1、中国科学院财务管理内部控制制度中国科学院所属单位经济活动内部控制规范第一章 总 则第一条为了推动院属单位建立健全内部控制制度，提高风险防范能力和经济活动管理水平，依据中华人民共和国会计法、中华人民共和国预算法和中国科学院章程等规定，制定本规范。第二条内部控制是指由院属单位制定并由全体员工共同实施的、旨在保证经济活动合法合规、财务信息真实准确、国有资产安全完整，提高经济活动效率效果的一系列控制活动。第三条单位法定代表人对内部控制的建立健全和有效实施负责。单位领导班子成员根据职责分工和授权，负责组织主管工作领域内部控制的建立健全与有效运行。单位根据需要可以成立内部控制委员会，协助法定代表人组织实施
2、内部控制相关工作。第四条 单位应完善法人治理结构，严格遵守不相容岗位相分离、制约和监督的原则，合理设置部门和岗位，明确权责分工，细化控制流程，建立责任追究机制。单位应建立关键岗位定期轮岗制度并有效实施，关键岗位的设置、人员配备应符合国家和院有关要求。对涉及技术保密等重要或关键岗位，要实行离岗限制，明确离岗后保密等责任。单位应强化岗位技能培训和诚实守信、勤勉尽责职业操守教育， 提高职业道德素养和专业胜任能力；应完善激励约束和责任追究机制，落实考核奖惩制度，促进内部控制的有效执行。第五条 单位建立和实施内部控制，应当遵循重要性原则、制衡性原则、适应性原则和成本效益原则。单位应对内部控制制度的健全性
3、、合理性和有效性进行定期评估和持续改进。充分发挥财务、审计和纪检、监察的作用，建立有效的信息反馈机制。 第二章 预算控制第六条 本章所称预算仅指部门预算及单位内部细化预算，科研项目和基建项目经费预算控制执行本规范中科研项目控制和工程项目控制章节的相关规定。第七条 预算管理责任一、所长办公会负责部门预算上报方案的审批，对单位内部年度细化预算、重要项目预算以及追加调整预算的合理性进行审批。二、单位应成立由所领导、职能部门负责人等组成的预算管理委员会。预算管理委员会负责拟订预算目标和预算政策，审议年度预算草案，协调解决预算管理中的问题，对预算执行情况进行考核监督。三、财务部门牵头组织预算管理工作，具
4、体负责预算汇总编报、综合平衡，落实预算执行监督、控制、分析等日常管理工作。四、科技、人事、资产等其他管理部门负责业务范围内的预算编制，落实预算执行计划，协助做好预算管理相关工作。第八条 预算编制流程控制一、预算管理委员会根据单位发展战略和工作计划，综合考虑宏观政策变动、对外竞争能力、内部环境变化等因素，统筹规划经济资源配置，制定预算编制政策，明确预算编制具体内容与要求。二、预算执行部门根据预算编制要求，结合部门工作目标与计划，编制预算和执行计划，报主管领导审核后送交财务部门。三、财务部门通过与执行部门进行沟通，复核上报预算，汇总编制单位财务预算草案，提交预算管理委员会审议。四、预算管理委员会审
5、议财务预算草案，提出预算调整意见。五、财务部门与有关预算执行部门根据预算管理委员会的调整意见，修订、调整预算。六、预算管理委员会对已修订调整的预算再次进行审核，确定年度预算方案。七、单位内部预算报所长办公会审批后执行。部门预算经国家和中国科学院批准后执行。第九条 所有收支必须全部纳入部门预算范围，统一核算和管理。单位历年结余资金应根据事业发展的需要纳入年度预算安排使用。第十条 单位应当建立预算执行动态监控与反馈报告机制，定期分析预算执行差异，研究、解决预算执行中存在的问题，提出改进措施。第十一条 收入预算执行控制一、收入计划控制。单位应该制定收入计划，进行收入责任分解，对收入时间与进度进行安排
6、。二、收入合同控制。除财政稳定支持事业经费拨款收入外，其他科研课题收入、技术转让及服务性收入、产品销售收入、经营收入等，一般需要签订合同，确保各项收入应收尽收。三、收费许可控制。单位对行政事业性收入必须按国家规定办理收费许可证，并严格按照批准的收费范围和标准收费。四、应收款管理与催收。财务部门应当按往来单位设置应收款台账，及时下达收款通知，定期进行对账。业务部门负责对往来单位进行信用管理，并负责款项催收。单位应建立并落实清收制度和责任追究制度。对已核销的坏账收入应当进行备查登记，做到账销案存。五、收入审核与确认。财务部门要将实际收款与收入合同与发票核对，发现不一致的要及时查明原因并采取补救措施
7、，防止收入流失。收到的款项应及时确认收入。六、各项收入应当由财务部门统一收取，其他部门和个人未经批准不得办理收款业务，严禁设立账外账和“小金库”。第十二条 支出预算执行控制一、单位应该按照业务性质和支出金额划分支出控制责任，明确审批权限和支出业务流程，经办、证明、验收、审批等相关人员应对业务的真实性、合法性负责。二、重要业务支出应当由单位领导班子集体决策，应该签订合同，并由二个或二个以上人员共同经办。应加强会议费、劳务费、差旅费、外协经费、设备采购、材料采购和国际合作交流费等关键支出业务控制。三、已经列入年度预算的大型会议及购置事项，在具体执行时应该提交执行预算，进一步明确细化预算项目，按照决
8、策权限进行审批后执行。四、劳务费发放应符合劳务费发放标准和劳务费预算。劳务费应由人事薪酬管理部门进行专业审核，业务真实性由经办部门和相关人员负责。五、加强对“三公”经费的控制，严格执行经费预算和开支标准。各单位可以建立招待费和出国费登记备案制度，完善控制措施。第十三条 预算下达后不得随意调整。确需调整的，按照以下程序调整。一、预算执行部门根据预算执行情况及其存在的问题，提出预算调整申请。二、财务部门根据单位资金状况，提出对预算调整申请初步审核意见。三、预算管理委员会根据预算调整事项的轻重缓急，结合单位发展战略和经济状况，对预算调整申请和财务初审意见进行审核，提出预算调整方案。四、预算调整方案经
9、所长办公会批准后报上级主管部门审批，不用上报的直接执行。第十四条 单位应该建立健全预算管理的激励约束机制，完善预算考核监督办法。预算管理委员会要定期组织预算执行考评，并根据考核结果，落实奖惩措施。第三章 合同控制第十五条 本规范所称合同仅指单位在科研生产和管理活动中与相关自然人、法人及其他组织为了设立、变更、终止民事权利义务关系而签订的经济合同。经济业务执行期较长、金额较大、关系比较复杂的事项应签订合同。第十六条 合同管理责任一、单位应按合同分类分别指定合同归口管理部门，对各类合同实施集中规范管理。合同归口管理部门负责制定有关合同管理办法，负责合同内容完整性审核、合同各要素审核、合同执行监督和
10、合同纠纷处理，负责就重要合同咨询法律顾问的意见。二、合同承办部门负责合同洽谈，拟定合同草案，根据授权签订合同，以及负责合同的履行。三、财务部门参与重要合同经济性条款的审核和执行监督。四、资产管理部门负责按合同组织、协调资产验收与交付。五、档案管理部门负责指导合同归口管理部门及时将各类合同分类立卷归档管理。第十七条 单位应建立合同授权管理制度。重要合同由法定代表人亲自签署，一般合同可授权其他主管领导、部门负责人或者其他人员代为签署。合同授权应该明确授权对象、授权范围和期间。受托人对签署的合同负直接责任，对受托责任的履行情况向委托人报告，并接受监督。第十八条 签订政府采购合同按照财政部有关规定执行
11、，签订其他合同一般应遵循以下程序。一、细化合同标的，明确合同数量、质量、技术标准。二、询价与意向谈判。询价与谈判人员一般不少于两人，与合作单位存在利害关系的应向单位声明，未经批准的必须回避。重大合同谈判应当成立谈判小组。谈判过程中的重要事项应当予以记录并归档。三、草拟合同。国家或行业规范合同文本无法完全表达意见时，双方应通过补充合同加以约定。四、合同的审核。合同承办部门将合同送各责任部门进行审核，必要时应委托法律顾问进行咨询。合同修改意见较多的，应提请有关部门进行会审。五、合同审批。根据单位的决策权限，法定代表人或其授权委托人在各自的范围内审批，不得越权审批。受托人参与谈判的，要提交委托人或者
12、其上级管理人员审批。属于所长办公会决策范围的，应以所长办公会记录为审批依据。六、合同签章。各相关责任人按照合同签批权限签署合同，印章管理部门以签批意见为依据加盖单位合同专用章或公章，并对签章情况进行登记。第十九条 合同、补充合同及其附件、与合同相关的公文信函、合同方身份资料、合同审批资料等，应该统一编号归档。第二十条 重要合同应由合同双方当事人当面签署；需本单位先行签署的合同，应当在合同上加盖骑缝章。第二十一条 合同承办管理部门要加强对合同履行情况的监控，应根据合同编号建立合同台账,记录业务进展情况和收付款情况。第二十二条 合同变更或解除应经双方协商一致，不能达成一致意见时，应申请仲裁或法院裁
13、决。合同变更与解除的审核程序与合同订立审核程序相同。第二十三条 合同执行过程中出现违约和纠纷时，合同承办部门应该及时与合同归口管理部门协商处理办法，并向单位领导报告。必要时应该咨询律师的意见。第二十四条 合同承办部门对合同内容的实现情况应进行验收，必要时应该组织相关管理部门和专家对合同进行验收，验收意见作为财务结算依据。第二十五条 合同归口管理部门应定期对各部门履行合同管理责任的情况进行检查，发现问题应及时向主管领导报告，并采取合法有效措施予以纠正。对违反规定的程序和要求，对合同管理事项造成损失的,应追究相关当事人的责任。第四章 工程项目控制 第二十六条 工程项目是指单位为了满足科研管理需要，
14、按照国家规定的管理程序，利用各种资金委托施工方建造工程的一系列活动，包括基建工程项目和纳入基建程序管理的维修改造项目。第二十七条 工程项目管理责任为了加强工程项目管理和监督，单位应分别成立由基建分管领导、工程技术、项目用户代表、基建管理和财务管理等相关人员组成的工程项目管理小组，由纪委书记、纪检、监察、审计人员和职工代表等人员组成的工程项目监督小组。相关责任分工如下：一、工程项目管理由单位法定代表人负领导责任，工程项目分管领导负直接责任。工程项目管理小组负责协助单位领导对工程项目管理进行综合协调。二、基建管理部门为工程项目归口管理部门，负责工程项目可行性研究、立项申报、工程项目组织和实施过程管
15、理工作。负责年度投资计划、预算的编制与执行，组织工程项目验收与资产交付。三、财务部门负责资金筹措与资金使用控制，以及申请用款计划，负责工程项目成本核算与财务决算。四、工程项目使用部门负责提出工程项目功能需求，协助工程项目设计，参与工程项目监督与验收。负责依据工程进度，编制年度预算和用款计划，按计划执行预算。五、工程项目监督小组负责对工程项目决策、执行、验收等全过程进行监督，负责组织项目结算审计与项目竣工财务审计。六、资产管理部门负责按照固定资产管理规定，组织对基建交付资产进行验收、登记和使用管理等。七、档案管理部门负责指导基建管理部门及时将工程项目的各类资料分类、立卷归档，并保管档案。第二十八
16、条工程项目立项程序控制一、工程项目使用部门提出使用需求。二、基建管理部门对使用部门的需求进行汇总审核，根据基本建设规划和单位的实际，进行初步论证，提出工程项目建议方案。三、工程项目管理小组对工程项目建议方案进行审核。四、所长办公会对工程项目进行初步决策。五、基建管理部门编制可行性研究报告，经相关部门批准后编制初步设计与概算。编制工作可委托中介机构开展。六、工程项目管理小组对可行性研究报告、初步设计与概算进行审核，报所长办公会批准。七、基建管理部门按照国家、地方有关规定向主管部门进行申报。项目申报中出现变更要按照内部决策程序报告。第二十九条 工程项目投资计划与预算控制一、工程项目主管部门应该按照
17、批复的项目初步设计与概算以及项目进展情况，如实编制项目投资计划。经单位分管领导同意后报上级主管部门。二、基建管理部门要与工程项目主管部门和财务部门密切配合，按照有关规定共同编制项目预算，细化预算支出。三、下达的投资计划和预算必须严格执行。计划和预算无法执行时，应及时向批复部门申请调整。第三十条 工程项目招标程序控制。设计、施工、监理、审计和重要设备等招标应执行以下招标程序。一、基建管理部门牵头制定招标文件，明确标的内容、范围、技术标准、招标程序、招标方式、投标人实力与资质要求，按规定委托招标代理单位代理。二、工程项目管理小组审核招标文件，如有需要可以聘请专家会同审核。三、基建管理部门按规定发布
18、招标公告。四、工程项目管理小组按规定程序组织资格审查，初步拟定入围单位，报所领导批准。公开招标工程项目由招标中心进行资格审查并确定入围单位。五、工程项目监督小组参与委托造价咨询公司进行标底制作或者标价测算。六、单位应委派基建管理部门和工程项目监督小组代表参与公开招标工程项目的评标监督。非公开招标工程项目由工程项目管理小组负责组织招投标工作，由工程项目监督小组负责监督。七、工程项目管理小组与中标候选单位依次进行合同洽谈，报所长办公会批准后签订工程项目合同。第三十一条 工程项目变更程序控制。工程项目变更管理实行分级控制，对工程质量和造价影响较小的一般性变更由主管领导决策，重大变更报所长办公会决策。
19、重大工程项目变更必须执行下列程序：一、施工单位、使用部门和基建管理部门等部门提出变更申请。二、监理单位分析变更对质量、工期、造价的影响，并提出处理建议。必要时应征求造价咨询公司和项目设计单位的意见。三、工程项目管理小组和工程项目监督小组对变更事项进行研究，提出处理意见。四、主管领导和所长办公会根据决策权限进行决策，必要时应召开决策听证会，征求有关方面的意见。第三十二条 工程价款支付程序控制一、施工单位按合同规定申报工程进度，并提交工程款支付申请。二、工程监理、审计和基建管理部门对工程项目进度进行审核，根据合同条款，提出工程项目进度款支付限额意见。基建管理部门提出付款建议，报主管领导审批。三、主
20、管领导按照有关管理审批权限进行签批，重大事项应报所长办公会研究讨论。四、财务部门审核原始凭证，并根据合同和审批意见付款。第三十三条 工程项目后期管理控制一、造价审计。竣工结算资料必须经过监理和基建管理部门审核后，由工程项目监督小组委托造价咨询公司进行审计。二、竣工验收。在专业验收的基础上，基建管理部门应组织有关专家和使用部门对工程项目进行验收，对验收过程中发现的问题督促施工单位进行整改。三、财务决算与审计。财务决算前，基建管理部门应对自购工程物资进行清理，财务部门应对工程往来账款进行清理。财务决算完成后，由工程项目监督小组聘请中介机构进行工程项目竣工财务决算审计。四、资产交付。通过验收的工程项
21、目，基建管理部门应及时办理资产交付手续。资产管理和使用部门对照资产交付清单逐一核对验收。交付资产应及时入账，不得长期形成账外资产。五、工程项目的档案归档。对工程项目档案进行清理，移交档案管理部门统一归档。六、对于已验收的建设项目，及时到地方有关部门办理房地产权、户籍等手续，并同时登记院房地产管理系统。第五章 科研项目控制第三十四条 科研项目管理责任一、所长及科研主管领导对科研项目管理负领导责任。二、所学术委员会负责对重要科研项目的设置、变更等事项进行审核把关。三、科研管理部门是科研项目归口管理部门，负责组织协调项目申请、执行、结题验收等全过程的监督管理。四、研究室（中心）负责对本室（中心）的科
22、研项目进行统筹协调，进行技术支持与业务把关。五、课题组负责科研项目的策划、实施、验收等全过程的工作。六、财务部门参与制订单位内部科研项目经费管理政策，配合科研项目负责人编制预算、决算，监督科研项目资金使用及预算执行。七、资产、审计、成果专利、档案、安全保密等部门和人员依据科研项目类别和职责对项目进行相关管理。第三十五条科研项目立项控制一、科研管理部门组织立项申报。二、科研人员提出项目建议。三、研究室（课题组）对项目建议合理性提出初步审核意见。四、科研、资产、财务等部门对申报项目进行专项审核。重大项目应征求学术委员会的意见。五、研究所内部项目的开立报所长办公会审批，对外申报项目报科研分管领导审批
23、。六、科研管理部门根据项目任务书、委托协议等文件，下达立项通知书。第三十六条科研项目经费预算控制一、项目负责人按照相关管理规定，编制与执行项目经费预算，并对预算的真实性、合理性和相关性负责。二、科研管理部门、财务部门负责审核项目经费预算，监督预算执行。三、科研项目经费支出应以批复的预算为依据，特别是对外协作、设备购置、劳务、出国等费用，一般不得无预算和超预算开支。预算确需调整的，项目负责人应当及时按规定程序办理预算调整报批手续。四、项目承担单位应对加强对外协单位资质与能力的审查，存在利益关系的，当事人要向单位声明并主动回避。外协业务应签订合同，单位对合同履行情况要进行验收。第三十七条科研项目子
24、课题经费控制一、 项目承担单位拨付子课题经费应以经批准的项目任务书为依据，并明确细化子课题经费预算内容。二、 项目承担单位应加强对子课题经费预算执行情况的监督检查。第三十八条 科研项目结题流程控制一、 科研管理部门按照项目结题时间提前通知项目负责人和财务部门进行项目结题准备。二、 项目无法按照计划结题时，项目负责人应按规定向主管部门申请延期结题。三、 项目负责人应协助财务部门编制项目财务决算，配合对拟结题的项目开展财务审计、验收工作，发现问题必须按规定及时整改落实完成。四、 项目验收通过后，科研管理部门应按规定及时下达结题通知。已结题项目除认定的后续支出外一般不得开支其他内容，财务部门应及时办
25、理结账手续。第三十九条科研项目转移流程控制科研项目从原项目承担单位转移到其它单位应执行以下流程：一、项目负责人转移项目应首先征得项目主管部门或委托单位同意，然后向科研管理部门提出申请，并提出人员、资产和经费等项目遗留问题的处理办法。二、科研管理部门组织对拟转移项目研究进展情况和经费收支情况进行全面的清理，对项目依托人员、研究生安置、剩余经费、往来款项处理、设备处置以及知识产权归属等问题提出初审意见，报所长办公会或项目主管部门审批。三、经批准后，科研管理部门与新的依托单位协商一致后签订转移协议。四、财务部门根据转移协议和审批意见办理经费划转。第四十条 科研项目因故终止，应以项目主管部门通知或委托
26、单位协议为依据，科研管理部门和财务部门应组织进行项目清理和财务清算，并提出处理意见，经所长办公会批准后进行处理。第六章 采购控制第四十一条本章所称采购是指以合同方式有偿取得货物的行为，不含工程建设、服务采购管理。第四十二条采购管理责任一、资产分管领导对单位采购工作负领导责任。二、使用部门负责编制采购计划、预算，参与货物采购、验收、设备安装调试以及日常管理工作。三、科研部门负责组织科研仪器设备采购计划、预算的审核。四、资产管理部门负责审核汇总各部门的物资采购申请计划，编制本单位年度采购总预算，负责组织重要物资的统一采购、验收、出入库等日常管理。五、财务部门协助资产部门和使用部门编制单位采购年度预
27、算，负责采购事项的会计核算与财务监督。第四十三条采购计划与预算控制一、采购计划要以单位发展战略和科研管理需要为依据。由各使用部门提出相关采购需求计划，经资产管理部门初审同意后，报所长办公会审批。二、采购预算纳入单位整体预算范围，由各部门根据审定的采购计划，制定年度采购预算，由财务部门对采购预算资金实行统筹规划和执行控制。采购活动应严格执行预算，超预算或预算外的，未经批准不得采购。第四十四条采购执行流程控制一、请购。使用部门提出采购申请。二、审核。采购货物申请报资产管理部门进行审核，对金额较大和技术性较强的采购业务，应组织专家进行论证。三、审批。主管领导或者部门负责人根据授权批准的权限进行审批。
28、四、询价与概算。采购、使用等部门要对拟购物品进行比质比价，了解供应商的信誉、供货能力等情况，确定合同概算。五、招标。达到规定限额标准的项目，应按规定进行招标。六、签订合同。根据询价、招标结果，确定供应商并签署采购合同。七、验收。资产管理部门组织验收时必须查验货物，与采购合同不符的不得签字验收，并及时通知采购部门进行处理。八、付款与报销。采购部门负责办理借款和报销手续，财务部门对采购合同、发票、结算凭据、验收资料等相关凭证进行审核后付款。第四十五条采购方式控制。单位可以按照不同物资的价值和重要程度，确定合适的采购方式。1.贵重金属或稀有金属材料采购以及采购批量较大、批次较多、涉及多部门需求的物资
29、，一般应该由资产管理部门进行统一采购。不能统一采购的，应指定专人进行采购。2.购置大型仪器设备等必须成立采购小组，对拟购置设备情况进行考察和技术论证，并提出购置方案和综合配套方案。进口设备和政府采购设备按有关规定办理。第四十六条预付款和定金必须有合同依据。逾期未报销的应查明原因，及时处理。大笔采购一般应预留质量保证金的，质量保证金必须在期满验收合格后支付。第四十七条采购物资的收、发应该手续齐全，并建立台账反映物质保管和使用情况。贵重金属或稀有金属材料应专库管理，精确计量。 第七章 固定资产控制第四十八条 固定资产管理责任一、资产分管领导对单位固定资产管理负领导责任。二、资产管理部门负责组织编制
30、固定资产购置计划、预算、验收、入库领用、调拨处置、资产清理盘查等管理工作。三、财务部门负责资产核算，并定期与资产管理部门对账，审核固定资产计划与预算。四、使用部门负责按固定资产使用手册和操作规程进行日常的使用、维护管理。 第四十九条 固定资产的验收入库、领用保管一、验收入库。单位取得的固定资产，必须由资产管理部门、使用部门及相关技术部门，按照固定资产清单和有关合同进行验收。捐赠资产验收以捐赠协议为依据，划拨资产以主管部门通知为依据。验收不合格的按相关约定处理，待具备条件后再组织验收。验收合格的应及时办理入库手续。二、领用保管。领用部门应明确资产使用和保管责任人，使用和保管责任人必须在固定资产领
31、用单和固定资产卡片上签字确认并妥善保管。贵重或危险的固定资产，以及有保密等特殊要求的固定资产，应当指定专人保管、专人使用。第五十条 固定资产维护与维修控制 一、固定资产责任人应按固定资产使用手册进行操作，并负责日常维护保养。需要维修的应向资产管理部门申报。二、资产管理部门应对维修申请进行审核，提出维修、更新等处理意见，报主管领导批准后执行。三、重要设备应该委托专业管理单位提供日常维修保养和技术支持。第五十一条 固定资产出租、出借应当进行必要的可行性论证，并提出申请，按有关规定报批、报备。出租、出借的资产实行专项管理，取得的收入应当纳入预算，统一核算和管理。对外提供服务的大型仪器设备等资产，须制定专门管理办法，保障设备安全和有效使用。第五十二条 资产管理部门每年组织对固定资产进行全面清查盘点，发现盘盈盘亏的应查明原因，按审批权限上报批准后，及时调整固定资产账目。第五十三条 固定资产处置包括报损、报废、报失、转让、调拨和捐赠等，应执行以下程序：一、处置申请。使用部门根据资产使用状况和使用需求提出处置申请，报资产管理部门。二、原因鉴别。资产管理部门对申请进行核实，组织有关专家进行技术鉴定并出具鉴定意见。车辆等有特殊管理要求的资产，以相关专门机构意见为依据。三、资产评估。资产转让、置换、投资等须按规定委托资产评估机构进行评估，资产评估结
