实验 3.docx
- 文档编号:10666359
- 上传时间:2023-05-27
- 格式:DOCX
- 页数:16
- 大小:147.20KB
实验 3.docx
《实验 3.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《实验 3.docx(16页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
实验3
实验3《采购管理子系统》模拟
一、实验目的
通过《采购管理子系统》模拟,理解系统在下达了制造订单(MO)和生成配料单之后,分析采购管理模块中产生相应的采购材料的供需分析表,制定采购订单、完成材料采购计划。
同时了解如何对供应商、采购员、采购材料进行管理。
二、实验要求
1.进行《采购管理模块》的基础设置
2.进行采购材料供求分析
3.根据需求分析表建立与修改采购订单PO
4.对采购订单PO进行不同类型的查询
三、实验内容与步骤
第一步:
《采购管理子系统》基础数据设置
步骤1:
了解《采购管理子系统》的功能
采购管理子系统的主要功能是进行供应商资料管理、采购材料表维护、采购订单(PurchaseOrder,简称PO)管理等。
当系统运行过MRP计算后,在采购管理子系统中将产生相应的采购材料的供应和需求分析表,采购员根据这些需求信息就可以合理地下达采购订单。
采购管理子系统特别提供对采购材料的管理功能,可以方便处理向不同的供应商采购时出现的不同价格问题。
采购管理子系统还提供了委外加工采购订单,当这类订单存档时系统会自动生成一张关于本加工订单的配料单,以作为向加工厂商提供原材料配额的依据以及作为材料超耗扣款的标准。
另外,加工订单还提供了某些需退回的工具、模具自动生成功能,以作为对这些工具、模具的领出和退回管理。
步骤2:
打开《采购管理子系统》主界面
先打开Access,然后在Access里打开Purchase数据库;或者先打开Windows的资源管理器,然后在资源管理器中双击Purchase数据库文件,将打开《采购管理子系统》主界面,如图3-1所示。
图3-1
步骤3:
建立供应商数据资料
在开始启用《采购管理子系统》时,所做的第一件事就是输入供应商的有关数据,这是进行采购管理作业的第一步。
1.打开供应商资料的输入与维护窗口
在《采购管理子系统》的主界面中,单击“供应商资料输入”按钮,弹出供应商资料的输入与维护窗口,如图3-2所示。
图3-2
图中显示了供应商S001的相关数据。
2.输入供应商数据
请同学自己模仿S001的数据,设计并输入供应商代号S002、S003,供应商名称为“委外加工商”的相关数据。
步骤4:
采购员数据资料设置
采购员数据资料设置与计划员、销售员数据资料设置类似,请同学自己进行实验。
步骤5:
采购材料表的建立与维护
1.了解采购材料表的作用
采购部在实际的业务操作中,经常会碰到这样的问题:
有时需要以不同的价格向不同的供应商采购同一种材料;有时需要在采购单上注明供应商的材料编号;有时还需要为一个采购员划分其所负责采购的材料等。
针对上述问题,采购子系统中特别设计了一个采购材料表,这个采购材料表一方面可以将仅用于采购的材料列出来,过滤掉不用于采购的内部原材料、半成品等;另一方面,在这一清单表中可以建立自己公司内部材料编号与供应商材料编号的对应关系,并且这一关系仅由采购部管理与维护,增加了系统操作的自由度,减少了各部门间的干扰,提高了系统的可用性。
2.了解采购材料表结构
在《采购管理子系统》的主界面中,单击“采购材料表输入”按钮,弹出采购材料表的输入与维护窗口,如图3-3所示。
图3-3
从图3-3中可以看到,表中已经有一些资料。
之所以在这里有一些资料,是因为在工程管理子系统中输入货号清单时,定义了这些货号的制购代码为"B"或"S",表示这些货号是采购的或是委外加工的,从另外一个侧面也说明这些材料是采购进来的。
若是一个材料开始时不是采购来的,后来由于某些原因变为采购的了,要及时通知工程管理人员先将这个产品的制购代码更改为"B"或"S"。
反之亦然。
从图3-3中可以发现有几个字段仍是空的,这几个字段就是留给采购人员输入的。
为了更好地运用这一清单,先来理解各字段的含义。
供应商代号:
这里的供应商代号必须是在供应商资料中存在的供应商代号,如果这里输入的供应商代号不在供应商清单中,系统将拒绝接受。
货号:
货号是内部材料编号。
若是系统行已显示的行,则当供应商代号输入后这个字段会自动输入;若是手工增加的一行资料,则这个字段需手工输入。
供应商料号:
供应商料号是供应商材料编号的简称。
本系统中这一字段非必输字段,若无供应商料号时,可以留空。
币种:
货币的种类,如人民币、美元等,这里的币种使用代号表示,最长为3个字符,如人民币用"RMB"表示、美元用"USD"表示等。
单价:
这里的单价是针对左端所输入供应商的单价。
这一单价以及前面的币种,在以后输入采购订单时,系统会自动带过去。
采购员:
这里的采购员是用来指定一材料是由哪一个采购员所负责的。
采购员字段中有一下拉框,用鼠标左键单击下拉框箭头,可以从中挑选采购员字段。
货号、名称、规格、颜色、单位、制购:
这几个字段及内容是从工程管理子系统中的货号清单中自动带过来的。
这里不能输入并修改。
3.向采购材料表输入数据
有两种数据的输入方式。
第一种是普通的输入,即一种材料仅以一个价格向一个供应商采购。
第二种是以不同的价格(或相同价格,向不同的供应商采购同一材料的输入)。
有些时候,需要问不同的供应商采购同一种材料,这时有可能单价相同也有可能单价不相同,而且有时不同的供应商使用不同的材料编号。
如图3-4所示,输入相应的数据。
图3-4
第二步:
制定采购订单PO
步骤1:
采购材料供求分析
进行采购工作的第一步是了解所要采购的原材料的需求量,然后根据需求量制定合理的采购计划。
在《采购管理子系统》主界面上半部,单击“供求分析按天”、“供求分析按月”、“供求分析按周”按钮,即可查到所有采购材料的供应和需求量。
注意:
在查询供需分析表前,要先运行MRP计算模块。
单击《采购管理子系统》主界面的“供求分析按天”按钮,可打开按天供需分析的货品清单,如图3-5所示。
图3-5
从图中可以看出,不同货号原材料的需求量,并可以看出其需求来源。
步骤2:
了解采购订单表的结构
在《采购管理子系统》主界面单击“PO输入”按钮,打开如图3-6所示的PO输入界面。
图3-6
先来了解PO输入界面中各字段的含义:
PO单号:
是用户根据一定规则编写的采购订单PO的号码。
号码最好能区分年份、供应商等方面的信息。
版次:
版次是指PO修改的次数,通常用阿拉伯数字表示,0表示是原版,没有经过修改;1表示是第一次修改;2表示是第二次修改,依此类推。
供应商代号:
此处的供应商代号是指在供应商信息表中的供应商代号。
若这里输入的供应商代号不在供应商信息表中存在,则系统将拒绝接受。
日期:
日期是指开出PO的日期,也可以是下达PO时的日期,依各自便用的习惯自行决定。
机型:
机型指PO上所订购产品是属于哪一个机型的,若无机型,可以留空。
行号:
一张PO单通常都会有多行采购材料,为了区分,每行分配一个行号。
输入形式,一般是1、2、3等。
货号:
此处的货号,是采购材料表中的货号,这里所要输入的货号也必须先存在于采购材表中,否则系统会给出错误信息。
供应商料号、名称、规格、颜色、单位:
当货号输入正确后,供应商料号、名称、规格、颜色、单位内容会自动弹出,它是根据所输入的料号从货号清单表中取出的。
批号:
有时有些材料会有批号管理的要求,这时批号这个字段就可以派上用场。
若没有批号要求,请注意保留其中的*号不要更改。
PO数量:
PO的订货数量,但要注意数量的单位。
收货期:
PO所订材料要求收货入库的日期。
发单期:
当收货期输入完毕后,系统会自动根据该材料的采购提前期计算出发单日期。
若自动弹出的发单日期不合要求,可以手工再进行修改。
币种、单价:
币种、单价是从采购材料表中直接带过来的,若无问题可以直接使用,若需要变更则可以手工进行修改。
完成:
完成字段用于标识此行的PO数量是否收货完成。
输入时缺省值为"NO"表示这一行PO数量还没有完成收货,当某一行的收货数量大于等于PO数量时,系统会自动将这一行的完成标识更改为"Yes"。
当确认某行PO订单数量不需要再收货时,也可以手工将其更改为"Yes",即强制完成。
备注:
可以输入任何附加的说明或备用信息。
步骤3:
采购订单输入
如图3-7、3-8所示输入采购订单的相关数据。
图3-7
图3-8
步骤4:
采购订单PO存档
在《采购管理子系统》主界面单击“PO存档”按钮,可将采购订单中的数据保存到系统中进行处理。
步骤5:
采购订单PO修改
有时PO单需要进行变动,有时需要增加,有时需要减少,这样就涉及到PO的修改维护问题。
在《采购管理子系统》的主界面中,单击“PO修改”按钮,然后输入需要修改的PO单号"PO200403001",再单击“确定”按钮,弹出PO的修改窗口,如图3-9所示。
图3-9
从图中可以看出,有一部分字段的颜色呈现浅灰色,其意义是这些字段己经被锁定,其中的内容不可以被修改。
PO修改界面比输入界面多一栏副行号,这个副行号栏是在PO的存档过程中由系统自动添加的,副行号为0时表示是PO的输入行,当副行号>0时表示是由系统添加的行。
这里仅可修改的字段是:
版次、供应商代号、PO日期、机型、MO数量、收货期、发单期、币种、单价、完成、备注、付款条件、送货要求、其他。
注意1:
PO数量的修改不可以小于已收数量,若小于已收数量系统会给出错误提示。
注意2:
若由系统所产生的行是副产品且其数量与所输入行的数量有关,那么当修改PO的输入行时,系统不会再自动修改这一副产品行的数量,必须手工修改。
注意3:
修改PO的输入行的数据,其所产生的配料单数量会自动修改。
步骤6:
采购订单PO的查询与报表
1.了解PO单内容与结构
在制造企业中,通常都会存在委外加工的问题。
所谓委外加工,其含义是指提供原材料给委外加工商,让加工商代理加工,加工完成后将完工品交回。
采购管理子系统中,采购订单(PO)被设计用来完成普通采购和委外加工采购两种功能,故其PO格式与常用的手工PO单格式略有不同。
在委外加工单中,常有副产品及工模具的退回问题,为了表示这类需退回的货品,在通常的PO单中增加了"购退"栏,应在使用中注意。
在《采购管理子系统》的主界面中,单击“PO报表按PO单号”按钮,然后输入PO单号"PO200403001"参数,再单击“确定”按钮,弹出如图3-10所示的PO单报表。
图3-10
注意:
当弹出参数对话框要求输入PO单号时,若输入PO单号,则只查询该PO;若留空并直接单击“确定”按钮,则会查到所有的PO单。
仔细观察图3-10,可以发现,这里的PO比手工作业中常用的PO多了“购退”栏。
这一购退栏用于标明PO行是采购的材料还是退回的材料,若是采购的材料,则标识为"采购",若为应退回之材料,则标识为"应退"。
在图3-10中,PO仅是普通采购单,没有应退行,请同学自行查看PO单"PO200403002",并与图3-10对比,看有何不同?
应退行是PO在存档的过程中由系统根据BOM中的应退子类自动产生的。
与手工作业开PO相比,本系统所提供的PO单有以下几个特点:
1)自动产生副产品及工作中心类的货号的管理量。
2)可显示PO的数量及余数(PO单上没显示)。
3)可控制PO单的完成状态(PO单上没显示)。
2.按货号对PO单进行查询
在《采购管理子系统》的主界面中,单击“PO单报表按货号”按钮,然后输入需要查询的货号"01-003-001-00",再单击“确定”按钮,弹出按料号排列的报表,并且还增加了按月份的分类,方便从不同的角度了解PO的状况。
注意:
当弹出参数对话框要求输入料号时,若留空并直接单击“确定”按钮,将会查到所有货号的PO情况。
第三步:
委外加工处理
步骤1:
PO收货查询按PO单号
在《采购管理子系统》的主界面中,单击“PO收货查询按PO”按钮,然后输入PO单号"PO200403001"参数,再单击“确定”按钮,接着在要求输入料号对话框时留空并单击“确定”按钮,弹出如图3-11所示的报表。
图3-11
注意1:
当弹出参数对话框要求输入PO单和货号时,若留空并直接单击“确定”按钮,将会查到所有PO和料号的PO收货情况。
注意2:
如果图中所显示的PO欠数等于PO数量,并且收货资料是空白,表示此时还没有收货资料。
图3-11表示已经进行了收获处理。
步骤2:
委外PO配料单维护
当一张采购单为委外加工单时,当这张PO存档后,系统会自动产生一张相应的配料单,以方便企管部门根据这张配料单发放原材料给委外加工商,同时,也方便物料管理部门合理控制材料的发放。
配料单有一个最大特点,就是只要所输入的PO货品有BOM,系统会自动生成配料单,不用再作任何工作,这就可以完全解放计算人员计算材料用量的负担,并且电脑计算更快更准确。
当PO单修改后,系统会自动对相应的配料单进行修改,不用再手工进行修改。
但有另外的情况,比如需临时增加、减少某一材料的配料量,在这时,就需要手工对配料单进行修改。
在《采购管理子系统》的主界面中,单击“配料单修改”按钮,然后输入需要修改的PO单号"PO200403002",再单击“确定”按钮,弹出配料单的修改窗口,如图3-12所示。
图3-12
从图中可以看出,有一部分字段的颜色呈现浅灰色,其意义是这些字段已经被锁定,其中的内容不可以被修改。
这里仅可修改的字段是:
版次、PO行号、PO货号、行号、标准、子类、货号、计划领料期、配料数量、己领数量、完成、备注。
注意1:
配料数量的修改不可以小于己领数量,若小于已领数量系统会给出错误提示。
注意2:
在配料单中有一名为"标准"的栏,这一栏用于标明此行的配料是标准的或是额外的,若是根据BOM计算出的,则是标准的;若是BOM配量以外的即是额外的。
在使用中应加以区分,以方便材料领用控制和成本核算。
步骤3:
委外PO配料单查询与报表
在采购子系统可对委外PO配料单进行查询,但生成的查询报表在内容结构和方式上与委外PO配料单修改作业时有些不同,同学在学习和使用中应加以注意并仔细理解和运用。
在《采购管理子系统》的主界面中,单击“配料单报表按PO单号”按钮,然后输入需要查询的PO单号"PO200403002",再单击“确定”按钮,弹出MO配料单报表,如图3-13所示。
图3-13
注意:
当弹出参数对话框要求输入PO单号时,若留空并直接单击“确定”按钮,将会查到所有的PO的配料单。
从图3-13中可以发现,本系统所提供的配料单有以下几个特点:
(1)配料单上可以显示出采购订单(PO)的部分信息,如制造加工行1,使用者不用再去翻查相应的PO来核对信息。
(2)自动给出一行的用料数量,如领料行11。
(3)提供标准标识,其含意是,若这一行的领料是根据BOM自动计算出来的,则属于标准配料,其标识为"Yes";若是在BOM标准之外的用量,则属于额外配料,其标识为"No"。
额外配料通常是手工添加的。
(4)可显示PO的数量及余数。
(5)可控制配料单的完成状态等。
步骤4:
委外PO配料单按货号查询
在《采购管理子系统》的主界面中,单击“配料单报表按货号”按钮,然后输入需要查询的货号"01-008-000-00",再单击“确定”按钮,将弹出按货号排列的MO配料单报表。
请同学自己实验。
步骤5:
PO配料领用查询按PO单号
在《采购管理子系统》的主界面中,单击“PO配料领用查询按PO”按钮,然后输入需要查询的PO单号"PO200403002",接着在要求输入货号对话框时留空再单击“确定”按钮,弹出如图3-14所示报表。
图中所显示的配料余额等于配料总数,并且领料资料是空白的,表示此时还没有领料作业。
注意:
当弹出参数对话框要求输入PO号或货号时,若留空并直接单击“确定”按钮,将会查到所有PO和货号的配料单领用情况。
步骤6:
运行MRP计算模块
在所有工作完成后,不要忘记运行MRP计算模块,让系统进行采购处理活动。
第四步:
采购管理模块小结
《采购管理子系统》模拟的主要内容为:
基础设置、管理业务流程、查询与报表作业。
1.基础设置
采购管理子系统的基础设置主要有以下3个:
(1)供应商资料输入,输入与管理供应商的一些基本资料,如供应商代码、供应商名称、供应商地址等资料。
(2)采购员输入,在工程管理子系统中定义了采购员代码和采购员姓名,在这里仅可以更改采购员姓名。
(3)采购材料表输入,在这里可以定义问哪个供应商采购何种材料的设置,并且可以管理不同供应商的不同价格。
2.管理业务流程
采购管理子系统的管理业务流程主要是采购订单(MO)的建立与修改、加工订单的配料单修改与打印:
(1)采购订单(PO)的建立与修改,其步骤为:
首先打开PO输入作业输入相应的PO料,然后再进行PO的存档作业,当存档后的PO有修改时还可以打开PO修改作业进行相应的修改,最后打印出PO单发放到供应商处。
(2)加工订单配料单的修改与打印,配料单是在PO存档时自动产生的,但有时需要作部分修改,首先打开配料单修改作业对PO配料进行相应的修改,然后就可以将配料单打印出来发放到加工厂商处作为提供材料的依据。
3.查询与报表
采购管理子系统中提供了一些主要的查询与报表,分别如下:
1.PO报表按PO单号(这也是打印PO单的作业)
2.PO查询按货号
3.PO收货查询按PO
4.配料单报表按PO单号
5.配料单查询按货号
6.配料单领用查询按PO
四、实验3报告概要
1.说明供应商资料的作用。
2.说明“采购产品清单表”的作用。
3.根据MRP计算结果说明采购的需求量。
4.自行查看PO单"PO200403002",说明与PO单"PO200403001"的不同。
5.根据查询货号为"01-003-001-00"的PO单,说出其中的内容。
6.说明货号委"01-008-000-00"的配料单内容。
7.说出运行MRP计算模块后供需分析表发生了什么变化。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 实验