1、4、项目实施过程中设备保障措施205、返工处理措施20九、现场作业人员纪律规定20十、现场作业人员保密规定21十一、保密资质23针对 XX 市中级人民法院档案数字化项目，我公司成立了专门的项目组，项目负责人 ，项目现场主管 ，项目设备保障及维护 。项目组将严格按照国家档案局、广东省档案局、最高院及有关规定的档案数字化标准实施及招标方的有关管理制度开展数字化工作。一、项目实施标准及规范我公司在实施档案加工过程中严格参照以下标准：1、中华人民共和国行业标准 DA/T 312005 纸质档案数字化技术规范2、广东省纸质档案数字化技术要求3、广东省高级人民法院）4、档案著录规则（DA/T 18）5、档
2、案工作基本术语（DA/T1-2000）6、XXX 关于加强档案数字化生产加工保密管理工作的通知（桂档发200910 号）质检员挂接员录入员处理员扫描员拆装员二、项目组组织架构项目负责人现场主管小组长三、档案数字化加工流程1、加工流程加工文件格式：JPEG 加工流程图如下：领卷档案拆分加工流程图档案库房高速扫描归还案卷图像处理案卷装订图像检查条目录入质量检查数据挂接2、流程要求 领卷领取档案时，严格办理数字化扫描档案的交接手续，建立严密的各个环节交接程序，做好交接记录。档案交接工作由用户单位 、我公司 负责交接，双方签字确认。 档案拆分扫描前先对案卷进行预处理。如案卷启钉、拆分，保证纸张的平整、
3、抚平边角。对不同程度的纸张，应采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，务必保持档案完整无损，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描的方式进行，确保在扫描过程中不得对档案原件造成二次损伤，不得人为的恶意损害档案。 高速扫描1、扫描方式为彩色，纸质档案扫描分辨率至少 200dpi 以上。特殊情况如文字偏小、密集、清晰度差，可适当提高分辨率。照片档案按照广西壮族自治区照片档案数字化技术要求（桂档发200912 号）执行。扫描图像以 JPEG 格式（80 质量）存储单文件单页形式。2、扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、图像完整
4、、清晰，无影响图片美观的黑边和污点，图像不偏斜或倒置，尽可能保持档案的原文原貌。3、扫描影像的顺序与纸质档案保持 4 个一致性，即案卷号与扫描图像挂接的案卷号一致、卷宗封面信息与卷内容一致、卷内目录页码与卷内页码一致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，保证电子影像的完整齐全。 图像处理1、对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如档案原文中没有的黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。2、对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上不感觉偏斜为准，对方向不正确的图像进行旋转还原，图像效果符合正常的阅读习惯。3、对大幅面档案采用分区小幅
5、面扫描后，形成的多幅图像，进行拼接处理，合成为一个完整的图像。拼接后应与档案原件核实， 确保拼接无误，保证数字化图像的整体性。为缩小图像文件容量， 节省存储空间，扫描的图像去除图像无内容、多余的边。 条目录入按照国家档案局、广西区档案局、最高人民法院及招标方的有关规定规范录入档案信息，并在采购方指定的档案管理系统中进行数据录入，数据文字录入差错率小于万分之二。 数据挂接图像与目录必须一致性，中标方扫描图像与文件级目录 100%挂接正确。 档案装订1、按照用户 2010 年新的装订方式进行装订；2、新的案卷封皮由用户提供，我公司可派人员协助打印。四、项目实施质量要求1、扫描图像质量要求 档案扫描
6、分辨率一般采用 200dpi ，对文字过小和原件不清晰的采用 300dpi，扫描色彩模式采用彩色扫描，以 JPEG 格式存储。 扫描图像清晰、可读，颜色尽量保持原貌。对原始档案不清晰的纸张（比如传真件）提交用户工作人员确认后再决定扫描方式。 扫描后电子图像的排列顺序与档案原件一致，不得漏扫、重扫、错扫文件。2、装订质量要求 装订排列顺序：按每件档案的页码顺序装订。 装订时不能将案卷材料内容压在装订线内。 装订后的案卷要结实、平整、美观，不留金属物，不压字，不掉页、倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。 在重新装订档案时要保护好档案，不能对档案造成二次损坏。3、档案条目录入质量要求按照国家档案局、广西区
7、档案局、最高人民法院及招标方的有关规定规范录入档案信息，并在客户指定的档案管理系统中进行数据录入，数据文字录入差错率小于万分之二。五、项目实施计划1、进场设备配置计划表设备名称正常加工设备数量（套/台）备用设备数量（套/台）进场总数量（套/台）功率（单台）富士通 FI-68001250W富士通 Fi-67702130WA360 扫描仪36W电脑1618交换机2、进场人员配置计划表工位人数（人）备注负责组织现场加工事宜整理员、装订员536目录录入数据挂接设备维护技术员负责现场设备维护进场总人数：22 人3、项目实施周期计划按照上面的人员及设备配置，我公司每天的加工量为 2 万页（上班时间早上 8
8、：00-下午 6:00，中午只休息 1 个小时），每月按照 22个工作日计算，则每月的加工量为 44 万页，则整个项目的实施周期为：100044=23（月）因此，完成合同加工量至少需要 23 个月的时间。3、用户需提供的物品表序号名称数量办公场地办公桌椅16 套打印机1 台用于打印新封皮4封皮纸约 4 万张预估数量档案柜10 个预估数量，用于现场存放档案文件柜或档案柜2 个用于存放现场工作人员的包等物品7饮水机也可提供开水壶4、进场前用户需准备的事项1） 在加工现场安装监控设施；2） 将过道现有的门封死，在过道另一侧安装门；3） 对我公司员工培训软件系统的录入、挂接操作；4） 协调我公司员工中
9、午统一就餐问题，以便管理。5、进场计划我公司已经准备好了进场的人员及设备，用户做好进场前准备后，请提前 1 天通知我公司，以便我公司及时安排进场。六、项目实施质量保证措施1、自检 各工序每位加工人员加工的成品都要求自检，发现不合格的必须重做，如把不合格品流到下道工序且被下一道发现的，上道工序相关人员受处罚。2、质检工序质量控制措施 按照加工要求对每卷资料进行全检。 对检查过程中发现的错误进行修改，如果错误太多退回相应工序返工。3、工序间质量控制措施我公司采用流水线加工作业方式，流水线具体工序为：借卷整理扫描处理质检挂接条目录入抽检装订装盒还卷。工序间质量控制措施：下道工序对上道工序进行质检，发
10、现少量错误的，下道工序直接进行修改；如发现错误较多，下道工序可要求上道工序返工。4、质量抽查工序质量控制措施 现场主管对每天质检合格的案卷、挂接的内容、条目录入情况进行质量抽检，抽检比例不得小于 10%。 进行抽检批次质量判定。 对于合格批次数据，将抽查错误改正；对于不合格批次，安排现场质检人员、挂接人员、条目录入等相关人员于当日下班后进行返工检查，修改合格后方可下班。5、每日质量工作例会 现场主管汇总、分析每天质检发现的问题； 每天早上上班前给现场所有员工开现场工作会； 在现场会中通报出现的问题，提出解决办法。七、项目实施中实物档案安全保证措施1、实物档案出入库管理加工现场实物档案的领卷、还
11、卷由专人负责，每次交接都要做详细的记录，并填写档案出入库记录表（见下表）。领卷日期卷号领卷人库房负责人还卷日期还卷人档案出入库登记表2、实物档案出临时入加工现场管理实物档案进出加工现场由专人负责，并做好详细的进出场记录， 填写实物档案临时出入加工现场登记表（见下表）。借出日期页数借出人借出原因接收人（用户方）归还日期归还人签收人实物档案临时出入加工现场登记表3、实物档案现场流转管理实物档案现场分发由专人负责，实物档案在现场流转都是以卷（袋）流转，档案处理完后及时装入档案盒（袋）中 。档案分发时要做详细记录，填写流程卡（见下表）。流程卡档案类别：档案编号：工序整理扫描处理质检挂接高扫平板扫加工人
12、员加工日期八、项目实施中特殊情况及处理措施1、进度达不到计划要求在项目实施过程中，我们每天都会记录下当天的加工量，并将 每天的加工量报给项目相关负责人，当进度达不到计划要求时，公 司相关负责人会组织召开项目工作会，根据报表数据分析产生这种 状况的原因，然后根据实际情况对生产线进行调整，以便生产进度 达到计划要求。具体调整方式有增加人员及设备、延长工作时间等。2、项目实施过程中与客户的交流和沟通客户方就本项目指定专门负责人，我公司就本项目也指定专门负责人，项目实施过程中所有问题沟通与协调都通过这两个负责人来完成。项目实施过程中问题的方式采用问题发现反馈跟踪表（见下表），此表双方签字确认生效。问题
13、发现反馈跟踪表发现时间：年月日发 现人员岗位问 题类型档案本身问题硬件设备问题软件问题其他问题要求处理期限： 年 月日 时内完成。问 题描述要求：清晰、描述到位，必要时举例、截图或在问题解决人面前进行操作客户方负责人确认加工方负责人客户方处理意见：签字：日期：问题反馈跟踪过程：问题解决人签字：当问题不能按时解决时，将按以下程序进行客户方解决问题部门领导、项目承包方负责人处理意见：客户方主管领导、项目承包方主管领导处理意见：问 题 已 解 决日解决。月年问题发现人确认：该问题已于3、档案原件不清晰的处理我公司采用的扫描仪带有 VRS 开发包，开发了一套专门用于档案数字化加工的加工系统，该系统可以
14、提高加工影像的质量，可以很好的处理原件不清晰的档案，而且自动化程度极高，大大提高了加工效率。来自 Kofax 的虚拟重扫技术（VirtualReScan, VRS）,对扫描的图像进行电子化的检测，在图像通过扫描仪的同时,VRS 软件对每一份文档进行多点检测,并即时对纸张角度,亮度,对比度和清晰度进行调整,您得到的将是最整洁清晰的图像。就像扫描文档时有一个质量控制团队在实时进行监控一样，总体来说,VRS 使OCR字符识别精度提高了将近 35%,使 OCR 区域识别精度提高了 36%。借助于图像增强功能,VRS 生成的图像更清晰,更鲜明,更容易阅读。VRS 是一种改进图像质量的直接方式,它适用于各
15、种文档类型和尺寸,最终使整体扫描效率大大提高。VRS 的迷人之处在于它非常容易使用，大多数扫描效果增强操作是自动完成的,无需对操作人员进行过多的高级培训，减少了文档准备工作，简单地把所有的文件放入自动送纸器,不需理会它们的尺寸,颜色和方向,按下扫描按钮,您就可以走开了.不再需要设置纸张尺寸,因为 VRS 会自动检测每一张纸的精确尺寸,甚至是在多种尺寸混合的情况下，VRS 还自动检测卡纸,折角等问题,并发出警告， 问题处理以后,扫描自动恢复进行。自动进行歪斜校正和黑边去除：VRS 会自动对扫描的图像进行调直处理,这在需要用 OCR 或 ICR 等自动识别技术进行图像处理的场合非常重要，如果扫描出
16、来的图像有一个黑边,VRS 将自动对图像进行剪裁,把黑边去除。和其他大多数处理技术不同的是,VRS 的歪斜校正处理的是灰度图像,而不是黑白图像,处理后的图像轮廓更鲜明, 文字更有可读性.提高图像清晰度VRS 自动对文档的亮度和对比度进行分析,与事先定义的可接受范围进行对比。例外情况将自动得到纠正,或由操作者手工处理，在手动模式下,会在屏幕上实时显示调整效果,操作者可以据此重新调整清晰度设置,直到结果满意为止。消除噪声VRS 允许操作者对图像进行更多的增强处理,如调整线条和文字粗细,移除多余的斑点等。操作非常简单,只要移动滑动条就可以了，噪声减 少以后,得到的图像更鲜明,更清晰。背景平滑功能VR
17、S 能自动对各种文档的背景进行平滑处理，使得扫描图像的背景平滑干净。4、项目实施过程中设备保障措施我公司会为本项目专门设置一个设备保障员，在项目实施过程中对设备进行维护。同时，我们会为本项目准备 1-2 台备机，以便设备出现无法及时维修故障时可以替换。5、返工处理措施我们会在加工计划中每周安排一天专门来处理用户验收过程中出现的返工数据，当没有返工数据时，这天进行正常的加工。当返工数据处理完并自检合格后，数据会提交给现场质量抽查监控人员进行再次抽检，确保数据合格后再提交给用户，绝对会避免同批数据多次返工的情况出现。九、现场作业人员纪律规定1、爱护公物。未经现场主管允许，不得随意删改、安装计算机内
18、程序与数据，严禁使用任何移动存储介质。2、工作时间一律不得看与工作无关的书报、杂志等。3、不得在工作时间聊天、睡觉、看影碟、打游戏等与工作无关的事情。4、自觉维护工作环境的整洁，办公桌面不得放置水杯或零食等与工作无关的物品。5、不得在工作场所高声喧哗，工作区域内手机应设置成静音或振动。6、上班须配戴工作牌，着装庄重大方，不得穿拖鞋、背心进入工作场所。7、爱护借阅的档案资料，由于个人原因造成档案资料遗失、损坏的， 相关责任人必须承担由此造成的一切损失。8、严禁将原始档案资料带离工作区域，严禁以拷贝、刻录等形式将资料数据私自保留以及发送。9、专人负责档案的借阅、登记、分发、回收与保管。10、员工于
19、工作时间内，原则上不允许带无关人员到加工现场；未经核准不得接见亲友或与来宾参观者谈话，如确因重要事故必须会客时，应经主管人员核准在指定地点，时间不得超过 5 分钟。11、注意防火防盗，下班后关闭工作状态计算机，关好门窗，最后离开办公室的员工，应关闭所有设备的电源。十、现场作业人员保密规定项目实施过程中涉及大量重要的档案资料，其中有些属于秘密文件。保守文件秘密，维护档案资料的安全，是公司每个员工的义务。为了加强保密管理，增强保密观念，现场所有员工都必须遵守以下保密规定：一、因扫描工作需要对扫描的设备进行相关系统安装的，必须经档案部项目负责人检查并同意。二、用于扫描工作的电脑设备的 USB 等可用于外部存储设备的接口、光驱以及机箱打上封条，未经档案部项目负责人同意不得私自拆封。三、加工现场工作设备及通讯设备不能通过有线或无线方式连接互联网。四、现场工作人员不能携带移动硬盘或 U 盘、光盘等移动存储设备以及摄影、摄像设备进入扫描场所。未经档案部项目负责人同意，现场加工人员不能携带背包或手提包等可用于存放物品的工具进入扫描场所。五、项目完工终验之后，加工方即刻将保存于其电脑等设备上的人事电子档案文件及相关数据删除至不可恢复状态，并经档案部指定信息技术人员核查。十一、保密资质
