财务管理蓝图设计财务管理现金管理.docx
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财务管理蓝图设计财务管理现金管理
1.1现金管理
1.1.1模块功能介绍
根据总公司机关计划财务部的《资金管理规定》,未来将通过ERP项目对现行的资金管理流程进行优化,通过SAP系统准确、及时地记录资金收付业务,并对资金账户进行实时、动态分析及现金流量预测,提高资金交易效率和资金管理水平,以期实现电子银行支付、电子对账、资金集中管理、现金流动性分析等功能。
mySAPERP2004中的财务供应链管理模块包含了现金管理子模块,通过此模块可以对现金头寸及现金流动性进行监控、分析及预测,其主要功能介绍如下:
1、电子银行业务
建立电子银行平台,通过支付执行的形式,生成银行可接受的电子文件格式,并通过电子银行系统自动传递到进行交易处理;
2、银行对账
可以利用电子银行数据交换或手工的方式实现精确的银行对账;
3、现金集中
现金集中管理通常是将多个资金账户的余额按照分组和额度的要求统一集中到某一个银行中进行集中使用。
通过系统可以定期运行现金集中建议,并生成付款通知,然后对付款通知进行记账;
4、现金流动性分析
现金流动性分析的数据基础来自应收账款和应付账款的收款、付款行项目,系统可以通过定义现金流入、流出来源及预测时间对现金流进行分析,并形成现金流动性预测报告,有助于企业及时了解并预知现金收入、支出情况;
5、现金头寸分析
现金头寸分析反映了银行存款账户及相关清账账户的余额变动情况,以报表方式体现了银行存款的短期流动性趋势。
现金头寸的变动是以收付款的到期日作为计算基础,可以分本币、外币并按照预设的计划组时间维度,了解企业现金、银行存款、在途资金等在不同时间点的账户状态。
1.1.2模块功能应用设计
1.1.2.1现金管理与其他模块的集成
现金管理与SAP系统的诸多模块都有紧密的集成,如:
采购、应付帐款和应收帐款,会将采购订单金额、发票及付款日期等相关数据传递到现金管理模块中,形成现金流动性分析的基础数据。
对于现金头寸分析,收款、付款的业务与银行对帐单数据是影响现金头寸变化的源数据。
1.1.2.2银行对帐
利用现金管理模块可以实现电子银行对帐,其主要实现机制是需要在电子对帐单中提供对帐的唯一标识码:
1、对于主动付款,要求银行将支付指令中的SAP凭证编号体现在电子银行对帐单中,并传回企业进行对帐;
2、对于银行手续费、利息支出等被动支付业务,要求银行在对帐单中返回交易识别码;
3、对于收款业务,要求银行在进帐单和银行对帐单上提供每笔交易的唯一标识码,以便企业进行后续精确对帐。
由于工程暂时不采用电子银行对账,所以确定采用手工银行对账单的方式进行处理。
1.1.2.3现金集中
需要现金集中管理的企业,可以根据银行帐户的状况进行现金集中操作,即:
需要设置现金集中分组和帐户额度。
企业在月末可以运行现金集中建议,并生成现金集中建议的付款通知,经审核确认后,可将付款通知进行过帐。
后续,将付款通知传送至银行,由银行执行交易处理。
针对工程公司,由于目前资金使用状况良好,不存在资金集中管理的问题,工程公司决定暂不使用这一功能。
未来业务如需要时,再考虑启用SAP的现金集中功能。
1.1.2.4备注记录(手工现金计划)
系统除了可以从财务会计、后勤模块传递实际数据之外,还可以通过手工的方式录入备注记录,即进行手工的现金计划。
工程公司决定暂不使用这一功能。
未来业务如需要时,再考虑启用。
1.1.2.5现金头寸分析
现金头寸分析反映了银行帐户的短期流动趋势,可以帮助企业及时了解银行帐户状态,保证高效的资金运用。
目前,工程公司采用分银行账户进行收付款管理的方式,通过银行账户余额可以实现现金头寸管理,暂不使用SAP的现金头寸分析功能。
银行主数据
<定义>
SAP系统中的银行主数据分为三个部分,第一部分是银行代码,第二部分是开户银行,第三部分是账户标识。
银行代码是对每一个银行单位(包括总行、分行和分理处等)定义的一个唯一代码,其中既包括各单位自己的银行代码,也包括客户和供应商的银行代码。
开户银行是在各公司代码下维护的,属于各单位自身开户银行的标识。
账户标识是指在开户银行中设置的账户代码,通常一个单位会在一个开户银行下开立多个不同用途、不同币种的账户,如:
人民币活期、美元定期等。
<应用及维护原则>
总公司资金管理部将对银行主数据制订标准编码规则,在蓝图设计过程中收集银行相关数据,并参照标准模板中的设计原则进行编码。
工程公司的资金室将设置专人对银行数据进行维护,其主要的职责包括:
严格执行总公司制订的标准编码规则、在创建新的银行数据时做好查重工作。
<编码规则>
以下对银行主数据编码原则说明如下:
1、银行代码
银行代码设置为10位长度,其中包含四层代码:
第一层1位代码,表示金融机构的分类性质(1:
国内银行,2:
国内其他金融机构,3:
外国银行,4:
外国其他金融机构);
第二层3位代码,表示银行的顺序编号;
第三层2位代码,代表省或直辖市;
第四层4位代码,采用顺序编码,表示银行的分行、支行或分理处;
前6位的代码设置详见后附表格,其中未包含的银行或其他金融机构,将在确定需求后由总公司资金管理部统一编码。
编码举例:
1002010001
银行 北京 王府井分理处
2、开户银行
开户银行代码设置为5位长度,其中包含2层代码:
第一层1位代码,表示金融机构的分类性质(1:
国内银行,2:
国内其他金融机构,3:
外国银行,4:
外国其他金融机构);
第二层4位代码,采用顺序编码,由各单位自行编制。
3、账户标识
帐户标识代码设置为5位长度,其中包含2层代码:
第一层1位代码,表示定期存款或活期存款(F:
定期,C:
活期);
第二层4位代码,采用顺序编码,由各单位自行编制。
银行代码
银行及其他金融机构代码
银行及其他金融机构名称
1000
人民银行
1001
银行
1002
工商银行
1003
建设银行
1004
农业银行
1005
国家开发银行
1006
进出口银行
1007
农业发展银行
1008
交通银行
1009
中信实业银行
1010
光大银行
1011
华夏银行
1012
广东发展银行
1013
深圳发展银行
1014
招商银行
1015
浦东发展银行
1016
福建兴业银行
1017
民生银行
1018
北京银行
1019
中海信托投资公司
2001
中海石油财务有限公司
2002
城市信用社
2003
农村信用社
省和直辖市的地区代码
地区代码
描述
地区代码
描述
01
北京
19
广东
02
上海
20
海南
03
天津
21
广西
04
内蒙古
22
贵州
05
山西
23
四川
06
河北
24
云南
07
辽宁
25
陕西
08
吉林
26
甘肃
09
黑龙江
27
宁夏
10
江苏
28
青海
11
安徽
29
新疆
12
山东
30
西藏
13
浙江
31
台湾
14
江西
32
重庆
15
福建
33
香港特别行政区
16
湖南
34
澳门特别行政区
17
湖北
18
河南
计划层次
<定义>
计划层次反映了影响现金头寸变化的未来现金流量。
从SAP系统的标准设置来看,每个现金、银行科目都需要在其主数据中指定一个相关的计划层次,系统通过计划层次自动从资金类科目汇总现金流量信息。
<应用及设置原则>
1、从系统的标准应用来看,计划层次主要可以分为:
现金及银行存款、到期的应收帐款预测、到期的应付帐款预测、销售订单收款预测及采购订单的付款预测。
企业通常有对于计划层次进一步细分的需求,如对银行存款可以细分为:
活期存款、定期存款、保证金存款、信用卡存款、在途货币资金、银行清帐科目等。
SAP系统可以对计划层次向下细分。
2、工程公司将使用系统中的标准计划层次:
计划层次
源
详细注释
AB
BNK
收付通知书(已确认)
AG
PSK
代理业务
AU
BNK
收付通知书(未确认)
B1
BNK
支付支票
B2
BNK
付款转帐,国内的
B3
BNK
付款转帐,国外的
B4
BNK
银行托收
B5
BNK
其他临时记帐
B6
BNK
自收的债务
B7
BNK
对于帐单收付的清算帐户
B8
BNK
收入支票
B9
BNK
客户现金收据
CB
BNK
商业票据-银行
CL
BNK
现金集中
CP
PSK
商业票据-分类帐
DB
BNK
银行外汇兑换
DE
BNK
贷款收入
DI
PSK
一般计划
DP
PSK
子分类帐外汇
F0
BNK
银行帐户记帐
F1
PSK
购销记帐
FF
PSK
预付定金请求
FK
PSK
预付款(抵消分录)
FR
PSK
FRA人员
FW
PSK
FI汇票
IB
BNK
利息衍生银行
IP
PSK
利息衍生人
KB
BNK
通知存款
KP
PSK
通知催款-分类帐
LB
BNK
银行贷款
LP
PSK
个人贷款
M1
MMF
采购申请
M2
MMF
采购订单
M3
MMF
计划协议
ME
BNK
租借契约
MP
PSK
计划-标注项目
OB
BNK
TR货币选项,银行
OP
PSK
TR货币选项,明细帐
RE
PSK
不动产
RL
REM
租金结果
RR
REM
应收租金
S1
SDF
销售订单
TA
BNK
存款/借款管理:
投资
TB
BNK
存款时间:
银行
TD
BNK
定期存款管理
TK
BNK
存款/贷款管理:
借款
TP
PSK
存款时间:
明细
WB
BNK
银行有价证券
WP
BNK
安全收入
XA
PSK
收付冻结
XR
PSK
发票验证
XX
PSK
冻结标识X
ZB
BNK
银行记录的所有字段
ZP
PSK
个人记录的所有字段
1.1.2.6现金流动性预测
现金流动性预测可以对短期内的现金流状况进行预测,SAP系统自动收集企业同客户、供应商的业务交易,帮助企业及时了解应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、采购订单、采购请求等交易数据中与现金收付相关的信息,实现对现金流的早期监控。
对于现金收付日期的确定,系统是根据应收帐款、应付帐款及订单中的付款条件对收付款到期日进行计算的,因此准确地设置并使用付款条件是非常重要的。
通常应用在对外采购订单中的付款条件是基于采购合同制定的,因此比较准确;但对于财务手工录入的发票,应在录入系统时注意选择正确的付款条件,以保证收付款到期日的准确。
计划组
<定义>
计划组将具有相同或相似属性的客户和供应商归为不同的组,并将这些组维护到客户和供应商的主数据中。
通过计划组将预测的计划层次进行细分,即将计划组分配给相关的计划层次,系统可以自动将属于不同计划组的现金流数据汇总到相应的计划层次,以不同的优先级次对客户和供应商进行排列,以便通过报表的方式及时预测短期现金流的变动情况。
<应用及设置原则>
1、对客户和供应商的计划组,可以按照信用等级、地理区域、行业、集团所属,或客户组和帐户组等属性维度进行设置;
2、由于客户和供应商主数据的计划组可以维护在公司代码视图,因此工程公司可以按照其现金流动性预测的要求,自行选择并分配所需要的计划组,但分析维度在同一个公司内部要保持一致。
工程公司将采用SAP系统中的标准计划组:
计划组
计划层次
说明
A1
F1
国内收付(应付)
A2
F1
国外收付(应付)
A3
F1
供应商附属公司
A4
F1
主要供应商
A5
F1
人员成本
A6
F1
税款
E1
F1
客户收据(A/R)
E2
F1
国内顾客
E3
F1
国外顾客
E4
F1
联营公司客户
E5
F1
高风险的顾客
E6
F1
主要顾客
E7
F1
收到的租金
E8
F1
偿还借贷(A/R)
1.1.2.7信息系统与报表应用
工程公司财务人员将使用现金管理模块信息系统中的标准报表,如确实由于标准报表格式无法满足用户需求或取数逻辑复杂等原因,一定需要用BW或ABAP等工具开发的,应按照轻重缓急、面向共性开发的指导思想,依据企业必要的和明确的报表需求进行开发。
系统中包括如下常用的标准报表:
1、现金头寸分析
2、现金流动性预测
3、收付款通知日记帐
4、会计凭证中的现金管理数据
5、物料管理中的现金管理数据
适用工程公司的有:
1)现金流动性预测
2)会计凭证中的现金管理数据
3)物料管理中的现金管理数据
1.1.3标准模板业务流程及流程描述
工程公司参照标准模板中的标准流程,在蓝图设计阶段形成了适用于工程公司第一期项目推广单位的现金管理的标准业务流程,请参考以下所附流程图及流程描述。
1.1.3.1
维护银行主数据
L4流程号码
1.2.1.6-01
流程名称
维护银行主数据
流程说明
此流程适用于工程公司的主数据维护人员在SAP系统中维护银行、开户行及帐户标识
流程版本
V1.01
适用SAP标准模板版本
V1.01
版本
生成日期
作者
修改注释
1.01
1.业务需求描述
1)将各单位的开户行数据维护到系统中,并采用统一、规范的编码规则,分别在总公司和工程公司层次进行维护;
2)开户行中应包括必要的银行数据,并可以设置不同的帐户,以反映定期、活期以及不同币种的信息。
2.标准流程说明
用户角色
步骤
编号
流程描述
事务代码
T.Code
数据输入
数据输出
工程公司申请人
1
向工程公司审核人提交银行或金融机构主数据的维护申请表
银行或金融机构维护申请表
工程公司
审核人
2
工程公司计划财务部审核人对申请进行审核,确定其需求是否可以被批准
3
如不批准,应立即通知申请人
工程公司主数据维护人
4
工程公司计划财务部主数据维护人向总公司财务管理部申请创建新的银行或金融机构主数据
总公司计划财务部主数据管理员
5
接到申请后,检查申请表的内容是否合规
6
如果申请表的内容不符合要求,则立即通知申请人
7
如果申请表的内容符合要求,则在SAP系统中维护银行或金融机构代码
FI01/
FI02
在SAP系统中产生新的银行代码或修改信息
8
完成数据维护后,及时通知二级单位申请人
9
将相关申请资料备案
更新申请资料档案
工程公司申请人
10
使用单位的数据维护人员在接到通知后,在其公司代码下维护开户行
FI12
在SAP系统中产生新的开户行或修改信息
11
在开户行下维护账户标识
FI12
在SAP系统中产生新的账户标识或修改信息
3.标准流程与业务现状的差异
目前资金管理部门没有系统对银行数据进行统一管控,SAP系统中将对银行代码、开户行和帐户标识在集团层次和公司代码层次分别进行管理。
4.相关系统配置
1)国家
全部基于CN()进行银行代码的维护
2)银行代码长度
最长为15位
3)货币
帐户标识中的货币反映开户行中的帐户币种
5.相关系统接口
无
6.数据转换的考虑
需要集中收集现有开户信心进行统一编码的考虑
7.输入表单
‘银行或金融机构维护申请表’
8.输出表单/报表
无
9.流程的关键绩效指标(KPI)
总公司资金管理部门对于集团层次数据维护的及时性;
10.角色权限设置
1)总公司资金管理部门拥有银行代码的维护权限,即集中对银行代码进行维护;
2)工程公司只能维护公司代码层次的银行数据,包括开户行和帐户标识。
1.1.3.2处理自动付款流程
L4流程号码
1.2.1.6-02
流程名称
处理自动付款流程
流程说明
此流程适用于工程公司的应付帐款会计或资金管理人员在SAP系统中通过运行自动付款程序,生成付款建议清单,在审核无误后,手工付款
流程版本
V1.01
适用SAP标准模板版本
V1.01
版本
生成日期
作者
修改注释
1.业务需求描述
1)可以批量处理到期的应付帐款,并自动形成付款建议清单;
2)在支付过程中,可以按照要求选择付款对象、付款方式和支付的银行。
2.标准流程说明
用户角色
步骤
编号
流程描述
事务代码
T.Code
数据输入
数据输出
应付帐款会计
1
周期性地按照业务要求执行自动付款程序
F110
2
根据预先输入的选项参数,生成包含所有材料采购到期应付帐款的付款建议清单
F110
生成付款建议清单
3
及时通知采办对付款建议清单进行审核
采办主管/采办经理
4
审核付款建议清单,对付款进行批量审批
资金主管/财务经理
5
审核付款建议清单,对付款进行批量审批
应付帐款会计
6
系统中删除付款建议清单
F110
7
根据审核结果,手工进行付款
F-53
在SAP系统中生成付款凭证
8
执行后续的银行对帐流程(定期执行或在月末执行)
3.标准流程与业务现状的差异
1)目前财务管理和资金管理系统中没有自动付款业务,SAP系统可提供自动付款建议清单,以便于进行付款的批量审批;
4.相关系统配置
1)付款方式
2)银行代码
3)开户行
4)银行清帐科目
5.相关系统接口
(后续将在二级单位实施阶段确定是否与电子银行系统建立接口)
6.数据转换的考虑
无
7.输入表单
无
8.输出表单/报表
‘付款建议清单’
9.流程的关键绩效指标(KPI)
总公司资金管理部门对于集团层次数据维护的及时性;
10.角色权限设置
应付帐款会计和资金主管都可以被授权运行自动付款事务。
1.1.3.3银行对帐流程
L4流程号码
1.2.1.6-04
流程名称
银行对帐流程
流程说明
此流程适用于工程公司的资金管理人员进行银行对帐的处理
流程版本
V1.01
适用SAP标准模板版本
V1.01
版本
生成日期
作者
修改注释
1.业务需求描述
1)在系统中实现手工的银行对帐处理;
2)有条件的企业可以实现精确的电子银行对帐处理。
2.标准流程说明
用户角色
步骤
编号
流程描述
事务代码
T.Code
数据输入
数据输出
资金管理员
1
接收到银行提供的对帐单
银行对帐单
2
通过手工方式进行对帐操作,将对帐行项目输入到系统中
FF67
3
对帐单进行记帐处理
FF67
对帐单记帐结果
4
检查对帐结果是否准确,判断是否需要后续对帐
5
如需要后续对帐,则在系统中进行后续对帐处理
FEBA
后续对帐的记帐结果
3.标准流程与业务现状的差异
目前大多数单位的银行对帐还是在系统外采用手工的方式进行的,SAP手工对帐的流程会在系统中直接进行处理,主要是通过收付款交易的标识进行双向核对的。
4.相关系统配置
1)开户银行
2)帐户标识
3)计划类型
5.相关系统接口
无
6.数据转换的考虑
无
7.输入表单
‘银行对帐单’
8.输出表单/报表
无
9.流程的关键绩效指标(KPI)
尽量提高自动对帐的准确率
10.角色权限设置
工程公司仅能操作自己公司代码下的数据
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