1、大学生常用文书写作规范,杨瑞春2010年11月16日,一、文书的概念,文书又称应用文书或实用文书，是人们在日常的工作、学习和生活中，办理公务、沟通情况、解决实际问题时所使用的一种实用性文体。按文书性质分为：公务文书私务文书,在日常使用中可分为：,法定公文中国共产党机关公文处理条例规定的14种文书 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请求、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文处理办法规定的13种文书 命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,事务文书 计划、总结、调查报告、简报、述职报告、大事记、公示、事迹材料等会务文书 主持词、开
2、幕词、闭幕词、讲话稿、会议议程、会议须知、会议纪录、会议决议规章文书 条例、规定、章程、办法、守则等其他文书社交礼仪类：请柬、邀请函、回信、回电、感谢信、表扬 信、喜报等专用书信类：倡议书、介绍信、聘书、证明书、保证书等宣传信息类：消息、海报、启事、声明条据契约类：协议、请假条、借条、欠条、收条、留言条等,二、文书的特征,一、文体的实用性二、格式的规范性三、内容的真实性四、表述的简洁性五、应用的时效性六、对象的明确性,三、文书写作规范,（一）版面规范1.字号 法定公文标题使用2号宋体字，正文用3号仿宋字，小标题使用3号黑体字。其他文书可参照公文字号。常用文书标题2号黑体或华文中宋字，加粗；正文
3、使用小四号宋体字，1.5倍行距；小标题使用4号宋体字或黑体字，加粗。2.回行 标题回行时，词义要完整，排列对称，间距恰当；正文回行应顶格；数字、年份不能回行。3.不宜使用自动编号功能 数字与文字之间的间距过大，一般不宜在文书写作中。,三、文书写作规范,（二）字词规范1.字 不用错字、别字、异体字，不用简化的文字。公共管理学院公公管理学院2.词书面用语，忌用口语；用现代汉语，个别文言词除外，如“其、之、者，所”等；不生造词，正确运用现代高科技新术语；慎用重叠式词语“开开心，明明白白，清清楚楚楚”等；感情色彩，褒贬词性。正确使用代词、助词等：他她它，的地得。,三、文书写作规范,（三）数字的使用1.
4、阿拉伯数字 除成文日期、部分结构层次序数和在成词、惯用语、缩略语等作为词素的数字必须使用汉字外，其它应用阿拉伯数字。2.概数 相邻的两个数字并列连用表示概数，必须用汉字，边用的两个数字不能标点符号隔开。3.约数 带有“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示约数一般用汉字。当文中出现一组具有统计和比较意义的数字时，即有精确数字，又有约数时，为保持一致性，其约数也可用阿拉伯数字。,三、文书写作规范,4.结构层次序数 第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，一般不超过四层。5.日期 公文的成文日期必须使用汉字，如“二一年十月十七日”，其他日期一般用阿拉件数
5、字，如“2010年10月17日”。“”为插入符号中的特殊符号，而不是阿拉伯数字“0”，也不是英文字母“O”或“o”。,三、文书写作规范,（四）标点符号1.序号后面的标点符号“第一”后用“，”，“一”后用“、”，“1”后用“.”，“（一）”和“（1）”不用标点符号，不加空格。2.叹号 叹号是具强烈感情色彩的标点符号，主观性强，在文书中一般不用。3.不使用标点的情况小标题句尾；固定格式；每行的顶格不用标点符号。,三、文书写作规范,（五）单位名称使用1.全称规章制度中必须用全称，经济管理学院经管学院，2010级新生10级新生2.习惯简称共青团华南农业大学委员会=校团委共青团广东省委员会=团省委,（六
6、）生效标识,1.单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字；加盖印章应采用“骑年盖月，上大下小”的原则。端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,2.联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。不署机关单位名称。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。,当联合行文需加盖3个或以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正
7、文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。,四、常文文书,行政公文通知请示报告 函 会议纪要事务文书 计划、总结、调查报告、简报、公示会务文书 会议纪录规章文书（略）其他文书社交礼仪类：请柬、邀请函、感谢信、表扬信、喜报等专用书信类：倡议书、介绍信、聘书、证明书等条据契约类：请假条、借条、欠条、收条、请假等,通知,布置性通知、会议通知（一）标题 发文机关+事由+通知（关于)+事由+通知特殊要求的通知：联合、紧急、补充等+通知(二）主送机关（三）正文：事由 常用开头：据、经、由于、按照 惯用语过渡：特通知如下通
8、知事项：文章式写法、条款式写法结尾：希望、号召、要求 一般事项通知常用结束语：希遵照办理、请认真贯彻执行、请参照执行、特此通知等落款,几种常见公文的写作,请示（一）标题 发文机关+（关于)事由+请示（二）主送机关（单头请求、不越级请示、有隶属关系）（三）正文（一文一事）请示原因：背景、依据、根据、理由等 常用过渡语：为此、因此,综上所述请示事项结束语：以上请示，请予批准 当否，请批复 妥否，请指示以上请示，如无不当（妥），请批复（准）（四）落款,几种常见公文的写作,报告（一）标题（关于）事由+报告（二)主送机关（三）正文1、综合报告：基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见2、专题报告
9、(1)答复报告：上级何时布置何任务本单位领导的态度何意见办理的大致过程办理遇到的问题和需要进一步陈述的事项征询上级对办理结果的意见,几种常见公文的写作,（2）情况报告简要交代开展的工作及效果开展工作的原因、目的工作开展的情况及具体做法，一些好的典型如何利用这项活动取得的成果推动其他工作（3）突发事件处理情况报告陈述事件发生、发展过程造成损失、危害、影响等处理办法、措施总结教训、提出防范措施对直接责任人提出处理意见（限责任事故）常见结束语：特此报告、专此报告、特此报告，请审阅（四)落款,几种常见公文的写作,函（商洽、问答、请批）（一）标题（关于）事由+(复)函（二）主送机关（三）正文开头：发函缘
10、由 复函开头：“年 月 日你处关于问题的 来函收悉，现答（简）复如下”中间：咨询、答复、要求、基本意见或方案结尾：常见结尾：请即复函 请研究复函 盼复 特此函复（告）此复（四)落款,几种常见公文的写作,会议纪要（一）标题 会议名称+会议纪要 正副标题：正标题会议精神 副标题：会议名称+会议纪要如：以精神为指导，开创的新局面-会议纪要（二）正文会议概况：会议目的、指导思想、时间、地点、名称、主持单位、与会代表、主要议程、会议效果等会议主要精神：常用：会议讨论了、会议认为、与会者认为、会议强调会议指出等形式阐述会议的主要精神。会议的希望和要求：常用：会议希望、会议要求.,几种常见公文的写作,计划1
11、、标题常见的两种标题计划内容加文种构成，通常标明计划范围、计划时限、计划项目，如：林学院党委信息中心2010年工作计划单位名称加计划内容加文种如：林学院党委信息中心新闻讲解大赛活动方案,几种常见公文的写作,正文计划前言为何做因何做（指导思想、有关情况政策依据等）转折词如：为此计划事项（一般分层次写）目标，回答“做什么”措施，回答“如何做”要求，回答“做得怎么样”3.结尾注意事项、号召或决心等,几种常见公文的写作,总结、标题常见三种写法单位名称加总结内容加文种（总结）如：林学院党委信息中心2010年工作总结比较平实庄重总结内容或中心作标题如：加强质量管理，提高经济效益我们是如何做好学生宿舍管理工
12、作的比较醒目引人注意正副标题如：建设社会主义精神文明的尝试华南师大“美的咨询”活动总结,几种常见公文的写作,2、正文导言：常见写法：概述基本情况（工作总结）介绍主要成绩（经验总结）提出问题，发表议论,几种常见公文的写作,主体基本情况：基本过程主要措施做法主要成绩：是总结的重点，加入实际 事例，夹叙夹议基本经验或体会存在问题和教训主体内容的排列并列式递进式、结尾今后努力方向等,几种常见公文的写作,公示标题：发文机关+事由+公示林学院党委信息中心关于2010年招新拟录用干事人选的公示正文：公示原由 公示事项 公示要求落款：单位，时期,几种常见公文的写作,会议记录整体重点记录个体分别记录内容翔实，准
13、确，记录结束签字。,几种常见公文的写作,请柬，邀请函标题：请柬或请帖，邀请函或邀请信或邀请书称谓：尊称正文：时间，地点，活动内容。若有其他要求需明确注明。敬语：此致 敬礼 敬请光临指导！祝颂，大安。一般个人用请柬，组织用邀请函；简单的事用请柬，内容较多用邀请函。,几种常见公文的写作,申请书标题：申请书或 事由+申请书称谓：接受申请的领导或组织正文：申请内容敬语：此致 敬礼 恳请批准 落款：单位（盖章）或个人签名，日期,聘书,聘 书周雅琳同学：兹聘请你为林学院党委信息中心第三届委员会主任，任期一年，时间为2010年3月至2011年3月。此聘 林学院党委（盖章）XXXX年XX月XX日,表扬信,表扬
14、信林学院：在开展暑期“”活动中，你院，先进事迹。在此，授予你院“XXXX荣誉”称号。希望你院同学，提出希望号召。XXXXXX X年X月X日,喜报,喜 报苏剑波同学：由于你在第X届“挑战杯”大赛中表现出色，荣获大赛一等奖。此特报喜 林学院党委 X年X月X日,倡议书,建设“节约型校园”倡议书林学院全体老师、同学们：节约是一种美德（思想、意义）。目前，我校浪费风气泛滥存在的问题，发出倡议的目的。因此，我们向全院师生发出如下倡议：一、五|亲爱的师生们，总结。林学院党委信息中心 X年X月X日,介绍信,介绍信（存根）兹介绍XXX等同学X人前往XX参观学习。X年X月X日（公章）（有效期X天）.介绍信XXXX
15、：兹介绍XXX等同学X人前往XX参观学习，望接洽为盼。此致敬礼 X年X月X日（公章）（有效期X天）,证明信,证 明 兹证明XXX同学为我院2010级林学专业在读本科生，其学号为2010XXXXXX，身份证号XXXXXXXXXX。特此证明 华南农业大学林学院（盖章）X年X月X日,借条,借条 今借到农学院迎宾牌壹块，使用时间2010年10月9-11日，归还时间10月12日。此据 经手人：XXX X年X月X日,欠条,欠条 原借林驰同学人民币壹仟壹佰圆整，已还陆佰圆整，尚欠伍佰圆束，貮个月个还清。此据 经手人：XXX X年X月X日,收条,收条 今收到林学第二党支部2010年6月-10月党费貮佰叁拾染圆整。林学院党委 X年X月X日,领条,领条 今领到党委信息中心干事工作服伍件，工作证伍件。经手人：陈香怡 X年X月X日,请假条,请假条尊敬的XXX老师：我因必须参加10月17日晚举行亚运会志愿者培训，故10月17日晚上不能参加大学生常用文书写作规范培训。特此请假，望批准！此致敬礼 请假人：XXX X年X月X日,谢谢!,
