1、光伏发电项目文件归档与档案整理规范docNBICS号：.文献分类号： 备案号：ICS号：文献分类号：中华人民共和国能源行业标准 NB/T XXX - XXXX光伏发电项目文件归档与档案整理规范 (征求意见稿）201-发布 201-实施国 家 能 源 局 发布目 次 9.1 照片收集 9.2 照片整理附 录 A（资料性附录）光伏发电项目档案（6类9类）分类表及使用说明 24附 录 C（资料性附录）档案用表 83前 言本标准按照GB/T 1.1-2009标准化工作导则 第一部分：标准的结构和编写给出的规则起草。 本标准由中国电力企业联合会提出并归口。 本标准主要起草单位： 本标准参加起草单位： 本
2、标准主要起草人： 本标准在执行过程中的意见或建议反馈至中国电力企业联合会标准化管理中心（北京市白广路二条一号，邮编 100761）.光伏发电项目文件归档与档案整理规范1 范围本标准规定了光伏发电项目各单位的档案管理职责、项目文件的编制、收集、整理、归档、移交及验收。本标准适用于光伏发电项目的文件归档和档案整理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 11821 照片档案管理规范GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 14689 技
3、术制图 图纸幅面和规格GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 42 企业档案工作规范DL/T 5229 电力工程竣工图文件编制规定档发199720号 城市建设档案归属与流向暂行办法国家档案局 第10号令 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1 建设项目 construction project建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的整体工程。
4、3.2 项目文件 records of project建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.3 项目档案 archives of project经过鉴定、整理并归档的项目文件。3.4 电子文件 electronic records以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。3.5 文件归档 filing of document光伏发电项目在电力生产、科研开发、项目建设和设备仪器安装工作完成后，各职能部门及有关单位将具有保
5、存价值的文件经过系统整理交档案部门保存的过程。3.6 分类 classification 根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。3.7 整理 archives arrangement 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。3.8 档号 archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。3.9 案卷 file由互为联系的若干文件组成的档案保管单位。3.10 档案移交 transfer of records企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，
6、按程序交给档案部门归档保存的过程。4 总则4.1 光伏发电项目应按国家现行档案管理的规定，对项目档案管理实行统一领导、分级管理，设置专门档案管理机构，配备经培训合格的档案管理人员，确保项目档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。4.2 应实行档案管理责任制，与工程管理同步，将档案管理纳入项目管理的招投标、合同管理、工程监理、工程验收的质量管理体系中，保证档案全面反映工程建设及实体质量。4.3 应配置满足项目档案管理、安全保管和利用需求的设备设施，对档案实行信息化管理。5 管理职责5.1 通用职责5.1.1 项目文件管理应与项目建设同步，在建设单位的统一领导下，对职责范围内形成的项目档案的完
7、整、准确、系统和有效利用负责。5.1.2 各单位应根据本标准的规定，完成合同约定范围内项目文件的收集、整理、归档、移交工作。5.1.3 各参建单位应参照附录A、附录B的归档范围，将各类载体的项目档案，按规定向建设单位和本单位档案部门移交。5.2 建设单位职责5.2.1 应建立健全档案管理体系，落实档案管理责任制。制定统一的档案管理制度和工作标准，将项目文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各有关单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。5.2.2 应在合同条款中明确各参建单位项目文件的编制质量要求、收集范围、移交时间、份数及违约责任等。合同中未约定的，可按上述要求单独签订补充协议。5.2.3
8、确定竣工图编制单位，并在合同中约定竣工图的编制深度、出图范围、移交时间、移交数量、电子文件格式等具体要求。5.2.4 应对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导及协调。5.2.5 应组织监理单位对设计变更执行情况进行审核，并汇总提交竣工图编制单位。5.2.6 应对各参建单位及部门移交的档案进行核查、汇总整理、系统编目及编制检索工具等。5.2.7 应按本标准规定，收集、整理本单位在建设、生产活动中形成的各类载体文件。5.2.8 在城建规划范围内的项目，应按国家档案局档发199720号城市建设档案归属与流向暂行办法的规定向城建档案管理机构移交相关档案。5.2.9 建设单位项目文件管理流程见图1。
9、图1 建设单位项目文件管理流程图5.3勘测、设计单位职责5.3.1 应按照合同约定和本标准要求，对项目勘测、设计活动和设计服务工作中形成的各类载体的文件，进行收集、整理，向建设单位移交。5.3.2 勘测、设计单位项目文件管理流程见图2。图2 勘测、设计单位项目文件管理流程图5.4 监理单位职责5.4.1 应按合同约定将设计、施工、调试、设备厂家等单位形成的各类文件及案卷质量纳入工程质量管控范围。5.4.2 应对参建单位整理和移交的项目文件质量情况进行审查，并签署审查意见。5.4.3 应对在监理活动中形成的各类载体文件进行收集、整理，向建设单位移交。5.4.4 监理单位项目文件管理流程见图3。图
10、3 监理单位项目文件管理流程图5.5 施工、调试单位职责5.5.1 应按照合同约定和本标准要求，收集、整理职责范围内形成的各类载体的施工、调试文件，经自查合格后，提交监理单位审核，审核合格后向建设单位移交。5.5.2 应负责收集、整理施工、调试中已实施的设计变更及闭环文件、各阶段质量验收不符合项及整改闭环文件等，并提交监理单位审查，审查合格后向建设单位移交。5.5.3 施工、调试单位项目文件管理流程，参见图4。图4 施工、调试单位项目文件管理流程图5.6 总承包单位职责5.6.1 应按照合同约定的总承包范围，依据国家、行业有关档案管理规定对项目档案实施管理，并对档案质量负责。5.6.2 应建立
11、档案管理网络，负责制定档案管理制度，对各分包单位的档案实行监管、检查与指导。5.6.3 应与工程建设同步实行档案管理，审核、验收各分包单位移交的竣工档案，对项目档案的齐全、完整、准确系统负责。5.6.4 应按合同约定的范围，收集、整理本单位在工程建设活动中形成的各类载体文件。5.6.5 应将各分包单位形成的项目文件汇总、整理，提交监理单位审查，向建设单位移交。5.6.6 应配合建设单位完成项目档案专项验收工作。5.7 运行单位职责5.7.1 接收、保管建设单位及相关单位移交的档案。5.7.2 应按照本标准要求，对生产技术管理、生产运行等各类文件进行收集、整理及归档。6 项目文件编制6.1 基本
12、要求6.1.1 编制的项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，需要签字、签章、审批的，手续应完备。6.1.2 项目文件的载体及书写、制成和装订材料应符合GB/T 11822规定。6.1.3 图纸幅面应符合GB/T 14689的规定。6.1.4 原材料质量证明文件，应按原材料种类、型号、使用部位等特征，编制原材料使用跟踪记录。6.1.5 施工与验收记录应符合国家现行有关标准规定的格式。无需填写项，应在空白处划线“/”。6.1.6 需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在执行完成后按要求编制相应的闭环文件。6.1.7 施工单位应根据设计变更,编制对应的设计变更执行报验文件。6.1.8 非纸质载体文
13、件归档时，整理单位应编制文字说明与纸质载体一起移交，并在备考表中填写互见号。6.2 竣工图编制要求6.2.1 编制竣工图应完整、系统，签章手续完备，其内容真实、准确，并与工程竣工验收时实际相符。6.2.2 竣工图由设计单位编制的应符合DL/T 5229的规定。6.2.3 建设单位对竣工图有特殊要求时，应在合同中约定，应符合DA/T 28的规定。6.2.4 竣工图编制单位应编写竣工图总说明和各专业、卷册的编制说明，各级签署应完备。6.2.5 设计单位编制竣工图6.2.5.1 将项目建设过程中未发生修改的施工图作为竣工图时，应在图标栏上方空白处加盖竣工图章。竣工图章式样符合图5要求。图5 竣工图图
14、章6.2.5.2 重新绘制竣工图的，图标栏应为竣工图标，不再加盖竣工图章。6.2.5.3 重新绘制有修改的竣工图，监理单位应进行审查，并在其卷册编制说明和有修改的图纸上加盖竣工图审查章。竣工图审查章式样应符合图6要求。 图6 竣工图审查章6.2.6 施工单位编制竣工图的，竣工图章由施工单位加盖，监理单位审查。竣工图章式样应符合图7要求。 图7 竣工图章7 项目文件的收集7.1 收集要求7.1.1 项目文件收集应完整、系统，其内容真实、准确，与工程实际相符。7.1.2 收集的所有项目文件应为原件或具有凭证作用的文件。7.1.3 已破损的文件应修裱，字迹模糊或易褪变的文件应复制。7.2 收集范围7
15、.2.1 光伏发电项目在建设、生产、科研开发等工作中形成的不同形式文字、图表、声像等具有保存价值的项目文件纳入归档范围。7.2.2 收集范围参见本标准附录B，但不限于附录B。7.3 收集时间7.3.1 项目建设文件，应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。7.3.2 设备仪器文件，应在设备开箱检验后，及时收集。7.3.3 电力生产文件，应在工作事项完成后及时收集。7.3.4 科研开发文件，应在项目鉴定、评审结果公示后一个月内，由成果研发负责人或科技主管部门及时收集。8 项目文件整理8.1 分类8.1.1 分类原则按照光伏项目特点、建设阶段、专业性质及项目文件的来源进行分类。其中：电力生产
16、类，按照生产运行、生产技术进行分类；科研开发类，按照管理、基建、生产等环节进行分类；项目建设类，按照建设阶段、专业内容等进行分类；设备仪器类，按照专业、系统进行分类。8.1.2 类目设置8.1.2.1 一级类目为6 大类为电力生产、7 大类为科研开发、8 大类为项目建设、9 大类为设备仪器。8.1.2.2 各二级类目及以下类目设置的具体内容参见本标准附录A.1。8.1.2.3 分类中一些特殊问题的处理见本标准附录A.2。8.1.3 档号的组成档号由项目代号、分类号和案卷顺序号三组代码构成，分别用09阿拉伯数字标识。三组代码之间用“”分隔。项目代号，一般由四位阿拉伯数字组成，用09标识。前三位数
17、为项目建设顺序号，第四位数为工期号。新建工程工期号为“1”。扩建工程从“2”开始。也可第一位数由各单位自定义，第二、三位数为项目建设顺序号，第四位数为工期号。分类号，由二至四位阿拉伯数字组成，用09标识，参见附录A、附录B。案卷顺序号，是最低一级类目下的案卷排列流水号，用三位阿拉伯数字001999标识。档号组成见图8。 案卷流水号（用001999标识） 四级类目 三级类目 分类号 二级类目 一级类目 项目代号 图8 档号组成 8.1.4 档号的标识 以“83施工”类中“光伏发电单元土建施工”为例，见图9。 0 1 1 8 3 1 1 0 0 1 案卷流水号（第1卷） 分类号（光伏发电单元土建施
18、工） 项目代号（某项目一期工程代码） 图9 “光伏发电单元土建施工”档号标识8.2 组卷8.2.1 原则8.2.1.1 组卷应遵循文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。8.2.1.2 应根据文件的内容和数量组成一卷或多卷，卷内文件内容应相对独立完整。8.2.1.3 项目文件避免重复归档，共用文件或附件应在备考表中说明。8.2.1.4 独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。8.2.2 方法8.2.2.1 项目前期、管理、竣工验收、生产准备等文件，应按阶段、问题，结合来源、时间组卷。8.2.2.2 设计文件应分阶段、专业按卷册顺序组卷，
19、设计变更文件应按专业、时间组卷。8.2.2.3 施工文件，应按单位、分部工程组卷。8.2.2.4 监理文件，应按问题、文种、时间等特征组卷。8.2.2.5 原材料质量证明文件，应按种类、进货时间组卷。8.2.2.6 设备仪器类文件应按专业、类型、系统、台（套）组卷。8.3 排列8.3.1 案卷应按分类表类目设置顺序依次排列。8.3.2 卷内文件应按文件的形成规律，问题、重要程度、时间及阶段等排列。8.3.3 项目前期、管理、竣工阶段等形成的文件，卷内文件应印件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后。8.3.4
20、工程设计变更文件8.3.4.1 由施工单位组卷的工程设计变更文件,宜分专业，按变更文件的流水号依次排列。卷内文件应按设计变更汇总表、设计变更通知单、执行记录依次排列；8.3.4.2 由设计单位组卷的工程设计变更文件,宜分专业，按变更文件的流水号依次排列。卷内文件应按设计变更汇总表、设计变更通知单依次排列。8.3.5 施工管理文件应按综合管理、原材料质量证明、施工记录及相关试验报告、质量验收顺序排列。8.3.5.1 单位工程文件应按开工报审、施工记录及相关试验报告、质量验收等排列。8.3.5.2 施工记录应按施工工序排列，强制性条文执行记录排列在相关施工记录之后。8.3.5.3 施工质量验收文件
21、应按单位工程、分部工程、分项工程、检验批顺序排列；质量验收记录应按报验单、验收表、支持性记录顺序排列。8.3.6 原材料质量证明文件应分专业按材料种类、时间排列，卷内文件按质量跟踪记录、原材料进场报审表、出厂质量证明文件、材料复试等顺序排列。8.3.7 监理文件应按管理文件、监理日志、监理工程师通知单、记录、月报、会议文件、总结等顺序排列，卷内文件按问题、时间排列。8.3.8 调整试验文件应按管理文件、调试记录、报告、调试质量验收文件顺序排列。8.3.9 施工图、竣工图应分专业按卷册顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。8.3.10 设备文件应分系统、台件按质量证明文件、设备技术文件及随机图纸顺序
22、排列。8.4 编目8.4.1 卷内文件页号编写8.4.1.1 应在有效内容的页面上编写页号。页号位置：单面的，在文件右下角；双面的，正面在右下角，反面在左下角。8.4.1.2 应按装订形式分别编写页号。按“卷”装订的，卷内文件应从“1”开始连续编写页号；按“件”装订的，每份文件从“1”编写页号，件与件之间页号不连续。8.4.1.3 装订成册的图样或印刷成册的项目文件，已有页号的，不必另行编写页号。8.4.1.4 施工图、竣工图不另行编写页号。8.4.2 件号编写 按“件”装订的文件，应依卷内文件排列顺序逐件编号，在每份文件首页上方的空白位置加盖档号章，并填写档号和序号。档号章式样见图10。图
23、10 档号章样式8.4.3 案卷封面编制8.4.3.1 案卷封面可采取外封面和内封面两种形式，由建设单位或接收单位统一规定。案卷外封面格式参见表C.1。8.4.3.2 案卷封面编制要求如下： 案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容并应符合下列要求： 1） 案卷题名主要包括项目名称、阶段、代字、代号等。项目名称宜与核准名称或调度命名一致，可填写全称，也可填写规范简称； 2） 归档的外文资料的案卷题名应译成中文； 立卷单位，应填写案卷整理单位的全称； 起止日期，应填写卷内文件形成的年、月、日，年度应填写四位数字； 保管期限，应按照国家档案局 第10号令 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定，
24、并参照附录B的规定填写，同一案卷内文件保管期限不同的，应从长； 密级，应依据国家有关保密规定，按项目已确定的密级填写卷内文件的最高密级。 档号，应按本标准8.1.4的规定填写。8.4.4 案卷脊背编制 案卷脊背上可根据需要选择填写档号、案卷题名、保管期限等内容。案卷脊背格式参见表C.2。8.4.5 卷内目录编制8.4.5.1 卷内目录填写要求如下： 序号，用阿拉伯数字表示，应依次标注卷内文件排列的顺序； 文件编号，应填写文件的发文字号、图样的图号、表号、合同号等； 责任者，应填写文件形成者或第一责任者；合同文件宜填写主要责任者或合同双方；报验文件宜填写报验责任单位； 文件题名，应填写文件题名的
25、全称。无题名的，立卷人应根据文件内容自拟题名； 日期，应填写文件形成的日期； 页数/页号，页数为每份文件的总页数。页号为每份文件起始页号或起止页号；1）按件装订的，应按件填写每份文件的总页数； 2）装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号； 备注，根据需要，注释文件需说明的情况。8.4.5.2 卷内目录应排列在卷内文件之前，不编写页号。卷内目录格式参见表C.3。8.4.5.3 竣工图或印刷成册的项目文件，卷册中有目录的，可不重新编写卷内目录，以原目录代替；卷册中无目录的，应编制卷内目录。8.4.6 备考表编制8.4.6.1 备考表应填写案卷（盒、册）内文件的总件数或总页数以
26、及需要说明的情况。备考表格式参见表C.4。8.4.6.2 备考表编制要求如下： 说明，填写卷内、盒内或册内项目文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； 立卷人及日期，负责整理项目文件的责任人署名和完成立卷的日期； 检查人及日期，负责案卷质量的检查人签名和检查日期； 互见号，应填写反映同一内容不同载体的档号，同时应注明其载体形式。8.4.6.3 备考表应排列在卷（盒、册）内文件之后，不编写页号。8.4.7 案卷目录编制8.4.7.1 案卷目录应包含序号、档号、案卷题名、总页数等内容。格式参见表C.5。8.4.7.2 档号、案卷题名、保管期限的填写方法可参照本标准8.4.3。8.5 装订8.5.1
27、 案卷装订可采用单份文件装订和整卷装订。整卷装订厚度不宜超过50mm。装订应结实、整齐，装订材料符合档案保护要求。8.5.2 按件装订的文件，应在每份文件首页上方空白处加盖档号章，档号章填写方法应符合GB/T 11822规定。8.5.3 图纸可不装订，应在每张图纸的图标栏附近及原图目录的空白处加盖档号章。8.5.4 超大幅面的图纸，宜折叠成A4幅面。8.5.5 非A4尺寸的文件，宜粘贴在A4纸上。8.5.6 外文材料应保持原有的装订形式。8.5.7 破损的文件，应先修补后再装订。8.6 卷盒、表格规格及制成材料卷盒、卷皮、卷内表格规格见本标准附录C。制成材料应符合GB/T 11822规定。8.
28、7 编制检索工具8.7.1 应采用档案管理系统软件，建立档案信息数据库。8.7.2 应编制项目档案案卷目录，可按利用需求编制各类专题目录、归档说明等。9 照片的收集与整理9.1 照片收集9.1.1 收集要求9.1.1.1 项目建设照片应与工程建设进度同步形成。各参建单位应及时收集，在工程竣工后与纸质档案一起向建设单位移交。9.1.1.2 收集的照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。经过添加、合成、挖补等修改画面内容处理过的数码照片不能归档。9.1.1.3 同一组照片，应选择能反映事件全貌、突出主题的照片进行收集。9.1.1.4 归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式，并符合归档照
29、片质量要求，应保证分辨率不低于600dpi。具有永久保存价值的数码照片，应转换出一套纸质照片同时归档。9.1.2 收集范围9.1.2.1 建设单位应将项目建设原始地貌、重大事件及电力生产、科研开发等活动中拍摄的照片列入收集范围，定期收集。9.1.2.2 参建单位应将项目建设过程中拍摄的隐蔽工程、关键节点、细部工艺、设备缺陷、质量特色等工程照片及时收集。9.2 照片整理9.2.1 分类参照本标准附录D的内容进行分类。9.2.2 排列9.2.2.1 建设单位形成的照片档案宜按事由、专题排列装册。9.2.2.2 施工单位形成的照片档案宜按单位工程、分类号顺序排列装册。9.2.2.3 监理单位形成的照
30、片档案按专题排列装册。9.2.3 编目9.2.3.1 照片档号的编制形式：项目建设照片，可参照纸质文件的分类方案和排列顺序，逐张整理编写档号。照片的档号由项目代号、照片分类号、照片号组成。项目代号与纸质档案项目代号一致，分类号及内容参照本标准附录D，照片号由两位阿拉伯数字（用001999标识）和ZP（照片代码）标识。照片档号标识见图11。 ZP 照片号 照片分类号项目代号图11 照片档号标识9.2.3.2 照片应按张编目，在册内标签中填写题名、照片号、互见号、时间、摄影者、文字说明。 题名应填写本张照片的主题内容。同一组照片的题名，应反映同一事件、活动或工程进度、质量的主题内容。 照片号是固定和反映每张照片的分类与排列顺序的数字代码。 互见号应填写与照片有对应联系的其他载体档案的档号 时间为拍摄的具体时间，用8位阿拉伯数字表示。 摄影者应填写拍摄人的姓名。 文字说明应准确、简明揭示照片画面的内容，包括人物、时间、地点、事由等要素。纸质照片应逐张编写文字说明。9.2.3.3 每册照片应编制册内目录、照片总说明
