1、OFFICE 2010基本功能介绍,PART 1,EXCEL,简介,Excel是微软公司Office办公软件中的一个组件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，能够进行数据的分析，具有强大的制作图表的功能。,工作界面,标题栏,功能区,快速访问工具栏,文件菜单,列标,状态栏,显示模式,显示比例,滚动条,行号,编辑栏,工作表区,工作表,新建电子表单,“工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入
2、显示。下面将以建立一张员工工资表的操作来说明Excel的一些基本操作：,步骤一：参见右图，单击A1单元格。工作表提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形。,名称框,新建电子表单,步骤二：输入“姓名”，参见下图。按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”,使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。,新建电子表单,步骤三：A2输入AAA，在B2输入20，在C2输入保安，在D2输入1500。并依次输入,使用键盘上的左、右、上、下方
3、向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。,单元格设置,我们可以通过右键点选需要进行设置的单元格，在出现的菜单中选择“设置单元格项”，也可以通过使用“CTRL+1”的快捷键调出单元格设置对话框。下面的操作将结合“工资表”的特点来进行说明。,快速访问工具栏,单元格设置,一、左键选中A2-D2单元格，使用CTRL+1,二、选择字体标签,三、选择字体,四、选择字形,五、选择字号,六、确定,设置字体,单元格设置,一、左键选中D2单元格，使用CTRL+1,二、选择数字标签,三、选择分类,四、货币符号,五、选择负数格式,六、确定,设置数字,单元格设置,格式刷,一
4、、左键选中A2-D2单元格,二、双击“格式刷“图标,三、按住左键，拖曳填充红框区块,操作前,操作后,单元格设置,插入标题行,步骤一：右键点击 行号1，再出现的下拉菜单中选择插入。步骤二：选定A1-D1，使用”CTRL+1”调出单元格设置对话框。步骤三：按右图进行设置。步骤四：在合并后的单元格内输入“工资条”。,选择“对齐”标签,勾选“合并单元格”,选择“对齐方式”,插入函数,添加总计单元格,步骤一：左键选定D9单元格，单击“公式”功能栏下的“插入函数”图表，出现插入函数对话框。,步骤二：选择常用函数下，的SUM函数（求和），出现函数参数对话框。,步骤三：在Number1单元格内，输入D3：D8
5、，点击确定，D9单元格即为六位员工的工资总额。,设置函数参数,选择“SUM”,工资总额,选择“插入函数”,插入图表,插入图表,步骤一：将光标移至A3单元格上。然后单击它并向下拖动，选定各员工的姓名，并按住键盘上的Ctrl键，将光标移至D3单元格上，向下拖动，选定各员工的工资额后，结束拖动并释放Ctrl键，如图一所示。步骤二：点击“插入”标签下图表区域内的柱状图图标，在下拉菜单中选择“二维柱状图”，得到图三。,图一,图二,图三,图表标题,图例,引用,引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用
6、同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。,单元格引用与区域引用,相对引用与绝对引用,单元格引用：用字母标志列（从 A 到 XFD，共 17576 列），用数字标志行（从 1到 1048576）。如：A1、B2、BC24、CDA10223。区域引用：用两个单元格名称中间加冒号来表示一个区块，其中第一个单元格名称为区块的左上角、后一个单元格名称为区块的右下角。如：（A1：B2），代表了A1/A2/B1/B2这4个单元格组成的区块。,相对引用：复制公式时地址跟着发生变化，如C1单元格有公式：=A1+B1，当将公式复制到C2单元格时变为：
7、=A2+B2。绝对引用：复制公式时地址不会跟着发生变化，如C1单元格有公式：=$A$1+$B$1，当将公式复制到C2单元格时仍为：=$A$1+$B$1。相对引用和绝对引用也可以混合使用，如：=$C1 或=C$1,排序和筛选,数据的排序,在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对进行排序。排序分为升序和降序。升序：按字母顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。降序：按反向字母顺序、数据由大到小、日期由后向前排序。如果排序的数据是中文，则依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。,快速排序,数据标签,关键字,依据,次序,通过添加条件来进行多重排序,排序和筛选,数据的筛选,自
8、动筛选时一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速的访问大量数据，并从中选出满足条件的记录并显示出来。,数据标签,单击小箭头，打开下拉列表,快速排序,选择条件,搜索条件,逻辑选择,数据透视表,数据透视表是一种让用户可以根据不同的分类、不同的汇总方式、快速查看各种形式的数据汇总报表。简单来说，就是快速分类汇总数据，在处理数据方面非常强大。,注意事项,以工作表数据制作数据透视表，这些工作表数据必须是一个数据清单。所谓数据清单，就是在工作表数据区域的顶端行为字段名称(标题)，以后各行为数据(记录)，并且各列只包含一种类型数据的数据区域。这种结构的数据区域就相当于一个保存在工作表的数据库。第一，数据区域的
9、顶端行为字段名称(标题)。第二，避免在数据清单中存在有空行和空列。这里需指明以下，所谓空行，是指在某行的各列中没有任何数据，如果某行的某些列没有数据，但其他列有数据，那么该行就不是空行。同样，空列也是如此。第三，各列只包含一种类型数据。第四，避免在数据清单中出现合并单元格。第五，避免在单元格的开始和末尾输入空格。第六，尽量避免在一张工作表中建立多个数据清单，每张工作表最好仅使用一个数据清单。第七，工作表的数据清单应与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行，以便于检测和选定数据清单。,数据透视表,下面通过具体实例，介绍数据透视表的功能。,图一中的数据是某品牌2013年1月21-23日各种型号产品
10、的的销售情况，我们将通过对其使用数据透视表，来学习数据透视表的功能。在使用数据透视表前，需要按照注意事项中的七点进行检查，其中重点检查第二和第三点。,图 一,第二步：点击数据透视表图标,第一步：选择数据区域,引用数据区域,选择放置位置,数据透视表,点击确认后，EXCEL会新建一个sheet1，如下图：,数据透视表显示区域：显示最终结果,数据透视表字段列表：根据需求选择字段,数据透视表,对数据透视表字段列表进行选择：,步骤一：左键点击字段列表中“品名”这一项，拖曳到下面“行标签”框内，在数据透视表显示区域内出现如左侧图所示的内容。步骤二：依次将“日期”拖到“列标签”框内，“数量”拖到“数值”框内
11、。结果如下图：,数据透视表,通过调整各个框中的字段，可以得到不同的结果。,数据透视表,在数值框中，可以进行选择计算。,包括求和、计数、平均数、最大值、最小值、乘积等多种计算方式,可以选择百分比、汇总百分比等多种显示方式,数据透视表,求和计算，结果如下：平均值计算，结果如下：,根据行计算结果：北京王府井1月21日销售全额为498元，22日为1245元，23日为747元，三天共计销售额为2490元，平均每天销售额为830元。根据列计算结果：1月21日，全国销售额为15273元，22日为15094元、23日为14916元，21日平均销售额为1018.2元，22日平均销售额为1006.27元、23日平
12、均销售额为995.5元。,数据透视表,求和计算，按列汇总百分比显示，结果如下：按行汇总百分比显示，结果如下：,根据列汇总百分比：1月21日，北京王府井销售额占全国销售额的3.26%、武汉广场占8.15%。根据行汇总百分比：成都王府井，1月21日销售额占总销售额的38.46%、22日占23.08%、23日占38.46%,计算公式,在Excel 中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。,前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式，此时若单击显示工资额总计的单元格D9，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所使用的公式，如图所示。,计算公式,只要您
13、记住公式的应用法则，无论在单元格中，还是在“编辑栏”中都能建立并使用公式的。以下是一个公式范例：,单元格引用,工作表函数,加法运算符,区域引用,数字常量,除法运算符,如果正确的创建了计算公式，那么在默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中。如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换，可按下CTRL+组合键（位于键盘左上侧）。,运算符,算数运算符,用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。,运算符,比较运算符,用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。与其它的计算机
14、程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。,运算符,文本运算符,这实际上是一个文字串联符&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如North&wind，结果将是North wind。,引用运算符,引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。,运算符,运算的顺序,如果公式中使用了多个运算符，Excel 将按下表所列的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。,运算符,应用计算公式的范例：,1.求和应用=SUM(
15、F6,D7,E7)2.合并“姓”和“名”=D5&E53.合并日期与文本=时间：&TEXT(F5,d-mmm-yy)4.按百分比增加=$F$5*(1+5%)5.基于单个条件求和=SUMIF(B3:B8,20,D3:D8),函数,Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算。,参数,常量,参数可以是数字、文本、形如 TRUE 或
16、FALSE 的逻辑值、数组、形如#N/A 的错误值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。参数不仅仅是常量、公式或函数，还可以是数组、单元格引用。,常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值，或由名称所代表的数字或文本值。例如，日期 10/9/96、数字 210 和文本Quarterly Earnings都是常量。公式或由公式得出的数值都不是常量。,函数,函数的结构,如下图所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。,等号（如果此函数位于公式开始位置）,函数名,参数
17、,参数用括号括起,各参数间用逗号分隔,函数,嵌套函数,所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。也就是说一个函数可以是另一个函数的参数。例如下图中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求G2到G5的和，否则显示数值0。,嵌套函数,函数,嵌套函数,所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。也就是说一个函数可以是另一个函数的参数。例如下图中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格F
18、2到F5的平均值大于50，则求G2到G5的和，否则显示数值0。,嵌套函数,PART 2,EXCEL,EXCEL函数,函数的种类,数学和三角函数;逻辑函数;文本、日期与时间函数;查询和引用函数;统计函数;工程函数;财务函数;信息函数;数据库函数;用户自定义函数;,EXCEL函数,数学和三角函数,EXCEL函数,数学和三角函数,EXCEL函数,数学和三角函数,EXCEL函数,逻辑函数,逻辑函数是用来判断真假值，或者进行复合检验的Excel函数。在Excel中提供了六种逻辑函数。即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函数。,AND函数所有参数的逻辑值为真时返回 TRUE；只要一个参数的逻
19、辑值为假即返回 FALSE。语法：AND(logical1,logical2,.)，其中Logical1,logical2,.表示待检测的 1 到 30 个条件值，参数必须是逻辑值，或者包含逻辑值的数组或引用。例：=AND(B230,B260)、=AND(B1:B3)OR函数OR函数指在其参数组中，任何一个参数逻辑值为 TRUE，即返回 TRUE。它与AND函数的区别在于，AND函数要求所有函数逻辑值均为真，结果方为真。而OR函数仅需其中任何一个为真即可为真。,EXCEL函数,逻辑函数,NOT函数NOT函数用于对参数值求反。当要确保一个值不等于某一特定值时，可以使用 NOT 函数。简言之，就是
20、当参数值为TRUE时，NOT函数返回的结果恰与之相反，结果为FALSE。TRUE、FALSE函数TRUE、FALSE函数用来返回参数的逻辑值，由于可以直接在单元格或公式中键入值TRUE或者FALSE。因此这两个函数通常可以不使用。IF函数IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。例：=IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),)、=IF(B1160,合格,不合格),EXCEL函数,文本、日期与时间函数,文本函数大小写转换LOWER：将一
21、个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。UPPER：将文本转换成大写形式。PROPER：将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换成小写。示例：Lower（pLease ComE Here!）=please come here!upper（pLease ComE Here!）=PLEASE COME HERE!proper（pLease ComE Here!）=Please Come Here!,EXCEL函数,文本、日期与时间函数,文本函数取出字符串中的部分字符可以使用Mid、Left、Right等函数从长字符串内获取一部分字符。具体语法为：LEFT函数：LEF
22、T(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字符数。MID函数：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。RIGHT函数：RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字符数。示例：LEFT(This is an apple,4)=ThisRIGHT(This is an apple,5)=appleMID(This is an appl
23、e,6,2)=is!,EXCEL函数,文本、日期与时间函数,文本函数去除字符串的空白在字符串形态中，空白也是一个有效的字符，但是如果字符串中出现空白字符时，容易在判断或对比数据是发生错误。在Excel中，可以使用Trim函数清除字符串中的空白。语法：TRIM(text)其中Text为需要清除其中空格的文本。比如：TRIM(”My name is Mary)=My name is Mary 注意：Trim函数不会清除单词之间的单个空格，如果连这部分空格都需清除的话，建议使用替换功能。,EXCEL函数,文本、日期与时间函数,文本函数字符串的比较EXACT函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全
24、相同，则返回 TRUE，否则，返回 FALSE。函数 EXACT 能区分大小写，但忽略格式上的差异。语法：EXACT(text1,text2)Text1为待比较的第一个字符串。Text2为待比较的第二个字符串。例如：EXACT(China,china)=False。,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,文本、日期与时间函数,日期与时间取出当前系统时间与日期信息用于取出当前系统时间/日期信息的函数主要有NOW、TODAY。语法形式均为 函数名（）取出日期/时间的部分字段值如果需要单独的年份、月份、日数或小
25、时的数据时，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函数直接从日期/时间中取出需要的数据。示例：设E52003-5-30 12:30 PM，如果要取E5的年份、月份、日数及小时数，可以分别采用相应函数实现。YEAR(E5)=2003MONTH(E5)=5HOUR(E5)=12,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,查询和引用,ADDRESS、COLUMN、ROWADDRESS用于按照给定的行号和列标，建立文本类型的单元格地址语法：ADDRESS(Row_num,Column_num,Abs_num,A1,Sheet_text)Row_num指在单元格引用
26、中使用的行号。Column_num指在单元格引用中使用的列标。Abs_num 指明返回的引用类型，1代表绝对引用，2代表绝对行号，相对列标，3代表相对行号，绝对列标，4为相对引用。A1用以指明 A1 或 R1C1 引用样式的逻辑值。如果 A1 为 TRUE 或省略，函数 ADDRESS 返回 A1 样式的引用；如果 A1 为 FALSE，函数 ADDRESS 返回 R1C1 样式的引用。Sheet_text为一文本，指明作为外部引用的工作表的名称，如果省略 sheet_text，则不使用任何工作表名。即：ADDRESS（行号，列标，引用类型，引用样式，工作表名称）比如：ADDRESS(4,5,
27、1,FALSE,Book1Sheet1)等于 Book1Sheet1!R4C5,EXCEL函数,查询和引用,ADDRESS、COLUMN、ROWCOLUMN用于返回给定引用的列标语法形式为：COLUMN(reference)Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。如果省略 reference，则假定为是对函数 COLUMN 所在单元格的引用。如果 reference 为一个单元格区域，并且函数 COLUMN 作为水平数组输入，则函数 COLUMN 将 reference 中的列标以水平数组的形式返回。但是Reference 不能引用多个区域。ROW用于返回给定引用的行号语法形式
28、为：ROW(reference)Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。如果省略 reference，则假定是对函数 ROW 所在单元格的引用。如果 reference 为一个单元格区域，并且函数 ROW 作为垂直数组输入，则函数 ROW 将 reference 的行号以垂直数组的形式返回。但是Reference 不能对多个区域进行引用。,EXCEL函数,查询和引用,AREAS、COLUMNS、INDEX、ROWSAREAS用于返回引用中包含的区域个数。其中区域表示连续的单元格组或某个单元格语法形式为：AREAS(reference)Reference为对某一单元格或单元格区域
29、的引用，也可以引用多个区域。如果需要将几个引用指定为一个参数，则必须用括号括起来。COLUMNS用于返回数组或引用的列数语法形式为：COLUMNS(array)Array为需要得到其列数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。例如：COLUMNS(A1:C4)等于 3、COLUMNS(1,2,3;4,5,6)等于 3,EXCEL函数,查询和引用,AREAS、COLUMNS、INDEX、ROWSROWS用于返回引用或数组的行数Array为需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。例如：ROWS(A1:C4)等于 4、ROWS(1,2,3;4,5,6)等于 2。INDEX用于返回表格或区域
30、中的数值或对数值的引用函数 INDEX()有两种形式：数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组；引用形式通常返回引用。语法：INDEX(array或reference,row_num,column_num,area_num)返回数组中指定单元格或单元格数组的数值Array为单元格区域或数组常数。Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。Column_num为数组中某列的列序号，函数从该列返回数值。需注意的是Row_num 和 column_num 必须指向 array 中的某一单元格，否则，函数 INDEX 返回错误值#REF!。area_num 指定的区域（假如存在多个区域引
31、用的话）示例：INDEX(1,2;3,4,2,2)等于 4,EXCEL函数,查询和引用,HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、VLOOKUPLOOKUP函数与MATCH函数LOOKUP函数可以返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值。此系列函数用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。当比较值位于数据表的首行，并且要查找下面给定行中的数据时，使用函数 HLOOKUP。当比较值位于要进行数据查找的左边一列时，使用函数 VLOOKUP。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，则应该使用函数 MATCH 而不是函数 LOOKUP。MATCH函
32、数用来返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。从以上分析可知，查找函数的功能，一是按搜索条件，返回被搜索区域内数据的一个数据值；二是按搜索条件，返回被搜索区域内某一数据所在的位置值。,EXCEL函数,查询和引用,HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、VLOOKUPLOOKUP用于返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值函数 LOOKUP 有两种语法形式：向量和数组。,EXCEL函数,查询和引用,向量形式函数 LOOKUP 的向量形式是在单行区域或单列区域（向量）中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值。语法：LOOKUP(lookup_value,lo
33、okup_vector,result_vector)Lookup_value为函数 LOOKUP 在第一个向量中所要查找的数值。可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。Lookup_vector为只包含一行或一列的区域。Lookup_vector 的数值可以为文本、数字或逻辑值。示例：LOOKUP(“ddd”,A2:A8,B2:B8)等于18，LOOKUP(“bbb”,A2:A8,B2:B8)等于21注意：Lookup_vector 的数值必须按升序排序：.、-2、-1、0、1、2、.、A-Z、FALSE、TRUE；否则，函数 LOOKUP 不能返回正确的结果。文本不区分大小写。Result_vector 只包含一行或一列的区域，其大小必须与 lookup_vector 相同。如果函数 LOOKUP 找不到 lookup_value，则查找 lookup_vector 中小于或等于
