1、徐汇区基本建设工程项目档案资料管理办法徐汇区基本建设工程项目档案资料管理办法一、为了加强本区基本建设工程项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设，生产（使用）管理，工程维护和改建扩建中的作用，根据国家和上海市有关基本建设项目档案资料管理的规定，结合本区实际情况，制定本办法。二、区档案局是本区档案行政主管部门，负责对本区所属各机关、企业、事业单位基本建设工程项目档案资料管理工作实施监督和指导。三、建设工程项目档案资料指基本建设工程项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档保存的文件，包括建设工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产
2、准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等各种形式与载体的文件材料。 四、工程项目建设单位（筹建组）在实施工程建设前应明确档案工作分管领导，落实专（兼）职人员负责工程项目文件材料的收集、整理和归档工作，并落实经费、配置必要的设备，其费用列入工程总概算。五、工程项目建设单位应建立健全工程项目档案管理制度，落实到有关人员的岗位责任制，实行目标管理考核。六、工程项目建设单位要将档案工作纳入固定资产投资工程的程序，做到“三同步”（即在下达项目计划任务书的同时对建立项目档案提出要求明确任务；在检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；在
3、项目竣工验收的同时对工程项目档案进行验收）、“两参加”（即档案人员参加工程项目设备开箱验收；参加工程项目竣工验收），确保工程项目档案完整、准确、系统、安全。七、工程项目建设单位及其档案机构负责监督、检查、指导该项目的档案资料管理工作。工程项目竣工验收前必须进行档案资料检查验收。本区重点建设工程项目应根据上海市档案条例的规定向区档案局进行登记，由区档案局组织项目主管单位的档案机构和有接收该档案任务的档案馆（室）对项目档案进行验收(验收办法另行发文)。八、未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。擅自竣工验收的，根据上海市档案条例由区档案局或者有关组织对直接责任者给予行政处分。九
4、、工程项目文件材料收集归档范围：凡在工程项目立项、设计、施工、竣工过程中产生的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像及工程模型均应收集，归档。其中，施工单位应着重收集和提供有关施工技术、施工管理和竣工等方面文件材料；项目主管部门主要收集项目建议书、可行性研究报告、扩初设计的审批和竣工验收工作中产生的所有文件材料；建设单位对工程项目具有直接使用、管理和维护的权利，主要应收集建筑物、构筑物（或地下管线）的日常使用、维护及日后的改、扩建需要的文件材料（有关工程项目文件材料归档范围和保管期限详见附表）。十、工程项目文件材料归档的文本要求：凡是建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印稿，盖章签字方
5、可归档。凡建设单位作为直接收文单位，其文件材料归档时应收集正本保存。有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，其文件材料归档时可保存复制件。施工单位移交给建设单位的技术文件材料除材料质量证明单和个别材料试验报告可用复制件外，其余施工技术文件材料均移交原始文件材料，供建设单位归档保存。十一、工程项目照片材料的归档范围，应以本项目的建设活动为主。1. 本项目在筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片。2. 本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片。3. 本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片。4. 本项目在工作中选用的外单位的照片。十二、工程项
6、目档案的整理要求：1. 对收集的项目技术文件材料逐件整理、剔除重份，将工程项目档案、资料、文书档案区分清楚，一文多性的文件原件归入工程项目档案，以确保项目档案的完整。2. 工程项目档案的文字材料、图表、图纸应分阶段（立项、设计、施工、竣工）归类划分，在此基础上分单体按问题组卷，部分图纸可不装订，但必须按规范装盒组卷。3. 归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制，数据翔实准确,签署手续完备,符合规范化要求。4. 卷内文件材料排列应依照技术文件材料的自然形成规律，进行有秩序有联系的排列。原则上：对文件材料的排列次序应按先问题后时间、先批复后请示、先正文后附件、先打印件
7、后稿件、先文字材料后图样，设计文件更改单可单独组卷也可附在被更改图样之前。对图纸排列可按原设计图纸目录进行。对施工技术文件材料的排列应遵循原施工单位已整理有序的编号，没有编号或编号较乱的可重新按单项和施工性质进行排列。案卷一般不宜过厚（不超过60mm）。5. 图纸材料应按要求折叠成4号图样大小（210mm297mm）,图面朝里，图标露在外面。卷内文件应编有页号，页号编在正面右下角，背面的左下角，顺序均从“001”开始（案卷之间不连号，一本案卷一个顺序号）。6. 案卷标题应根据该案卷内材料内容所涉及到的单项、专业（问题）和文件名称三个基本特征，拟写时既要符合工程术语，同时又不违背档案用语、简明确
8、切。保管期限按国家规定划分恰当，以永久、长期为主。7. 每本案卷都要填写卷内文件目录和备考表，要求字迹清楚、准确。8. 所有案卷，要根据国家有关规定，划分相应的密级，密级为绝密、机密、秘密。9. 所有的案卷要登入科技档案总目录，编入基本建设分类目录，用作检索和统计。10. 案卷的档号一律采用汉语拼音和阿拉伯字母作为代号结合组成，采用阶段分类法档案号的编制结构，如： （）1450 总流水号 阶段中保管单位流水号 单项工程代号 阶段代号 项目代号 -档案类别代号十三、工程项目中设备仪器档案的整理要求：1. 设备仪器档案应以一台设备仪器为单位进行组卷，如设备仪器文件材料多也可一台组成多卷。2. 设备
9、仪器档案可不装订，采用散装形式，卷内文件目录和备考表应填写确切，保管期限以长期、短期为主，每份文件均要填上档号和顺序号。3. 设备仪器档案案卷要登入科技档案总目录，编入设备仪器分类目录。十四、工程项目中声像档案的整理：1. 声像档案包括照片、录音带、录像带、影视片等载体。凡是归档的声像材料，必须图像清晰、声音清楚，同时必须是原版、原件，并加以必要的文字说明，文字、图片、档号、备考表相互注明。2. 照片档案的构成应当由照片、底片（向外单位收集的可以没有底片）和文字说明三部分组成，归档时缺一不可。对有特殊保存意义的，应当复制成黑白底片保存。照片档案的整理应根据项目建设程序，按阶段问题进行分类，并按
10、照重要程度或时间顺序进行排列。3. 录音带、录像带的整理按问题（内容、事由）进行分类。做到：永久性和周转性分开；机密性和一般性分开；不同版种（原版、复制版）分开。每合（盘）的外套上要贴有标签，注明：内容、主要人物、形成日期、带长（分钟）、编号、型号和保管期限，并填写目录。十五、工程项目竣工验收后，其档案资料应在三个月内向有关档案机构归档。工程项目建设单位应准备竣工图套（竣工图由施工单位编制），建设单位除留一套完整的竣工文件材料（含竣工图）外，一套向有关城建档案部门移交，一套交工程项目管理单位使用，建设单位保存原件，其他单位可用复制件代替。十六、属于区重点工程项目的档案资料，区档案馆可以提前向建
11、设单位接收进馆保存。十七、工程项目档案移交必须在清点案卷后，在移交目录上双方签名，办理移交手续。十八、本办法由区档案局负责解释，自发布之日起实施。 上海市徐汇区档案局 一九九七年四月附件一：徐汇区工程项目基建文件材料归档范围附件二：徐汇区工程项目设备仪器文件材料归档范围附件一徐汇区工程项目基建文件材料归档范围一、项目立项阶段文件材料序 号 类型 文 件 材 料 名 称 产生文件单位 保 管 期 限主管机关 建设单位 施工单位 设计单位(一) 项目申报 1.项目建议书、项目申请有关文件 建设单位 长期 永久 长期2项目建议书的批复 上级有关部门 长期 永久 长期3可行性研究报告 建设单位 长期
12、永久 长期4可行性论证意见 论证组织单位 长期 永久 长期5项目评估文件 评估单位 长期 永久 长期6环境预测、调查报告 建设单位或受委托单位 长期 永久 长期7项目计划任务书、立项报告 * 建设单位 长期 永久 永久8项目计划任务书或立项报告的批复 * 上级有关部门 长期 永久 永久9与工程项目有关的领导指示、讲话稿、录音、录像、会议记录、信函 建设单位 长期 （二） 地质勘探 1工程地质勘探合同 地质勘探部门 永久 永久2地质勘探报告、记录 * 地质勘探部门 永久 永久3地质图 * 地质勘探部门 永久 永久4化验、试验分析报告 地质勘探部门 永久 永久5勘探记录、勘探设计 地质勘探部门 永
13、久 永久6重要土、岩样及说明 地质勘探部门 永久 永久（三） 使用土地 1建设用地选址意见书及批复 * 规划土地部门 永久 2国家土地使用证及地形图（附原房屋权属证明及拆房证明文件） * 规划土地部门 永久 3国有土地使用权转让、抵押等文件及前期批租文件 * 规划土地部门 永久 4建设用地规划许可证及核准的地形图 * 规划土地部门 永久 5建设工程规划许可证及核准的总面积、红线图，包括：环保、卫生、消防、人防等审核意见单 * 规划土地部门 永久 （四） 动拆迁含管线动迁 1动拆迁协议书、合同 * 只需报送动拆、迁数及赔款金额汇总材料 建设单位 永久 2动拆迁居民户口登记调查汇总材料 建设单位
14、长期 3拆除房屋补偿金额审核单 建设单位 永久 4房屋调备材料 建设单位 永久 （五） 工程申照 1建设工程执照 * 规划土地部门 永久 2建筑设计防火审核送审单 建设单位 永久 3建筑设计防火审核通知单 公安消防部门 永久 4环境保护“三同时”申请报告、审核通知单 建设单位环保部门 永久 5卫生防疫站基本建设设计卫生送审单、审核通知单 建设单位卫生防疫部门 永久 6劳动保护“三同时”申请单劳动局 永久 永久 长期（六） 招投标含勘测设计、施工 1工程设计招标文件 建设单位 永久 永久 长期2投标单位文件 建设单位 永久 永久 长期3标底 建设单位 永久 永久 长期4评标结果 建设单位 永久
15、永久 长期5中标协议 建设单位 永久 永久 长期（七） 项目监理 1工程质量监理文件 大型项目产生文件 监理单位 永久 永久 2工程造价监理文件 监理单位 永久 永久 3工程进度监理文件 监理单位 永久 永久 4其他监理文件 监理单位 永久 永久 二、工程项目设计阶段文件材料序 号 类型 文 件 材 料 名 称 产生文件单位 保 管 期 限主管机关 建设单位 施工单位 设计单位（一） 扩初设计 1工程扩初设计图纸、说明书 设计单位 永久 永久2工程概算 设计单位 永久 （二） 施工设计 1设计说明 设计单位 长期 永久2总平面图 设计单位 长期 永久3建筑施工图 设计单位 长期 永久4结构施工
16、图 设计单位 长期 永久5给排水、电气、暖通、生产工艺等专业施工图 设计单位 长期 永久（三） 其它文件 1设计合同 建设单位设计单位 短期 短期2设计计算书及说明书 * 设计单位 长期 永久三、工程项目施工阶段文件材料（一） 土建工程 1施工合同、施工协议 建设施工单位 短期 短期 2施工预算 施工单位 短期 3开工、停工、复工报告 * 施工单位 短期 长期 4技术交底、图纸会审纪要、技术核定单 * 施工、建设、设计单位 短期 长期 5建（构）筑物施工定位测量、测量复核单 * 施工单位 永久 短期 6建（构）筑物沉降（变形）观察记录 * 施工单位 永久 长期 7工程更改洽商单、技术核定单、材
17、料代用审核单 * 施工或建设单位 永久 短期 8设计变更通知单 * 设计单位 永久 短期 9隐蔽工程验收记录 施工单位 永久 长期 10工程质量事故报告及处理记录 施工单位 永久 长期 11原材料、构件质保书 产品生产单位 长期 12建筑材料试验报告 施工单位 长期 长期 13工程质量评定记录 * 施工单位 长期 长期 14施工定位查勘记录 * 建管部门 永久 短期 15工程决算 施工单位 永久 永久 16竣工报告 施工单位 永久 永久 17竣工图(1) 总平面布置图、位置图、地形图 * 施工单位 永久 永久 (2)室外总体工程及地下管线竣工图 * (3)各单项、单位工程竣工图 *（二） 水电
18、安装工程 1施工合同、施工协议 建设、施工单位 短期 短期 2施工预算 施工单位 短期 3开工、停工、复工报告 * 施工单位 短期 短期 4技术交底、图纸会审纪要、技术核定单等 * 施工单位 短期 短期 5器材、设备移交、检查记录 建设单位 长期 长期 6各种材料及物件出厂证明，质量鉴定和测试报告 施工单位 长期 长期 7隐蔽工程检查验收记录 施工单位 长期 长期 8材料、设备代用审批单 * 施工单位 长期 短期 9质量事故报告及处理记录 施工单位 长期 长期 10设备、电气、仪表、安装测试记录 施工单位 长期 长期 11管线标高、位置、坡度测量记录 * 施工单位 长期 长期 12工程质量评定
19、记录 * 施工单位 长期 长期 13工程决算 * 施工单位 永久 永久 14竣工图：(1)电气专业竣工图 * 施工单位 长期 长期 (2)暖通专业竣工图 * (3)给排水专业竣工图 * (4)总体工程竣工图 * （三） 工艺设备安装工程 1合同 建设、施工单位 短期 短期 2施工预算 施工单位 短期 短期 3工艺说明、流程路线图 设计单位 长期 4设备、材料开箱记录、随机工具、随机备件清单 建设单位 短期 5设备图纸（含自制设备图）说明书、计算材料 设计单位 长期 6设备安装、调试记录 施工单位 长期 7安装决算 施工单位 永久 永久 8安装总结 施工单位 永久 永久 四、工程项目竣工阶段文件
20、材料序 号 类型 文 件 材 料 名 称 产生文件单位 保 管 期 限主管机关 建设单位 施工单位 设计单位（一） 项目初验文件材料 1初验申请报告和批复 建设单位和上级单位 长期 长期 2初验会议文件材料建设单位 长期 长期 （二） 试生产文件材料 1生产技术参数性能及图纸 建设或使用单位 永久 2试生产计划 建设或使用单位 短期 3试生产记录 建设或使用单位 长期 4安全操作规程、事故分析、处理报告 建设或使用单位 长期 5其它与试生产有关的文件材料 建设或使用单位 短期 （三） 项目竣工验收文件材料 1竣工验收申请报告及批复 建设单位上级主管部门 永久 永久 2各单项验收记录（消防、环保
21、、卫生、劳动保护、档案验收） * 建设单位 长期 长期 3项目竣工验收会议材料 验收单位 短期 永久 4基建财务决算（固定资产移交单） * 建设单位 永久 永久 5项目竣工验收证书 * 验收单位 永久 永久 6项目审计文件 审计单位 长期 长期 （四） 声像材料 1有关工程项目照片 * 建设单位 永久 2有关工程项目录像带 * 建设单位 永久 3有关工程项目录音带 建设单位 永久 说明：（1）凡打“*”的是建设单位向城建档案部门报送的文件材料，文字部分一般为复印件，特殊情况可报送原件，竣工图为蓝图。（2）表列文件材料归档范围适用于各类基本建设项目（包括更新改造项目），中外合资经营项目、合作经营
22、项目的归档范围也可参照此表执行。附件二：徐汇区工程项目设备仪器文件材料归档范围一、设备仪器购置阶段文件材料序号 文件材料名称 产生文件单位1 设备仪器购置可行性研究、申请报告 建设单位、使用单位2 设备仪器购置的批准文件 上级部门3 购置设备仪器资金申请和批复 使用单位、上级部门4 购置设备仪器洽谈订货合同 使用单位、供货单位5 有关操作人员培训文件 使用单位、主管部门6 设备仪器开箱验收记录 建设单位7 设备仪器商检、储运文件 主管部门8 设备仪器随机文件材料（使用说明书、操作手册、合格证、装箱单等） 供货单位二、设备仪器安装调试、运行维护阶段文件材料序号 文件材料名称 产生文件单位1 设备仪器安装调试记录 建设单位、使用单位2 设备仪器验收报告 建设单位、使用部门3 设备仪器操作维护保养规程及安全技术 建设单位、使用单位4 设备仪器检修记录 建设单位、使用单位5 设备仪器事故处理记录 建设单位、使用单位
