1、表彰性通报主要用于表彰先进，树立典型，以提高人们的认识，它具有教育性，不具有强制性。表彰先进，对被表彰的单位和个人是一种鼓舞、激励，对其它单位和个人是一种教育和引导。写法：正文一般包括三个层次：一是先进事迹和典型经验。二是先进事迹和典型经验所具有的意义。三是决定通过表彰，号召学习先进。（2）批评性通报批评性通报的作用是警示被通报单位和个人认识错误，改正错误并引以为戒。正文分三部分：一是介绍情况。二是通报处理事项，处理根据。三是告戒与要求。（3）传达重要精神和情况通报如统计局国民经济情况的通报这类通报一般只须将事项一一列出，完整叙述，讲清情况，阐明道理即可。命令、决定、通报的区别命令、决定、通报
2、都属于下行文，三个文种中都具有嘉奖、奖惩、表彰有关单位及人员的功效，有时在使用中不好掌握。一、发文机关不同命令只有县以上各级人民政府才有权使用，其他任何单位和个人均不得发布命令。决定、通报的发文机关要广泛得多，没有特别限制，国家行政机关、群众团体、基层企事业单位都可以使用。二、内容不同。命令、决定、通报三者都具有嘉奖、奖惩、表彰的作用，但应根据隶属关系和职权范围选用不同的文种。命令用于嘉奖有突出成就和重大贡献的单位及个人。决定、通报用于表彰或批评正反两方面的典型。三、性质、要求不同。命令所承载的内容一般都比较重大，带有明显的强制性、指挥性、权威性，有严格的约束力，因而命令一旦发布，已不管下级机
3、关是否同意，也不管下级有什么意见、有什么困难，都必须无条件地、不折不扣地执行；决定的内容涉及的一般都是重要事项、重大行动，比较起来，决定的强制性没有命令那么强，但却比通报严肃和郑重，也具有一定的约束力，也要求无条件执行；通报具有告知性、教育性，其目的是以典型事例教育更多的人，它不具有约束力。四、公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。”地方党政机关、群众团体一般不宜随便使用。如：国务院公告、中华人民共和国全国人民代表大会公告。2公告的特点（1）公告宣布的事项比较重大，庄严凝重；（2）公告的内容集中单一，一事一文，文字简洁、篇幅短小；（3）告知对象广泛，包括国内、国外。注意：不能滥用公告。
4、公告是国家高层权力机关、行政机关或授权单位使用的文件（全国人大、国务院），其它单位不能随便使用。正误点评常见的把并不重大的事项用公告行文、使公告失去严肃性无权使用单位滥用，使其失去权威性。五、通告1通告的适用范围（1）通告适用于在一定范围内公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（2）国家高层行政机关多用于公布政策法令；中下级行政机关多用于公布应当遵守或周知的事项。（3）各级行政机关、团体、企业、事业单位均可使用。（4）行政机关的通告可以用文件发布，也可以登报或张贴。2通告的结构一般由标题、正文、制发机关和日期三部分组成。写法有三种一是制发机关+事由+文种。西安市人民政府关于XXX的通告二是
5、制发机关+文种。如西安市人民政府通告：三是只写文种。将制发机关写在落款处。通告由开头、主体、结尾三部分组成。开头：一般由发布本通告的根据、原因、目的、意义和过渡语组成。过渡语可用“特通告如下”、“为此，特通告如下”、“现将有关事项通告如下”，以承上启下。主体：主要阐述发布本通告所规定的具体事项，一般分条分项，逐一阐述。结尾：另起一行写上“特此通告”或“本通告自发布之日起执行”作为结尾。3通告的写法拟写通告要以法律为根据，不得与现行规定相抵触；语言要庄重严肃，通俗易懂，简洁明了，不拖泥带水。以文件发布的通告要挂发文写号；用于张贴的通告不印发文字号。围绕某个重要活动连续发布的通告，如需编顺序号，可
6、置于标题之中。如西安市人民政府关于市容综合整治的第一号通告。正误点评很多是该用通知的用成了通告。公告、通告的区别二者都具有告知性（1）从制发机关看：公告主要是国家一级权力机关、行政机关和各级司法部门的专用公文中使用，地方行政机关、群众团体不能随便使用；通告除国家各级行政机关可以使用外，一些业务部门、企事业单位、群众团体需要知照某些事项时也可以在一定范围使用。（2）从公布的对象看：公告可以对国内，也可以对国外；通告可以对平级、对下级、对人民群众。六、通知通知，顾名思义，就是把事情告诉人知道。具体来讲，就是把行政领导机关对行政管理事项的决定在一定范围内，让行政管理者周知。通知的应用范围相当广泛，在
7、行政机关的行政管理活动中起着承上起下、联系内外的多方面的作用。1通知的适应范围（1）适用于批转下级机关的公文；（2）转发上级机关和不相隶属机关的公文；（3）传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；（4）任免人员。2通知公文的种类通知公文从内容上可分为指示性通知、批示性通知、会议性通知、任免性通知等。（1）指示性通知上级机关需要向下级机关作出指示，但其内容又不适宜以命令（如不够重大，强制力不十分强）发布时，则用指示性通知。例：西安市人民政府关于加强地下管网安全管理的紧急通知。指示性通知要写清事由、通知事项、执行中应注意的问题等，道理讲清，任务明确，措施具体。（2）批示性通知领导机关
8、在批转下级机关的公文，或转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文，发布某些规范性文件时用批示性通知。批示性通知一般比较简短，但必须得体、适当，符合所批示发布文件的实际。通知中要写明对所批转或转发文件的评价或意见，指明通知事项的意义，说明批转的目的和要求，并对如何开展工作作出明确指示，提出具体要求。批示性通知有三种形式：一是用于转发性通知。上级机关、平级机关或不相隶属机关的机关来文，如果对所属下级机关具有指示、指导或参考作用，可以加上批语，以“通知”形式转发。转发上级机关文件西安市人民政府转发国务院关于XXX的通知转发平级机关文件西安市人民政府办公厅转发市民政局关于XXX的通知注：转发文件不仅
9、是下级转发上级；平行机关、不相隶属机关之间都可以互相转发文件，不受等级和系统的制约。二是用于批转性通知。上级机关认为下级机关上报的“请示”、“报告”具有普遍意义，可以加上批语，以“通知”形式转发给所属的下级机关。批转下级机关的文件西安市人民政府关于批转市教委基本普及高中阶段教育的意见的通知具有严格的等级性和系统性。它只能是上级批转下级的公文，平行机关之间不能互相批转公文。批转只能在其管辖的大系统内使用，不能超越系统序列。政府只能批转政府直属部门的公文，不能批转党的工作部门的公文。若确有必要跨系统批转，必须由相关系统联合行文，如市委、市政府关于批转的通知。三是用于发布性通知。本级行政机关制定的规
10、范性文件如规定、办法、细则，不宜以政府命令发布的，可以“通知”发布。印发例西安市人民政府办公厅关于专项整治行动方案的通知例西安市人民政府办公厅关于 的通知（3）会议性通知会议性通知是以召开会议的有关事项为主要内容的通知。须交待清会议名称、会议时间、会议地点、参加人员（请新闻单位派记者采访报道）、报到地点等。要编发文字号。（4）任免性通知上级机关任免下级机关的领导人，或者公布上级机关的有关任免事项时使用任免通知。任免通知的写法：标题、主送单位、任免根据、任免人员姓名、职务等。3通知中几个技术性问题的处理（1）关于的用法：被转发、批转的文件中有“关于”的，文件标题中“转发”或“批转”前不再用“关于
11、”。西安市人民政府（此处不加关于两字）批转市水利局关于加快发展水利经济的意见的通知印发本级文件时，“印发”二字可以加“关于”二字。也可以不加“关于”二字。（2）层层转发的问题：层层转发中存在着“通知的通知”的问题。可直接转发原文件标题。如国务院办公厅转发民政部关于规范村民委员会印章制发使用和管理工作意见的通知，省政府再转发时就会出现“通知的通知”的问题，可采取直接转发民政部文件标题的做法。即陕西省人民政府办公厅转发关于规范村民委员会印章制发使用和管理工作意见的通知（陕政办发2007103号）3办公厅转发、印发经市政府同意的文件时，文件开头要写“经市人民政府同意”。4批示语的结尾有多种写法一类是
12、贯彻执行类，要求下级必须照办，同时根据情况加上认真、务必、坚决等强调性的词语。如“请遵照执行”，“请贯彻执行”，“请认真贯彻执行”。强调在总的批示精神下，结合实际情况确定具体的方法、步骤、重点等。如“请结合当地实际，认真贯彻执行”。另一类是参照执行类。如“请参照执行”，参，参考，照，照办，给下级以选择余地。通知、通告与通报区别：通报的对象不专对某机关或某些人，仅是告知, 有表扬，批评的功能，通知的对象专指，没有表扬，批评的功能，通告的内容特指。七、议案“议案”属于提请审议的上行文。比较明确，比较单一。适用于各级人民政府，按照法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项，其主送机关只能是
13、各级人大及其常务委员会。八、报告1报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2报告公文的结构报告的格式一般由标题、受文机关、正文、结尾等几部分组成。由制发机关、事由、文种构成。正文反映所报告的内容。其结构可采取纵式结构或横式结构。纵式结构：按工作过程、事件发生的时间顺序安排材料。横式结构：按所提问题、所取得的经验、成绩安排材料。如工作总结报告，是比较典型的横式结构。（3）结尾报告一般不要求上级批复。因此报告的结尾一般写“特此报告”（4）落款制发机关名称和时间。制发机关名称以制发机关公章表达，不另打制发机关名称。3报告公文的写作（1）写报告必须真实，条理清楚，不得虚
14、报冒估，甚至弄虚作假，邀功请赏。（2）报告中不能夹带请示事项。如暨需详细报告情况，又需要请示问题，可采取两种处理方法。一是请示、报告分开，形成两个文件。二是作为请示处理。在请示文件中简述报告内容，提出请示事项，把详细的报告内容作为请示的附件处理。（3）报告属上行文，公文格式按上行文要求，发文号用“字”不用“发”，如“西政字”，而不用“西政发”。九、请示1请示的适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。（请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、某个问题给予指示，作出批示、答复、审核批准等的上行文。）（这里所说的上级机关是指本系统直属上一级机关。2请示公文的结构（1）请示事由请示事由要扼要讲明所提
15、问题的背景或依据，明确写出所请示的是什么问题或什么事项。（2）请示事项请示事项是请示正文的主要内容，需详细、具体地写明要求给予指示、批准的问题或事项的基本情况、存在问题以及本单位对解决这些问题的意见、建议与设想。意见要写的有根有据，中肯可行。（3）请求请求是请示的结尾部分，另起一行书写。根据请示事项的内容可分别用“当否，请指示”，“以上意见妥否，请批示”，“以上意见如无不妥，请批转执行”。3请示公文的写作（1）请示的问题应是工作中亟待解决而下级又无权决定或无力解决的问题，情况必须确实，原因必须说清，理由必须充分，建议必须切实可行。见例21（2）请示必须一文一事一请示，专文上报，以便上级研究批复
16、，不能一文数事。（3）请示只写一个主送机关，不能多头请示。需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。（因上级未批复之前文件还未生效）。（4）不以部门或部门负责人的名义直接的送市政府领导同志个人（除市政府领导同志交办的事项和需要报送市政府领导同志的绝密事项以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件）。（5）各部门要切实做好协调工作。报送市政府审批的公文，如涉及其它部门的职责，主办部门要主动征求有关部门的意见，协办部门要积极配合，取得一致意见后，经有关部门负责同志会签上报市政府。部门间如有分歧意见，主办部门主要负责同志要出面协调。经协调后仍不能达成一致的，主办部门应将有关部门的意见
17、及理据列明，经有关部门主要负责同志会签后上报市政府。（6）各部门上报市政府审批的公文（请示），由部门正职签发（正职外出时，由主持日常工作的副职负责人签发）。（7）请示是上行文，按上行文格式要求，发文号用“字”不用“发”。落款下要注明（联系人：联系电话：请示与报告的区别（1）行文目的不同请示的事项应是工作中亟待解决而下级又无权决定或无力解决的问题，行文目的是向上级机关请求解决问题，请求指示和批准有关事宜。其实质是陈请、祈使，要求上级批复。报告的行文目的是向上级汇报工作，反映情况，其实质是陈述。（2）行文时间不同从时间上看，请示所涉及的事项是准备作而尚未作的事，要等上级机关批复以后才能办理实施，属
18、事前行文。报告所涉及的事项是正在作或已经作过的事，属事后行文。（3）结束语不同请示公文和报告公文的结束语汇写法不同，其实质区别是请示要求批复，用“请批复”。报告公文只汇报情况，不要求批复。（4）结构不同请示一般由事由、请求事项、请求三部分构成。而报告则由情况、经验、问题、今后设想或意见构成。（5）涉及问题的广度不同请示是一文一事，专题请求。而报告则既有专题报告，又有综合报告。综合报告涉及多方面的问题。（6）处理方式不同请示作为办理件，领导阅后要提出具体批办意见。报告作为传阅件，只须领导阅知，上级机关不作答复。十、批复1批复的适用范围：适用于答复下级机关的请示事项。（批复，是上级机关答复下级机关
19、的请求事项时所使用的一种带有指示、答复性的下行文。行文对象是提出请示的下级机关）。2批复的结构（1）引语引语是引用下级机关请示公文的时间、标题和发文字号，简述请示事由。例23：西安市人民政府关于蓝田县县城总体规划的批复中你县关于蓝田县城总体规划修编审批的请示（蓝政字XX号）收悉。经第XX 次市政府常务会议讨论，现批复如下：（2）正文正文是针对下级机关所请示的事项表明同意与否的态度。如同意，还须作一些指示；如不同意，则要说明理由，作出如何处理的指示，使下级明白原因，有所遵循。如下级机关请示的问题有的同意，有的不同意，则须逐条表明态度，分别说明同意与不同意的原因。（3）结尾：结尾一般以“此复”、“
20、特此批复”等结尾。3批复的写作要求：批复是一种指示性、政策性、法规性很强的文件，写作时要态度明朗，语气肯定，当行则行，当止则止，决不能含糊其辞，横棱两可，似是而非，要内容具体，措词准确，文字简洁，表达清楚，针对性强。批复的主送机关一般是批复事项的请示机关。批复如需；其它机关知道或执行的，可以抄送。如带普遍性，可批转。4批复的写作要领：一、针对性要强。批复是针对下级上报的“请示”而制发的，因此，它的内容必须与请示所提的要求与陈述的情况紧紧相扣。首先要引“请示”的标题和发文字号，这样就使来往的两个文件自然的联接在一起；然后根据所提请审批的事项，亮明态度，做出同意或不同意的表示，凡属同意一般不必再写
21、理由。5坚持一文一事。批复应坚持一文一事原则，一份“批复”针对一份“请示”，假若一个单位的几份请示是在同一种办公会议上审批的，也应坚持一文一事，分别“批复”，而不应在一分“批复”中包括数份请示的内容。十一、函1函的适用范围：（1）适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（2）向平级的有关主管部门请求批准有关事项。如经费、编制、表彰、税收、征地等。2函的写作函的适用范围非常广泛，与其它公文比较有简便灵活的特点。（1）标题一般由发文机关、原由、文种三部分构成。（2）函的正文要中心明确，一函一事，有的放矢，及时准确。（3）函的行文对象是平级和不相隶属机关，在语气和措施
22、上要表现的平等、敬重、诚恳，不能使用对下级机关的口气。提出请求，态度诚恳，切忌傲慢，打官腔。（4）主送机关要写全称，不写简称，以示敬重。（5）结语多用“盼予函复”“上述意见如何，盼予答复”。函是法定公文文种之一，由于函具有向有关主管部门请求批准的功能，故在公文处理实践中往往被人们与请示文种混淆使用，在平行文中存在的比较普遍的问题是文种使用问题。该用函的不用，却用请示或报告。如一些单位向同级财政部门申请经费，向计委申请计划项目，都是平级，行文本应用函，却常常用请示或报告，把同级当上级。为什么会出现这种情况呢，我想有以下三方面的原因：一是公文撰拟者认识上的原因。一些同志由于平时不注意认真、细致的学
23、习和领会公文的有关规定，对函缺乏明确的认识，不了解其含义和用途，未能从思想上对函的重要地位及功用给予充分的重视。似乎一提“函”，人们总觉其效力不如通知、请示强，（甚至有的同志认为函不是正式公文）。因而当需要向有关主管部门请求批准事项而行文时，便认为既然有求于对方，就用“请示”代替“函”，导致了文种错用。另外有些同志觉得用函这个文种不够郑重，对受文机关不太尊重。所以明明知道该用函不用，而用请示。二是发文机关领导者的原因。在很多情况下，公文撰拟者用函向有关主管部门请求批准，这无疑是正确的，却过不了本机关主管领导这一关。有关人员最终初将文种确定为“函”，但最后被领导者改成“请示”。有的领导也知该用函
24、却用请示，是属于无奈，也有的领导是由于对公文知识特别是对函的使用缺乏全面、正确的理解所致。三是受文机关的原因。这是导致函错用的主要症结所在。实践中，有关主管部门由于有权审批一些具体事项如：财政、计划、干部任免等，便不问是否具有隶属关系，自觉不自觉地把自己摆在了领导机关的位置上，非要对方用“请示”不可。如不照此办理，就设置障碍不予审批。而对方如改用请示，他就以批复回文。请示和函的区别，是两个不同的文种。请示：函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准事项等。函作为公文文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。“函”和“请示”这两种公文，从作
25、用上来说，都有用于请求批准的功效，但二者有着严格区别，不能互为通用，要明确你的行文对象是谁，向上级机关请求指示、批，只能用请示，不能用函。向有关主管部门请求批准，应该用函，而不应用请示。如1平级之间。办公厅与财政局西安市人民政府办公厅关于申请拨付XXX专项经费的函。2不相隶属机关之间。市政府向财政部申请专项资金，文件标题是西安市人民政府关于申请资金的函。要解决这个问题，就要从发文机关和受文机关两方面协调联动，认真学习贯彻国务院公文处理办法，严格依法行文。特别是各机关领导人要对此给以足够的重视，同时有关业务主管部门（财政、国土、计划、编制）与平级其他机关之间也需要互相理解与沟通，以确保函这一文种
26、使用的规范化。批复和复函的区别批复和复函都是用于答复问题的。批复是一个文种，适用于答复下级机关的请示事项。批复属下行文。批复的作者一定是上级机关，而它的行文对象必须是下级机关，而且必须是有隶属关系的上下级机关。如XXX复函，平行文，用于平级机关之间或不相隶属机关之间答复问题。省政府某厅局给市政府报文用函，市政府经过专题会议研究后给予答复，用复函回复。因为没有隶属关系，只能用复函，而不能用批复。经常有平级或不相隶属回复用批复，是不对的。十二、意见国务院公文处理办法中新增加的文种。适用范围：适用于对重要问题提出见解和处理办法意见这个文种可以用于上行文、下行文、平行文。作为上行文，即对上级的重要工作
27、部署和重要问题提出意见和建议。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，即对本地区、本部门的重要工作、重要问题提出见解和处理办法。文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。十三、会议纪要1会议纪要的适用范围：适用于记载、传达会议情况的议定事项。2会议纪要的结构（一）标题标题：一般只标明第几次会议。因为在文件红头上已印有西安市人民政府专项问题会议纪要（二）开头主要介绍会议的基本情况：时间：XX地点：XX主持人：XXX议题：XXXXXXXX（三）正文正文主
28、要是具体阐述会议讨论的问题、意见、结论、决定及对今后工作提出的要求，全面、具体、详尽地反映出会议的主要精神和成果。常见的写法是概括阐述式。概括阐述式。就是把会议的发言、讨论情况和结论加以综合分析，围绕某个中心内容，归纳概括成几个部分，分条分段冠以序号和小标题进行排列，然后对各部分进行完整系统的说明和阐述。这种写法的优点是拟写灵活，纲目清晰，层次分明，便于把问题讲深讲透。除写明会议讨论了那些问题，取得了那些一致认识，得出那些结论，明确了那些贯彻落实意见外，还应把会议悬而未决或遗留问题以及对这些问题何时再议等写上。（四）结尾。一般会议纪要要注明参加会议人员出席：XXX请假：XXX列席：XXX例会和
29、办公会议是研究处理日常行政事务的决策性会议，会后用会议纪要的形式，发布会议作出的决议和决定，传达贯彻会议精神，这种纪要实质就是会议决定，具有一定的权威性。西安市市长办公会议纪要和西安市人民政府常务会议纪要3会议纪要的写作一是要忠实于会议实际，不能随意增删或发挥，突出一个“实”字；但又不能有言必录，写成流水账，突出一个“要”字。要在忠实于会议主题精神的前提下，对会议内容进行分析归纳，择其要点，做到详略得当。二是会议纪要一般不加盖章，其效力视同正式公文。但会议议定的事项，如涉及人事任免、机构设置、人事编制、经费划拨以及政策性强、涉及面广的事项。必须以其它公文种类专门行文。三是条理清晰，层次分明，观点鲜明，语体庄重。如何确定文种国务院发布公文处理办法指出“公文的文种应当根据行文目
