竣工文件编制办法与移交细则.docx
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竣工文件编制办法与移交细则
建设项目竣工文件编制办法及移交细则
第一章总则
第一条编制依据
根据《关于印发〈铁路建设项目竣工文件编制移交办法>的通知》(办档【2002】8号)、《关于重新印发〈铁路建设项目竣工验收交接办法〉的通知》(铁建设【2008】23号)文件、《铁路工程施工质量验收标准应用指南》(薛吉岗于2004年主编)及XX铁路局档案馆的有关规定,结合XX建设指挥部实际情况,制定本办法及细则。
第二条适用范围
本办法及细则适用于XX建设指挥部所管辖的建设工程。
第三条编制目的
为了按期、优质地完成竣工文件的编制和移交工作,做到竣工文件的编制与工程同步、确保编制出的竣工文件真实、完整、准确、系统、美观。
第四条竣工文件的定义
竣工文件系指在建设项目建设过程中形成的,如实反映施工过程和建设项目实体状况的,具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等。
第五条竣工文件的作用
竣工文件是铁路建设项目的真实记录,是对建设项目进行稽察、审计、监督、管理、验收以及铁路设备养护、维修及破损后修复的依据,是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证。
第二章竣工文件的管理
第六条建设指挥部要高度重视竣工文件的编制与移交工作,坚持管工程必须管资料的理念。
建设项目在招标、投标和签订施工及监理合同、协议时,应列专门条款明确规定竣工文件的编制要求、内容、份数、交接时间以及整理归档的责任。
建设项目竣工文件的收集、整理、归档及移交,应做到布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进展与竣工文件形成积累、工程验收交接与竣工文件交接同步进行。
第七条为建立健全档案、资料和竣工文件编制与管理的相关规章制度,建指工程部作为归口管理部门,并设专人管理,负责监督、检查、指导监理和施工单位编制竣工文件、并负责建指的资料的管理和竣工文件的编制和移交。
第八条建设指挥部和监理单位应将竣工文件是否齐全、完整作为对施工单位末次验工计价的条件之一。
竣工文件没按期完成归档、内容不齐全、不完整,不能组织验收交接的施工单位,建设指挥部不能支付工程保修金,若由此延迟了建设单位接受国家验收工程项目的时间,责任由相关施工单位承担。
第九条监理单位应依据监理委托合同(协议)、负责检查各施工单位编制符合规范要求的竣工文件,监督各施工单位在施工中按期、同步收集、整理、编制竣工文件,并按规定检查竣工文件的质量和完整性,负责向建设指挥部提交其监理业务范围内的专项报告和编制移交自身的竣工文件。
第十条各施工单位要认真履行投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款、规定,加强对竣工文件编制和交接的管理,将该工作纳入施工技术管理,项目经理(指挥长)要重视竣工文件的编制与移交工作,总工程师具体负责抓竣工文件的编制与移交,配备懂技术、责任心强且细致的专业工程师负责竣工文件的收集、整理、编制、汇总、移交工作。
第十一条各施工单位在工程开工后,要按照各专业竣工文件编制内容,随时做好竣工文件的收集、积累、编制、签认工作,注意收集施工中采用的新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及工程隐蔽部位的资料,做到准确、符合实际地填写工程日志。
各施工单位的工程部长,要将施工过程中形成的各种合格证、试验报告等资料,按工程项目和内容分别放在平时立卷盒内保管好,防止文件资料的散失和损坏。
随时准备接受各级主管部门的检查。
第三章竣工文件的组成、内容与接收部门
第十二条重点工程建设档案的组成主要有三大类:
建设指挥部的档案、监理单位的监理档案、施工单位的工程竣工档案。
第十三条建设指挥部档案:
一、文书档案:
有关工程管理的文件、纪要、安排、总结、简报及各类统计报表等;
2、会计档案:
见《XX建设指挥部建设项目竣工资产交付管理办法》。
三、声像档案:
有关工程开工、竣工、领导视察、优质工程、样板工程、重大活动的照片、图片以及刻录的DVD光盘、画册。
四、科技档案:
1.全部设计文件一套。
2.竣工文件:
1工程招标(中标)的标书;
2施工单位及路外单位签订的协议、委托书、合同;
3全线的开工报告及批复文件;
4初步验收报告,正式验收证书;
5全线工程的施工组织设计;
6全线建交诸表(1~28);
7全线工程竣工数量汇总表;
8全线工程技术总结;
⑨全线线路平面、纵断面缩图(含变更设计);
五、电子档案:
全线建交诸表、全线工程总结、全线线路平、纵断面缩图光盘(采用铜质光盘制做)。
第十四条监理公司的监理档案:
根据《建设工程监理规范》和《铁路建设工程监理规范》的规定,监理公司负责施工阶段监理资料的收集、整理、组卷。
内容如下:
一、施工合同及委托监理合同。
二、监理单位的资质、监理工程师上岗证。
三、监理规划及实施细则。
四、监理日记。
五、监理月报。
六、监理工作总结。
七、会议纪要及来往函件。
八、质量缺陷与事故的处理文件。
九、索赔、合同纠纷、争议调解的有关文件资料。
十、工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告。
第十五条施工单位工程竣工档案:
一、施工单位综合卷
各单位工程不能包含进去的综合性内容均纳入综合卷。
1.标段的开工报告。
2.标段的工程总结(交建指一份汇总)。
3.标段的工程竣工验收报告。
4.标段的承包合同、施工企业执照、资质证明、招标文件。
5.工程管理中的来往文件、协议、会议纪要。
6.各类建交表(1-28)(交建指一份汇总)
7.标段工程竣工数量汇总表(含施工设计,变更数量与结算数量相符,应包括竣工财产移交表所需的固资名称、单位和数量)(交建指一份汇总)
8.竣工资产移交表。
9.工程概、预、决算资料等。
10.工程事故处理意见(包括事故调查材料、上级批复和处理结果)。
11.其它综合性内容
⑴各(专业)工程验收申请表(铁验表—1);
⑵各(专业)工程验收记录表(铁验表—2);
⑶静态综合系统验收申请表(铁验表—3);
⑷静态综合系统验收记录表及报告(铁验表—4);
⑸动态验收记录表及报告(铁验表—5);
⑹初步验收申请表及报告(铁验表—6);
⑺正式验收申请表及报告(铁验表—7);
⑻概算及决算支出对照表(决算附件—1)(交建指一份汇总);
⑼主要材料、人工消耗统计表(决算附件—2)(交建指一份汇总);
⑽设计与竣工主要工程数量及投资对照表(决算附件—3)(交建指一份汇总);
⑾铁路建设项目剩余工程数量及投资表(决算附件—4)(交建指一份汇总);
⑿环境保护、环境绿化与水土保持工程明细表;
⒀环境保护、环境绿化与水土保持工程竣工图(单独组卷装盒分别列入各专业工程竣工图册内);
⒁工程照片及说明(单独成册);
⒂线路平、纵断面图(单独装盒)(交建指一份汇总);
⒃各类特殊工艺处理,新技术、新材料、新工艺的鉴定报告(已通过部、省级技术鉴定部门鉴定过的资料);
⒄采用CAD绘制的图纸、拍摄的承包合同段内工程开工、施工、竣工验收、开通典礼、重大事件的录像所刻录的光盘;
⒅铁路建设项目竣工文件移交清单。
(交建指一份汇总)。
二、单位工程竣工文件的内容:
1.开工报告;
2.单位工程竣工验收报告;
3.施工小结;
4.竣工数量汇总表;
5.变更设计资料(含文件、图纸);
6.施工现场质量管理检查记录表;
7.分项工程质量验收记录表;
8.分部工程质量验收记录表;
9.单位工程质量验收记录表;
10.单位工程质量控制资料核查表;
11.单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录表;
12.单位工程观感质量检查记录表;
13.检验批质量验收记录表
14.检查记录(检查试验报告);
15.工程检测资料;
16.土壤、水质试验资料(多个工点用同样水源,其水质试验记录仅一份只能放一个工点资料时,其它用此水的工点可以用扫描打印的方法代替并在备查表中说明原件在何处工点竣工文件中即可);
17.材料、构件、设备出厂合格证、证明书;
18.施工记录及附件;
19.100米以上(含100米)的大桥、3公里以上(含3公里)隧道、编组站、二等站以上的站场、1000平方米房屋必须加施工组织设计;
20.鉴定报告(轨道、桥梁试验报告、岩溶整治的详细资料);
21.工程照片;
22.工程日志;
23.竣工图;
各专业竣工文件归档内容详见附件1《各专业竣工文件应包含的内容》。
三、单位工程备查资料:
1)路基K30试验表自检资料;
2)正、站线实施轨节表;
3)混凝土、砂浆试压报告,混凝土灌注记录,隧道压浆记录,路基填土夯实度试验报告,电气、设备测试报告;
4)原材料、成品、半成品出厂合格证及各种原材料复试报告,零小配件抽样检查合格证;
5)各项设备出厂合格证、使用说明书、图纸;
6)施工日志。
上述资料作为备查资料,均为原件,只需一份交基层站段。
四、电子档案内容:
要求各施工单位采用铜质光盘制作。
1.线路平面、纵断面竣工图。
2.100米以上的大桥桥址平面布置竣工图、大桥总平面布置竣工图、桥梁墩台及基础竣工图。
3.3公里以上的隧道纵断面竣工图、隧道洞口平面及纵断面竣工图、隧道平面竣工图。
4.枢纽、编组站、口岸站和特、一、二等站的站场平面布置图。
5.铁路用地平面竣工图。
6.电气化铁路接触网和变电所平面布置图
第十六条建设项目档案的接收部门:
一、进铁道部档案馆的内容:
1.文件材料:
全线开、竣工报告及批复文件、全线工程验收证书、建交表及工程技术总结(建设指挥部归档)。
2.竣工底图:
进铁道部档案馆的竣工底图必须重新绘制。
(1)线路平、纵断面缩图(建设指挥部归档),线路平、纵断面图,铁路用地总平面图(施工单位归档)。
(2)100米以上大桥、特大桥总布置图、桥址平面竣工图、梁部和墩台结构图(梁图采用标准图时,只在目录中注明标准图号编制单位,不必附图)(施工单位归档)。
(3)长大隧道(3公里以上和三线以上)的横、纵断面图和主要结构图(直线50米、曲线10米)(施工单位归档)。
(4)枢纽、编组站、口岸站和特、一、二等站的平面布置图,机务段及折返段总平面布置图、车辆设备总平面布置图、给排水平面管网系统图通信、信号平面布置图(施工单位归档)。
(5)新型信号、通信工程(我国以前没有的)竣工图(施工单位归档)。
(6)电气化铁路接触网和变、配电所平面布置图(施工单位归档)。
(7)特等客站站房及大型工厂的平面布置图、各种管线布置图、主要车间工艺设备及安装图(施工单位归档)。
3.刻录以上内容光盘(建设指挥部、施工单位归档)
施工单位、建设指挥部将以上档案交一套给路局档案馆,由路局向部档案馆移交。
二、进城市(县级以上城市)档案馆的内容:
1.城市规划区范围内区段站以上的客、货运站、编组站及工厂厂房的总平面图、地下管线径路图、竣工验收报告。
2.城市规划区范围内的桥梁总平面布置图、桥址平面竣工图及有关说明。
线路、隧道的总平面布置图、横纵断面图及有关说明。
3.改移公路。
4.在城市范围内特等客站站房及大型工厂竣工资料。
报送城市建设档案馆的竣工文件按部办档[2002]8号文件规定办理,其文整应符合城市建设档案馆提出的要求。
三、进总后军交部、军区、武警总队需要的内容:
线路平、纵断面缩图、站场平面布置图、机务段及折返段总平面布置图、建交表-1、2、8、12、17、26、与武警总队有关的生产、办公、生活房屋。
竣工文件分送数量按附表一规定办理。
四、进铁路局档案馆竣工文件的内容:
1.建设指挥部的全部档案一套。
2.各监理公司全部档案一套。
3.各施工局指挥部综合卷一套。
4.各施工单位全部单位工程档案、地亩档案、底图一套(备查资料除外)。
以上档案均为原件正本,对于外来文件是圆珠笔、传真件、复印件、蓝色复写纸等不易保存的字迹材料,一律采用计算机扫描后打印,原件附后。
全路通信设备归铁通公司管理后,通信竣工资料交路局档案馆一套,其它按铁通公司要求移交。
五、进基层站段竣工文件的内容:
1.各施工单位全部单位工程档案一套。
2.备查资料一套。
3.各专业定形图一套(与接管站段协商)。
以上档案均为副本;对于外来件是圆珠笔、传真件、复印件、蓝色复写纸书写不易永久保存的字迹材料,一律采用计算机扫描后打印。
第四章竣工文件编制要求与标准
第十七条竣工文件形成后,要按文件材料形成的规律,保持文件之间有机联系,严格按原部、局档案馆竣工文件编制要求和标准做到:
一、竣工文件要如实准确地反映工程施工中的技术状态,移交档案馆的竣工文件必须真实的反映竣工的工程情况。
二、竣工文件要做到规格统一,图面整洁,字迹清楚,线条反差良好,项目齐全,签字手续完备,图例和计量单位符合规范。
三、档案盒、封面、封底统一使用铁道部规定的式样,为保证质量和色泽的一致,各施工单位统一向档案馆订购。
四、竣工文件的文字材料纸张必须是50克(含50克)以上的优质白色纸,其尺寸要求规格统一(即297x210)A4纸,上、下页边距不得少于20毫米,左边距不得少于25毫米,右边距不得少于15毫米;正文标题(表头)一般采用二号标宋体,正文文字采用仿宋体,字体大小不得小于5号字,具体操作时,可根据实际调整,但页面要美观。
五、文字材料要求:
凡施工单位自己形成的文字材料均采用”计算机打印(针式打印或喷墨打印),严禁使用激光打印机、园珠笔、复写纸书写及复印件归档。
表格一律采用计算机打印,结论手签。
六、封面及备考表:
1.竣工文件的软封面采用计算机套打,套打内容有:
案卷标题、施工里程、竣工里程、形成单位、形成日期等,式样见附件2。
2.封底备考表采用碳素钢笔认真填写,文字材料张数+图样张数=本案卷内共有张数,本案卷内共有张数应与卷内目录内总张数一致。
照片的张数是指卷内所贴照片有实际张数。
其式样见附件3。
七、卷内目录:
其式样见文附件4。
1.卷内目录全部采用计算机打印,装订在竣工文件内,图纸的卷内目录散装在盒内,
2.将盒内每份竣工资料的内容逐项填写在卷内目录“名称”栏内,张次只需填该内容的首页号,不必填止号,但最后一项内容的张号应填上起、止号(如最后一项内容只有一张是50号,也要填上50—50),这样能知道卷内总张数。
3.文件、图纸如有编号的(即文件号、图号),应在卷内目录的“图号或文件编号”栏内填写清楚。
4.图纸内容不一样的,要每张填写清楚,不能笼统填成竣工图。
八、张页号:
1.每一卷中统一编一个张页号,文字资料张页号编在每一张的右上角(双面字页编一个张页号);图纸编在图标的右上方。
张页号用铅笔编写。
不是一个保管单位,不能连续编张页号。
2.编张页号统一用阿拉伯数字,从1开始,张页号从竣工资料的内容开始,卷内目录、备考表、封面均不编张页号。
3.粘贴两张照片以上的白纸,只算白纸的张页数。
贴照片的纸张张数计算在文字材料的张页数内。
九、竣工文件按照工程项目分别组成保管单位。
其具体要求:
1.竣工文件应按专业和单位工程组成保管单位,先按专业划分再按单位工程组成保管单位,桥、隧、涵按座,挡土墙按段,路基按区间、站场组成保管单位。
一盒为一个保管单位。
2.组成保管单位应考虑运营(建设)单位的维修管辖单位、行政区域的划分,不是一个单位管辖的工程不能组在一起。
3.组成保管单位时应将站与区间的文件分别编制,正线与支线、联络线均应分开编制。
4.一个单位工程,视文件图纸的多少,可组成若干个保管单位,文字材料装订厚度以20毫米为宜;一个盒子只装一卷。
如果该单位工程竣工文件较少,可将文字材料装订成册图纸散装在后;文字材料较多,可组成若干个保管单位,尽量把同类资料组在一起,以便于案卷标题的拟定;一盒内均是图纸,全部散装在盒子里,应加上软封底面和卷内目录。
十、案卷标题的拟定,要简单清楚、明确的反映出卷内资料情况,工程中的常用语不要出现在案卷标题中(如:
新建、增建、第N标等)。
十一、竣工文件按编制的工程项目分别组成保管单位(卷)装订成册,装订前先除去金属物,去掉空白页,检查文件材料是否齐全,有无颠倒、错页、重份,装订线是否预留。
文件材料采用左侧4个眼线装订,封面胶装,装订后要求结实牢固、整齐美观、有棱角。
十二、图纸一律散装在盒内,不装订,折叠成手风琴式,不留装订线,其标准尺寸为297×210毫米,竣工图图标外露。
十三、竣工底图分别以单位工程项目卷成卷,用纸封好,在纸上注明:
项目名称、里程或地点、张数、施工单位名称等。
十四、盒子全部采用软铅笔填写,盒子背脊厚度为50、40、25毫米;在盒子背脊上方和正面的右上角标注统一编号,此编号与移交目录编号相同,以便对照移交。
十五、档案盒背脊内容由移交单位套打,其具体方法见附件三。
十六、施工日志去掉金属物、空白页,用铅笔编上张页号,附件5式样打印好封面,装订即可。
十七、档案移交目录与档案移交封面,均采用计算机打印。
移交目录一式二份,接收单位一份,移交单位一份,档案移交目录须逐卷填写,不能一个单位工程的若干个保管单位填在一行内,底图的移交目录单独填写。
移交目录样表附后。
十八、绘制竣工图注意事项:
1.竣工图要能正确反映竣工工程隐蔽部位的处理情况和工程地质、水文地质情况;对各部建筑尺寸、建筑材料和建筑标高注写明确,一目了然,关键部位应附放大样图,变更设计应纳入竣工图;根据竣工图能够详细了解工程全貌及其具体建筑位置;准确计算出全部工程数量。
2.竣工图一律采用CAD电脑绘制,绘制的竣工图要交电子档案。
3.图标:
所有签字均签在底图上,再晒蓝图。
图标中施工单位一般采用6号字,工程名称及图名采用7号字,其余均采用5号字,如工程名称及图名字数较多时,可酌情缩小字号;竣工图号可按原施工设计图各专业图号编排,但需将施工图中的“施”字改成“竣”字。
比例尺要在图上标注清楚。
图标样表见附件6。
4.竣工图中的线条要求粗细分明、字体大小匀称,线条与字不能重叠,字线交叉时,线条要断开,做到图面清楚、整洁。
(参考数据如下:
图框、图框边线、图底剪裁线、图标边线为O.75毫米,列表、图的粗线为O.5毫米,细线为0.25毫米,最细线为0.15毫米,如平面图中大地方格和10米等高线用0.25毫米细线作图、2米用0.15毫米细线作图。
竣工图中的文字为3∽5号。
)
5.图上有施工里程的地方,都要加注统一里程。
6.竣工图中文字说明,不能照抄设计语言说明,应使用竣工语言作竣工说明。
7.挡土墙与路基附属竣工图要分开绘制,分开组卷。
8.在每张竣工图图标附近的空白处,绘制档案戳记印章,印章尺寸与式样打印出来的尺寸一致,式样附后。
第五章档案号的填写
第十八条铁道部制定的铁路科学技术档案分类编码的原则和方法,规定了铁路科学技术档案的项目、专业、内容等代码,分类编号的代码具体体现在档案号中,现就基本建设档案的代码做说明:
一、施工设计文件档案号的填写(指挥部移交的施工设计资料及图):
施工设计文件封面、图纸档案戳记印章及档案盒背脊要填写档案号,内容如下:
J·XY2·4Q—1
铁路专业代号顺序号
施工设计阶段代号
分类代号:
线别代号
种类代号:
基建档案代号
1.种类代号基建档案,代码是J;
2.分类代号是各条线的代码,各指挥部要根据修建的铁路来填代码,XX铁路局各线别代码见附件三;
3.属类代号是由二部分组成,前部分是阶段代码,后部分是专业代码。
施工阶段代码是4;铁路专业代码要根据各案卷的专业来填写,铁路专业代码见后。
4.每一个专业的案卷从1--N的顺序编号,不同专业的案卷,不能连续编号。
5.线路专业档案号的编写:
与其它专业不同的是在属类中加入了线路图的代号,线路平面缩图代号为1,档案号为:
J·XY2·4XL1--1;线路平面图代号为2,档案号为:
J·XY2·4XL2--1;线路纵断面缩图为3,档案号为:
J·XY2·4XL3--1;线路纵断面图为4,档案号为:
J·XY2·4XL4--1。
二、竣工文件档案号的填写(施工单位移交的竣工资料及图):
竣工文件封面、图纸档案戳记印章及档案盒背脊要填写档案号,内容如下:
J·XY2·5Q—1
专业代号顺序号
竣工阶段代号
分类代号:
线别代号
种类代号:
基建档案代号
1.种类代号基建档案,代码是J;
2.分类代号是各条线的代码,各施工单位要根据修建的铁路来填代码,XX铁路局各线别代码见附件三;
3.属类代号是由二部分组成,前部分是阶段代码,后部分是专业代码。
竣工阶段代号是5;铁路专业代码要根据各案卷的专业来填写,铁路专业代码见后。
4.每一个专业的案卷从1-N的顺序编号,不同专业的案卷,不能连续编号。
5.线路专业档案号的编写:
与其它专业不同的是在属类中加入了线路图的代号,线路平面缩图代号为1,档案号为:
J·XY2·5XL1--1;线路平面图代号为2,档案号为:
J·XY2·5XL2--1;线路纵断面缩图为3,档案号为:
J·XY2·5XL3--1;线路纵断面图为4,档案号为:
J·XY2·5XL4--1。
铁路专业代码表
顺号
专业名称
代码
顺号
专业名称
代码
顺号
专业名称
代码
1
综合
ZH
2
线路
XL
3
站场
Z
4
桥梁
Q
5
隧道
SD
6
涵渠
HQ
7
路基
LJ
8
给排水
S
9
地亩
DM
10
房屋
F
11
电力
D
12
接触网
JW
13
变电所
BD
14
电气化
DH
15
通信
TX
16
信号
XH
17
环保
HB
18
地质
DZ
第六章竣工文件的移交
第十九条各施工单位移交的竣工文件由建设指挥部牵头,会同接管单位统一验收。
第二十条竣工资料验收合格后,方可办理交接手续。
验收合格的竣工资料全部装箱,在箱门上标注箱内所装内容、移交单位名称,由建设指挥部牵头,以施工局局指为单位,统一移交。
第二十一条建设项目实行总承包的,各分包单位负责收集、整理分包范围内的竣工资料,交总包单位汇总、整理、排号并由总包单位向档案部门移交完整的竣工文件。
1.进铁道部档案馆的竣工文件由路局档案馆代交。
2.监理档案由监理公司直接向路局档案馆移交。
3.各施工局指挥部的综合卷由各施工局指挥部负责整理移交。
4.施工单位竣工档案正本(原件)交路局档案馆,副本交接收站段。
通信专业竣工档案正本(原件)交路局档案馆。
有关铁通的竣工档案由施工单位与铁通联系。
5.凡竣工验收的建设项目,经各专业初验后,审查确认齐全、完整、准确后档案部门才进行初验,确认合格后方可归档。
各施工单位应在初验前7日向运营单位提供开办运营生产所需的竣工资料及图纸,待整个项目全部竣工后办理移交手续正式交接。
6.建设指挥部准备一套完整的施工设计图纸(含变更设计部分)交路局档案馆保存,接收站段所需的施工设计图由施工单位移交。
7.档案初验在各专业初验后15天内进行。
档案专业初验组应对竣工档案的内容是否齐全完整、文整质量是否达到部颁要求进行逐项检查、验收,凡达不到规定标准要求的施工单位应及时整改,达到规定标准方可接收。
8.档案初验前各施工单位要首先向监理单位和建设指挥部填报《专业验收申报表》、《静态综合系数验收申报表》等,待监理和建设指挥部认可后,建设指挥部统一安排验收。
9
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