。3、财会部设置“商品进销差价”账户。“商品进销差价”科目是“库存商品”和抵减账户，按实物负责小组设明细科目。各实物负责小组商品的不含税进价与含税售价之间的差额记入“商品进销差价”账户。4、加强对销货款和商品的价格管理。商品销售必须通过 POS 机集中收款。当商品发生前台变价和后台调价， 或供应商退价补价业务时，要及时作出会计处理，调整实物负责小组的“库存商品”和“商品进销差价”两账户。5、期末使用适当的方法计算已销商品实现的“商品进销差价”和“销项税”。明湖公司每月末采用“分柜组
15、差价率法”计算各实物负责小组实现的差价。按税法规定的方法，计算含税销售收入中包括的增值税。6、加强商品盘点。实物负责小组每季度对所经管的商品进行盘点，进行账实核对。7、加强对账。每旬旬末， 实物负责小组编制“商品进销存报告单”与计财部对账，以明确实物负责小组的经济责任。（三）主要经济业务的会计核算1、家电商场商品购销的处理。家电商场用“自营” 方式经营的家电产品。进货时一般要同时支付货款，为了加快资金周转，商品购进后不经配送中心，由家电商场直接验收。家电商场验收商品、销售商品等有关信息进入商业管理信息系统。商业管理信息系统产生相关的原始凭证报财会部。财会部的账务处理如下：购进商品时，商业管理信
16、息系统会自动记录商品的增加，财会部用含税售价记库存商品，同时产生进销差价； 销售商品时，暂用售价记商品销售收入和结转商品销售成本，通过商场 POS 收款系统连接，商业管理信息系统会自动记录商品的减少。月末时，用分柜组差价率法，计算分摊已销商品实现的差价。由于有商业管理信息系统的支持，计财部所有业务均不用登记库存商品的品种明细账；为了考核实物负责小组经营业绩，“库存商品”、“商品进销差价”、“主营业务收入”、“主营业务支出”账户均按实物负责小组设户；商品购销业务的原始凭证，由实物负责小组报账对账后，送达计财部；计财部期末结账后，相关数据与商业管理信息系统核对。2、配送中心商品流转的处理。明湖公司
17、经营的商品， 除家电商品外，其他商品基本采用“先供货、后结算”的 经销方式。明湖公司根据与供应商签订供货合同，一般在商品到达 30 天后才与供应商结算货款。由于在商品销售之前就取得商品支配权，因此明湖公司将其作代销商品处理， 待商品出售后，再补作购进。这部分商品由配送中心验收， 按进价记账。向超市及直营店配送商品时，作内部调拨处 理，改按售价记账， 同时产生“商品进销差价”。向加盟店配送商品时，作商品销售。3、商品变价业务的处理。商品变价是指调高或调低 商品的售价。企业各种促销活动会引起商品售价的调整。 明湖公司商品价格的调整可分为后台变价和前台变价两类。（1） 后台变价。后台变价指在商品出售
18、前，对已定出售价的某一部分商品作出的变价处理，如节日促销优惠等，后台变价的特点是所有顾客都能享受的变价。发生后台变价业务，商业管理信息系统会自动统计各实物负责小组变价商品的数量、变价金额、生成“商品后台变价单”送达各实物负责小组，同时将变价信息传达到各收款点的 P0S 机。实物负责小组通过报账对账，将“商品后台变价单”送达财会部。由于后台变价只是改变商品的售价，并无改变商品的数量和进价，因此会计处理只需调整“库存商品”和“商品进销差价”两账户。发生后台变价，POS 机会自动更新变价商品的收款价格，按新售价计收顾客的货款。（2） 前台变价。前台变价是指在出售商品时，针对 某一顾客群作出的临时售价
19、降价优惠。如对会员顾客、积 分顾客、团购顾客作出的优惠等。商业管理信息系统具有 强大的前台变价管理功能，如设定商品的会员价、团购价、积分抵扣货款等功能，通过 POS 机自动计算出商品销售的应收金额、优惠或折扣金额、变价后的实收金额。统计出 某段时间的前台变价总金额。计财部在进行会计处理时， 为了不虚增销售额，多列销项税，应按减除降价优惠后的 实际销售额反映商品销售收入和结转销售成本，按原定售 价冲减库存，同时调整商品进销差价。四、总结和建议一是信息化建设是现代企业有效控制、提高效率的重要手段。在手工环境下实行“售价金额核算制”，处理商品变价是一件非常麻烦，但算机技术，这些问题都迎刃而解。在制度
20、设计中，应尽可能使用计算机和现代通讯技术，实 现信息的实时管理和资源共享，实现管理的精细化，信息 化建设投资是现代企业最有价值的投资。二是“售价金额核算、实物负责制”是现代零售业的一种有效管理方式。首先，这种制度安排加强了员工商品管理的责任意识，细化了责任分工，将员工的责任与经济利益相联系。其次，明湖公司不是简单地重复传统的售价金额核算制的做法，而是在计算机技术支持下，根据超市经营特点采用售价金额核法，它有效地解决了在手工操作下遇到的许多问题，如：商品调价处理问题、销货款控制问题等。三是建议继续对这类企业的信息管理及会计处理进行调研，比较两种方法的优缺点，为会计教学服务，并可作为对外培训的一个项目。同时，如有可能将其作为一项科研课题向有关部门申报，进行进一步深入的研究。
