1、SDJG 0601集团配送中心大宗商品采购与审批支付管理规定三鼎控股集团有限公司企业标准集团配送中心大宗商品采购与审批支付管理规定Q/SDJG 06.01-20131 目的为了加强集团配送中心大宗商品采购的控制和管理，规范大宗商品采购的运作，特制定本规定。2 适用范围 本规定适用于控股集团配送中心大宗商品的采购管理。3 职责3.1 控股集团招投标部负责配送中心大宗商品采购的归口管理工作。负责大宗商品采购及编制大宗商品采购相关控制表单和报表，并对大宗商品的质量、单据真实性和合规性负责。3.2 控股集团配送中心负责大宗商品入库、配送，提供和汇编大宗商品入库、配送相关控制表单和报表，并对入库、配送过
2、程中相关单据的真实性和合规性负责。3.3 各配送单位食堂负责对大宗商品配送的验收，严把配送商品的数量与质量关。3.4 控股集团核算部负责大宗商品采购的财务管理，并做好与配送单位往来对账事务工作。3.5 控股集团资金结算中心负责配送中心大宗商品采购结算。3.6 资金稽核室负责对大宗商品采购资金的稽核。3.7 控股集团审计部负责对大宗商品采购询价、各种单据勾稽关系、审批及付款等方面的审计监督。3.8 控股集团稽察室负责对大宗商品采购报价、采购价格、廉洁行为等方面的稽察监督。3.9 控股集团法务证照部负责对大宗商品采购合同的法务性审查。4 关键词语解释本规定所称大宗商品是指米、面、油、蛋、副食品、调
3、味品、干货等列入配送中心大宗商品目录，并由集团招投标部负责采购，实行按月结和周结算的配送物品。5 管理内容及要求5.1 集团办对大宗商品采购的管理5.1.1 对招投标部采购、配送中心入库配送的大宗商品进行检查、监督。5.1.2 对招投标部上报的大宗商品采购价格的变动申请及时回复确认。5.2 招投标部对大宗商品采购的管理5.2.1 指定专人负责大宗商品采购目录的编制、补充和完善，报集团办负责人确认。5.2.2 负责大宗商品的询价管理工作。采购大宗商品遵循“先询价、后采购”的原则，所确定的每种大宗商品供应商不得少于3家，并编制询价记录，内容包括供应商名称、商品名称、规格、单价、联系电话及地址等相关
4、信息。询价记录作为月底付款结算审核的原始凭证，报财务核算部和审计部审核备查。5.2.3 负责确定供应商。在询价的基础上选择、评定和确定各类大宗商品供应商，确定后编制大宗商品供应商目录，供应商每半年评定一次。大宗商品采购目录和供应商目录经招投标部负责人确认后报控股集团稽察室和审计部备案跟踪。5.2.4 负责与月结大宗商品供应商签订采购合同，合同要标明供应商的名称、账号、开户银行以及所供商品目录。5.2.5 负责大宗商品价格的实时管理。遇大宗商品价格变动时，负责第一时间通知稽察部门和审计部门跟踪调查和监督。当大宗商品价格下降时，实时执行大宗商品降价后的价格；当大宗商品价格上涨时，要求定点供应商在价
5、格上涨前48小时发出价格调整通知，招投标部收到供应商的通知后立即以书面形式报请集团办负责人，集团办负责人应在收到报告的24小时内作出接受与否的决定并回复招投标部。集团办负责人的价格上涨回复批示作为原始凭证，随其他采购凭据报财务核算部审核，报审计部核查。5.2.6 负责大宗商品的采购。招投标部按照集团办已确认的大宗商品的价格和配送中心提供的采购数量实施采购。5.2.7 招投标部提供和汇总、编制相关大宗商品相关采购控制表单。 a) 取得供应商填制的已签字和盖章的购货发票或大宗商品送货单、大宗商品销货清单。 b) 办理已采购大宗商品入库手续，在大宗商品收货回执单(见附表1)上确认签字，并在大宗商品入
6、库清单(见附表2)上确认签字。 c) 填制大宗商品采购价格对比表(见附表5)。 d) 填制大宗商品采购报销审核表(见附表6)。5.2.8 负责上报有关报表。 e) 招投标部将大宗商品目录、供应商目录以及调整后的相关其他目录及时报财务核算部,以便及时单独审核建账。 f) 非月结商品，收货后的次日上报5.2.7条所涉及的单据和报表，以备财务核算部实时审核。 g) 月底将大宗商品询价记录、集团办采购价格调整回复批示上报财务核算部审核和审计部核查。5.3 配送中心对大宗商品的入库、配送管理5.3.1 配送中心应做好与招投标部大宗商品采购人员之间的工作衔接。5.3.2 配送中心仓管员负责办理大宗商品的入
7、库验收手续，并填制大宗商品入库清单。该单由采购员、仓管员、采购值班监督员、配送中心负责人签字。属于集团配送的大宗商品，同时开具一式三联的大宗商品收货回执单，一联受供食堂自留、一联交配送中心与财务核算部对账、一联转控股财务核算部记账。5.3.3 根据大宗商品收货回执单编制大宗商品月度采购、入库、配送汇总表(附表3)。按供应商和商品种类进行编制。次月初将上月大宗商品月度采购、配送汇总表报送财务核算部部。5.3.4 负责大宗商品的配送。5.4 各直供食堂对大宗商品采购的验收管理5.4.1 确认每种大宗商品库存保险储备量和保险储备时间交配送中心。5.4.2 各受供食堂负责收货环节的监管。做好质量检查、
8、货物计量验收、填制由供应商配送的大宗商品收货回执单，一联受供食堂自留、一联交配送中心与控股财务核算部对账、一联转控股财务核算部记账，登记台账记录等日常管理工作；验收过程中，发现数量和质量问题，及时与配送中心沟通解决。验收无误，受供食堂至少2人在大宗商品收货回执单、送货清单上签字确认。大宗商品收货回执单、送货清单签字后交配送中心。5.4.3 编制大宗商品收货报表(附表4)。收货报表按商品归类编制，载明供应商、收货日期、商品名称、数量、单价、金额等内容。于每月3日前返回配送中心后转财务核算部。5.5 集团财务核算部对大宗商品采购的财务管理5.5.1 依据大宗商品供应商目录，为发生采购业务的供应商单
9、独建账，进行日常采购的费用归集核算、付款审核。5.5.2 单据审核 h) 招投标部、配送中心和直供食堂提供的单据和报表是否齐全。 i) 价格上涨是否提报询价记录、集团办负责人对价格上涨回复批示。大宗商品价格上涨，是否存在无询价记录和集团办负责人批示情况下，发生采购大宗商品的行为。 j) 相关单据和报表上的招投标部、有关经办人、仓管员、公司指派的采购监督员、食堂计量验收人、配送中心负责人的本人签字是否齐全。 k) 数据审核。日常审核：供应商提供的销货清单(送货单)的数量、金额合计，入库单载明的数量、金额合计，收货回执单上的数量、金额合计、供应商提供的收货回执单金额合计三单是否相等；次月初审核：月
10、初对配送中心提供的大宗商品月度采购、入库、配送汇总表、配送中心仓库仓管员提供的大宗商品入库汇总表、各直供食堂大宗商品收货报表三表所载明的金额合计是否相等。对于三单和三表之间金额合计数不相等的，交有关人员查明原因予以纠正。 l) 采购时间与配送时间是否相吻合。 m) 对采购及配送过程中相关单据的真实性、合规性进行审核。 对以上单据和报表审核无误后方可签字确认。5.6 集团资金结算中心对大宗商品采购结算的管理5.6.1 大宗商品采购结算采用月结制的，资金结算中心依据审核审批无误后的大宗商品采购汇总表(部门联系单)及各子公司配送食堂的对账单，按照合同上标明的供货商名称、账号、开户行，通过银行进行付款
11、结算。5.6.2 大宗商品采购结算采用周结制的，资金结算中心依据审核审批无误后的大宗商品采购报销审核表及相关单据进行报销结算。5.7 资金稽核室对大宗商品采购资金的稽核管理对大宗商品采购的资金结算单据、结算金额、资金的审批流程进行稽核。确认大宗商品采购付款的正确性，合规性。5.8 集团审计部对大宗商品采购的审计监督5.8.1 对每次大宗商品采购前的询价记录进行确认。5.8.2 大宗商品价格发生变动时，对招投标部的相关价格变动通知及时进行市场跟踪调查，以掌握变动情况，并会同稽察室对报价和实际采购价格进行跟踪和监督；在大宗商品涨价时，对集团办在调价通知上的批示进行核查确认。5.8.3 对原始凭证(
12、送货单、入库单、收货回执单、配送单、询价单、价格变动确认单)之间，及与报表之间的关联性、有效性、合规性进行全面审计。5.9 集团稽察室对大宗商品采购的稽察监督5.9.1 对大宗商品的采购价格进行监督。会同审计部负责大宗商品价格变动的市场跟踪调查，将变动后的市场价格与配送中心的报价、实际采购价格进行实时对比，发现差异及时分析原因，提出处理建议。5.9.2 负责与大宗商品供应商签订廉洁承诺书。5.10 集团法务证照部对大宗商品采购合同的法务管理 对招投标部与有关大宗商品采购供应商签订的采购合同进行法务性审核并进行确认，保证所签订采购合同没有漏洞，合规合法。6 大宗商品采购审批支付流程6.1 配送中
13、心、招投标部汇总编制大宗商品采购及配送中心入库、配送的相关表单经招投标部采购专人、配送中心、各受供食堂相关人员签字确认后，填制大宗商品采购报销审核表作为费用报销单的附件，由招投标部负责人审核经分管总监确认后，再报送集团财务核算部复核并作帐务处理。6.2 审计部、稽察室应对大宗商品的采购价格、质量、数量、廉洁行为等方面进行审计、稽察，并在大宗商品采购报销审核表上签署意见。6.3 经审计、稽察后的单据报送集团总部审批小组复核后，授权范围内的由总裁授权人审批，授权范围外的报集团总裁审批。6.4 资金支付后的单据由资金结算中心送资金稽核室进行稽核。经资金稽核室稽核并予以核销后的支出单据再转入集团财务核
14、算部存档。6.5 大宗商品采购审批支付流程见图1。图1 大宗商品采购审批支付流程图7 其他7.1 本规定于2011年4月1日首次颁布，本次为第四版，第三次修订，第三次修订沿革说明见附件1。7.2 本规定由控股集团财务核算部负责解释与修订。7.3 本规定经控股集团总裁批准后实施，前版制度同时停止执行。版次第四版批准人丁志民日期2013-12-14有效期限2013-12-16至2014-12-15审核部门负责人陈双明日期2013-12-12起草部门负责人陈 晖日期2013-12-12起草部门控股集团财务核算部起草人朱元彩日期2013-12-12附表1三鼎集团大宗商品收货回执单销货单位： 年 月 日
15、单位：元序号商 品 名 称计量单位采购数量单 价金 额第一联食堂留存合计人民币 万 仟 佰 拾 元 角 供应商： 验收人： 配送中心：三鼎集团大宗商品收货回执单销货单位： 年 月 日单位：元序号商 品 名 称计量单位采购数量单 价金 额第二联配送中心合计人民币 万 仟 佰 拾 元 角 供应商： 验收人： 配送中心：三鼎集团大宗商品收货回执单销货单位： 年 月 日单位：元序号商 品 名 称计量单位采购数量单 价金 额第三联记账合计人民币 万 仟 佰 拾 元 角 供应商： 验收人： 配送中心：附表2大宗商品采购入库清单日期编 号名 称单位数 量单 价金 额备 注合 计采购员： 仓管员： 复核员：
16、配送中心负责人：附表3 月份大宗商品 采购入库、配送汇总表供应商名称： 年 月 日 月 日 单位：元日期采 购 入 库配 送 支 出误差数数量单价金额合计控股一厂二厂环球华二华鼎广场合计采购员： 仓管员： 复核员： 配送中心负责人：附表4 月份大宗商品收货汇总表供应商： 年 月 日 月 日日 期商品名称计量单位实收数量单 价金额备 注收货单位： 制表人： 食堂负责人：备注：本表由各直管食堂填报，次月初交配送中心转财务核算部。附表5大宗商品采购价格对比表填报日期： 年 月 日序号大宗商品名称单位当日单价（元）前次单价（元）涨跌幅度（元）序号大宗商品名称单位当日单价（元）前次单价（元）涨跌幅度（元
17、）附表6 大宗商品采购报销审核表日期： 年 月 日采购项目所附表格、单据名称张数123编 号456本次采购报销金额大写： 小写：采购人招投标部负责人分管总监审 核财务核算部审 核审计部审 核稽察室稽 察总部审批小组意见总裁(或授权人)意见备 注附件1关于集团配送中心大宗商品采购与审批支付管理规定的修订沿革说明集团Q/SDJG 06.01-2013集团配送中心大宗商品采购与审批支付管理规定完全替代Q/SDJG 06.01-2012集团配送中心大宗商品采购与审批支付管理规定。本次修订系例行修订。本规定与Q/SDJG 06.01-2012集团配送中心大宗商品采购与审批支付管理规定相比，主要变化如下：根据新的组织架构调整，将3.1和3.2合并，即明确“招投标部负责配 送中心大宗商品采购的归口管理工作”。调整了6.1和6.5的签字程序，即“由集团办负责人审核”修改为 “由招投标部负责人审核”。 本规定于2011年4月1日首次发布，本次为第四版，第三次修订。
