一个高效的管理工具:AIP.ppt
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一个高效的管理工具:AIP.ppt
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AIPManagement进程中行动管理,今日学习目标了解进程中行动的影响认识到进程中行动可以进行管理提供一套流程对进程中的行动进行管理,并将其转化为成果学习如何分析现有的进程中行动(基础状况)和期望的进程中行动(目标状况),并制定行动计划,将进程中行动从基础状况发展到目标状况用实际操作来证明进程中行动管理的作用,TodaysObjectivesUnderstandtheimpactofActions-In-Process(AIPs)RealizethattheyaremanageableProvideaprocessthatwillmanageAIPsandconvertthemintoDeliverablesLearnhowtoanalyzeyourcurrentAIPworkload(baseline)yourdesiredAIPworkload(entitlement)anddevelopanactionplantomovefrombaselinetoentitlementUseapracticalexercisetoillustratethepowerofAIPmanagement,AIPManagement进程中行动管理,进程中行动是在流程中部分完成的工作,它有明确的最终成果(完成后应该是什么样子?
)明确的完成时间(什么时候完成)有负责人和明确所需的资源(谁)流程的速度由确定:
任务要求:
最终成果的复杂性流程设计:
步骤和次序,所需资源工作量:
积压工作和进行中的工作总的流程速度取决于速度最慢的流程(瓶颈问题)瓶颈问题经常会转移,AnAIPisapartiallycompletedtask,existinginaprocess,thathas:
Adefineddeliverable-(Whatdoesitlooklikewhencompleted?
)Adefinedduedate-(When)Anownerandanidentifiedresourcerequirement-(Who)Thespeedofanyprocessisdeterminedby:
Requirementsofthetasks(complexityofdeliverables)Designoftheprocess(numberandsequenceofsteps,resources)Amountofworktobeperformed(Backlogandworkinprocess)Thetotalprocesslinespeedisonlyasfastastheslowestprocess(bottleneck)Bottlenecksoftenmovearound,AIPBasicConceptsAIP基本概念,WhatisAIPManagement?
什么是进程中行动管理?
AIPManagementisaboutthecontrolofworkflowinthenon-manufacturingenvironmentAnyprocess,evenoneoperatingatentitlement,canbeoverburdenediftheamountofworkenteringtheprocessisnotcontrolledOverburdenedprocessesbecome“non-repetitive”processes,whichleadstochaos,进程中行动管理是在非生产环境下工作的管理任何流程,即使只需一步就可达到目标状况,假如工作数量进入流量不被控制可能会负载。
负载流程由于没有重复的改进从而导致混乱。
WhatareActions-in-Process(AIPs)?
什么是进程中行动?
Forexample,AIPscouldreferto:
Thenewprogrambeingcreatedforsalesincentives.Theorders-in-processinanorderentryprocess.Thenewproductsbeingdevelopedforthemarketplace.,例如,进程中行动可能指的是:
为刺激销售而创建新的活动在订单输入流程中正在处理中的定单市场的原因从而开发新的产品,进程中行动管理的益处:
将实际行动和战略挂钩关键行动能够更快完成提高整个组织内部的沟通能帮你节省15-25%时间增加产量(全部的数量,最高的价格及生产效率)总流程速度只相当于最慢的流程(瓶颈)的速度,是可变因素,AIPManagementBenefits:
LinkactionstostrategyCompletecriticalactionssoonerImprovecommunicationthroughoutorganizationAllowyoutore-channel15%to25%ofyourtimeIncreaseOutput(Overallquantity,Highestvalue,Productivity)Thetotalprocesslinespeedisonlyasfastastheslowestprocess(bottleneck)whichmaybeavariablefactor,AIPBasicConcepts进程中行动的基本概念,大齿轮尽力带动小齿轮大齿轮范例老板大项目大客户,AIPORIGINS进程中行动来源,BIGGEARSDRIVELITTLEGEARSHARDExamplesofBigGears:
TheBossBigProjectsBigCustomers,AIPsPropagateGeometrically进程中行动(AIP)层次分布图,AIPR/G,AIPR/G,AIPR/G,R/G,R/G,R/G,R/G,R/G,R,R,R,R,R,R,Completion完成,AIPG,CEOAIPG,R=Receiver接收者G=Generator提出者,AIPsPropagateGeometrically进程中行动层次分布图,你是否感觉自己就在底端?
DoYouFeelLikeyouareintheBottomBox?
YES,“AIPOverload”causesparalysisinanyprocessresultinginmissedschedules,longcycletimes,andlowFirstPassYields.“进程中行动超负荷”引起流程的瘫痪,导致无法按期完成工作,周期时间长,第一次通过率低,是,DoyouneedAIPControl?
进程中行动需要控制吗?
WhyControlAIPs为什么需要进程中行动控制?
AIPsneedtobealignedstrategicallyforacompanytofocusonitsbusinessandcustomerobjectivesAIPsneedtobealignedtacticallyinorderforacompanytofocusitsresourcestomeetitsbusinessstrategiesAIPsneedtobecontrolledfunctionallyinordertomeetcost/profit/cashrequirementstoimprovefinancialperformanceIfAIPsarenotcontrolled,thecycletimeofallprocesseswilltendtoincreaseIfcycletimesincrease,moreresourcesareneededtocompleteactionsinatimelymannerTherefore,lackofAIPcontrolendsupcostingabusinessmoremoney,公司需要将进程中的行动进行战略性的统一,将目标集中于公司业务和客户公司需要将进程中的行动进行战术上的统一,将资源集中在满足商务战略上各部门需要进行进程中行动管理,以满足成本/利润/现金的要求,提高财务表现如果不进行进程中行动控制,所有流程的周期时间会趋于增加如果周期时间延长,按时完成行动需要增加资源因此,缺乏进程中行动的管理,会导致公司花费更多的钱,CT=,Where:
AIP=Actions-In-(the)Process,i.e.,thenumberofactiveAIPsPS=ProcessingSpeed,i.e.,theaveragenumberofAIPscompletedduringagiventimeintervalAIP=正在处理的行动,即:
进行中行动的数量PS=工作处理速度,即:
在给定的时间段内完成的AIP平均数量,PS,1,(AIPs),a,And:
ASimpleFormulawithaPowerfulMessage一个简单的公式带出强有力的信息,CompletionsTimePeriod,AIPs,进程中行动,周期时间=,已完成任务所用时间,用过滤器来优化管理我能做吗能否增值是否符合战略目标能否帮助客户如果不做后果如何集中精力事情太多,时间太少,ManageprioritiesbyusingfiltersCanIdoIt?
Doesitaddvalue?
Doesitmeetourstrategicgoals?
Doesithelpmycustomer?
IfIdontdoit-whataretheconsequences?
Stayfocused!
Somanythingstodo-solittletime!
ManageActivities(AIPManagement)工作管理(进程中行动管理),HowManySymptomsofExcessiveAIPsDoYouHave?
在过多的进程中行动中你有多少的症状,返工解决问题耗时太长太多紧急、应急事务解决问题的能力变弱错过交付日期不可预测的流程;第一次通过率下降降低周期时间延长不信任/迁咎于他人检查/以防万一频繁改变优先次序,Rework.Problemresolutiontakestoolong.Lotsoffirefightingandexpediting.Problemsolvingcapabilitybecomespoor.Misseddeliverydates.Unpredictableprocesses.First-PassYielddecreases.FPYCycletimeincreases.Mistrust/Blamingofpeople.Checking/Just-in-Case.Frequentprioritychanging.,PracticalToolforPersonalAIPManagement(个人进程中行动管理的实用工具),这一简单的程序就能行之有效!
ThisSimpleProcessWorks!
备忘行动列表BACKLOGLIST1.2.3.4.5.OTHER,进程中行动过滤器AIPFILTER,新的进程中行动NEWAIPs,现行行动列表ACTIVELIST1.2.3.4.,完成列表COMPLETEDLIST,X,X,X,X,X,行动启动原则LoadingRules,先做一定要做的(Mustdosfirst)FOM=,生命周期内的受益LifeCycleBenefit完成的成本CosttoComplete完成的时间TimetoComplete,进程中行动接受者的三个反应:
拒绝进程中行动,因为最终结果不明确与战略战术不符可替代流程不增值重新确定进程中行动简化复杂的进程中行动商定完成日期重新确定最终成果,以减少非增值行动或可替代流程重新确定内容以符合企业战略战术需要接受进程中行动放在备忘列表中合理化排序现有进程中行动完结后,提取储存的进程中行动从备忘提取最优先的进程中行动,TherearethreepossibleoutcomesforanAIPreceiver:
RejectAIPbecause:
DeliverablenotdefinedPoorfit,strategically/tacticallySubstituteprocessDoesnotaddvalueRedefineAIPSimplifycomplexAIPsNegotiateduedatesRedefinedeliverablestoreduceNVAorSubstituteProcessRedefinecontenttogetafitwithStrategyandTacticsAcceptAIPPutinbackloglistRationalizeprioritiesPullAIPsfrombacklogwhenactiveAIPiscompletedPullhighestpriorityfrombacklog,PossibleActionsforAIPs进程中行动管理中可采取的行动,正在进行项目的AIP管理-剔除AIP项目OngoingAIPManagementCandidatesforAIPKill,Receiverisempoweredtoquestionvalue-addedorstrategicfit.AIPsthatfailreceiversfiltermustbereviewedwithAIPgenerator.ReceiverandgeneratormaybothobtainCyclesofLearningaboutAIPvalueandfit.,接收者被授权对附加价值和战略适用性提出质疑如果该项进程中的行动接收者无法通过,该项AIP提出者和接收者要一起探讨该项AIP的接收者和提出者对进程中行动的价值和适用性都得到了周期学习,接收者如何对正在进行的AIP进行管理-保持备忘存储ReceiverOngoingAIPManagementBacklogMaintenance,Onlyidentifytopthreepriorities.Mustcommunicatetogeneratorifcannotmeetrequesteddate.PeriodicallyreviewandpurgeoldAIPs(withgeneratoragreement).,只确定优先处理的前3项如果不能在所需时间内完成,必须同提出者沟通周期性的回顾并修剪过期的AIP(应与提出者达成一致),接收者的进行中AIP管理启动原则ReceiverOngoingAIPManagementLoadingRules,1.Toexercisestartscontrolloadbyhighestvalueusingitemsbelowasguides:
Impact-higherreturnRequestdate-neartermfirstRisk-lowerbeforehigher2.BreaklargeAIPsintosmallermeasurablepieces.3.Verifydeliverables.4.OnlyloadifsufficientresourcesareavailabletocompleteAIPwithinrequestdate.5.Startatthelatestpossibletimewhilestillmeetingrequestdate.Thisisacriticaldecisionpointwheneverapromisedorcontractualobligationexistsbetweenthefirmandaclient.,1.通过以下最高价值使用原则,练习启动控制:
-效果-较高的回报-所需日期-先作限期最近的-风险-先作风险小的2.将大型的AIP化为较小的可测评的几块3.验证哪些是可完成的任务4.只有当保证按时完成AIP的足够的资源到位后,才启动5.在满足所需时间的情况下尽可能推迟启动,无论何时公司与客户存在承诺或协议,这都是一个很重要的决策点,记录进程中行动,并进行优先排序1.了解完成进程中行动所需时间2.了解每周重复性的进程中行动(如会议)3.了解哪些进程中行动必须现在处理(开始行动)哪些必须等待(备忘)4.了解哪些进程中行动可以分派给他人5.分析现在的进程中行动工作量(基础状况)6.确定理想的进程中行动工作量(目标状况)7.实施行动计划,从达到理想的目标式工作量,DocumentandprioritizeyourAIPs1.IdentifythetimerequirementstocompleteAIPs2.IdentifyrepetitiveweeklyAIPs(meetings)3.IdentifywhichAIPsyoumustdonow(active)andwhichcanwait(backlog)4.IdentifywhichAIPsyoucandelegate5.AnalyzeyourcurrentAIPworkload(baseline)6.DevelopadesiredAIPworkload(entitlement)7.Implementanactionplantoremovebarrierstoachievingyourentitledworkload,AIPAnalysis&ManagementProcess进程中行动的分析和管理流程,AIPGenerationProcess进程中行动的产生流程,No,Yes是,Yes有,Yes是,No无,StartsControl开始控制,形成/识别新的进程中行动,有预期成果,有完成的衡量指标,完成的时间期限CreateoridentifynewAIPwithdeliverables,completioncriteria,andduedate,接受人进程中行动管理流程ReceiverAIPManagementProcess,进程中行动有无实质性目标DoesAIPhavephysicaldeliverable?
清除Kill,进程中行动是否符合战略和附加价值的要求?
DoesAIPmeetstrategicandvalue-addedcriteria?
给接受人的说明InstructionstoReceiver,BacklogManagement储存管理Prioritizeforvalue-added按照附加价值排序High高Medium中Low低Other其它,AssignAppropriateandcapableReceiver?
是否分派合适、精干的接受人,No否,SCOPE范围,CyclesofLearning学习周期,No否,根据以下特性从最高价值的项目开始,进行“启动控制”影响高回报要求日期最近的日期优先风险低风险优先将大的进程中行动分成小的可衡量的进程中行动明确最终结果在规定时间内,只有当资源充足时才开始此进程中行动在规定时间内越晚开始越好,Toexercise“StartsControl”,startprojectswithhighestvalueusingattributesbelowasguide:
Impact-higherreturnRequestdate-neartermfirstRisk-lowerbeforehigherBreaklargeAIPsintosmallermeasurablepiecesVerifydeliverables.OnlystartanAIPifsufficientresourcesareavailabletocompletetheAIPwithintherequesteddate.Startatthelatestpossibletimewhilestillmeetingrequestdate.,ReceiverAIPManagementStartsControlRules接受者的进程中行动管理-“启动控制”原则,启动控制StartsControl,ActiveList现在处理的行动名单,BacklogListPrioritizedForTop3Only储存清单排序/仅留三项,CompletedList完成的名单1.2.3.4.5.,LoadingRules实施规则,PotentialKill可能予以清除,新的进程中行动/最终成果NewAIPs/Deliverable,StrategicandValueAddedFilter按照战略和附加价值标准的过滤,PotentialKill可能予以清除,DoesAIPHavePhysicalDeliverable?
进程中行动有无实质成果,回到产生者BacktoGenerator,LoadingRules:
BreaklargeAIPsintosmallermeasurablepiecesVerifydeliverablesOnlyloadifsufficientresourcesareavailabletocompleteAIPwithinrequestdate,ReceiverOngoingAIPManagementProcess接受者持续进程中行动管理,启动规则将大的进程中行动细化为小的可衡量的单位确认最终结果只在有充足资源按期完成的情况下才予以实施,FilterTestforNewAIPs新的进程中行动的过滤,StrategicFit?
DoestheDeliverablesupportastrategyortacticnecessarytotakeadvantageoftheopportunitiesidentifiedbythebasicmissionDoestheDeliverablesupporttheorganizationsdefinedstrategyANDValue-AddedDoestheDeliverableincreasetheresultsoftheorganization?
D
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- 一个 高效 管理工具 AIP
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