水利水电工程局 工程档案编制暂行规则.docx
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水利水电工程局 工程档案编制暂行规则.docx
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水利水电工程局工程档案编制暂行规则
工程档案编制暂行规则
公司各单位:
为了确保公司档案有效管理、持续健康发展,统一工程档案编制规则的规范化、标准化、制度化,保证工程档案资料的系统性、完整性、准确性,充分发挥工程档案在生产经营管理中的作用,达到系统编制、登录和实用性的目的。
特制定《工程档案编制暂行规则》。
现印发给你们,请遵照执行。
附件:
工程档案编制暂行规则
一、总则
贯彻档案法是特资企业的责任和义务,是确保公司档案有效管理,健康发展的需要。
为了加强公司工程档案管理工作,保证工程档案管理的规范化、标准化、制度化,保证工程档案资料的系统性、完整性、准确性,充分发挥工程档案在生产经营管理中的作用,达到实用性和可追溯性。
根据《档案法》、国家建委《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》以及公司档案管理规定等,制定本实施规则。
本规则适应于工程档案中的施工档案。
二、案卷组成的基本规则
工程档案整理、组卷可按单位工程、分部工程、专业、阶段等进行组卷。
文字材料按事项、专业顺序排列,同一项的请示与批复、同一文件的印本与原稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后顺序排列。
图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料在前,图纸在后。
组卷要遵循工程文件形成规律、保持案卷内文件材料的符合性、系统性、完整性、内容真实准确,便于档案的应用。
三、案卷资料收集内容
公司需要保存的档案,依据DA/T28-2002,一般包括以下内容:
1、工程项目招投标文件、所有施工合同、开工报告、工程技术要求。
2、施工组织设计、施工计划、施工措施、施工工艺、施工安全措施文件。
3、原材料质量证明和质量检测资料及产品说明书、设备到货清单。
4、设计变更通知书、监理文件、施工变更文件。
5、单元工程质量检查验收签证和质量评定资料;检测试验报告或记录资料;埋件记录资料;水工建筑装修及其它的记录资料、施工日志等。
6、各类阶段验收施工报告、质量验收报告、工程大事记、阶段验收签证、鉴定书。
7、竣工图。
8、整个工程的施工大事记、施工报告、安全鉴定报告、质量验收报告、竣工报告、工程竣工决算报告、竣工验收签证鉴定书。
9、工程照片电子图片。
四、资料整理工作要求
工程档案收集、编制工作应与工程施工同步进行,工程开工就应建立档案管理机构、配置设备及工作人员、制定管理制度,责任明确,资金到位,收集资料集中管理,建立信息电子目录。
档案编制人员应参加生产调度会及时掌握施工进度和施工质量、工程变更情况,按照文件因果关系协助项目部落实工作。
编制监督部门应针对存在的问题提出限期整改的意见和时间要求。
组卷以单位工程、分部工程按专业进行分类,按纵横座标、高程的起、止排列顺序进行组卷。
工程文件在整理编制过程中,案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
各类单元工程记录表组卷排列顺序要一致,应注意各类签证、工序表、评定表、附图签字手续完备,填写单元工程名称、纵横座标、高程、验收评定资料与设计文件的部位名称相一致,且各个单元工程资料中的纵横座标、高程等起、止应能衔接、闭合。
要求如下:
1、对工程项目招投标文件、所有施工合同、开工报告、工程技术要求等文件、有关来往函件和澄清文件、重大工程技术问题会议纪要,按照文件因果关系进行组卷。
检查文件是否签字手续齐全、日期填写完整。
检查是否加盖红印章。
2、对施工组织设计、施工计划、施工措施、施工工艺、施工安全措施文件按批复文件在前,原文件在后,按照专业以时间顺序排列组卷。
检查文件签字手续是否齐全、日期填写完整。
检查是否加盖红印章。
3、原材料、构件出厂证明、质量鉴定、建筑材料试验报告按业主要求完成,内容字迹清晰,日期填写完整,文件应有红色印章。
4、设计变更通知书、监理文件、施工变更文件,按单位、分类、文件编号顺序进行组卷。
检查文件签字手续是否齐全(填写人、校核人、审核人、批准人等)、日期是否填写完整、是否加盖红印章。
5、单元工程施工记录与施工试验资料以单位工程、分部工程、分项工程,分专业按纵横座标、高程的起、止排列顺序进行组卷。
检查文件签字手续是否齐全(填写人、校核人、审核人签字)、日期填写完整等。
检查是否加盖红印章。
6、单元工程质量检查评定资料以单位工程、分部工程、分项工程,分专业按纵横座标、高程的起、止排列顺序进行组卷。
检查文件签字手续是否齐全(填写人、校核人、审核人签字)、日期填写完整。
是否加盖红印章。
7、质量事故处理报告:
内容完整并有处理后结论意见。
8、施工日志、检查记录签字是否齐全,日期填写,记录是否具有连续性。
9、各类阶段验收施工报告、工程大事记、阶段验收签证、鉴定书。
施工报告一般按专业分为:
基础开挖、基础处理、砼施工与砼质量控制、内外部观测、水工建筑装修、金属结构、机电安装等,还应根据合同要求提供单项工程施工报告、阶段验收施工报告、大坝安全鉴定自检报告以及专项施工报告。
施工报告书写要求有两种方式:
业主、监理提出要求的格式,常规书写格式的施工报告。
常规施工报告的书写内容一般有:
工程概述、施工布置、施工组织及资源配置、专业施工、质量控制措施及质量检查和评定、安全文明施工及环境控制与保护、施工大事记、工程档案的整理和编制、结论等组成。
施工报告内容由项目总工程师进行审核签字。
检查文件是否签字手续齐全(编写人、校核人、审核人、批准人签字)、日期填写完整。
是否加盖红印章。
给公司提供报告电子文件。
10、竣工图编制的深度和要求:
凡按施工图施工没有变动的,由施工单位在原施工图中加盖竣工图章后,作为竣工图。
凡在施工中有一般性变更,在原施工图中加以修改补充(杠改、划改)作为竣工图的,由施工单位在原施工图上进行杠改或在空白处绘出变更后的图样,并注明变更通知文号及说明。
凡结构形式更改、系统改变、平面布置改变以及其它重大改变,不宜在原施工图上修改和补充,变更面积超过35%的属此范围,应重新绘制竣工图。
图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列组卷。
图折叠GB10609.3—89《技术制图复制图的折叠方法》
竣工图逐张加盖竣工图章、竣工图章内容包括:
×××工程竣工图、施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人、监理单位名称、监理人、编制日期。
图章规格尺寸为70mm×50㎜。
11、音像资料和施工中形成的实物档案:
如重要坝段的岩石、灌浆采样,应填写实物卡片,对实物分类装箱(规范木箱),用红油漆填写同卡片一致的内容;拍照留存。
施工中形成的影、像制品,照片归入规范卷盒,并写明时间、地点、人员、年度等说明,并形成光盘存档。
12、编写工程档案竣工资料编制说明内容要求含有工程简介、合同编号、工程投资额、施工时段、资料编制中存在的问题、资料归档需要说明、编制人、时间、加盖项目印章等。
13、编写工程档案竣工资料编制说明(内容含:
工程概况、合同编号、工期、工程量、分类组卷格式及编号说明)。
14、资料移交要求,完整的资料纸制目录与电子目录各一份。
五、案卷的编目及表格内容填写要求
1、卷内排列顺序是:
内封面、签字字页、卷内目录、文字材料内容、备考表。
2、文字材料载体盒书面材料要求:
对归档的文字材料的纸张均采用国际通用标准A4型纸幅(297㎜×210㎜),纸张质量不低于60g/㎡白版纸。
书写材料一律用钢笔,碳素墨水或蓝黑色墨水。
不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩色墨水、热敏纸等。
3、归档的文字材料一律是原件,不能是复印件,复写件应加盖原文件单位红印章,并且相关负责人签字,同时还应备份光盘存档。
4、卷盒外表尺寸为300㎜×220㎜,厚度尺寸为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜。
5、案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。
外封面粘贴在卷盒正表面,内封面包装案卷内资料,外封面、内封面式样见附件。
6、案卷背脊式样见附件。
7、卷内签字页、卷内目录、备考表式样见附件。
8、内外封面、备考表均采用牛皮纸,纸张克数每平方米不低于70克,外封皮用乳胶粘贴,内封皮采用包装订线粘贴法,案卷题名采用3号宋体字,案卷封面书写条目采用二号黑体,背脊用3号宋体打印。
9、案卷的编目及表格内容填写要求
卷内排列顺序是:
内封面、签字页、卷内目录、文字材料内容、备考表。
10、编页码。
文字材料均应在有书写内容的页面编写页码;单面书写的材料在右下角编写页码,双面书写的材料正面在右下角背面在左下角;内封面、签字页、卷内目录、备考表不编写页码;每卷从正文起用阿拉伯数字三位数从001依次标注页码;连接案卷每组一卷,都必须从001开始编页码。
11、外封面、内封面填写
(1)案卷题名:
应简明、准确揭示卷内材料的内容。
主要内容包括工程项目名称、专业名称和卷内文件的内容。
(2)编制单位:
填写案卷内材料的形成单位或主要责任者。
(3)编制日期:
填写案卷内文件形成的起止日期(编制日期书写格式:
2009年01月10日~2009年08月20日)。
(4)保管期限:
填写其划定的保管期限(永久、长期、短期)。
卷盒脊背案卷题名填写,采用纵向(从右向左)填写,第一列前面空二个字空格,第二列顶头写,字体采用宋体三号字。
12、签字页:
技术负责人、编制者必须由本人签字,编制单位栏应加盖单位红印章。
13、卷内目录
(1)顺序号:
用阿拉伯数字从1起依次标注。
(2)文件编号:
填写文件的文号或图样的图号。
(3)责任者:
填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。
(4)文件材料名:
亦称文件标题,填写文件标题名称。
无标题的文件自拟名称,并加[]符号。
(5)日期:
填写文件形成的日期(书格式如2009.01.25)。
(6)页次:
填写每份文件材料首页上标注的页号(页码书写格式如001、030、035),每卷最后一份文件填写起止页号(书写格式015~015)。
14、备考表:
要标明案卷内文件材料的件数、各类文件页数,总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
立卷人、检查人签字必须手签,同时填写立卷日期。
以上内容填写,要求字体统一、端正、清晰,能用计算机打印的必须用计算机打印。
15、案卷的装订
文字材料案卷一律装订,取掉金属物,用腊线绳在案卷左侧三点一线竖向装订。
横向的表格、文字材料装订时,表头、标题应在装订侧。
资料装订厚度2~4公分,图纸可2~6公分。
卷内目录、文件材料、备考表按顺序装订成册,最后将内封面粘贴结实。
粘贴要求用白乳胶。
16、档案的保管期分为永久、长期和短期三种,短期保存20年以下。
六、工程档案分类及编号
工程档案分类及编号详见附录三。
七、附录
附录一:
内外封面格式、签字页格式、备考表、背脊
附录二:
卷内目录和索引目录
附录三:
工程档案分类及编号
一、工程建设项目案卷档号组成说明(如图所示)
○○○○○○○○--○○○○—○○○○—○○○○
分类号三分项工程与案卷序号
分类号二单位、分部工程
分类号一大类号
目录号(代号)中标日期
二、分类号组成说明:
档案号组成:
目录号 + 分类号
(一)+分类号
(二)+分类号(三)四部分组成。
1、目录号00000000表示工程中标日期(例如:
某工程2009年01月05日中标,目录号书写格式20090105)
2、分类号0000
(一)表示公司工程档案分类号。
(参考:
水电厂企业分类大纲)
3、分类号0000
(二)前两位数00表示电站工程的单位工程,00后两位数00表示分部工程。
4、分类号0000(三)前两位数00表示分项,后两位数00表示案卷序号
5、综合性文件不使用分类号
(二)、的案卷与分类号(三)的案卷前两位,用“0000”、“00”代替标识。
单位、分部工程划分见:
水利水电工程施工质量评定规程《水利水电枢纽工程项目划分表》。
分类号(三)前两位数00表示分项工程。
后两位表示卷宗顺序号。
分项工程划分为:
(01、开挖工程、02、固结灌浆、帷幕布灌浆、接触灌浆、锚固工程、排水、03、砼工程(含回填灌浆、接缝灌浆、)、04、建筑装修工程、05、观测(内外部观测)、06、通风与取暖系统、07、电气一次、电气二次、综合电气、08、金属结构、09、水力机械、10、其它)
分类号(三)后两位数00表示案卷顺序号只能从01~99。
案卷档号为:
00000000+0000+0000+0000
根据电力工业企业档案分类规则电力企业档案分类表,我公司施工内容均为基本建设类(第8类)
分类号
(一)表示公司工程档案分类号
8 基本建设
80 综合文件材料
800 凭证性文件
8000 项目建议书及批复
8001 可行性研究报告
8002 设计任务书、计划任务书
8003 移民规划
8004 土地征用 包括征用土地的批准文件 红线图及拆迁、补偿协议书
8005 合同、协议、承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件及水、暖、电、煤气供应协议书、施工执照
8006 环保、消防、卫生等文件,包括环保三同时、消防、卫生等审核文件
8008来往函件,与设计、制造、施工、试验等单位的重要来往函件
8009 其他
801 设计基础材料
8010 地质勘测:
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
8011 测绘及地形图:
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位工程观测记录、施工定位、测量复合记录、地质勘探
8012 水文、气象、地震资料
8013 水质、泥沙资料
8019 其他
802 设计文件
8020 初步设计及批复,包括概算
8021 技术设计及批复
8022 施工图设计及批复,包括预算
8029 其他
803 土建施工文件
8030 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审等文件
8031 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
8032 原材料及构件出厂证明、质量鉴定,建筑材料试验报告,包括混凝土试验报告
8033 设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批、监理变更、施工变更、索赔文件
8034 灌浆、质检、试验记录
8035 施工观测记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录
指建筑物施工阶段的内、外部观测资料。
包括工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测原始记录、计算表、统计表、年观测成果汇编、观测资料整编等
8036 隐蔽工程验收记录
8037 分部、分项、单位工程质量检查、评定、交工验收记录证明、技术总结、施工预算与决算
8038 事故处理报告
8039 竣工报告、竣工验收报告
804 金结施工文件(制造、安装)
8040 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
8041 施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
8042 设计变更、材料、设备代用审批、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
8043 焊接、强度、密闭试验记录、焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录、强度、密闭性试验报告
8044 隐蔽工程验收记录
8045 施工安装记录,系统调试记录,施工安装记录,安装质量检查,系统调试、试验记录
8046 事故处理报告
8047 竣工报告,竣工验收报告
8049 其他
805 机电安装(电气、仪表)施工文件
8050开工报告、工程技术要求等文字材料,包括开工报告,工程技术要求,技术交底、图纸会审
8051 施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
8052 设计变更、材料、设备代用审批,包括设计变更,工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
8053 设备(系统)测试、调试、整定记录
8054 施工安装记录,包括施工安装记录、质量检查评定、验收记录
8055 事故处理报告
8056 操作、联动试验
8057 电气装置交接记录、工程质量评定、电器装置交接记录,中间交工验收记录,工程质量评定
8058试运行启动委员会名单、启动程序,试运行大纲,运行方式,设备命名,试运行总结报告等文件材料
8059 竣工报告、竣工验收报告
806 竣工文件:
工程大事记、专项施工报告、竣工报告、竣工验收报告、阶段验收签证、竣工验收鉴定书
8060 工程竣工验收报告
8061 工程遗留问题
8062 竣工验收会议决议文件
8063 工程现场声像材料
8064 工程竣工决算
8069其他
808涉外文件
8083国外各设计阶段文件及审查议定书
8084技术问题来往函电
8085国外设备、材料检验及设计联络
8086开箱检验记录、商检及索赔
8087国外设备、材料的防腐、保护措施及储存、运输
8088外国技术人员现场提供的文件材料,出国考察及收集来的有关材料
8089其他
809 其它
81水工建筑及附属建筑
810总的部分
8100 枢纽总体布置及地形图,包括三角网总布置图,枢纽坐标图、水准网总布置图
8101技术性文件
8102观测设备埋设布置,包括设备埋设布置图、设置说明等文件材料
8109其他
811拦河坝工程
包括土质心墙土石坝、均质土坝、混凝土面板堆石坝、沥青混凝土防渗体斜墙土石坝、复合土工膜斜墙土石坝、混凝土重力坝(含碾压混凝土)、混凝土拱坝、浆砌石重力坝、浆砌石拱坝
8110布置图、结构图、体型图及文字材料
8111开挖
8112基础防渗处理图、支护图
包括支护、固结灌浆、基础防渗、防沉灌浆、帷幕灌浆及排水系统等
8113钢筋混凝土结构图
含体形、钢筋、止水、排水图
8114混凝土浇筑图
混凝土试验报告、大坝分层分块浇筑图、纵缝灌浆、横缝灌浆、补强灌浆、接触灌浆等
8115防渗加固处理
8119其他
812 泄洪工程
包括溢洪道工程(含陡槽溢洪道、侧堰溢洪道、竖井溢洪道)、泄洪洞(含放空洞)
8120布置图、结构图、体型图及文字材料
8121开挖
8122基础防渗处理图、支护图、支护、固结灌浆、基础防渗及排水系统等
8123钢筋混凝土结构图,含体形、钢筋、止水、排水图
8124混凝土浇筑图
8125建筑装饰图
8129其他
813引水工程
包括坝体引水工程(含发电、灌溉、工业及生活取水口工程)、引水隧洞及压力钢管道工程、引水渠道工程
8130引水道布置图、结构图及文字材料
8131开挖
8132基础处理
支护、回填灌浆、回填固结、排水图等
8133引水建筑钢筋混凝土结构及混凝土浇筑,含体形、钢筋、排水图
8134建筑装饰工程
8139其他
814发电厂房工程,包括地面发电厂房、地下发电厂房、坝内式发电厂房
8140布置图、结构图、体型图及文字材料
8141开挖
8142基础处理图,包括支护、固结、帷幕、排水孔、接触、回填灌浆工程
8143钢筋混凝土结构图及混凝土浇筑图,含体形、钢筋、止水、排水、接缝灌浆图
8144建筑工程及装饰
8145交通工程
8149其他
815 升压变电工程,包括变电站、开关站、操作控制室、主变压器安装、其它电气设备安装、交通洞
8150布置图、结构图、体型图及文字材料
8151开挖
8152钢筋混凝土结构图及混凝土浇筑图
8153建筑工程及装饰
8154交通工程
8159其他
816航运工程,包括船闸、升船机工程
8160布置图、结构图、体型图及文字材料
8161钢筋混凝土结构图
8162建筑工程及装饰
8163交通工程
8169其他
817水闸工程,包括拦河闸、岸边引(排)水闸及沿海挡潮闸工程
8170布置图、结构图、体型图及文字材料
8171开挖
8172基础处理图,包括支护、防渗、排水孔浆工程
8173钢筋混凝土结构图
8174建筑工程及装饰
8175交通工程
8179其他
818交通工程
公路工程、铁路工程
8180布置图、结构图及文字材料
8181开挖
8182基础处理图,包括防护、排水孔工程
8183钢筋混凝土结构图及混凝土浇筑图
8184装饰
8185管理设施
标志标线、防护栏、照明设施
819渠道工程
8190布置图、结构图、体型图及文字材料
8191开挖
8192钢筋混凝土结构图及混凝土浇筑图
8193交通工程
8194其他
820 堤防工程
8200布置图、结构图、体型图及文字材料
8201开挖
8202基础处理图,包括支护、固结、帷幕、排水孔、接触、回填灌浆工程
8203钢筋混凝土结构图及混凝土浇筑图
8204交通工程
8205通信工程
8206观测设施
8209其他
82油、水、气、采采暖、通风系统
821 技术性文件
8211 油、水、气系统总布置图
8212 油系统
8213 供、排水系统
8214 消防水系统
8215 水力观测系统
8216 压缩空气系统
8217采暖、通风系统
8218其他
83 电气及自动化
830总布置图
831 技术性文件
指无法细分到具体各专业的电气综合性文件
832其他
833一次系统
8330技术性性文件
8331主系统接线图
网、省、地调主系统接线图均入此
8332主系统电气设备安装图,包括厂房内母线、断路器和升压站、高压开关站设备的布置图及安装图
8333 厂用系统结线图,指坝区和厂房内厂用电系统的一次结线图
8334 厂用系统电气设备安装图
8335 防雷及接地系统,包括厂房内外全部接地系统的敷设安装竣工图和接地电组的计算、测量记录、报告等有关文件材料
8336 照明及电热系统
工作照明系统和止水设施、拦污栅去冰等用的电热系统的系统图和安装竣工图
8337 地区配电系统及安装图
指本厂不属厂用电系统的如修配厂、办公楼、生活区的用的及代供电单位送给本厂附近用户的配电系统
8338 全厂电敷设安装,包括电缆设计书等文件材料
8339 直流系统、换流系统,包括事故照明系统
834 二次系统
8340继电保护及自动化的计算、统计及有关文件材料,包括整定值计算、系统阻抗图、短路电流计算、系统稳定计算和继电保护动作正确统计等
8341 继电保护及自动化控制屏布置图、安装图机旁盘布置亦入此
8342 中央集中信号、系统稳定装置、五防二次线及安装图电气制动亦入此
8343发电机二次及安装图,包括从发电机经母线到主、联变的原理图、方框图、展开图及盘后图、发电机一主联变二次线及安装图,合一起的亦入此
8344 开关站母线及输电线路设备二次线及安装图
8345 主联变二次线及安装图
8346发电机自动调整与自动准同期装置二次线及安装图励磁回路及有功成组调节装置入此
8347频率及有功功率自动调整二次线及安装图
8348厂用、配变、换流与消防报警二次线及安装图
8349仪表接线图,电子计算机(硬件)及微处理机
8350计算机控制室布置图与安装图,包括计算机的接地系统
8351计算机总体技术说明及调研选型方案
8352主机(逻辑及接线图、插件板接线、布置图),包括运算、控制、内储存器等
8353 外部设备(逻辑及接线图、插件板接线、布置图)包括磁鼓、盘、纸带穿孔机、卡片读出机、图形CRT、趋势记录仪、打字机、控制台等
8354输入输出通道
8355微处理机,包括微处理机的硬件和软件
8356电源系统及电缆,包括动力柜及电源的接地系统
8357调试记录
8358检修记录
8359其他
836
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