1、 专利运营与融资孵化请进入：_专利申请文件质量管理流程及实务经验总结控制专利申请文件的质量是企业知识产权管理中的一个重要环节，专利申请文件质量的好坏对于后续的专利权保护有着决定性的作用。总体而言，控制专利申请文件质量，关键是通过技术交底书来撰写出合格的权权利要求书和说明书。合格的权利要求书和说明书要做到既能够达到专利申请文件具有最低公开内容和最低公开量的要求，又能够合理圈定要求保护的专利范围。也就是说，专利申请文件既要做到能保障企业获得专利权，又要一定程度上保留技术秘密。具体而言，专利申请文件质量管理应当注意以下要点。1承办人员的一贯性承办人员的一贯性就是从技术交底书到申请文件的撰写要由同一个
2、人员从始至终来跟踪完成。第一，对于企业而言，在整个过程中涉及的人员较多，包括发明人、技术委员会、专利管理人员等，因此，程序相对比较复杂。一个完善的流程固然能够保证专利申请文件质量，但流程中的经办人员更迭也必然会导致申请文件形成的时间延长，并且，由于各个承办人员对于发明人技术方案理解的偏差，也可能导致专利申请文件出现主题确定不同、保护范围不一致的问题，直接影响专利申请文件的质量。第二，企业申请专利不同于个人申请专利，在形成申请文件的过程中，必然要经历不少的流程。在整个流程中，负责申请案的工程师要尽可能保持前后一致，因为理解一个技术方案可能需要和技术人员进行不断地沟通，不仅在撰写技术交底书的过程中
3、需要交流，在专利申请文件形成后更需要交流。如果随意更换承办工程师，不仅沟通的效率会降低，质量肯定也会受到一定程度的影响，进而拖慢申请的进程。2管控流程的完善性管控流程的完善性要求企业的专利管理工作要配套有完善的流程，实现流程化管理。第一，企业的专利申请不同于个人申请，企业专利申请文件的形成涉及企业内部不同的部门，不仅仅是专利管理部门，还包括技术管理部门，甚至是企业决策层。当然，这需要根据专利申请案的重要性来决定，对于企业核心技术而言，应该通过完整的流程进行管控，以保证专利申请文件的质量符合企业的实际需要。第二，对于非核心技术的专利申请，可以仅通过部分流程来完成，这样就能够根据专利申请的重要程度
4、来对申请的流程进行区分，既保证了专利申请文件的质量，又能够保证各个岗位紧密配配合来完成专利申请文件。一个完善的管理流程可以保证各种需求的专利申请有序、高效、顺畅地流转，不仅够保证专利申请文件的数量，也能够有效保证申请文件的质量。3必要的专利检索对比对专利交底材料进行检索对比，目的在于确定现有技术的范围。具有专门知识产权管理部门的企业应该对专利技术交底书进行检索，检索的范围可以由内部确定。不进行检索的申请会导致重复申请，增加专利侵权的风险，进而提高企业的运营成本。进行专利检索能够尽量避免重复申请，也能完善自己的申请方案，为企业降低成本提供能，因此，企业在专利申请的过程中，一定要对申请技术方案进行
5、检索，尽可能地发现现有技术，与现有技术进行对比后有效降低侵权的风险。在此阶段的专利检索以可专利性检索为主，重点的靠近所提交的技术是否可以获得授权，是否被已有专利覆盖。专利申请文件质量管理的流程及注意事项对于企业专利管理而言，专利申请文件的形成需要经历几个阶段，要实现申请文件的有效控制，每个阶段都应该提供有效的方法来进行控制，以使最终得到的申请文件符合质量要求，有效保护企业的知识产权。专利申请文件质量管理应该着重考虑几个方面的因素：一是对研发人员专利申请意识的培养；二是对专利申请流程的合理设置；三是帮助研发人员完善专利提案材料，确保提案的技术术交底材料达到充分公廾的要求；四是对专利申请文件的审核
6、。下面从流程及注意事项两个方面来具体阐述专利申请文件质量的控制。1专利申请文件质量管理流程从研发工程师头脑中的技术方案到专利申请文件的最后定稿，必然经历许多阶段，这些阶段的设置为专利申请文件质量提供了程序上的保障。企业在专利管理流程中应该重注意各个流程的管控。(1)方案产生阶段。方案产生阶段即企业内部研发部门提供待申请的技术方案。在方案产生阶段之前，企业应该培养研发人员的专利申请意识，鼓励研发人员在工作过程中提出可供专利申请的技术方案，专利部门的工程师也应该早期介入培训，以提高研发人员提出申请的主动性和积极性。当研发工程师提出准备专利申请的技术方案时，按照技术交底书的格式进行填写。由于工程师往
7、往不具备专利申请经验，其撰写的交底材料可能存在许多缺陷。例如，没有交代现有技术存在的技术问题，对于现有技术的技术问题存在主观臆断的判断，没有客观描述现有技术存在的技术问题从而交底书中的技术方案并没有解决现有技术的技术问题，逻辑错误，交底书技术方案交代不清楚，使用了不规范的术语而没有相应解释，以及没有附图或者附图不能清楚地显示技术方案内容等。专利工程师应该经常与研发工程师进行交流，对其技术交底书的撰写进行辅导。一份技术方案交代清楚、完整的技术交底书是专利申请文件能够成功的开始，如果可能，还应该让工程师尽可能地补充其引证资料。对于外观设计专利申请而言，应该检查各个视图之间的关系是否正确、图片和照片
8、是否有不清楚的地方。(2)方案审查阶段。研发工程师提出的专利申请技术方案，应当由专利工程师进行初步审查，以保证交底材料符合基本的要求。在这个阶段，主要包括两个方面：一是对技术交底书的初步审查，二是对技术方案的初步检索判断。专利工程师的初步审查包括形式审查和实质审查。例如，对技术交底书记载的技术方案的内容是否完善，是否违反专利法第5条、第25条的规定等进行初步形式上的审查。对于形式上和实质上的缺陷，专利工程师应该对这些问题进行归纳总结后要求撰写技术交底书的研发工程师进行补充和完善；在没有把握确认技术方案内容的情况下，应该就技术方案的内容和研发工程师反复确认，保证交底书在形式上符合要求，即至少应该
9、包含背景技术、本技术方案及产生的有益效果三个方面的内容。如果不符合要求，可要求研发工程师对其技术方案进行补充和完善。该阶段是对技术交底书进行不断完善的阶段，需要专利工程程师和研发工程师反复磋商，以保证技术交底书达到初步要求。同时，在审查过程中，还应该对交底书中的技术术语是否规范、附图是否齐全、附图是否符合专利法的要求作进一步的检查。当专利工程师认为技术方案完整、清楚后即可进行专利检索分析工作。对技术交底书中的技术方案进行初步检索，检索范围根据专利未来需要保护的地区或者根据企业的目的来确定。检索判断的目的在于找到现有技术，并对技术交底书中技术方案的新颖性和创造性进行基本判断。这个环节是确定专利申
10、请是否继续进行下去的依据。对于那些根据检索结果能够明显判断出缺乏新颖性，并且无法通过补充材料来避开新颖性问题的申请，可以和发明人沟通建议结案处理，以节约程序；对于可以通过补充材料避开新颖性的申请，则可以建议发明人补充材料后进行。对于创造性的判断，则可以根据待申请技术方案对企业的重要程度来确定，企业可以根据不同情况进行处理。另外，通过检索结果，企业还应该建立相关技术领域的专利库，方便下次相同技术领域申请的检索工作，进一步提高效率，缩短检索判断的周期。当专利工程师与研发人员对于技术方案有争议时，可将该技术方案交由技术委员会进行审查判断，最终由技术委员会作出是否需要申请的决定。技术委员会作出申请决定
11、后即可将交底材料转由专利工程师负责检索分析工作。(3)撰写专利申请文件阶段。在撰写文件阶段，可将已经通过检索分析的提案交由外部代理机构或内部代理人员来完成申请文件的撰写。将专利申请文件主要交由外部代理机构撰写能使企业专利工程师将工作精力集中在内部交底材料的审核上，这样能够保证交底材料能够更加清楚、完整，使外部代理机构撰写质量进一步提高，也有利于专利申请文件的后期审核工作。特殊情况下，专利申请文件的撰写也可由内部代理人员来完成。在委托外部专利代理机构时，应该把技术交底书以及检索到的相关现有技术文献都提供给专利代理机构，并应尽可能地选择熟悉申请技术方案技术领域的代理人撰写。当外部专利代理机构返回撰
12、写好的申请文件后，具体承办的专利工程师应该对该申请文件进行初步审核，并按照企业专利管理的要求将需要修改的意见反馈给代理人。经过双方确认后，专利工程师即可将申请文件转递给研发工程师进行确认，以确定申请文件中的技术方案是否正确，并提出修改意见。在实际操作过程中，申请文件可能需要经历反复的修改后定稿，定稿后即完成本阶段的工作。最后，为了保证外部代理机构的撰写水平的提高，还应该对撰写专利申请文件的代理人的申请文件质量进行评价。(4)确认送件阶段。在专利申请文件撰写出初稿后，应该指派经验丰富的专门审核人员对撰写完成的专利申请文件进行审核，以进一步确保专利申请文件的质量。审核环节是确保专利申请文件质量的最
13、后一环，此阶段的审核人员往往由对专利及技术均非常熟悉的人员来担任。设置这样一个审核环节的目的是对专利申请文件从深度上、广度上进行总体把握，从整体上保证专利申请文件的质量。审核专利申请文件应把重点放在权利要求的范围是否合适，说明书是否清楚、完整地交代了技术方案，权利要求有没有得到说明书的支持，以及申请文件内容是否与交底材料中的内容一致等方面，确认申请文件后即可将申请文件返回发明人确认技术方案是否存在问题。经过发明人对技术方案的确认后，即可将申请文件转给专利复核人员复核，以对申请文件进行进一步的确认。根据上述专利申请文件形成的四个阶段。2专利申请文件质量管理的注意事项(1) 在研发部门开展专利基础
14、知识培训工作。通过基础知识培训工作树立研发人员的专利意识，使研发人员在工作过程中及时记录新的创意，保证企业专利提案的数量，为进一步筛选出高价值的提案提供储备。(2) 组织内部专利工程师参加培训交流。专利工程师对处理困难的专利提案进行交流讨论，集中处理疑难案件并进一步提高处理提案的水平。(3) 专利工程师与研发部门进行互动。通过双方的互动，一方面提高专利工程师在技术方面的知识，拓宽知识面；另一方面，专利工程师对研发工程师进行指导，使其能够清楚技术交底书需要撰写的内容和要求。这种互动方式不仅加快了提案撰写的速度，也加快了专利工程师处理提案的速度，提高了工作效率，节约了申请产生的时间。(4) 根据流程设置对应的岗位。由于专利申请需要通过许多流程，不同的流程完成不同的工作任务，将专利申请分解到各个不同的岗位进行处理，这些岗位包括专利工程师、专利主管、审核人员等。不同岗位的人密切配合，从程序上保证专利申请文件的完成，使专利提案高效、有序地流转。(5)建立案件区别对待待机制。对专利提案进行区别对待，主要是将企业核心技术的提案与非核心技术的提案分开处理。区别对待提案并非是要降低非核心技术提案的申请文件质量，而是通过两者的分流，将核心案件和非核心案件分别交由经验丰富的专利工程师或经验一般的专利工程师处理，使核心案件能够得到更好的处理。第 8 页 共 8 页
