文书档案归档内容.docx
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文书档案归档内容
关于下发2012年文书档案归档的通知
公司各二级单位、机关部处室:
根据集团公司要求,凡是反映本企业、本单位或本部门在施工生产、经营管理、科学研究及产权变动等活动中形成的具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
包括纸质、光盘、磁带、照片及实物等各种载体形式的材料。
现将2012年度的文书档案归档内容及要求发给你们,请遵照执行。
一、归档内容
根据附表《中国石化集团第四建设公司档案分类、归档范围、保管期限表》内容归档。
二、归档要求
1、归档文件材料一式一份。
2、归档文件排列:
正文在前,领导批示及文件草稿附后,草稿及领导签字必须使用碳素墨水或蓝黑墨水,不得使用铅笔、圆珠笔。
3、归档目录(附后)按标准内容填写,归档文号写正式行文的文号,不得省略;目录中日期如2011年1月1日写成20110101,不得用“.”或“-”线;页数按每件文件材料(底稿+正式下发文件)的页数填写,不打页号。
归档文件材料及目录同时移交,电子文件、目录用OA发至周蓉。
4、剔除归档材料中金属物,采用彩色曲别针或不锈钢钉装订。
5、任免文件归档需两份,请检查公章是否盖好。
6、各单位归档材料请于4月10日前移交档案室。
联系电话:
63862238联系人:
梁云琴
附件:
2012年归档文件目录表
二〇一三年三月十九日
附表:
中国石化集团第四建设公司档案分类、归档范围、保管期限表
代码
名称
代码
名称
归档范围
保管期限
责任人
0
党群工作类
01
党委工作部
1.党委会议的各种专题会议及扩大会议记录、纪要、决议、决定
永久
党委工作部
2.党委的工作计划、总结、规划及汇报、典型经验介绍材料
永久
3.党委制定作业文件、管理制度、工作标准、条例、规定
永久
4.调查研究形成的文件材料、调查报告、座谈会记录等
永久
5.党的代表大会形成的文件材料、通知、会议日程、名单、登记表、报告、决议;纪要、选举结果、领导讲话;提案、主席团会议记录、大会发言、讨论通过的文件、简报、贺信、贺电等
永久
6.上级领导来公司视察、检查工作形成的文件材料、工作汇报、领导指示、讲话等
永久
7.参加上级党委召开的会议及其它活动带回的文件材料
永久
8.党委领导出国考察学习带回的资料
永久
9.党政领导班子生活会记录、党委中心组学习材料和党委领导人政绩活动材料
永久
10.荣获部级以上荣誉证书
永久
11.党委办公室印发的通知、通报、规定、请示、批复、批示等文件
重要的
永久
一般的
30年
12.保密工作形成的文件材料、总结、报告、通知、规定
重要的
永久
一般的
30年
13.专业公司党委、党支部职务任免、工作安排、表彰决定
永久
专业公司
14.专业公司党政联席会议纪要、专题会议纪要
30年
15.专业公司党委工作要点、开展各项活动的实施方案、一般性会议通知
10年
02
组织工作
1.上级直接发给本部门有关组织、干部统战等方面的规定、决定、条例、办法等文件材料
永久
党委工作部
2.组织部年度工作计划、总结、重要专题汇报材料
永久
3.党委、党总支改选的请示、报告、批复、通知等
永久
4.公司开展活动所形成的文件材料、安排意见、总结、评比表彰
文件材料
30年
表彰决定
永久
5.年度党员、党组织统计报表、党员名册
永久
6.党政后备干部培训计划、名单、部级以上干部培训计划名单
永久
7.有关干部的考核、任免、管理、使用、交流方面的文件材料
永久
8.党员组织关系介绍信存根、党费凭证
永久
03
宣传教育
1.宣传的年度计划、总结、报告
永久
党委工作部
2.上级新闻单位报道我公司集团、个人事迹的专辑或文章
永久
3.有关普法和双文明建设的计划、规划、汇报、总结、评比表彰材料职工思想动态、党员思状况分析文件材料
永久
4.反映公司重大活动的照片、录音带、录像带、光盘等
永久
5.电视台编辑录制的有关公司的专题报道及个人活动专辑及重要新闻
永久
6.党和国家领导人、国家各部委、集团公司及天津市领导等来公司视察工作和其他活动形成的声像材料
永久
7.中国石化四建报、光荣册等
永久
04
纪检监察
1.纪检监察部的年度计划、总结、报告及效能监察情况材料
永久
纪检办/监察处
2.本部门上报、下发的文件及情况反映、通报等
永久
3.对党员、党员干部的纪律处分材料、调查情况、最后结论、领导指示等
永久
4.本部门召开的会议形成的记录、文件材料
永久
5.举报材料、结案处理材料;历史遗留案件的复查、结论材料
永久
05
工会
1.职工代表大会、会员代表会通知、日程安排、开幕闭幕词、各种报告、决议、纪要、倡议、提案、讨论通过的文件、简报、重要的贺信贺电
永久
工会
2.工会年度工作计划、总结
永久
3.上级工会发至工会的有查考和保存价值的文件材料
永久
4.“三八”红旗手、红旗单位名单和事迹材料
永久
5.机关职工生活福利、困难补助、职工疗养等方面的文件材料
永久
6.工会常委会议、扩大会议记录
永久
7.参加上级工会会议带回需贯彻执行的文件材料
永久
8.荣获部级以上荣誉证书、劳动模范证书复印件加盖工会公章及事迹材料
永久
9.各种劳动竞赛方案、安排意见、总结、评比、表彰等文件材料
一般性文件
30年
表彰决定
永久
10专业公司工会工作要点
10年
专业公司
06
团委
1.团委制发的各项决议、决定、批复、报告、通报、通知等文件材料
重要的
永久
团委
一般的
30年
3.团委会、常委会会议记录
永久
4.团委年度计划、总结、各项制度标准
永久
5.团的各种重要会议和活动形成的文件材料
30年
6.获公司级以上的优秀团干部、优秀团员、先进团总支、市突击手、能手等名单及审批表
永久
7.团委组织情况统计报表
永久
08
其他
1
行政管理类
01
行政综合管理
1.公司工作计划、报告、总结及专题工作汇报、调查报告等
永久
总经理办公室/企业发展规划处
2.经理办公会、领导碰头会、务虚会及专题会议记录、纪要
永久
3.公司领导出席有关会议重要讲话、经验交流材料
永久
4.公司向上级的请示与上级的批复、专业公司请示与批复
永久
5.公司制定的法规政策性文件材料
贯彻执行的
永久
试行的
30年
6.公司召开会议、职能活动中形成的业务文件材料
重要的
永久
一般的
30年
一般事务性的
10年
7.公司大事记、机构演变等文件材料
永久
8.公司领导外出参观学习、考察和参加会议带回的文件
永久
9.公司总经理办公室年度计划、总结
永久
10.重要的来往信函、电报、传真、电话记录、报捷、贺电、贺信等材料
永久
11.介绍信存根、刻制公章申请等手续材料及过期使用的公司各类印章
永久
12.公司各种证照
永久
13.企业管理规划处制定方针、目标、企业标准、实施方案、规定、办法、部室职责范围
永久
14.企业发展规划处年度工作报告、年度工作计划总结
永久
15.公司与专业公司、各项目部签订的经济责任状
永久
16.公司管理总体规划、成果申报、审批表及成果汇编
永久
17.有关体制改革综合调研及改革设想方案、经营战略决策等材料
永久
18.关于公司全面质量管理、标准化工作所形成的文件材料
永久
19.信访工作的总结及来信来访重要问题的调查处理结案材料
永久
20.主管处室统计年报、档案年报等
永久
21.荣获部级以上荣誉证书
永久
22.上级机关颁发的决议、决定、指示、命令、条例规定、批转、通报和通知等具有查考价值的文件
永久
23.专业公司制定的管理办法、召开会议、职能活动中形成的业务文件材料
重要的
永久
专业公司
一般的
30年
24.专业公司开展活动中形成一般性事务管理文件材料
10年
02
保卫武装
1.治安保卫等工作形成的条例、规定等材料
永久
保卫处/武装部
2.保卫、武装年度工作计划、总结
永久
3.治安综合治理
30年
03
审计工作
1.公司审计报告、工作计划、总结、会议纪要等文件材料、年度审计报表
永久
审计处
2.审计文件材料:
1)结论类文件材料:
①整改报告及附件
②审计决定
③审计报告(签发稿)
④被审计单位反馈意见
⑤审计报告(征求意见稿)
⑥审计报告(送审稿)
⑦被审计单位初步交换意见稿
⑧审计报告(审计组交接意见稿)
2)证明类文件材料:
①被审计单位承诺书及综合汇报材料
②审计工作底稿及附件
3)立项类文件材料:
①审计实施方案、审前调查方案及结果
②审计通知书及授权通知书
4)备查类文件材料:
①审计人员廉洁纪律执行情况意见反馈表
②不能归入前三项的其他文件材料
永久
04
人事管理
1.本部门年度工作计划、总结
永久
人力资源处
2.劳动定员定额有关标准、技术等级标准、工资等级制度及奖励办法
永久
3.历年组织机构定编定员文件材料、人员编制表
永久
4.有关招工、退伍军人安置、调配、辞职、退休、离职、晋级等待遇规定、请示、报告、批复材料
永久
5.劳动工资统计年报
永久
6.对有关人员奖惩材料及职工晋级调资方案、实施细则、名单、金额等
永久
7.年、季劳动工资计划、后备工人计划、劳动工资计划执行情况
永久
8.工人技术标准的达标、升级的各种材料及晋升工人技师评定上报审批材料
永久
9.关于考核、选拔、培训干部、工人形成的文件材料
永久
10.关于对主管干部职务聘任、解聘的文件材料
永久
11.关于对专业技术人员职称评定、聘任工作形成的文件材料
永久
12.有关军转干部接收安置及人员审查工作形成的文件材料
永久
13.有关大、中专毕业生接收、分配工作的文件材料
永久
14.有关干部辞职、离岗、休养、退离休、病退等规定、请示、报告、批复、通知、决定
永久
15.有关委托培养研究生、本科生方面形成的文件材料
永久
16.对出国进修、考察等人员的选择和审查所有形成的文件材料
永久
17.技术干部调配、培训形成的文件材料
永久
18.有关干部年度统计报表及调转介绍信存根
永久
19.专业公司的人事任免、专业技术职称、项目成立、处分等文件材料
永久
专业公司
20.专业公司经理办公会纪要、专题会议纪要、年度工作总结
30年
21.专业公司年度人事劳资统计报表
10年
05
外事管理
1.援外、涉外等人员的审查所形成的文件材料
2.境外工程管理等材料
永久
海外事业部
06
法律事务
1.法律事务
2.公证工作
永久
法律事务处
08
离退休管理
1.离退休年度工作计划、总结
永久
离退休人员管理处
2.离退休职工的管理制度、办法、规定
永久
3.离退休调查统计报表
永久
09
公用事业
职工生活福利
永久
总经理办公室/物业管理公司
计划生育工作、爱国卫生工作的计划、总结等文件材料
重要的
永久
一般的
30年
一般事务性
10年
11
其他
2
经营管理类
01
经营决策
1.公司签订的经济承包合同及实施中形成的文件材料
永久
经营管理处/市场开发处
2.公司年度、季度生产经营计划
年度
永久
季度
30年
3.以公司名义签发的协议书、合同、合同谈判记录、招标文件
永久
4.项目工程结算件
永久
5.本部门形成文件材料、经营例会纪要
永久
6.专业公司生产经营会议纪要
30年
专业公司
03
财务管理
1.本部门形成文件材料
重要性
永久
财务资产处
一般性
30年
一般事务性
10年
2.有关财务管理的各项规章制度、会议纪要
永久
3.财务年度工作计划总结、财务审计报告、会计年报
永久
4.内控自查形成材料、帐销案存资产资料
永久
5.专业公司会计年报
永久
专业公司
6.专业公司经济活动分析会议纪要
30年
05
物资装备管理
1.本部门形成的物资招标采购文件材料:
1)物资招标采购方案及审批情况
2)招标公告或投标邀请书
3)招标文件(含招标文件补充文件或澄清文件)
4)投标报名或获取招标文件投标商一览表
5)开标会议签到表
6)投标商、设计方、委托方书面承诺书
7)评标委员会人员组成及组建原则
8)投标文件密封情况检查表
9)开标汇总一览表
10)评标过程中投标商清文件
11)评标方法及细则
12)评委个人打分表和评分汇总表
13)商务分计算过程及计算说明
14)评标委员会评分汇总及排序表
15)废标情况及说明
16)评标报告(附评标委员会意见)
17)投标商质疑/投诉材料、处理过程记录及答复和处理决定
18)投标文件(含未中标投标商)
19)中标通知书
20)未中标通知书
21)其他有关重要文件
30年
物资装备处
2.外购设备:
计划、选购阶段:
1)购买设备仪器的审批文件
2)购买协议、合同书
3)谈判记录、附录、附件等
改造、更新阶段:
4)设备仪器改造、改装、更新的报告与批复
5)设备仪器报废技术鉴定书,请示及批复文件
6)任务书、协议、合同书。
永久
3.公司物资采购年报、季报、月报、设备固定资产盘点表
10年
4.专业公司机械设备使用情况报表
10年
专业公司
09
其他
3
生产技术管理类
01
生产管理
1.本部门形成的文件材料、生产调度会、专题会议纪要、施工统计年报
永久
工程管理处
2.专业公司统计年报、生产调度会纪要、专题会议纪要、施工生产月报
10年
专业公司
02
技术质量管理
1.本部门形成的文件材料、专题会议纪要、质量统计年报、施工组织设计
永久
技术质量处
2.公司技术改造形成的文件材料和重大科研成果获奖材料
永久
3.质量认证材料;专利、工法证书
永久
4.有关企业和本部门形成的文件材料、企业升级的呈报评审材料及批件证书
永久
5.荣获部级以上荣誉证书
永久
6.专业公司技术质量年报、月报
10年
专业公司
04
安全环保管理
1.本部门形成的文件材料
重要的
永久
安全环保处
一般的
10年
2.公司事故统计月报、事故档案(生产安全事故调查报告、事故调查和处理过程中形成的具有保存价值的历史记录)
永久
3.有关劳动保护、保健和安全监督的标准等文件材料
永久
4.安全检查评比表彰材料
永久
5.工伤、职业病鉴定材料
永久
6.荣获部级以上荣誉证书
永久
7.职工健康档案
永久
8.专业公司安全生产例会、安全事故统计年报、月报
10年
专业公司
10
其他
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