1、招标采购管理规程 招标采购管理规程（2015.11）一、目的和依据为确保招标采购过程严谨、科学、透明、公平，对招标采购过程实施有效控制，择优选择符合公司业务要求的合格供应商，依据公司采购管理办法规定制订本规程。二、适用范围公司或公司各部门对外采购物资或服务（包括但不限于工程勘察、设计、监理、建造、拆除和修缮，或工程材料和设备，或项目市场调研、营销策划、营销代理和顾问服务，或办公用品，或其他形式的咨询和顾问服务等），按公司采购管理办法规定，应采用招标方式进行采购的，均适用本规程。三、工作流程1.招标采购方式工作流程详见附件12.采购工作流程所涉及范本和表格详见相关附件。四、成立招标工作小组1.招
2、标工作小组是招标采购的跨部门工作和协调机构，负责招标采购全过程工作、组织、协调。2.小组成员至少包括：分管领导、责任部门、合约审算部、其他相关部门，一般以责任部门经理及相关专业人员为主，各部门相关专业人员为辅组成；大型或复杂采购项目，应当邀请相关顾问或服务方的专业人士参加。小组成员中有关专业人员的人数不得少于成员总数的三分之二。3.招标工作小组组长由分管领导担任，负责统一协调；责任部门经理担任副组长，负责组织实施；经办人一般由责任部门相关专业人员担任，由责任部门经理推荐、小组组长确定；招标工作小组成员负责按公司部门职责分工，完成招标采购各项相关业务。4.按照批准的采购计划，由责任部门提出采购申
3、请，拟出招标工作小组成员名单，依采购申请、招标工作小组审批表（附件2）报批，经分管领导、总经理审核批准后组织实施。五、采购文件编制1.采购文件内容1)采购文件应包括以下项目：(1) 投标须知(2) 总 则(3) 采购文件(4) 投标文件(5) 开标、评标(6) 授予合同(7) 附件（包括评选办法 、采购合同）2)采购文件正文应包括：采购内容、采购范围、项目简介、期限要求、售后服务要求、计价方式、投标截止日期、投标文件组成、开标时间等；附件应包括：报价书格式、评选办法、拟签合同文本等。3)具体内容可参照珠海市对口业务采购文件范本、或其他对口业务较好的版本进行编制。2.编制规定1)责任部门按采购计
4、划时间安排，组织各相关部门启动采购文件编制工作，相关部门应根据职责分工负责提交相应的组成部分或意见。2)责任部门编制招标范围、技术和质量标准、期限要求等。3)采购文件应对招标范围、技术和质量标准、报价要求及招标中的非常规作法做出清晰约定，避免理解歧义，以保证投标基础的一致性。4)公司已有对口业务采购文件范本的，应按范本编制：(1)按公司采购文件（范本）（附件3）编制采购文件。(2)按公司评选办法（范本）（附件4）编制评选办法。(3)按公司采购合同（范本）（附件5）编制采购合同。(4)依公司廉洁合作协议（范本）（附件6）编制廉洁合作协议。5)无对口业务采购文件范本的，按本规程规定编制采购文件、评
5、选办法、采购合同、廉洁合作协议。3.采购文件审批流程采购文件全部内容编制完成后，依采购文件审批表(附件11)，将相关文件、资料全部附上一并报批，经分管领导审核批准后组织实施。六、入围供应商选择1.入围标准、资格预审文件1)入围标准的内容应包括但不限于：企业资质、信用、业绩、人员资格、技术装备要求等，并以此作为资格预审文件的评审条件。2)按公司资格预审文件（范本）（附件7）编制资格预审文件，公司无对口业务资格预审文件范本的，可参照珠海市对口业务资格预审文件范本、或其他对口业务较好的版本进行编制。3)责任部门拟定入围标准、编制好资格预审文件后，依入围标准、资格预审文件审批表（附件8）报批，经分管领
6、导、总经理审核批准后组织实施。2.供应商来源1)优先从公司合格供应商名录中选择供应商；2)已有合作关系，评价比较好的供应商；3)经其他途径了解且社会评价比较好的供应商；4)由推荐人推荐的社会评价比较好的供应商。5)推荐人不得参与所推荐单位考察、评标、谈判、定标等相关工作。合作过程中推荐单位出现问题，推荐人无须承担责任。3.入围供应商数量1)每个标段至少邀请五家满足入围标准要求的供应商，特殊情况经分管领导同意后可降为至少邀请三家；2)多个标段同时招标时，一家供应商可参与多个标段，但入围供应商总数不得小于标段数4；一个标段不得少于五家供应商参与；优先考虑各个标段由不同的供应商中选。3)为保证最终审
7、批通过的入围供应商数量能满足上述数量要求，在初选供应商时，应在上述规定数量的基础上增加足够多的供应商，确保在经过资格预审、考察、评标等淘汰后仍满足入围数量、有效投标数量规定。4.入围供应商选择、考察1)责任部门依上述供应商来源，根据批准的入围标准，选择足量有积极参与意愿的初选供应商，向其发出资格预审文件。2)责任部门接收资格预审文件后进行评审，根据资格预审的评审结果，择优选择符合入围标准且具有竞争优势的供应商，并对入选供应商进行考察。3)供应商考察(1)对于从合格供应商名录中选择供应商，及近一年已考察合格的供应商，无需再进行考察。(2)责任部门负责组织考察。考察小组成员由招标工作小组组长从招标
8、工作小组中选择，由责任部门、相关业务部门、合约审算部不少于三人组成；大型或复杂采购项目，应当邀请相关顾问或服务方的专业人士参加。考察小组相关专业人员的人数不得少于成员总数的三分之二。(3)考察完成后，根据考察情况，由责任部门如实填写供应商考察评价表（附件9），由考察小组成员会签后，报主管领导审阅。供应商考察评价表应确定考察合格的供应商，排除不合格或有问题、有风险的供应商。4)入围供应商，应保证有充分的竞争力，严格禁止相互之间有关联关系或关联业务的供应商参加同一项工程的投标。5)考察后，确定入围供应商名单，由责任部门依入围供应商审批表 (附件10) ，附上资格预审评审记录、各入围供应商资格预审资
9、料、供应商考察评价表等一并报批，经分管领导、总经理审核批准后组织实施。七、发标和答疑1.发标1)采购文件和入围供应商经批准确定后，由责任部门通知各报价人在提交投标保证金后，分不同时段分别领取采购文件。领取人需开具采购文件签收授权委托书及保密承诺（见附件12）方可领取采购文件，并签署采购文件签收单（见附件13）。2)投标保证金根据招标项目预算金额的2%计算收取，最低不低于2000元，最高不超过80万元（人民币），由财务部负责收取。投标保证金必须在发放采购文件前到账，一般不得用投标保函的形式代替，发标人凭财务收据或者转账单向入围供应商发放采购文件。2.答疑1)责任部门组织答疑，各相关部门负责对口业
10、务的现场勘查接待、对相关问题答疑。2)不组织报价人进行集中现场踏勘，由报价人在领取采购文件后，在采购文件规定的时间节点内自行组织踏勘，责任部门负责将报价人分别安排在不同的时间进行现场踏勘。3)各报价人在规定答疑时间内以书面形式将采购文件疑问提交至经办人处，在规定的答疑时间内未提交书面疑问的，将视为对采购文件无异议。经办人汇总各报价人疑问（不记录公司名称），由责任部门组织各相关部门人员进行答疑，由经办人汇总成答疑记录(附件14)，经相关答疑人签字。4)答疑内容依答疑记录(附件14)报批，经分管领导审核批准后，按批准内容答复所有报价人，报价人按采购文件签收单（见附件13）签收。答疑文件将作为采购文
11、件的组成部分。整个答疑过程由责任部门与各报价人对接。3.接收投标文件1)经办人收取投标文件时，应检查投标文件是否有效密封盖章，投标文件送达时间是否符合采购文件截标时间要求，并做好登记。未按规定密封、未按规定时间送达的投标文件不予接收。2)对已购买采购文件，而在投标截止时间之前明确不参与投标的报价人，经办人应要求对方出具放弃投标的函件（应注明不参与投标的原因），若对方不提供放弃投标函也不按时提交投标文件，则除按照采购文件规定办理外，将该单位列入供应商资料库的黑名单。3)原则上有效投标单位少于3家时不得进行开标，需重新补充报价人进行招标。责任部门应根据实际情况提出处理方案，报分管领导、总经理审核批
12、准后组织实施。八、成立评标小组1.评标小组：应包括分管领导、责任部门、合约审算部、其他相关部门相关人员，一般由责任部门经理及相关专业人员，各部门相关专业人员组成；大型或复杂采购项目，应当邀请相关顾问或服务方的专业人士参加。评标小组由5人以上单数组成，其中有关专业人员的人数不得少于成员总数的三分之二。2.评标小组组长由分管领导担任，负责开标、评标全过程的组织和主持；评标小组负责开标、评标全过程各项工作。3.评标小组一般分为二组：1)资信技术评标组：由相关技术专业领导、专业人员、相关顾问或服务方的技术专业人士组成，负责按评选办法对资信、技术进行评标。2)报价评标组：由相关价格专业领导、专业人员、相
13、关顾问或服务方的价格专业人士组成，负责按评选办法对报价进行评标。3)责任部门按上述规定拟出评标小组成员名单，按评选程序及注意事项（范本）（附件16）拟出评选程序及注意事项，一并依评标小组、评选程序审批单（附件15）报批，经分管领导、总经理审核批准后组织实施。九、开标和评标1)按批准的评选程序及注意事项，在评标小组组长组织和主持下，评标小组全体成员进行开标、评标活动。2)开标前，宣布开标评标注意事项。3)由责任部门、合约审算部代表共同对各供应商投标代表人的资格身份进行验证。4)由责任部门、合约审算部代表与各报价人代表，共同对所有投标文件的密封情况进行检查。5)报价人退场后进行集中开标、记录。6)
14、逐家对投标文件有关问题进行质疑，对投标文件内容表述不清、理解存在歧义、对评标会产生影响的疑问等，要求报价人予以澄清；报价发现有异常或不平衡报价的，应在总价不变的基础上调整不平衡单价。将澄清和调整内容完整填写澄清记录(附件18)，并由报价人确认。7)报价人对投标文件的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。8)全部报价人的第一轮质疑、澄清完成后，在限期内接收报价人的最终澄清和最终报价；在二次报价截止时间后，召集各报价人共同查验二次报价密封情况并退场后，进行二次集中开标、记录。9)评标小组按批准的评选办法评标：(1)由资信技术评标组负责对资信、技术进行评标。(2)由报价评标组对报价进行
15、评标。(3)依评选办法计算总得分，按总得分排出得分名次，形成评选记录表 (附件17)，并由评标小组成员会签或签署评标意见。十、定标1. 定标前，招标工作小组应对拟中选单位的资信、技术、质量、期限等是否满足采购文件的实质性要求进行复核，若发现问题应及时提出书面处理意见，并报招标工作小组组长审核批准后组织实施。2. 定标前，招标工作小组应对拟中选单位的报价进行复核，若发现错误和问题，应及时提出书面处理意见，并报招标工作小组组长审核批准后组织实施。3. 定标前，招标工作小组认为有必要对评出的前三名供应商再作考察的，应按本规程的供应商考察规定组织考察，并提交供应商考察评价表报招标工作小组组长审阅。4.
16、 由招标工作小组根据评选记录表评标结果和评标意见，在评出的前三名中拟定一家为中选供应商、一家为后备供应商，由责任部门填写中选供应商、中选通知审批表(附件19)；根据评标文件、中选条件等填写中选通知书(附件20)，将相关资料、记录等一并依中选供应商、中选通知审批表(附件19)报批，经分管领导、总经理审核批准后组织实施。5. 经上述复核无问题后，由责任部门根据批准结果，向中选供应商发出中选通知书，依中选通知书确认回执(附件21)要求中选供应商回复确认；依感谢信(附件22)向未中选供应商发出通知。6. 下列情况，本次招标采购无效，招标工作小组应说明原因，及时提出书面处理意见，由责任部门依中选供应商、
17、中选通知审批表(附件19)报批，经审核批准后组织实施：(1)报价人相互串通投标；(2)剔除废标后有效报价人数量不足三家；(3)开标后发现所有投标皆达不到要求；全部报价皆高出预期，不在合理报价范围之内。7. 定标后，原采购内容有实质性变更，无法根据中选人投标条件重新计算报价、或技术质量要求发生实质性变化等情况的，废除原采购，重新进行采购；8. 定标后，原采购内容有实质性变更，但可以根据中选人投标条件重新计算报价，且重新计算后报价合理的，原中选人继续有效，由责任部门说明原因并填写相关澄清记录，依中选供应商、中选通知审批表(附件19)再报批，经分管领导、总经理审核批准后组织实施。十一、谈判和签订合同
18、中选通知书发出并经对方确认后2日内，由责任部门按公司合同管理办法规定，依采购文件及其合同文本、评标定标文件、中选通知书等，与中选供应商启动合同谈判和签订工作。十二、附件附件1：采购工作流程附件2：采购申请、招标工作小组审批表附件3：采购文件（范本）附件4：评选办法（范本）附件5：采购合同（范本）附件6：廉洁合作协议（范本）附件7：资格预审文件（范本）附件8：入围标准、资格预审文件审批表附件9：供应商考察评价表附件10：入围供应商审批表附件11：采购文件审批表附件12：采购文件签收授权委托书及保密承诺附件13：采购文件签收单附件14：答疑记录附件15：评标小组、开标评标程序审批单附件16：评选程
19、序及注意事项（范本）附件17：评选记录表附件18：澄清记录附件19：中选供应商、中选通知审批表附件20：中选通知书 附件21：中选通知书确认回执附件22：感谢信（未中选通知）附件1采购工作流程附件2采购申请、招标工作小组审批表建设项目名称： 填报日期： 年 月 日责任部门经办人呈 报日 期采购项目名称申请理由招标工作小组成员1、组长： 2、副组长： 3、经办人：4、成员： 合约审算部分管领导意见总经理审批附件6廉洁合作协议（范本）甲方： 乙方： 甲乙双方于 年 月 日签署了 合同（以下简称该合同），为加强该合同履行全过程中的廉洁合作，确保项目高效优质按期完成，甲乙双方经协商签定本协议并作为双方
20、共同遵守的廉洁合作行为准则。1.甲方责任1.1.甲方有责任向乙方介绍本单位有关廉洁合作管理的各项制度和规定。1.2.甲方有责任对本单位项目管理人员进行廉洁合作教育。1.3.甲方人员应严格遵守本单位有关廉洁合作管理的规定，不得接受乙方的宴请和娱乐活动，不得接受任何形式的实物、现金或礼券，不得在乙方报销任何应由其个人承担的费用，不得以任何形式向乙方索要和收受个人回扣等好处费。1.4.甲方工作人员不得要求或者接受乙方为其住房装修、婚丧嫁娶、家属和子女的工作安排以及出国等提供应商便。1.5.甲方在该合同履行全过程中发现甲方人员任何形式的索贿受贿行为，均应及时采取措施予以制止，并及时通报乙方单位领导。1
21、.6.甲方人员如违反廉洁合作管理制度及本协议规定，甲方应视情节轻重、影响大小给予行政及经济处罚。1.7.对于乙方举报甲方人员违反廉洁合作规定的情况，甲方应及时进行调查，根据调查情况进行处理。2.乙方责任2.1.乙方应保证乙方有关人员了解甲方单位有关廉洁合作管理的各项制度及本协议的规定，并遵照执行。2.2.乙方不得宴请甲方人员或甲方合作单位人员，不得以任何形式赠送实物、现金或礼券，或给甲方工作人员或甲方合作单位人员报销其个人费用，或邀请甲方工作人员或甲方合作单位人员外出旅游和进入营业性娱乐场所，或为甲方工作人员或甲方合作单位人员住房装修、婚丧嫁娶、家属和子女的工作安排以及出国等提供应商便。2.3
22、.乙方不得接受甲方工作人员或甲方合作单位人员介绍的家属或者亲友从事与合同相关的业务。2.4.乙方单位在该合同履行全过程中发现乙方人员任何向甲方人员或甲方合作单位人员行贿行为，均应及时采取措施予以制止，并及时通报甲方单位领导。2.5.乙方有责任接受甲方对乙方在该合同履行全过程中廉洁合作管理执行情况的监督。2.6.乙方单位人员有义务就甲方人员或甲方合作单位人员任何形式的索贿或受贿行为及时向甲方单位领导举报；如乙方向甲方人员或甲方合作单位人员行贿、甲方人员或甲方合作单位人员向乙方索贿，乙方满足其要求且并未向甲方举报的，一经查实，除追回由此给甲方造成的损失外，乙方承诺在总价的基础上再让利10%，并对本
23、方知情不报人员进行相应处罚。2.7.如因乙方单位及人员在该合同履行全过程中贿赂甲方人员或甲方合作单位人员，被检查机关立案查处的，甲方有权取消或终止合同的履行，由此给甲方造成的损失由乙方负责赔偿。甲 方： 乙 方： 法定代表人： 法定代表人： 或委托代理人： 或委托代理人： 年 月 日 年 月 日附件8入围标准、资格预审文件审批表建设项目名称： 填报日期： 年 月 日标段1名称标段3名称标段2名称标段4名称入围标准责任部门监理单位相关部门： 合约审算部财务部分管领导总经理注：报审时须将资格预审文件附上。附件9 供应商考察评价表责任部门： 经办人： 填报日期： 年 月 日采购项目名称编号考察评价内
24、容：考察小组成员会签分管领导意见注：1、本表答疑内容格不够用的可按另附页并注明。2、直接签名即表示同意评价内容，签署意见表示按意见修改后同意评价内容。附件10： 入围供应商审批表建设项目名称： 填报日期： 年 月 日 标段1名称标段2名称标段3名称标段4名称入围标准供应商名称入围标准符合性供应商来源入围原因类似案例参与标段联系方式标段1标段2标段3标段4符合 不符合符合 不符合符合 不符合符合 不符合符合 不符合符合 不符合责任部门相关部门： 合约审算部分管领导注： 本审批表应附资格预审评审记录、各入围供应商资格预审资料、供应商考察评价表等。附件11 采购文件审批表建设项目名称： 填报日期：
25、年 月 日 采购项目名称需提交的资料图纸、主材及设备样品（设计、监理、咨询类不提交）；采购范围和要求（包括采购项目和内容，质量、期限、承包方式、价格构成、支付方式和售后服务等要求）；采购文件（包括评选标准、合同文本）；责任部门部门： 经办人： 经理：合约审算部意见相关部门(单位)： 财务部行政人事部(法律顾问)分管领导意见注：1、相关部门(单位)：工程施工类应请监理单位提供审核意见。2、报审时须将本表“需提交的资料”行规定的资料全部附上。将随附资料在中打勾，未列出的在空白处填上资料名称并在中打勾。3、直接签名即表示同意呈报内容，签署意见表示按意见修改后同意呈报内容。附件12采购文件签收授权委托
26、书及保密承诺兹委托 同志(职务 性别 年龄 岁)为我单位领取 工程 标段采购文件和其他采购过程资料的法定代表人授权委托代理人，代理人全权代表我单位签收本工程采购文件和其他采购过程资料,经代理人签收的上述文件我单位均予承认已经接收，并承诺我单位按采购文件规定的保密事项对已经接收的全部文件、资料承担保密责任。 代理人无转委托权，特此委托。代理人（签字）： 联系方式：手机： 座机：身份证(附复印件)号码：报价人（盖章）：（报价人须有独立法人资格，且与投标文件及合同的签署单位一致）法定代表人（签字）： 年 月 日附件13采购文件签收单兹收到采购人（采购人名称）发放的（建设项目名称）项目（采购名称）如下
27、采购文件：1、采购文件纸质版壹套及其电子版；2、 3、 4、 5、领取单位：代理人签收： （带身份证原件现场查验并提交其复印件领取）日 期： 年 月 日附件14 答疑记录责任部门： 经办人： 填报日期： 年 月 日采购项目名称编号答疑内容：相关答疑人及部门经理签字分管领导审批注：1、本表答疑内容格不够用的可按另附页并注明。2、将审批后的答疑内容以书面形式发放给所有报价人签收。附件15评标小组、开标评标程序审批表建设项目名称： 填报日期： 年 月 日责任部门经办人呈 报日 期采购项目名称开标、评标时间评标小组成员1、评标小组组长： 2、资信技术评标组： 3、报价评标组： 责任部门相关部门： 合约
28、审算部分管领导意见总经理审批注： 本审批表应附评选程序及注意事项（附件16）一并报审，评选程序及注意事项包括开标评标程序、人员安排、注意事项、纪律等。附件16评选程序及注意事项（范本）一、 评选会开始时间二、 会前准备1、安排会议室、休息室，安放好座位2、准备文件和表格：采购文件，评选记录表2份、资信技术标书评分表（资信技术标评委人数+2）份、澄清记录表（投标单位数+2）份等。三、 评选程序及注意事项首先，欢迎各报价人参加本项目投标，感谢各报价人对本项目的支持！2、宣布评选注意事项：(1)评选小组成员须按评选办法，以公平、公正、择优的原则评选；(2)评选小组成员应独立评判，不得发表倾向性意见和
29、对评选有引导性的言论、或对评选结果有影响的评论。(3)参加评选会议的人员应对评选全过程的一切相关资料及信息进行保密，不得向任何人泄露、不得将资料带出会议室；因评选需要带出的，经主持人同意后须三人以上一同出行，出去后不得单独行动。(4)投标文件的审查、澄清、评价、比较过程中，报价人对评选小组成员用不正当方式施加任何影响的行为，或任何相互串通、打探消息等不当行为，都将导致被取消投标资格。(5)评选期间需要离开会议室的，经主持人同意后须三人以上一同出行，出去后不得单独行动。(6)评选结束后，采购人与报价人、及参与各方所有人员都应对本次评选全过程的一切相关资料及信息进行保密，不得向任何人泄露、也不得有打探相关消息等不当行为。(7)所有评选小组成员手机设置为震动，在开启报价文件前交由合
