1、本制度为建立完善的管理机制，规范各类资料，尤其是花名册、大事记的管理。1）信息部建立人员资料库，由专人负责记录、保管。资料的主要内容：（1）本协会全体成员花名册。（2）协会中有突出贡献及突出事迹人员的相关资料。（3）优秀志愿者的相关资料。2）考勤相关资料及各项活动的书面材料组织部应及时整理并分类归档。3）每次重大活动项目应记载于大事记中，其要求规范记录：（1）载有重大活动的时间、地点、背景，参与人员及活动的内容等由信息部整理归档。（2）活动过程中的相关资料（活动方案、计划、流程、考勤及总结等）由信息部整理归档。（3）活动期间的相关图片资料由信息部整理保存。第四章 活动制度活动项目管理是指导其项
2、目从开始，执行至终止的过程。活动管理包括三项基本内容：1）计划 负责人指明要取得的各种结果，指定进度表，估计所需资源。2）组织 负责人明确人员角色的职责。由负责人确定并通知集合及出发时间，必须严格遵守时间。确定活动，由负责人统一借还物品，通知参与人员及结对人员。活动时，应随时观察人数，确保成员的安全。同时，做好拍照等工作。3）管理 举行活动是在不影响各部门正常工作情况下，由实践部从各部门抽调人员组成，并指定负责人，各成员相互协作，做好活动日程、人员安排以及各种资源的配备、经费预算等，直到活动结束。4）善后 活动后，归还外借物品，做好总结工作，将照片与总结一起传于办公室负责人，底稿自留。注意：会
3、员用协会名义组织活动，须报信息部批准。第五章 例会制度为研究组织、开展工作，解决工作中出现的问题，协会将定期和不定期召开会议。会议分为全体会议、部长会议、部门会议。全体会议：每一周召开一次，必要时可临时召开，由主要负责人主持，总结前阶段各部工作，并研究布置下一阶段的工作。讨论协会整体及各部门的重大事宜，各部部长交流工作，使各部密切协调配合。会议开始前,请与会者自觉将随身携带手机通讯设备调成静音状态，以保证会议正常进行；会议进行过程中，与会者应严格遵守会议制度，不准交头接耳，不准来回走动，共同维护公场秩序。部长会议：每一周召开一次，根据工作进程和安排，由主要负责人组织各部长（副部长）召开，根据情
4、况可临时召开。部门会议：各部可根据自身工作的需要（时间由部长定）召开本部成员会议，研究安排工作。参加会议者除极特殊情况外不得迟到或者缺席。会议由信息部负责考勤工作并做会议记录，备案。第六章 财务管理制度1）任何人需凭单据报销，单据上要有相关单位或人员的公章或亲笔签名。报销时要注明经手人、证明人、用途。由信息部收集整理。2）任何活动在举行之前，该活动负责人须将活动经费预算交会长审核。3）协会原所有物品由信息部负责保管，如有损坏或丢失，由信息部负责人承担责任。4）任何社会捐赠或相关活动的合法所得，由信息部做完整记录。5）换届期间各部门须将所有资料及工作程序完整的交接。第七章 会员管理制度1）管理条
5、例（1）会员应严格遵守青年志愿者协会章程条例，倡导志愿服务精神，积极开展青年志愿者服务（参加活动时须佩戴志愿者徽章）。（2）会员必须按时参加本协会志愿服务活动，有事应先向会长提出书面请假，不得无故缺勤。（3）会员必须服从组织安排，凡违反协会章程及规定安排活动者，一切责任自负，并视情节轻重给予相应处罚。2）会员的权利（1）对协会工作提出批评建议。（2）因工作需要可以通过书面申请向协会寻求物资、人力等帮助。（4）优先参加协会各项活动，阅读资料。（5）成绩显著的会员给予及时表扬，并可以参与优秀志愿者评选。（6）入会志愿、退会自由、志愿服务。3）会员的义务（1）自觉遵守协会章程，执行协会决议，推广协会
6、文化，发扬奉献精神。（2）积极完成协会委托的工作任务，志愿服务，志愿参与并支持协会的各项活动。第八章 考评制度参考项目主要有工作态度和工作能力两方面。工作态度：包括到会情况、活动参与情况，对工作的重视和负责情况，执行任务的积极性，遵守校纪校规及协会各项规章制度情况。工作能力：包括工作成效，任务完成及时性，处理问题和解决困难的能力，团队协作能力以及人际关系情况，发现问题或提出意见以及建议情况等。（一）处罚条例根据各部门各成员的工作态度和工作能力，设立如下处分条例：（1）、例会考勤时缺席例会3次者给予除名处分，并在系宣传栏做公文通报；缺席2次者给予警告处分；（2）、例会考勤时原则上不允许缺席，但特
7、殊情况除外。 请假时作书面或者电话请假。 每一位成员每一学期最多请假合计6次。请假达到6次者给予除名处分，并在系宣传栏做公文通报；请假4次以上6次以下给予警告处分；（3）、外出开展活动时缺勤次数达到一个月开展活动总次数的1/2次时，给予除名处分，并在系宣传栏做公文通报；缺席1/3次者给予书面警告处分；缺席1/4次者给予口头警告处分；（4）、外出开展活动时原则上不允许缺席，但特殊情况除外。 每一位成员最多请假合计3次。请假达到3次者给予除名处分，并在系宣传栏着公文通报；请假2次以上3次以下给予警告处分；5）、在举行活动期间采取消极态度，不积极参加工作者，处罚根据其情节轻重而定： 情节严重者给予除
8、名处分，并在系宣传栏着公文通报；情节轻者给予警告处分；累教不改者给予除名处罚，并在系宣传栏着公文通报。（二）嘉奖条例根据各部门各成员的工作态度和工作能力，每一学期考评一次，并设立如下奖励：1、优秀部门：按照考评制度得分最高的部门被评为优秀部门。2、优秀干部：优秀部门的部长为优秀干部。3、优秀成员及志愿者：评选由各部门按照考评制度进行评选。第九章 部门制度管理学院极光青年志愿者协会由正副会长和四个部门组成：会长、副会长、信息部、策划部、实践部、联络部。（一）会长职责:1）全面统筹安排好各项活动，领导成员组织开展每次活动。2）代表协会做好与分团委领导、老师的工作联系与交流。3）定期召开例会。4）积
9、极开拓思路，做好青协干部思想教育工作，总结工作经验、教训，提高成员工作能力。5）做好工作报告及工作总结。6）享有协会人事的任免权，做好财务审批工作。（二）副会长职责：1）协助会长做好各项工作。2）在会长授权情况下，代表会长行使权利。3）积极与其他协会成员沟通交流，并及时反映信息。4）负责并开展各项活动，确保活动的意义性，及时交上活动计划，并按计划行事，按时开展好活动；活动结束后做好工作总结。（三）信息部：1）负责草拟青年志愿者协会有关文件。2）主持召开会议并负责会议考勤以及会议记录等工作事项。3）做好有关文件登记、摘录和落实情况，做好归档和立卷工作。4）做好印发有关通知及青年志愿者协会各类文件
10、的记录工作。5）负责对青年志愿者协会新成员的注册管理。6）做好财务收支记录。7）对青年志愿者协会在活动开展中所需的经费进行预支报告。8）定期公布财务状况。9）青年志愿者协会所购买的实物，应明确使用方向，并定期核对。10）办公用品统一由信息部妥善保管，各部门需要办公用具必须向信息部申请。11）撰写协会每周工作总结和工作计划。（四）策划部1）负责活动策划、构思新项目、拟写项目合作意向书。2）制定切实可行的活动计划，为活动的开展提供理论向导和决策依据。3）对正在实施的活动进行跟踪调查，收集反馈信息。4）负责每学期的工作计划以及活动的具体实施。（五）实践部1）负责实践基地的运行和校外志愿者的组织。2）
11、负责协会各个活动的最终执行。3）负责活动中需要的物质采购，做到经费的使用合理、节约。4）做好各部联络工作，为其他部门提供力所能及的协助。（六）联络部1）加强同系分团委、学生会及其他社团的联系，在工作中互通有无，实现资源的共享。2）承担对外联络，树立组织良好的形象。3）加强与兄弟院校的联系，保持良好的合作关系。4）负责与企业、媒体等社会机构的联系，为协会举办活动提供必要的信息、场地、资金等支持。第十章 志愿服务时间统计制度为加强极光青年志愿者协会的志愿者参加志愿服务的时间及服务质量的考核和统计，促进志愿服务优质高效，推动志愿服务向更高层次发展，特制定本管理条例。1）所有会员注册志愿者服务时间登记
12、表，登记表的信息要求均属实，并附上本人照片，以备核实。登记表由信息部保管并记录。2）服务时间的计算范围包括：各种志愿服务活动，本协会或者其他组织单位组织的娱乐活动不计服务时间。3）每个志愿者可以安排合适的时间自愿参加志愿服务等活动。4）参加活动具体实施的服务时间计算：按照志愿者实际参加活动的时间记录服务时间。活动迟到或早退20分钟者，不记录其服务时间，向负责人请假者除外。5）实践部和联络部外出拉赞助落实活动等，均算入志愿服务时间，具体时间按实际情况定。信息部和策划部写总结和策划同样如此。6）活动负责人可按照活动规模及活动难易程度服务时间每次加计2-5小时服务时间。7）每个学期末，组织活动的组织者由部门部长根据情况酌情追加服务时间一个人不超过5个小时。8）个人自发进行的志愿服务需由服务对象开具书面证明后由他所属的部门负责人完成登记。9）对积极参与活动和志愿服务工作的优秀的个人进行表彰，志愿服务时间登记作为优秀志愿者评比参考材料之一。10）根据每次参与活动的时间以及服务质量等综合考虑，进行认证，在年度的志愿者表彰大会上进行优秀志愿者评比活动。管理学院极光青年志愿者协会2010年11月9号
