1、苏州工业园区会计服务外包示范基地代理记账业务操作规范苏州工业园区会计服务外包示范基地代理记账业务操作规范2011-09-19 作者：苏州工业园区会计服务外包示范基地 来源：苏州工业园区会计服务外包示范基地 阅读： 839 次目 录 1 代理记账业务规范001号代理记账业务规范 2 代理记账业务规范002号代理记账业务流程管理 3 代理记账业务规范003号代理记账业务档案管理 4 代理记账业务规范004号代理记账文本格式标准代理记账业务规范（代理记账业务规范001号）第一章 总则 第一条 为了规范代理记账行为，贯彻执行国家有关会计法规和会计核算规定，加强财务服务外包的能力，结合中介机构实际，制定
2、本规范。 第二条 本办法规定了与代理记账业务有关的业务承接、人员配置、凭证交接、会计核算、纳税申报、财务监督及档案管理等应遵循基本规范及要求。 第三条 本办法适用于受托代理记账的中介机构。第二章 业务承接 第四条中介机构应区分代理记账业务的委托范围，分别安排主管以上级别人员与客户的总经理及财务负责人进行座谈，了解客户的基本情况，评估该委托业务的风险。尤其对于财务稽核或财务顾问的业务，应安排合伙人到客户公司的经营场所进行实地考查，调查客户的会计核算情况及现实需求。无论属于何种类型、范围的财务外包业务，均应在了解与调查的基础上编制业务承接与保持评价表，决定是否接受客户的委托。 第五条 若接受客户的
3、委托，则与客户商讨具体操作事宜，签定业务约定书。业务约定书按照代理记账文本格式标准进行撰拟。 第六条代理记账业务必须以中介机构名义承接，中介机构对其从业人员的业务活动承担责任，严禁任何个人以中介机构名义私下承接、执行代理记账业务。第三章 人员配置 第七条中介机构应根据客户委托范围及内容，安排具有对应执业能力的从业人员（必须持有会计上岗证）实施代理工作，并按照不相容岗位互相牵制原则，对承接签约、接单、记账、复核、申报、检查、监督等环节安排不同的人员执行及监控代理工作。 第八条中介机构应定期安排对财务代理人员进行职业道德、相关法规、会计实务操作、企业管理、内部控制等方面的培训，以促进并帮助从业人员
4、提高专业技能的自觉性和紧迫感，勤学苦练，刻苦钻研，以提高业务水平及服务能力。 第九条中介机构对财务代理人员的质量控制按照质量控制制度执行并纳入员工绩效考核系统。第四章 凭证传递及资料接受 第十条对于新签客户，应按照新签客户资料清单向客户索取有关资料，新签客户资料清单见代理记账文本格式标准。项目主管应根据客户具体情况增减资料清单，并对客户日常核算协助规范进行安排。日常核算协助规范包括（不限于）： 1.企业出纳的岗位责任与工作要求； 2.原始凭证审核要点清单； 3.出纳报告单及凭证清单； 4.小型企业内部控制要点提示。 第十一条对于日常接受单据及资料交接，均应按照日常交接资料清单经当面审核后，双方
5、签字确认并签署交接日期。第五章 会计核算制度 第十二条 会计核算应遵循的原则 会计核算应当做到真实、准确、及时、完整，应当以实际发生的经济业务为依据，使用适当和正确的会计处理方法，遵循会计核算的一般原则。具体如下： （1）客观性原则。会计核算过程各个环节的计量、记录，必须以实际发生的经济业务及证明经济业务发生的合法凭证为依据； （2）可比性原则。会计核算程序、方法，必须符合国家统一会计制度的规定，提供相互可比的会计资料和数据。编制会计报表，必须按照国家统一会计制度规定的会计指标和方法编报； （3）一贯性原则。会计处理程序和方法前后各期必须一致，不能随意变更已采用的会计处理程序和方法。如果确因经
6、营情况、经营范围和方式，或因国家有关政策规定发生重大变化，需要对会计处理程序和方法作适当变更，在变更时，做出说明； （4）相关性原则。在收集、处理、传递会计资料过程中，要考虑到会计信息使用者对会计资料的需要； （5）及时性原则。会计人员要及时收集整理各种原始凭证，及时编制出会计报表，及时传递会计信息； （6）明晰性原则。会计记录的内容必须清晰、简明，便于理解和利用。会计记录的数字必须正确； （7）权责发生制原则。当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，都应作为当期的收入和费用入账； （8）配比原则。一个会计期间内各项收入和与其相关联的成本、费用，应当在同一会计期间内予以确认和计量； （9
7、）历史成本原则。各种资产，应当按其取得或购建完成时发生的实际成本进行核算； （10）区分收益性支出与资本性支出原则。在确认支出时，将收益性支出列作当期损益列入损益表，将资本性支出计入有关该项支出的资产，列入资产负债表； （11）审慎性原则。在对某些经济业务或会计事项存在几种不同会计处理方法可供选择时，应尽可能选用一种合理的不虚增利润和夸大权益的方法进行核算； （12）重要性原则。对于企业领导认为重要的会计事项，除设总账进行核算外，还须设明细账户分项核算，力求做到详尽正确，并在会计报告重点说明。 第十三条 会计凭证的填制 1会计凭证包括原始凭证和记账凭证，核算员应当按规定对原始凭证进行审核，根据
8、审核无误的原始凭证填制会计记账凭证，并且要把原始凭证作为记账凭证的附件。 2核算员在填制会计凭证时，原则上每一份记账凭证都必须附有原始凭证。结账和更正错误的会计凭证，可以写一份情况说明，由经办人员签章后作为附件。如果一些原始凭证涉及到几份记账凭证，应当把该原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，另拟一份由经办人员签章并注明主要记账凭证编号的简要说明或在相关记账凭证中注明相互参见的凭证号。 3会计凭证必须填写日期、 附件张数、 经济业务摘要、 会计科目名称和编号、金额，由经办人员、会计审核人员签名或盖章，部分凭证还需经会计主管人员签名或盖章。现金收款凭证和现金付款凭证必须由交款人员、领款人员和出纳人
9、员签名或盖章。 4填制会计凭证时，应当对其进行连续编号。一笔经济业务需填制两份以上的会计凭证时，可以采用分数编号法编号。 5会计凭证应当及时处理、及时传递，不得积压、丢失。 第十四条 会计账簿的登记 1内容准确完整 登记会计账薄时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。账薄记录中的日期，应该填写记账凭证的日期。以自制的原始凭证（如收料单领料单等）作为记账依据的，账薄记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。 根据岗位责任制和内部牵制制度的要求，负责登记账薄的记账人员，在登记账薄前，应对已经专门复核人员审查过的记账凭证
10、进行再复核。如果登账人员对记账凭证中的某些问题存有疑议，可以向填制记账凭证的人员或其他人员了解情况。如果认为记账凭证的处理有错误，可暂停登记，及时向记账业务负责人反映，由其做出更改或照登的决定。 在任何情况下，凡不兼任填制记账凭证工作的记账人员都不得自行更改记账凭证。 2. 登记账薄要及时。针对账目的不同分别采取不同的时间登记账簿。如现金日记账与银行日记账每十五天登记一次，月底结出余额，与客户核对。其余账簿每月初开始登记上月的记账凭证,每月20日前登记完毕。 3. 登记时要注明记账符号。登记完毕后，要在记账凭证上签字或盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。在记账凭证上设有专门的栏目应注明记
11、账的符号，以免发生重记或漏记。 4账簿检查。核算员应当定期或不定期地对会计账簿记录的有关数字进行核对，使现金、银行存款、有价证券、单位或个人的往来情况等能够与账簿记录保持一致，确保账实相符，账证相符，账账相符，账表相符。 第十五条 报表编制及报送 1每个项目均需要按照国家统一会计制度以及有关规定定期编制财务会计报告。财务会计报告应当根据完整而正确的会计账簿记录和有关资料进行编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。 2每个项目均需要针对项目的税务事项编制纳税申报表，并按照主管税务机关的要求及时纳税申报。纳税申报表报送前，必须与客户进行书面沟通，书面沟通实在有困难的，至少应以EMAIL形
12、式经通报无误后再行申报。 3、每个项目均应将经项目主管签字确认的财务会计报告及纳税申报表于下月15号前提交给委托单位。年报应于次年3月前提交，年报由会计报表、会计报表附注组成。 第十六条 会计科目的设置 核算主管应根据项目调查情况选取适当的会计制度与会计政策，经确认后按照制度下发执行。核算员可在符合企业会计制度要求的情况下增设二级以下（含二级）会计明细科目。 第十七条 账簿打印及档案保管移交 1. 定期打印。根据财政部会计基础工作规范的要求，实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。如现金日记账与银行存款日记账，每月中旬月末各打印一次，并每月初与客户出纳核对。其他账簿每半年打印一次，年终
13、全部打印并装订成册。 2. 建档。对每个项目均应按照综合类、业务类分别建立两类档案。综合类为企业基本层面的资料，如营业执照、组织机构代码证、验资报告、纳税申报等资料。业务类主要是企业财务资料，如原始凭证、会计凭证、 银行对账单、会计账册、会计财务报表、以及各种业务表格、交接记录等。客户档案清单参照代理记账文本格式标准，并可按照实际情况，进行必要的增删。 3.档案保管及移交。一般客户综合档案由核算主管保管，业务档案日常由核算员保管。年度终了时，项目核算员应在年度终了后4个月内向客户移交上年的业务档案及账簿、凭证。移交时应由部门主管清单确认后监交，并在交接清单上签字。 4.档案借阅。公司内部调阅会
14、计档案需经部门主管批准。法律、法规规定有档案查阅权的部门查阅会计档案，必须持有效证件及相关证明材料，并经主要负责人批准后方能调阅。第六章 附则 第十八条本规程由苏州工业园区会计服务外包示范基地负责解释。 第十九条 本规程所涉及业务将由具体业务操作办法进行规范。 第二十条 本规程自公布之日起执行。代理记账业务流程管理（代理记账业务规范002号） 1概述 1.1为规范代理记账业务流程，明确代理记账业务项目的执行控制程序，制定本流程。 1.2便于叙述和运用，本流程更多地采用了附表及其填表说明的表达方式，但不影响其效力，即附表及其填表说明与正文效力相同。 2.代理记账项目执行控制程序 代理记账项目执行
15、控制程序的具体内容、要求在代理记账流程描述（附件1）详细反映。附件：1. 代理记账流程描述2.业务项目信息登记表3.业务终止确认书附件1代理记账业务流程描述步骤一、了解委托单位及其环境（不含内部控制）并进行风险评估（不考虑内部控制）1针对委托单位的具体情况，对以下内容进行全部或部分了解，并进行记录。并随着代理业务的深入不断修订、补充所了解到的情况。（1）行业状况、法律环境与监管环境以及其它外部因素；（2）委托单位的主要交易流程并形成文字说明；（3）委托单位所处行业会计核算的特点及其对会计核算的要求；（4）委托单位的主要税种及纳税申报的时间、要求；（5）委托单位管理风格及其对管理报表的要求。2针
16、对上述了解到的情况，分析行业会计核算的特点及要求，选择、确定该委托单位适用的会计核算方法及会计制度，帮助委托单位确定会计报表的格式，纳税申报的税种、管理报表的格式，形成项目基本情况表，并经委托单位确认后再修改。步骤二、报账的辅导与交接针对委托单位的情况，对报账人员按照出纳要求进行培训，培养其原始凭证审核、报销凭证黏贴、收支流水账记录等技能，并要求其每月形成出纳报告单、原始凭证清单及原始凭证附件，与负责项目的核算员交接，并在资料交接登记簿上签字。步骤三、审核原始凭证并做账由项目核算员对报账员报送的原始凭证、出纳报告单进行审核（审核要点）。经审核无误后，用财务软件制单。经财务主管审核无误后，结账、
17、记账，编制财务报表、纳税申报表。步骤四、审核财务报表、纳税申报表由项目部门经理对财务报表、纳税申报表进行专门复核，并在流转表上签字。步骤五、报税由专人按照已经签字的纳税申报表、财务报表进行纳税申报。步骤六、报表打印、复核及传送由财务专管打印报表，经专人复核无误后，在与报账员交接下个月凭证时，交给委托单位，并请报账员在交接簿上签字确认。步骤七、凭证装订、业务底稿整理每月20日前，项目核算员应将项目凭证装订好，移交给财务主管保管，委托单位其它业务底稿应及时由项目核算员补充，并交给财务主管审核。附件2业务项目信息登记表客户信息部分企业名称（全称）企业编号集团编号邮编注册地址（格式）所属行业（下拉）单
18、位性质（下拉）注册资本（万元）联系人联系电话（格式）法定代表人（或实际控制的自然人）项目信息部分风险级别（下拉）业务项目号报告日期合同编号合同金额项目负责合伙人项目负责经理外勤主管业务报告号（弹出一个表格）报告签字人（1）CPA证书号报告签字人（2）CPA证书号业务信息部分审计适用意见类型（下拉）资产总额负债总额所有者权益收入总额利润总额净利润业务类别（下拉）审阅适用业务类别（下拉）审核适用业务类别（下拉，可增加）司法会计鉴定业务类别（下拉）咨询适用业务类别（下拉，可增加）备注附件3：业务终止确认书项目负责经理业务项目号客户单位客户号事由 （项目基本情况、业务终止的理由、终止风险的考虑、成本的
19、处理等）项目负责合伙人意见质监与技术支持部意见主任会计师/副主任会计师意见代理记账业务档案管理（代理记账业务规范003号）1概述1.1 为规范代理记账工作底稿形成业务档案的流程及业务档案的管理，制定本办法。1.2 本办法的主要内容包括：（1）档案的验收与交接；（2）档案的归档；（3）档案的管理。2档案的验收与交接2.1 外勤主管负责按照业务规范编制和整理工作底稿，并将工作底稿按本规程要求整理成档，质监与技术支持部负责业务档案的归档。2.2 外勤主管应在业务报告日后60天内将工作底稿整理成业务档案，并送质监与技术支持部归档（如未特别注明，仅指当期档案部分，包括电子底稿）。工作底稿整理成业务档案包
20、括对工作底稿进行分册和填写目录等。2.3 外勤主管整理工作底稿和质监与技术支持部在归档时要注意以下事项：（1）底稿是否按照当年模版编制；（2）底稿是否已按规定分册、厚度适当；（3）每册首页填写是否正确、完整；底稿是否已按目录顺序排好，并编制索引号和交叉索引号；（4）底稿是否已按规定贴好指示标签；（5）底稿中很小的单据，如邮局的挂号单等小于A4纸的纸条，是否已粘在A4纸上；（6）底稿中是否有应交未交原件或收到原件后未撤出复印件的情况；（7）底稿中是否有热敏纸传真件(由于热敏纸上的字在一段时间内会消失，所以应复印该传真件)；（8）底稿中横向排版的表格是否有表头未朝左侧的现象；（9）与审计过程和审计
21、结论无关的资料如被审计单位账页、凭证、单据等复印件以及空白底稿、草稿、已经替代的底稿是否清除；（10）年审底稿是否已区分当期档案和永久性档案，并分别整理；（11）电子档案是否已进行排版、归类，数据是否正确、完整；2.4档案管理人员接收整理好的业务档案后，同时将未归档工作底稿欠条退还外勤主管。在装订过程中如发现业务档案不符合要求，档案管理人员应填写业务档案验收单（附件2）将不能归档的原因列出，与工作底稿一并退还外勤主管，并重新索取欠条。3档案的归档3.1档案管理人员负责业务档案的归档，业务档案的归档包括档案整理、登记、装订、装盒及入库码放。3.2档案整理。档案管理人员在进行档案整理工作时要注意以
22、下事项：（1）整理过程中要拆除大头针、订书针等金属物；（2）材料纸面过小的，要粘贴或托裱在标准A4纸上，装订部分过窄或有字时，应用纸加宽；（3）在进行底稿整理时，如发现底稿中有很明显的问题，如：页次混乱、目录填写不完整等，要及时将档案退回验收人员，重新验收。3.3档案登记。档案管理人员在整理业务档案的同时应填好业务档案登记表。3.4档案装订。装订前，档案管理人员应在业务人员移交的每册档案基础上，准备封面、卷内备考表和封底，其中封面和封底采用较厚的纸张，卷内备考表放封底之前页。3.5档案装盒。档案装订后应及时装盒，装盒前档案管理人员应在档案盒封面写清档号（本年度档案盒流水号，与报告号在同一年度）
23、和机构名称，档案盒脊部写清档号、报告号等内容。装盒时应尽量将盒装满，节约空间。4档案的保管4.1 档案管理人员应定期对未归档的业务档案进行清理。根据业务档案登记表与未归档工作底稿欠条清理已超过60天尚未移交的档案，联系项目外勤主管、催促移交，并将名单及时送交业务报告编号人员。外勤主管如存在超过120日尚未移交业务档案的，暂停其业务报告编号，在移交业务档案前未经批准不得出具业务报告。4.2档案管理人员应定期对已归档的业务档案进行清理。及时将清理结果向其主管人员进行汇报，若发生档案的毁损、丢失等情况，应填写业务档案毁损、丢失报告单，写清楚丢失原因，并逐级上报处理。4.3永久性档案的保管4.3.1永
24、久性档案的主要功能是备查作用，并具有使用频率高、多年反复更新使用的特点，因此永久性档案以单独的系统进行管理，并以客户名称（委托单位全称）为识别特征编制永久性档案登记表。（注：当期档案以业务报告号为识别特征编制业务档案登记表。）4.3.2永久性档案的保管由业务部门负责。4.3.3永久性档案采用活页夹的形式装订。业务人员将永久性档案整理（包括填写更新记录、编制索引号并粘贴标签等，对需要更新、换出的永久性资料，经清理确需保存的，外勤主管应将其整理后装入最近一期的年报审计当期档案中）后进行打孔，根据底稿厚度放入合适的文件夹（以能保证正常翻阅为宜），并填写好文件夹脊部。装订好的永久性档案交到部门秘书处。
25、4.3.4部门人员根据接收的永久性档案编制本部门的永久性档案登记表。部门人员应定期与档案管理人员核对已归档的当期档案，如存在当期档案已归档而永久性档案未归档情形的，应及时联系外勤主管、催促移交。每年度终了120天内，部门秘书应当与档案管理人员编制的业务档案登记表进行核对，核对无误后对本部门的永久性档案登记表进行更新，并一式两份，一份留业务部门，一份报档案室。4.4电子档案的保管（1）电子档案主要指出具的业务报告和按规定需同时提交的电子类工作底稿，由质监与技术支持部负责验收档案的人员在接收档案时收集。（2）档案管理人员应定期拷贝业务报告电子版。质监与技术支持部负责验收档案的人员应在转交纸质档案时
26、，同时将电子档案交档案管理人员。每年度终了120天内，档案管理人员应当对上年出具的业务报告电子版和收集的电子工作底稿、代理账套文件分别编制目录，并刻盘。5业务档案借阅与归还5.1当期档案借阅业务人员根据业务需要借阅当期档案的，填写档案借阅审批单，到档案管理人员处办理借阅手续。5.2永久性档案借阅业务人员根据业务需要借阅永久性档案的，填写永久性档案借阅审批单，到业务部门秘书处办理借阅手续。5.3在办理档案借阅时，应注意以下事项：(1)档案借阅只限所内正式员工办理借阅手续，实习生、学生不得办理借阅手续；(2)档案借阅审批单，应由借阅人签字，谁借谁负责，不得代借；(3) 业务档案的借阅时间一般不得超
27、过30个工作日，每个业务人员所借档案一般同时不得超过5份，否则档案管理人员有权要求其先归还再续借；(4) 档案借阅人应当保持案卷整洁，不得损坏、涂改、拆页，保证档案的完整和安全。5.4在归还借阅的档案时，应注意以下事项：（1）归还档案时，档案管理人员要检查档案的完整性，收回后将借阅单退还借阅人。（2）归还的档案若出现损坏、涂改、拆页等现象，档案管理人员应要求借阅人恢复原样，必要时填写“业务档案毁损、丢失报告单”，并追究借阅人的责任。（3）借阅人员若将档案丢失，应填写“业务档案毁损、丢失报告单”，写清楚丢失原因，并逐级上报处理。5.5档案管理人员在收回档案时，应在卷内备考表中进行登记，属于外部借
28、阅的，还应保留书面调阅函（贴在备考表处）。5.6外单位依据法律法规需调阅本所档案时，对方单位需出具书面调阅函和相关法律法规的文件，经质监与技术支持部门审批后由项目所在业务部门指定人员办理借阅手续，限在本单位内进行查阅。属于司法机关（公安、检察、法院、律师）查阅的，还应有代理记账机构法律顾问到场方可进行。如需复印相关底稿、借出代理记账机构办公场所，需单独办理相关申请手续，报主管人员批准。6 离职员工档案清理当业务人员办理离职手续时，档案管理人员应查阅未归档底稿欠条和业务档案借阅审批单，确定其是否存在有欠交工作底稿或未归还业务档案的情况。如存在上述情况，档案管理人员应催其及时上交。如已丢失的，按档
29、案丢失程序办理，未查清前，不得办理离职手续。档案清理完毕后，由档案管理人员在员工离职流程表上签字确认。7业务档案的销毁业务档案保存期届满后按规定需要销毁的，档案管理人员填写业务档案销毁审批登记单（附件6）并经主要负责人批准后进行销毁。附件：1.工作底稿目录总表2.业务档案验收单3.业务档案登记表4.案卷封面格式5. 档案借阅审批单6. 业务档案销毁审批登记单附件1：工作底稿目录总表一、工作底稿总目录单位名称报告编号序号索引号底稿类别是否适用档案册号备注二、报告意见类型1.标准意见 2.无保留意见 3.保留意见 4.无法表示意见 5.否定意见 6.其他三、项目组主要成员表职 别姓 名简 签职 别
30、姓 名简 签项目负责合伙人负责经理质量控制复核人外勤（业务）主管其他成员：姓 名简 签姓 名简 签姓 名简 签四、底稿移交记录移交人： 验收人： 接交人：附件2：业务档案验收单业务报告编号: 单位名称: 验收人: 日期验收项目合格不合格原因（1）底稿是否按照当年模版格式编制（2）底稿是否已按规定分册（每册为2.2厘米/200页左右，但尽量不要对工作底稿的大类进行分割），同时在第一册档案的财务报表审计工作底稿总表“档案册”栏中填写序号（3）每册首页是否为目录页，且底稿已按目录顺序排好，并编制索引号和交叉索引号（4）底稿是否已按规定贴好指示标签(至少标注到底稿大类的下一级)（5）底稿中很小的单据，如邮局的挂号单等小于A4纸的纸条，是否已粘在A4纸上（6）底稿中是否有应交未交原件，或同时存在原件和复印件的情况（7）底稿中是否有热敏纸传真件，由于热敏纸上的
