1、当文字垂直排列时，分栏将横向分割页面，例如分栏为2，则页面被分为上下两栏，分栏为3，则页面被分为上、中、下三栏，每一栏中的文字从上到下纵向显示。接下来是与网格相关的选项，现将各选项的含义介绍如下：“无网格（N）单选按钮选中”表示使用程序默认的字符数。“只指定行网格（O）单选按钮选中”表示只设置页面的行数，至于每行多少个字，由程序自己来决定。“指定行和字符网格（H）单选按钮选中”表示可以设置页面的行数和每一行的字符数。“文字对齐字符网格（X）单选按钮选中”程序会自动将字符与字符网格对齐。“指定行和字符网格（H）单选按钮选中”后，word为我们提供了下面几项有关字符的设置“每行（E）:数字显示框”
2、用于设置文档中每行的字符数，可设置的数值范围是1到43，也就是说，每行至少要有1个字，最多不能超过43个字。“跨度（I）:磅数字显示框”以磅为单位输入字符跨度及字符间距。程序会自动调整每行字符数，以适应字符间距，不需要用户自行设置，如果用户强行用上下光标改变磅值，那么前面的每行字数就会随之改变，例如，当我们设置每行43个字时，“跨度（I）:数字显示框”显示的数字是“9.55 磅”如果用上下光标将这个数字改成“15 磅”那么前面的“每行（E）:数字显示框”就会显示“27”。当然我们也可以选中“使用默认跨度（A）复选框”这样就能使用程序默认行数和字符数。设置好了每行的字符，就该设置每页的行数了，“
3、每页（R）:数字显示框”就是让用户设置文档中每页行数的，可用的数值范围是1到48，也就是说，每一页至少要有一行文字，最多不能超过48行。紧接着又是“跨度（T）:数字显示框”，跟前面类似，这个跨度跟前面的行数是联动的，用户只需设置行数就可以了，当然如果你对跨度的磅值很有把握，也可以通过设置磅值来改变行数。在“页面设置对话框”的“文档网格选项卡”中，除了有以上内容外，还有三个按钮：现在我们来看看他们的用途吧。单击“绘图网格（W）.按钮”可打开“绘图网格”对话框。使用该对话框可选择附加的绘图网格选项。单击“字体设置（F）.按钮”，可打开“字体”对话框。单击“默认（D）.按钮”可将当前设置保存为新的默
4、认设置，用于活动文档和所有基于当前模板的新文档。第二节 页眉、页脚和页码页眉、页脚用于显示文档的附加信息，如单位名称、徽标、日期、章节等文字或图形等，而页码当然就是文档中每一页的编号。页眉位于页面顶端，页脚则位于页面的底端，页码的位置就比较随意，可以放在顶端，也可以放在底端，用户可以在文档的每一页创建自己需要的页眉、页脚以及页码。一、浏览、编辑和编排页眉和页脚执行“视图（V）子菜单”下的“页眉和页脚（H）菜单”，弹出“页眉和页脚”工具栏，此时程序会自动将文档视图调整为“页面视图”，焦点自动跳到页眉处，如果文档还没有页眉和页脚，那么此时就可以开始编辑了，如果文档已经插入了页眉和页脚，那么此时就可
5、以用上下光标朗读其内容，只是读屏不能提示哪里是页眉，哪里是页脚。读到的内容可以任意编辑和删改，方法跟编辑文档正文相同。要离开页眉页脚回到正文，请按下工具栏上的“关闭按钮”或者按下快捷键“Alt+c，当然我们也可以通过改变文档视图来回到文档正文。二、插入页码页码其实是可以在编辑页眉页脚的时候插入的，当页眉页脚处于可编辑状态时，直接按下插入页码快捷键（Alt+Shift+P），特别提示：如果在编辑正文的时候按下该快捷键，那么页码将会被插入在正文里。当然我们也可以通过“插入（I）子菜单”下的“页码（U）.菜单”打开“页码对话框”，在“位置（P）:组合框”和“对齐方式（A）:组合框”里用上下光标选择自
6、己需要的选项，一般情况下，单面打印的文档页码设置为页面底端（页脚）的右侧，双面打印的文档页码设置为页面底端（页脚）的外侧，在日常应用中，公文的首页是不显示页码的，当“首页显示页码（S）复选框”处于未选中状态时，首页页码就被隐藏了。页码的样式也是多种多样的，用户可以按下“格式（F）.按钮”打开“页码格式对话框”选择自己喜爱的页码样式。第三节 边框和底纹边框和底纹用作文档装饰，用户可以随心所欲地为整篇文档或者文档中的特定文字、表格、图形等设置边框和底纹，读屏不能朗读边框和底纹，但添加边框和底纹并不影响我们用读屏阅读文本。特别提示：边框和底纹都会被打印出来。一、文字、表格、图形边框选中文档中需要添加
7、边框的内容，直接点击工具栏上的“字符边框”，可以添加默认边框，默认的文字边框就是一个由黑色细线构成的方框，如果想要添加更美观的边框，请执行“格式（O）子菜单”下的“边框和底纹（B）.菜单”，打开边框和底纹对话框，在“边框选项卡”下，可以设置边框的线型、颜色、样式、应用范围等，这里的自定义设置只能应用于段落而不能应用于文字。需要说明的是，该对话框中的“横线（H）.按钮”用于打开“横线”对话框，这里的横线可不是让我们选择边框线型的，而是用于在文本中插入文字层水平线图片的二、页面边框打开边框和底纹对话框，在“页面边框选项卡”中设置页面边框的线型、颜色、样式和应用范围等，这里的“艺术型（R）:组合框”
8、也是用来选择边框样式的，在这个组合框中，边框不再是线条，而是一些漂亮的装饰图案，例如，我们选择“Christmas Tree”，确定后，页面边框就是绿色的小圣诞树图案，如果选择“Apples”，那么页面边框就是红色大苹果图案了。这里设置的对象是文档中的页，而前面说过的“边框选项卡”设置的对象却是文档每一页上的元素，如一串字符，一个表格或一个图形等。三、添加底纹选中需要添加底纹的文字、表格或图形，直接点击工具栏上的“字符底纹”可以添加默认底纹，要添加个性化底纹，请打开“边框和底纹对话框”在“底纹选项卡”下找到“填充分组”这里有六十四种颜色供用户选择，第一是白色，第二十五是黑色，它们中间的第二到第
9、二十四是深浅不一的灰色，所以，如果我们要选择漂亮的彩色来做填充色，就得耐着性子用模拟鼠标多切一会儿啦。“其他颜色（O）.按钮”是用于打开“颜色对话框”的这里有更多的颜色选项，不过在这里的颜色读屏不能读了。word不仅能让我们给文本添加一种颜色做背景，还可以让我们为单调的背景加上彩色的点做装饰呢，下面的“样式（Y）:组合框”就是给我们选择点的样式，用百分比来表示，数值小，点的密度小，数值大则点的密度大，下面的颜色菜单是选择点的颜色的，不要跟上面的颜色一样哦，否则，我们就看不到那些漂亮的小点点啦。例如我在“填充分组”处选择“玫瑰红图形”，在这里选择“白色”，然后选择一下应用范围确定，我的底纹就是玫
10、瑰红带白点的样式了。需要特别说明的是：在“样式（Y）：组合框”中有一个选项是“纯色（100%）”，这个选项的意思是我们在接下来的颜色菜单中所选择的颜色将完全覆盖我们在前面的“填充分组”处把选择的颜色，也就是说，无论你在前面选择了什么颜色，只要在这里选择了“纯色（100%）”，它都会变成我们在下面的颜色菜单中选择的颜色，以刚才的设置为例，玫瑰红的底色，白色的点，可是如果选择了“纯色（100%）”，那么底纹将变成白色，而不再是红底白点了。四、删除边框和底纹要删除边框和底纹，请在选中相应文本后打开“边框和底纹”将边框或底纹的相关设置修改成“无”即可第四节 设置分节与分栏默认情况下，word是把整个文
11、档当做一节来对待的，当我们想在同一个文档中使用不同的格式或版式的时候，我们就需要设置分节与分栏一、设置文档分节通过“插入（I）子菜单”下的“分隔符（B）.菜单”打开“分隔符对话框”。这个对话框包含两部分内容，“分隔符类型”和“分节符类型”，我们需要找的是“分节符类型”，在这一部分里，有四个单选按钮可供选择，下面简要说明一下其功能：“下一页（N）单选按钮选中”表示在光标处插入分节符并强行分页，下一节从下一页顶端开始。“连续（T）单选按钮选中”表示在光标处插入分节符并开始新节，但不强行分页。“偶数页（E）单选按钮选中”表示在光标处插入分节符并在下一偶数页开始下一节。如果分节符落入偶数页，则 Wor
12、d 将下一奇数页留为空白。也就是说，如果我们在第2页插入分节符时选择了“偶数页（E）单选按钮”，那么第3页将是空白页，下一节从第4页开始。“奇数页（O）单选按钮选中”则表示在光标处插入分节符并在下一奇数页开始下一节。如果分节符落入奇数页，则 Word 将下一偶数页留为空白。这个选项跟前面的选项类似，只不过被空出来的页的页码会是偶数。盲人朋友要删除文档中的分节符，必需借助word的“替换”功能，查找“分隔符”并把“替换为（I）:可编辑文字”处清空，然后按下“替换（R）按钮”或“全部替换（A）按钮”才能完成。二、创建版面分栏执行“格式（O）子菜单”下的“分栏（C）.菜单”打开“分栏对话框”在这里有
13、两个地方可以设置分栏数，一是预览中的单选按钮，一是“栏数（N）:数字显示框”。预览中有五个选项，数字显示框中有十一个数值可供选择，如果需要显示分栏线，请选中“分隔线（B）复选框”，否则不选。下面的“宽度（I）:字符数字显示框”和“间距（S）: 字符数字显示框”是用于设置每一栏的宽度和栏间距的，这两个数值是联动的，设置其中一个，另一个就会自动做出相应的调整。如果想自定义每一栏的栏宽，请不要选择“栏宽相等（E）复选框”，否则，程序会自动平均分配栏宽。三、制作跨栏标题在标题后插入一个分节符，让标题自成一节，之后再对标题进行设置。具体操作是光标移到标题下正文的第一个字符，打开“分隔符对话框”选择“连续
14、（T）单选按钮”确定，然后再选中标题，打开“分栏对话框”选择“一栏（O）单选按钮”或在“栏数（N）:数字显示框”中选择“1”，确定即可。四、平衡分栏文字的长度文本被分栏后，会出现各栏长短不一的现象，这样既浪费版面又不美观，我们把光标移动到需要平衡的分栏的末尾，打开“分隔符对话框”选择“连续（T）单选按钮”确定，也就是说在最短的那一栏文字的末尾插入一个分节符后，每一栏的文字长度就被统一了。第五节 设置文档背景和水印为文档添加背景，能使用户在编辑和阅读文档时赏心悦目，在默认情况下，文档背景是不会被打印出来的，所以，即使我们要处理的是非常正式的文档，也可以任意地添加文档背景。一、设置或删除文档背景找
15、到“格式（O）子菜单”下的“背景（K）子菜单”用回车或右光标展开，光标选择想用作背景的颜色回车即可，要查看文档的背景颜色，可以用阳光软件快捷键:“插入+5”。子菜单中的“其他颜色（M）.菜单”可以弹出“颜色对话框”不过读屏软件不支持。要删除背景颜色，请在“背景（K）子菜单”下选择“无填充颜色”。二、其他背景除了可以为文档添加单色背景外，word还通过“填充效果（F）.菜单”和“水印（W）.菜单”提供了其他背景，盲人朋友无法应用，不过，无论文档添加了什么样的背景，都不会影响读屏软件的朗读。第六章 使用中文版式Word2003中文版，特别在格式菜单中为我们提供了中文版式子菜单以适应中文的应用习惯。
16、一、拼音指南在“格式（O）子菜单”下的“中文版式（L）子菜单”展开并切到“拼音指南（U）.菜单” 或找到工具栏上的“拼音指南”回车打开“拼音指南”对话框，这里用一个表格来显示文档中被选中的汉字和它们的拼音，表格分两列，第一列是“基准文字（B）:可编辑文字”这里显示文档中被选中的汉字，第二列是“拼音文字（R）:可编辑文字”，这里显示汉字的拼音，至于表格的行数，会根据选择的字数及设置的不同而变化。如果按下“组合（G）按钮”，被选中的文字将以词为单位，每个词占一行显示，如果按下“单字（M）按钮”，那么被选中的文字就会一个字占一行显示，同时，这两个按钮也影响拼音在文档中的显示，一般来说，选择单字更符合
17、汉字注音的书写习惯，这个对话框中的格式，是针对拼音的，因此我们的设置不会改变汉字的格式，添加的拼音会显示在汉字的上方，“偏移量（O）:数字显示框”是选择拼音和汉字的行间距的，碰到添加了拼音的文字，读屏软件会读“公式区域”而无法朗读其内容。要删除拼音，选中添加了拼音的文字，打开“拼音指南”对话框，点击“全部删除（V）按钮”即可。二、合并字符选择需要合并的字符，最多只能选六个，展开“格式（O）子菜单”下的“中文版式（L）子菜单”，回车执行“合并字符（C）.菜单”或点击工具栏上的“合并字符”打开“合并字符”对话框，在“文字（最多六个）（T）:可编辑文字”处，会显示我们在文档中选中的字符，当然我们也可
18、以不选中文字直接打开“合并字符”对话框在这里编辑需要合并的文字，不过，被合并的文字读屏会读成“公式区域”。“合并字符”对话框中的“删除（R）按钮”用于删除字符合并，这里删除的是“字符合并”这种格式，而不会删除字符本身。三、带圈字符选中一个字符，点击工具栏上的“带圈字符”或执行“带圈字符（E）.菜单”打开“带圈字符”对话框，“缩小文字（S）单选按钮选中”表示加圈后原文字被缩小，字间距和行间距不会改变。“增大圈号（E）单选按钮选中”则表示原文字不会缩小，但字间距和行间距会增大。读屏软件无法朗读带圈字符。要清除带圈字符，请打开“带圈字符”对话框，选中“无（N）单选按钮”即可。四、双行合一双行合一就是
19、以一行的位置显示两行文字，当然文字会被压缩得很小以适应行间距。如果直接在文档中选中需要合并的文本，那么，只能选择一行文字，如果需要处理多行文字，我们可以采用复制粘贴的方法，也就是说，执行“双行合一（W）.菜单”之前，就把要处理的文本复制下来然后在弹出的“双行合一”对话框中的“文字（T）:可编辑文字”处直接粘贴，确定即可，当“带括号（E）:复选框选中”时，我们还可以为这些文字选择括号的样式。被双行合一的文字不会影响读屏的朗读，所以盲人朋友也能很好的应用这一功能。五、纵横混排选中需要横排的字符，执行“纵横混排（T）.菜单”弹出“纵横混排”，确定后，被选中文字就会向左倾斜九十度，成纵向排列，这种格式
20、不影响读屏朗读，但明眼人阅读困难，所以并不常用，对话框中的“删除（R）按钮”用于清除混排格式。六、简体中文和繁体中文的转换选定要转换的文本，展开“工具（T）子菜单”下的“语言（L）子菜单”执行“中文简繁转换（N）.菜单”弹出 “中文简繁转换对话框”根据需要选择转换方向后确定即可，这里的“自定义词典（D）.按钮”弹出“自定义对话框”供用户编辑自定义词语。如果在转换前未选中文本，程序会默认转换整篇文档。第七章 打印文档打印是借助打印机将电子文档转换成纸质文档的过程。打印前用户可以通过预览查看打印效果，以确认文档的版式与样式。一、打印预览点击工具栏上的“打印预览按钮”或执行“文件（F）子菜单”下的“
21、打印预览（V）菜单”打开预览窗口，在预览窗口查看最终打印效果，这个窗口是以图形显示打印效果的，只能查看而不能编辑，要重新编辑文档，请回到文档窗口。二、打印文档的一般操作执行“文件（F）子菜单”下的“打印（P）.菜单”或直接按下快捷键Ctrl+P弹出“打印”对话框，下面简要说明该对话框中的选项功能：“名称（N）:组合框”上下光标选定打印机。从列表中选择一台打印机。在关闭 Microsoft Word 或重新选择不同的打印机前，该打印机将作为默认的打印机。列表下方的域中所显示的信息会应用于所选的打印机。“状态：”显示所选中打印机的状态，如，忙或空闲。“类型：”显示选中的打印机。“位置：”显示所选打
22、印机的位置和打印机使用的端口。“备注：”包括所选打印机的所有其他信息。“属性（P）按钮”单击可打开打印机“属性”对话框。使用该对话框可更改所选打印机的 Microsoft Windows 打印机选项。“查找打印机（D）.按钮”单击可打开“查找打印机”对话框。“打印到文件（L）复选框选中”表示将文档打印到文件中而不是打印机上。“手动双面打印（X）复选框选中”表示在没有双面打印机的情况下，我们可以手动完成在纸张的两面打印文档。在打印完一面后，Word 会提示您重新放入纸张。“全部（A）单选按钮选中”表示将打印整篇文档。“当前页（E）单选按钮选中”表示只打印包含插入点的页面。若选择了多个页面，Wor
23、d 将从选定的第一个页面开始打印。“所选内容（S）单选按钮选中”表示将打印当前选定的内容。只有在选定文档的部分或全部后，该选项才可用。“页码范围（G）:单选按钮选中”后，需要在后面的“可编辑文字”处键入页码范围，用斜杠或用逗号分隔页码如1,3,5等，用连号表示连续页码，如512、18等。“份数（C）:数字显示框”键入需要打印的份数。“逐份打印（T）复选框选中”表示将按装订顺序打印多个文档副本。“每页的版数（H）:组合框”指定在每张纸上打印的文档页数。除非有特殊需要，否则使用默认的“1版”“按纸张大小缩放（Z）:组合框”调整文档以适应所选纸张的尺寸。选定打印文档的纸张尺寸，例如，可通过减小字体和
24、图片的大小将 B4 尺寸的文档打印到 A4 纸上。通常使用“无缩放”，这也是word的默认值。“打印内容（W）:组合框”指定要打印的内容。从列表中选择文档的某些部分，假如我们只想打印文档的属性，那么选中“文档属性”就可以了，这里最常用的也是程序默认的选项是“文档”。“打印（R）:组合框”指定要打印的选定文档部分的页面。只有选定“打印内容”列表中的“文档”后，该选项才可用。三、其他打印设置按下“打印对话框”中的“选项（O）.按钮”或执行“工具（T）子菜单”下的“选项（O）.菜单”打开“选项对话框”选择“打印选项卡”都可以进行其他打印设置。现简要说明选项功能：“草稿输出（D）复选框选中”表示以最少
25、的格式打印文档，此选项可以加速打印进程。某些打印机不支持此功能。“更新域（U）复选框选中”表示打印文档前更新文档中的所有域。“更新链接（L）复选框选中”表示打印文档前更新文档中的所有链接信息。“允许重调 A4/Letter 纸型（E）复选框选中”自动调整文档以适合当地的标准纸张大小。一些地区使用 A4 作为标准纸张大小，而另一些地区则使用 Letter 作为标准纸张大小。此选项只影响打印输出，而不影响格式。“后台打印（B）复选框选中”将以后台方式打印文档，以便在打印时能够继续其他工作。此选项将使用更多的可用内存。如果打印速度慢得难以接受，请清除此选项。“在文本上方打印 Postscript（N
26、）复选框选中”允许您在转换 Word for the Macintosh 文档后打印 PostScript 代码。只有在所转换的文档中包含 PRINT 域时，此选项才生效。“逆页序打印（R）复选框选中” 按照逆页序打印页面（从文档的最后一页开始打印）。打印信封时请不要使用此选项。“文档属性（M）复选框选中”将在完成文档打印后，把文档的摘要信息打印在单独的一页上。Word 将摘要信息存储在“摘要”选项卡（“文件”菜单，“属性”命令）上。“域代码（F）复选框选中”表示将打印域代码，而不是域结果。例如，打印 TIME MMMM, d, YYYY 而不是 February 4, 2004。“XML 标
27、记（X）复选框选中”表示打印应用到 XML 文档的 XML 标记。您必须拥有附加到文档的架构，并且必须应用该附加架构所提供的元素。这些标记会在打印文档中出现。除了将文档保存为带 Word XML 架构的 XML，其他的 XML 功能只能在 Microsoft Office Professional Edition 2003 和独立的 Microsoft Office Word 2003 中使用。“隐藏文字（I）复选框选中”打印所有隐藏文字。但不打印在屏幕上显示的隐藏文字下方的虚线下划线。“图形对象（O）复选框选中”打印所有图形对象。如果清除此复选框，则 Word 会打印一个空白框来代替每个图形对象。“背景色和图像（K）复选框选中”打印所有背景色和图像。清除此复选框可能会加速打印进程，但不能打印文档背景。“仅打印窗体域内容（P）复选框选中”只打印在联机窗体中输入的数据，而不打印该窗体。“默认纸盒（T）:使用打印机设置组合框”指定在打印窗体数据时打印机默认使用的纸盒。“纸张正面（S）复选框选中”设置每页正面上的页码顺序。选中此选项可在每页的底部上打印第 1 页。清除此选项可在顶部打印第 1 页。“纸张背面（A）复选框选中”设置每页背面上的页码顺序。选中此选项可在顶部打印第 2 页。清除此选项可在底部打印第 2 页。
