1、文书档案管理制度（一）文书管理制度第1章 总则第1条 为使公司公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。第2条 公司各部门与外界来往文书的收发由行政部门统一负责。第3条 行政部门指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。第2章 公文的种类第4条 公司的通用公文种类（1） 请示向上级部门请求请示、批准的事项。（2） 报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。（3） 决定对公司重要事项或重大活动做出安排。（4） 决议经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。（5） 批复上级答复下级的请示事项（6） 通告在公司范围内公
2、布应当遵守或周知的事项。（7） 通知传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。（8） 通报表彰先进，批评错误，传达重要情况。（9） 函对同级或不相属单位相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。（10） 会议纪要记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第5条 文书的保密等级划分（1） 绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。（2） 秘密。指次重要并且涉及内容不能向无关人员透露的文书。（3） 机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。（4） 普通。指非机密文书，如果附有其他调查问卷
3、这类的重要东西，则另当别论。第3章 文书的收发第6条 到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处理。（1） 一般文书予以启封，分送各部门。（2） 私人信件直接送收信人。（3） 分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。第7条 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“ 发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记。第4章 文书制作规范第8条 公文格式（1） 公文内容 发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于是文头与界栏线上。 收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门的，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”。 标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。
4、正文：公文的主体部分。 发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。 公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印刷日期为准，重要公文以签发日期为准。 公文印章：加印在发日期中间。 密级：保密文件注明密级。 附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。（2） 用纸格式本公司公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。（3） 印装格式 公文均采用横书或横排。 单面印刷可在上端装订双面印刷在左面装订。 装订可用钉装、胶粘办法。第9条 文书的署名（1） 公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果
5、是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。（2） 对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第10条 文书的盖章（1） 在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名或所在部门印章。（2） 如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章。但在这种情况下，文书存档必须加盖署名者印章。（3） 以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。第11条 文书制作注意事项（1） 文书必须简明扼要，
6、一事一议，语言措辞力求准确规范。（2） 起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。（3） 必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。（4） 对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，并且必须署名。第5章 文书的整理与保存第12条 文书的整理与保存（1） 全部完结的文书，在结办后3天内，交行政主管归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。（2） 公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的
7、员工应将文件和记录本清理移交.（3） 分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接归主管保存;另一类是一般的文书,留存各部门保管.第13条 文书的保存年限(1) 永久保存文书包括:章程、股东大会扩董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。(2) 保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析表以及永久保存以外的重要文书。(3) 保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。(4) 保存1年的文书
8、，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。第14条 注意事项（1） 重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。（2） 保存期满及没必要继续保存文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律经焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。（3） 销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失不遗漏.（4） 如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由。（5） 必须做好重要文书的借阅登记工作，度注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。(二)
9、 档案管理制度第1条 管理部门1. 文书结案后,原稿由行政部门归档,经办部门根据实际需要留存影本.如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经文书管理部门主管同意后妥善保存,文书管理部门以影本归档.2. 各分公司档案分类目录及编号原则,由公司办公事务部门统一制定.第2条 文件点收文件结案移送归档时,根据如下原则点收:1. 检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入;2. 文件如经过抽查,应有管理部门主管的签认;3. 文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门科室.4. 与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门;5. 有价证券或其他贵重物品应退回经办部门,经
10、办部门送指定保管部门签收后,将文件归档处理.档案目录卡档号: 卷名: 本案文件目录件数收文号来文号发文号页数备注第3条 文件整理点收文件后应依下列方式整理:1. 中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则;2. 右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢;3. 文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，。应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第4条 档案分类（1） 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。（2） 档案分数应办求切合实用。如果因案件 较多
11、、三级分类不够应用时，须在第三能之后增设第四级：“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。（3） 同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）这后增设“卷次”编号，以便查考。（4） 每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。（5） 档号的表示方式如下：A1A2 B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。第5条 档案名称及编号（1） 档案各级分类应赋
12、予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表明档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。（2） 各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。（3） 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（4） 档案分类各级编号风应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。（5） 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第6条 档案编号（1） 新档案。应从“档案分类编号表”查明该档案
13、所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。（2） 档案如何归属前案。应查明前案的档号并予以同号编列。（3） 档号经一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。（4） 档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。第7条 档案管理（1） 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。（2） 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第8条 保存期限（1） 永久保存 公司章程； 股东名册 组织规程及办事细则 董事会及股东记录 财务
14、报表 政府机关核准文件 不动产所有权及其他债权凭证 工程设计图 其他经核定须永久保存的文书(2)10年保存 预算、决算书类 会计凭证 事业计划资料 其他经核定保存5年的文书（4）1年保存：结案后无长期保存必要者（5）各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存第9条 档卷清理（1） 档案管理人员应该及时擦拭案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。（2） 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部
15、分销毁的日期。第10条 调卷程序（1） 各部门以办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅（2） 借阅档案包括文件资料必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。（3） 案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。（4） 档案管理人接到“调卷单”应按归还日期先后整理，以备催还。（5） 借阅期限不得超过两个星期。到期必须归还。如需再借应办理续借手续。（6） 借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事
16、人责任。（7） 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导（8） 外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。（9） 外单位摘抄卷内档案应经总经经理同意，对摘抄的材料要进行审查签章。（10） 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。第11条 调卷管理（1）“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间以一周为限，如有特殊情况需延长调阅期限时，应按调程度重新办理。（2）调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，也须报明原因，请管档人员负责处理。（3）调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如
17、有其他人员调阅同一档案时，请变更调登记，不得私自接受。（4）调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之档案，应经文书管理部门主管同意。（三）文书档案立卷归档制度第1章 总则第1条 为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。第2条 归档的文件材料必须按年度立卷，本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第3条 公文承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁第2章 文件材料的收集管理第4条 坚持部门收集、管理
18、文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第5条 凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。第6条 一项工作由几个部门参与办理，要工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。（1）公司工作人员外出学习、考察、调杳研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 （2）本公司召开会议由会议主
19、办部门指定专人将会议材料，声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。第7条 各部门专（兼）职文书的职责（1） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。（2） 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件、材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。（3） 承办人员员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第3章 归档范围第8条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第9条 上级机关发来的与本公
20、司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第10条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第11条 本公司各种奖惩、活动、任免等资料。第4章 平时归卷第12条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。第13条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。第14条 公文承办人员应及时将办理完毕可经领导批存的文件材料收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。第15条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件
21、材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发登记薄上注明。第5章 立卷第16条 卷工作由相关部室兼职档案员配合档案室文书档案员负责组卷、编目。第17条 卷质量总的要求是：遵循文件的形成进规律和特点，保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用.第18条 档的文件材种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第19条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切文件立卷。第20条 不同年度的文件一般不得放在一起
22、立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规则放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第21条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第22条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。第23条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写在备考卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第24条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。第25条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
