1、行政部事务工作流程图行政事务工作流程图一、印章管理1、流程图2、说明使用公章到行政部填写印章使用申请表；印章使用申请表要有经手人、部门负责人签字；（3报总经理批准后至集团总裁办盖章；）口遇总经理不在，可电话请示同意后有效；3口果工作需要使用合同专用章（i）的，需持有集团审批 的合同审批表，到行政部按上述程序办理；3 口果工作需要使用财务章，须到财务部门按上述程序办理；因工作需要将印章携带外出的， 由总经理特批，批准程序如上。3、使用表格印章使用申请表二、档案、公文管理（一）档案管理1、归2、说明1）档案分类：合同（包括销售和采购合同）、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件2）归档 卩部门将所需
2、存档的档案整理成册; g本部门存档及移交行政部存档； 目关人员在档案目录登记。g技术档案归档：由开发中心自行建档并报行政部备案。3、使用表格档案管理相关表格（二）公文管理1、行文流程2、说明1） 拟稿：由各部门进行拟稿，文稿必须内容清晰、层 次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确；2） 汇稿：文件拟草后，如须汇签的文件，必须先履行 汇签手续，汇签人在文稿的汇签处，签署自己的意见；3） 核搞：文件由行政部负责人核搞，内容包括文件质 量、内容是否符合规定；4 ）签批：报总经理签批后，行政部打印、定稿、核对、 盖章和印发。5）对不同内容的发文建立发文登记表，含发文的时间、 文件名称、收文单位、发出
3、时间和收文回执;3、使用表格1）发文登记表2）文件流转呈批表单（三八收文管理1、流程图2、 说明1 ）收文的范围：上级来文、函件、邮件、传真、信件等；2）收文的处理：行政部职员在接到上级来文、 信、函、邮件、 传真后，要对文件进行分类登记，对有密件开口和国外信函，邮 票被撕应拒绝签收，登记的内容包括：来文单位、文件内容、收 到时间。3、 使用表格1）文件流转呈批表单；2）收文登记表。（四）文件/档案查询、借阅管理1、流程图2、 说明1 ）查询文件/档案先由申请人提出申请，并经部门负责人签字 同意；2）由总经理批准行政部方可借阅。3、 使用表格1 ）档案借阅登记表 2）公文查询登记表三、会议管理
4、2、说明1）由会议主持单位提出要召开会议种类并确定会议议题、时 间、地点及列席人员;2）经总经理批准行政部按会议主持单位要求下发会议通知， 接到通知人员要有回执；3）会议召开要有专人记录，整理会议纪要，会议纪要要有与 会人员签字；4）会议纪要下发，行政部备案；3、使用表格1） 会议通知单2） 会议纪要四、图书资料管理1、图书管理流程2、 说明1） 公司图书资料由行政部统一保管， 需图书资料由所需人提出 申请，行政部登记，并由本人签字，方可借阅；2） 图书借出如到期未还由行政部负责催还，直至返回。3、 使用表格图书借阅登记表五、办公用品管理（一）办公用品采购管理1、办公用品采购流程图2、 说明1
5、 ）部门提出所需办公用品，到行政部领取物品请购单 ；2） 部门经理在申请单上签字， 再由行政部负责人签字， 最后经 总经理审批；3） 由行政部对总经理批准申请单进行汇总， 由采购部统一购买；4） 行政部对采购物品进行验收、入库；3、 使用表格1）物品请购单（二）办公用品领用管理1、 流程：按照物品请购单进行办公用品的发放2、 说明1）办公用品出库直接记入个人台账；3、 使用表格1）部门办公用品出库登记表六、招待费用管理1、招待费用管理流程图到财务部领取费用总经理确定招待标准和规模2、说明1） 各部门需招待业务往来客人，提出来访单位、来访事由、时间、人数，报总经理批准；2） 总经理确定招待标准、
6、费用和规模，由招待部门到财务借取费用；八、传真、信件收发及名片管理（一）传真接收管理1、 传真接收管理流程图接收到传真 行政部登记 通知接收人 接收人签字 取走传真2、 说明1）接收到传真由行政部进行登记， 通知接收人来领取，接收人签字方可拿走传真；3、 使用表格传真接收登记表（二）传真发送管理1、传真发送管理流程图2、说明1 ）各部门需发传真，先到行政部登记再由部门负责人签字；2）如发送关于公司资料的文件需总经理签字批准， 一般性文件由各部门经理签字即可发送；3、使用表格传真发送登记表（三）名片管理1、名片管理流程图2、说明1） 申请人提出印制名片申请，至怖政部领取名片印刷申请单；2） 申请
7、人认真填清本人职务、姓名、联系方式等内容；3 ）由部门经理审核批准，再由总经理批准，转交企划部统一印制；3、使用表格1)名片印刷申请单九、设备申请及维修流程（一）设备申请管理2、说明1 ）各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实 可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分） ，经部门经理签字同意后，报送给行政部，行政部根据各部门现有的设备 资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需 求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或 购买）。3） 如果采取“调拨”程序，行政部将协调确认后实施；如 果采取“购买”程序，行政部将参照公司办公用品采购程序 进行。4） 采购由采购部统一
8、申请费用、组织购买、费用摊销，过 程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注 意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结 束后统一由行政部组织验收核查；固定资产登记后，由各部 门登记领用，责任到人。3、使用表格1 ）固定资产申请单2）固定资产调拨单（二）设备维修流程1、流程图2、说明1） 报修人员先将报修信息反馈给各部门的负责人；2） 部门经理报送到采购部；3）采购部根据编号，联系厂商，组织及时维修；4）通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；5）机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用;3、使用表格1）设备维修单十、车辆管理1、 车辆管理流程图用车人提出申请 部门负责人批准 行政部核准 行政部安排车辆、驾驶员2、 说明1）用车人持部门领导批示的用车申请向行政部提出用车；2）行政部核准，并根据先后急缓顺序安排车辆；4 ）驾驶员认真填写用车登记表；5）车辆返回后，驾驶员填写用车单上的内容，上报行车里程、往返时间、地点等。用车人将用车单交至行政部，行政部做好车辆的使用登记；3、使用表格1） 用车单2） 用车登记表
