1、集团企业邮箱管理制度集团企业邮箱管理制度 1 目的和适用范围 为了加强集团企业电子邮件的管理，规范公司网络信息传递及发布行为，增强网络信息安全性，根据国家相关法律法规制定本管理规定。为体现 XXX 集团在对内工作交流、对外商务活动时的整体形象，各单位在印制名片、外联及对外广告宣传等时，均须统一使用企业邮箱。本规定适用于 XXX 集团公司及各子公司。2 相关责任 本规定由信息管理部拟定并组织修订、总裁办组织会审，总裁批准，总裁办发文，由信息部负责解释与组织实施。3 开通与注销 集团人力资源部以每周一次的频率向信息部提供最新人员变动情况，信息部根据此变动名单对邮箱用户进行管理。原则上集团公司每位正
2、式员工都将分配一个邮箱，员工离职时进行注销。4 企业邮箱资源 1、浏览器访问地址：http:/M 或 https:/M 2、邮件客户端软件访问（Outlook、Foxmail）：接收服务器（POP 3）地址：M 发送服务器（SMTP）地址：M 3、移动手持设备访问（IOS、安卓、WP）；配置服务器（ActiveSync）地址：M 5 邮箱使用规范 1、公司鼓励和提倡各部门、各下属单位及员工采用电子邮件进行内外交流。公司员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以公司域名为后缀(如：)的邮件服务，公司对员工信箱进行统一规划和管理。在公司画册、职员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以
3、本公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。2、电子邮件传送是发信人与收信人之间的信息的传送。公司尊重用户个人隐私权，所以，公司不会公开、透露或修改用户邮箱内的邮件内容，除非在法律许可、要求或用户违反服务条款的情况下。3、公司各部门、各下属单位及员工个人根据工作需要，可依照电子邮箱申请流程，申请开通电子邮箱服务。用户必须完全遵守本邮件管理制度并完成申请注册程序，才能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件服务。4、电子邮箱的基本命名规则由信息部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。5、当用户所在部门、职位发生变化时，由人力资源部提供更新信息给信息管理部进行更改。6、当用户不再为本公司
4、服务,由人力资源部通知信息管理部，将用户的邮件账户删除；或用户不使用公司提供的邮件服务超过六个月，信息管理部也将用户的邮件账户删除，包括用户注册的个人资料及邮件里所有的电子邮件。公司不对此承担任何责任，而由此引起的损失及责任由用户自行承担。7、电子邮箱用户若通过电子邮箱群发垃圾邮件，接收、发送、存放或提供下载传播虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的，侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标权、名誉权或其他任何合法权益的邮件，一经发现信息部有权删除其电子邮件帐号，并追究当事者的行政或法律责任。6 用户责任义务 1、用户经申请并获批准取得公司的邮件账户后，自行承担传输内容的
5、法律责任。2、取得使用权的用户必须遵循以下主要条款：（1）从中国境内向外传送资料时须符合中国有关法律、法规规定；（2）不得泄露公司机密；（3）不得使用邮件服务作非法用途；（4）核对邮箱的个人资料，如有变动，须及时更新；（5）遵守互联网道德规范；（6）若用户的行为违反有关规定，公司将作出独立判断，并有权立即取消该用户的服务帐号。情况严重的，依法追究民事或刑事责任。3、用户信箱开通后，将得到一个密码和账号。用户应对账号和密码安全负全部责任。同时，每个用户都要对其信箱内的所有邮件、程序负全责。用户须经常改变信箱密码以防信箱被他人盗用。4、用户不得自行把自己的账号提供给他人使用，并承诺负责支付由于用户
6、违反服务条款引起损失及相关费用，承担其他人使用用户的电脑、账号的情况下而发生的法律和经济责任。若发现有任何非法使用自己的账号或存在安全漏洞的情况，应立即通知公司邮件管理系统的维护人员。5、用户须定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，用户须回复确认，否则视为未接收邮件，由此造成的损失及责任由用户自行承担。7 邮箱管理 1、集团企业邮箱有集团信息部管理、运行、维护工作。2、电子邮箱用户应及时收取邮件，建议使用邮件客户端软件进行邮件收取。禁止把企业邮箱作为活动存储器使用。不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，用户应至少每月清理一次邮箱。3、邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在 90 天内一直
7、保持在 80%）的 用户，管理员将发送管理员通知邮件到该邮箱，此一周后仍未整改，管理员有权对该邮箱进行清理清理。4、电子邮箱用户需对自己邮箱的帐号、密码安全负全部责任。对利用自己的电子邮箱帐号传输的所有内容及产生的后果负全部责任。5、电子邮箱用户若发现任何非法使用本人帐号或其它系统安全漏洞情况应立即报告信息部。8 服务与支持 1、企业邮箱用户的初始容量为 500 兆，用户分配到邮箱后可以根据实际需要向管 理员申请空间增加，增加额度不限，以实际需要为度。2、超大邮件的发送与接收：企业邮箱发送、接收邮件最大附件容量为 20 兆，对外发送时应考虑对方邮箱接收的最大容量限制，对于企业邮箱内部用户禁止群
8、发超大容量邮件，如有这方面的问题以及需要协作事宜，请与信息部企业邮箱管理员联系。3、此规定从颁布即日起生效。附录 1 电子邮箱申请流程 1、总公司 总公司员工申请电子邮箱，在本部门助理处领取并填写公司标准的申请报告，填写所属部门、职务、联系电话等基本信息后，由本部门负责人签字，将申请报告交到信息管理部部门助理处，办理有关开通账号事宜。电子邮箱申请人 至部门助理处领取申请报告 填好表上内容，并经本部门负责人签字同意 交至信息管理部，由信息管理部办理开通事宜 2、分公司 分公司员工申请电子邮箱，由分公司行政人事部门办理。分公司员工向分公司行政人事部提出申请，填写 申请报告，填写所属部门、职务、联系
9、电话等基本信息后，经分公司负责人签字确认，传真或 E-MAIL（it*）至总公司信息管理部，账号开通后，信息管理部将相关信息通知至分公司行政人事部门，分公司行政人事部门再为该员工进行开通事宜。电子邮箱申请人 向分公司行政人事提出申请 填写申请报告，经分公司负责人签字同意 由分公司行政人事传真或 e-mail回总公司信息管理部 分公司行政人事根据回传信息为申请人办理开通事宜。信息管理部开通账号后 email 至分公司行政人事 附录 2 集团电子邮件用户申请表 申请时间:申请人:联系电话:用户所属公司:部门:办公地点:用户意见：日期：签字盖章：相关部门意见：日期：签字盖章：以下由信息部填写：电子邮件用户名：初始密码：电子邮件地址： 建立日期：建立人：备 注 1、电子邮件服务器地址：收邮件服务器 M。发邮件服务器 M 2、电子邮件用户不得泄露公司机密信息、发送虚假、反动、色情等非法邮件，否则一经查处后果自负。
