知识产权管理体系文件程序制度汇编.docx
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知识产权管理体系文件程序制度汇编.docx
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知识产权管理体系文件程序制度汇编
知识产权管理体系文件
程序制度汇编
IPCX-2021
版本/状态:
A/1.0
受控状态:
受控
编制:
审核:
批准:
2021年**月**日发布
2021年**月**日实施
修订记录
序号
修订内容
最新
版次
修订人
审核
批准
发布
日期
序号
文件名称
页数
01
知识产权文件控制程序
1
02
知识产权记录和外来文件控制程序
5
03
知识产权法律法规控制程序
8
04
知识产权管理评审控制程序
10
05
人力资源控制程序
12
06
知识产权信息资源控制程序
15
07
知识产权获取控制程序
18
08
知识产权维护运用控制程序
21
09
知识产权风险管理控制程序
24
10
知识产权争议控制程序
27
11
合同知识产权管理控制程序
29
12
保密管理控制程序
32
13
立项与研发知识产权控制程序
36
14
采购过程中的知识产权控制程序
39
15
生产过程中的知识产权控制程序
41
16
销售过程中的知识产权控制程序
43
17
知识产权内部审核控制程序
46
18
知识产权经费管理和奖惩制度
49
19
知识产权应急方案
53
20
知识产权管理制度
59
1目的
对知识产权管理体系中的文件(以下简称“文件”)进行控制,确保文件的编制、审核、批准、发布、更改以及管理均处于受控状态,确保与知识产权有关的部门和场所均使用相应文件的有效版本。
2范围
适用于知识产权管理体系的所有文件的控制。
3定义
3.1管理体系文件:
包括形成文件的方针、目标、知识产权管理手册、程序文件和制度文件,以及管理所需的记录。
3.2受控文件:
在使用过程中随时保持是最新、有效、统一的文件。
具有制定、修订、分发的记录,其失效、废止的文件由按规定收回和销毁,并随时保持最新版本。
文件的封面加盖有“受控文件”印章。
3.3非受控文件:
一次性使用或短期内使用的文件,并且文件修订废止均无须进行控制,文件上不加盖“受控文件”印章。
4职责
4.1总经理负责知识产权方针、目标以及知识产权管理手册、程序文件、制度文件的批准发布;
4.2管理者代表负责知识产权管理手册、程序文件和制度文件的审核;
4.3综合部负责知识产权管理体系文件的编制以及所有文件的发放、回收的控制,负责组织对文件进行评审与更新。
5程序
5.1文件的控制范围
本公司知识产权管理体系所要求的所有文件均属控制范围,记录是一种特殊类型的文件,依据《知识产权记录和外来文件控制程序》要求进行管理。
5.2文件编号
5.2.1管理手册:
/IPSC-2021。
代表公司缩写;IPSC表示知识产权手册;2021代表发文年份。
控制程序、管理制度:
/IPCX-2021。
代表公司缩写;IP表示知识产权;CX为程序的缩写;2021代表发文年份。
5.2.3运行记录:
-IPJL-XX-X。
代表公司缩写;IP表示知识产权;JL代表记录表单;XX表示记录序号;X代表流水号。
5.2.5版本号:
文件的版本以A/1.0开始,每修改1次版本为A/2.0,A/3.0,……A/5.0,B/1.0,B/2.0……以此类推。
5.3文件编制、审核、批准、归口管理部门
5.3.1为确保文件的充分性和适宜性,文件在发布前应予审批:
1)知识产权方针和目标由总经理制定,并批准发布;
2)知识产权管理手册、程序文件、制度文件由综合部组织编制,管理者代表审核,总经理批准。
5.3.2编写文件时,要作到表述清晰、准确,版面整洁,易于理解。
综合部为知识产权体系文件的归口管理部门,负责对文件控制的执行情况予以监督、检查和管理,其他相关部门予以配合。
5.4文件标识、发布
5.4.1文件经授权人员批准后发布,发布时综合部按文件发放范围及份数统一制作,并在受控文件(知识产权管理手册、知识产权控制程序、知识产权管理制度)上加盖“受控”章,必要时注明文件的分发号或文件持有人的姓名,外来文件按阅批的意见办理。
5.4.2文件发放由综合部负责,发放时由收文部门或人员在《文件发放回收登记表》上签字确认。
5.4.3文件经综合部负责人或授权人批准同意后,可对外分发。
对外分发由对口职能部门负责,对外分发的文件在失效或作废时不必予以回收。
5.5文件使用、保存
5.5.1文件的借阅、复制须登记在《文件借阅复制记录表》,归口管理部门监督借阅人按期归还。
涉密文件的借阅、复制,按《保密管理控制程序》进行。
5.5.2文件使用部门或人员负责文件保存,保持使用文件清晰、完整,任何人均不得在正式文件上加注标记,书写文字、符号等。
现场使用文件须方便作业人员索取。
使用文件出现缺页、破损、字迹模糊等,文件使用部门或人员须向文件归口管理部门申请补发,文件不得私自影印,文件补发须以旧换新。
5.5.4文件应存放在适宜环境、存取方便,文件可呈任何形式或类型媒体,如:
磁带质、硬拷贝或电子媒体。
5.6文件更改
5.6.1文件在实施过程中发现存在问题,需要改或增订时,由使用部门或人员填写《文件更改单》,向文件归口管理部门提出更改或增订的请求。
5.6.2更改或增订后的文件审批,按原途径办理审批。
5.6.3文件归口管理部门根据文件发放范围和《文件发放回收登记表》,用更改或增订的有效文件撤回作废文件,并做好再次发放的记录。
5.6.4受控文件使用者,在接到通知后未及时返回废止的文件或具有签名的被销毁声明,则该受控文件变更为非受控文件。
5.7文件评审
5.7.1管理者代表组织相关部门每年不少于一次对知识产权管理体系文件进行适用性的评审。
5.7.2当公司的组织机构、产品品种、工艺流程、相关法律法规发生变化时,应对知识产权管理体系文件进行适用性的评审。
5.7.3文件的评审可结合内部审核进行。
5.7.4文件评审中的更改或增补,按本程序5.6条款的规定。
5.8文件销毁
5.8.1作废文件由文件归口管理部门及时从使用场所撤出、销毁,销毁作废文件需填写《文件销毁申请表》。
5.8.2逾保存期限资料、记录,由保管部门填写《文件销毁申请表》后销毁。
5.8.3作废文件当再生纸使用,须加盖“作废”章。
5.8.4出于法律和积累知识的目的所保留任何已作废的文件,须加盖“作废留用”章,以防误用。
6引用文件
保密管理控制程序
知识产权法律法规控制程序
7记录表单
文件发布审批表
文件发放回收登记表
文件借阅复制记录表
文件更改单
文件销毁申请表
知识产权受控文件清单
1目的
对外来文件和记录文件进行管理,为公司的知识产权创造、运用、保护等管理活动提供客观证据,确保各项记录得以妥善保存,便于追溯。
2范围
适用于公司知识产权管理体系运行有关的记录和外来文件的管理。
3定义
3.1记录:
为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.2知识产权记录:
知识产权的各项检索、记录表单及报告书等。
3.3知识产权外来文件:
指顾客、供方、其他相关方提供的知识产权文件,行政决定、司法判决、律师函件,国家、地方政府、行业主管部门颁布的法律、法规和管理规定等。
4职责
4.1管理者代表负责知识产权记录使用、更改、处理的批准。
4.2综合部负责接收知识产权外来文件,识别其有效性并登记、发放、保存。
4.3综合部负责知识产权记录的登记编号、更改、处理和控制,以及产品实现全过程和知识产权管理体系运行记录的管理。
4.4各职能部门负责相关知识产权记录的编制、填写、保存和保护。
4.5知识产权记录的填写人员对所记录的数据、文字负责。
5程序
5.1记录的种类
知识产权体系运行必备的记录见《知识产权记录清单》。
与知识产权活动相关的其他记录。
5.2记录的形成
各部门负责按《知识产权文件控制程序》中规定的要求做好各类知识产权记录。
呈书面形式的知识产权记录需用钢笔或水笔书写,字迹清晰。
呈电子媒体形式的知识产权记录应有备份。
知识产权记录填写必须及时,内容准确。
5.3记录的保管
5.3.1归口管理部门指定专人负责收集、整理,按年、月汇编或装订成册,分类存放。
为便于索引,记录汇编或装订应依其流水号或日期或产品类别等。
记录贮存和保管应便于存取,并有适宜环境,防止损坏、变质和丢失。
5.4记录的使用
5.4.1公司内部人员查阅记录,经记录管理部门负责人批准。
5.4.2合同有规定时,知识产权记录可供顾客或其代表查阅,但需经记录管理部门负责人批准。
5.4.3查阅申请通过批准的,记录管理部门填写《文件借阅复制记录表》后复制或者传递相关文件。
5.4.4涉密记录的查阅按《保密管理控制程序》进行。
5.5记录的废弃
5.5.1知识产权体系运行必备的记录其保存期限按本程序5.1.1条款的规定。
5.5.2其他的知识产权记录保存期限一般为五年,如有特殊情况者另行规定。
5.5.3合同或技术协议中对知识产权记录保存时间有特殊要求时,则按合同或技术协议的要求执行。
5.5.4每年12月底,知识产权记录归口管理部门自行清查过期待销毁的记录,填写《文件销毁申请表》经管理者代表批准后销毁。
5.6知识产权外来文件
5.6.1对于公司所适用的相关法律法规等,按《知识产权法律法规控制程序》进行管理。
综合部对接收的有关知识产权的行政决定、司法判决、律师函件、往来传真等外来文件,签收后登记在《外来文件登记表》,明确接收时间和来源,并根据文件内容交由相关部门或人员承办。
5.6.3外来文件可采用原文件号。
如外来文件无原文件号,由综合部自行编号为/IPWL-XX-XXXXXX,如/IPWL-01-160812。
代表公司缩写;IP表示知识产权;WL代表外来文件;XX表示文件接收序号;XXXXXX代表接收日期。
5.6.4外来文件一般由综合部保管归档,转给其他部门承办的,由承办部门保管归档。
如无特殊需要,保存期限为三年。
6引用文件
知识产权文件控制程序
保密管理控制程序
知识产权法律法规控制程序
7记录表单
知识产权记录清单
知识产权外来文件登记表
1目的
对公司所需知识产权法律法规及其他要求进行控制,确保企业知识产权的内容符合相关知识产权法律法规和标准GB/T29490-2013标准要求。
2范围
适用于公司的知识产权法律法规及其他要求的收集、识别、传达、更新。
3职责
3.1综合部是本程序的主管部门,负责对知识产权法律、法规及其他要求的识别、获取与更新,并出具《法律法规及其他要求一览表》。
3.2各职能部门负责获取和收集与本部门相关的法律、法规及其他要求,经登记和识别后及时传递到综合部。
4程序
4.1收集范围:
4.1.1国家颁布的有关的知识产权法律法规(如专利法、商标法等);
4.1.2涉及知识产权的相关法规(如计算机软件保护条例);
4.1.3我国签订的国际条约(如专利合作条约);
4.1.4各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策;
4.1.5其他相关方所提出的要求。
4.2获取渠道
4.2.1立法机关、行政主管部门、公共图书馆、咨询公司。
4.2.2订阅有关法律法规和其他要求报刊杂志、汇编。
4.2.3通过互联网查询政府(国家、省、市各级)、部门(如知识产权局)、行业(如本行业)等相关网站。
4.3法律信息的收集、识别
公司各部门通过上述渠道获取知识产权法律法规和其他要求,并传递到综合部汇总。
4.3.2综合部对获取到的知识产权法律法规和其他要求,进行识别和确认,将适用于公司的内容汇总和编制为《知识产权法律法规和其他要求清单》。
4.4法律信息的传达
综合部将《知识产权法律法规和其他要求清单》及法律法规文本以文字或电子媒体的形式分发到有关部门和员工,让员工们熟悉知识产权相关的法律法规,以便于更好地开展企业知识产权工作。
4.5法律信息的更新
4.5.1为保证法律法规和其他要求保持最新状态,财务部对法律、法规有效性进行跟踪,一旦发现废止或者新版的法律、法规,进行识别并确认登记,并及时传达给相关部门。
4.5.2各部门可通过转发文件,会议等形式,及时将有关法律法规和其他要求的变更信息,通报给相关方或接受查询。
5引用文件
无
6记录表单
法律法规及其他要求清单
1目的
本程序规定了公司管理评审的相关流程,以确保知识产权管理体系运行的适宜性、充分性和有效性。
2范围
本程序适用于本公司知识产权管理体系的管理评审。
3职责
3.1综合部与知识产权管理者代表或公司管理层沟通后负责《管理评审计划》的制定,并全程负责保障管理评审按计划顺利进行。
3.2管理者代表主要负责各项评审工作的统筹安排。
3.3总经理负责公司定期的管理评审工作。
3.4其他各部门主要负责提供各类所需资料,配合管理评审工作的顺利进行。
4程序
4.1管理评审的时机与评审计划的发布
管理评审每年至少进行一次,原则上安排在某次内审后的一个月内进行,当出现特殊情况(如:
重大知识产权纠纷、产品生产工艺大变化、组织架构变更等)可追加审核。
4.1.2综合部与管理者代表或公司管理层沟通后负责制定公司知识产权管理体系的《知识产权管理评审计划》,发出管理评审会议通知(原则上在一个星期前发出会议通知),由总经理批准,各部门主管配合进行管理评审,有关部门负责人按《知识产权管理评审计划》要求提前准备评审信息资料。
4.2评审输入
4.2.1知识产权方针、目标;
4.2.2企业经营目标、策略及新产品、新业务规划;
4.2.3企业知识产权基本情况及风险评估信息;
4.2.4技术、标准发展趋势;
4.2.5前期审核结果。
4.3管理评审会议
4.3.1综合部按照《知识产权管理评审计划》组织召开管理评审,会议中由总经理主持负责对公司知识产权管理体系进行管理评审,各部门主要负责人参加评审会议,会议由总经理主持,综合部组织要签到并做好会议记录。
4.3.2各部门负责人就本部门所准备的资料进行汇报,管理者代表就知识产权方针、知识产权目标的符合性、适宜性,知识产权管理体系运行情况等做出汇报。
4.3.3与会人员对评审输入做出评价,对于存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施,对于发现的其他改进机会,相关部门应制定改进计划。
4.3.4总经理对所涉及的评审内容作出结论。
4.3.5管理评审会议结束后,综合部根据会议内容将评审内容汇总,出具《知识产权管理评审报告》,经总经理签字批准确认后,分发到各相关部门。
4.4改进措施
综合部组织各部门根据《知识产权管理评审报告》,在一周内制定改进措施。
各职能部门按照改进措施进行内部调整,综合部对改进措施执行情况及效果进行验证,并形成记录,向总经理汇报,并作为下次管理评审的输入。
4.5文件归档
评审结束后综合部负责整个流程涉及文件的整理归档。
4.6如果评审结果引起文件更改,应执行《知识产权文件控制程序》。
5引用文件
知识产权文件控制程序
6记录表单
知识产权管理评审计划
知识产权管理评审签到表
知识产权管理评审报告
改进措施
1目的
对于员工基于适当的教育、培训、技能和经历,使涉及知识产权工作的人员具备所必需的能力。
2范围
适用于公司员工的知识产权教育、培训。
3职责
3.1综合部确定涉及知识产权工作人员所必要的能力,制订公司年度知识产权培训计划,并组织实施培训。
3.2各部门负责提出培训需求,配合培训工作的实施,或采取其他措施。
4程序
4.1知识产权岗位任职要求
4.1.1综合部根据管理需要和公司情况编制《知识产权岗位说明书》,确定涉及知识产权工作人员所必要的能力,明确目前在岗人员是否能胜任工作。
4.1.2对人员能力的判断可以从学历、专业、知识、经验、技能等方面综合考虑,选拔能胜任本职工作的人员从事知识产权工作。
4.1.3经总经理批准后,知识产权岗位任职要求可作为各部门岗位选择、招聘、培训、安排知识产权工作人员的主要根据。
4.2培训计划编制
综合部每年年底发《培训需求调查记录》至各部门,对各部门的培训需求进行统计。
4.2.2综合部根据调查结果和公司的管理需要,编制年度知识产权培训计划,报总经理审批后组织实施。
4.3培训方式
4.3.1新进、转岗人员的培训。
综合部按照教育和岗位的要求由指定人员在规定的时间对新进、转岗人员进行岗位知识产权管理培训,包括岗位涉及的知识产权工作,公司保密制度,公司知识产权管理方针、目标。
4.3.2知识产权普及宣传教育。
综合部每年应对全体员工至少进行一次知识产权宣传培训,提高员工的知识产权意识和保密意识。
4.3.3知识产权战略教育。
综合部每年对中、高层管理人员进行知识产权企业管理方面的培训,使其具有一定的知识产权战略意识。
4.3.4深化教育。
对研究开发等与知识产权关系密切的岗位人员,综合部内部聘请专业人员或聘请外部的专家来公司授课,进行深度的技能培训。
4.3.5外出培训。
每次外出培训,应填写《外训申请表》,经管理者代表批准后可派相关人员培训,并将培训结果(证书、考试成绩、考核)报行政人事部。
4.3.6临时培训。
各部门根据岗位职责和知识产权管理的实际情况,填写《培训需求审批表》向综合部提出临时培训要求,经管理者代表批准后,由综合部组织实施。
4.4培训考核、评价
根据培训课程的特点,可采取口试、笔试、实际操作等不同形式对受训人员进行考核,并对培训的效果进行评价,以改进培训。
4.5培训记录
4.5.1每次内部培训都必须签到。
培训结束后由培训教师填写《培训记录表》,记录培训的时间、地点、培训内容、考核情况、效果评价等。
4.5.2综合部负责对员工接受的各类培训以及经历、技能进行记录;对员工的工作业绩进行测评和记录,作为提拔、免职、奖惩、辞退的依据。
4.5.3培训教师培训结束后,应把《培训签到登记表》、《培训记录表》、试卷(如有)等交综合部,以便建立培训档案。
5引用文件
无
6记录表单
知识产权岗位说明书
入职员工知识产权背景调查表
入职知识产权声明
离职注意事项告知书
培训需求调查记录
知识产权培训计划表
培训签到登记表
培训记录表
外训申请表
1目的
确定知识产权信息的收集、分析、利用、发布要求,并对其过程进行控制,确保公司能够及时获取相关知识产权信息,并加以有效利用。
2范围
适用于公司内外部知识产权信息的收集、传递、处理、利用,以及对外信息的发布。
3职责
3.1管理者代表:
对信息的传递和处理进行监督,对拟对外发布的信息进行批准。
3.2工程部
3.2.1建立信息收集的渠道,获取、利用、传递各类知识产权信息;
3.2.2定期获取所属领域和竞争对手的知识产权信息;
3.3.3在公司网站更新和科研论文发布前进行知识产权审查;
3.3市场部:
负责公司简介、产品介绍等对外宣传材料的发布前审核;
3.4各部门:
收集与本部门相关的知识产权信息并进行分析、利用、传递。
4程序
4.1信息的类别
知识产权信息包括内部信息和外部信息。
4.1.1内部信息包括:
包括知识产权体系运行及其结果的正常信息,包括公司的专利、商标、商业秘密、专有技术、许可证贸易等各类知识产权信息;
4.1.2外部信息包括:
有关知识产权的法律、法规、规章和政策措施,国内外相关专利文献、商标注册等信息,相关专业期刊、图书、杂志等出版物记载的相关技术信息,竞争对手及其产品技术信息,供方、外协方、合作方的知识产权信息等。
4.2信息的收集渠道
4.2.1内部信息由各职能部门在工作中收集,并按规定汇报给相关部门和人员。
4.2.2外部信息的收集渠道:
(1)世界知识产权组织和各国知识产权官网,如世界知识产权组织(WIPO)、中国专利局(sipo),美国专利商标局等;
(2)知识产权相关政府部门网站,如江苏省知识产权局,南京市科技局等;
(3)专利商标检索查询网站,如soopat,佰腾网等;
(4)网络上的论文、期刊数据库如万方、知网数据库等;
(5)相关专业期刊、图书、杂志等出版物;
(6)学术交流会、销售展会、行业协会等;
(7)从知识产权服务机构、客户、供方、外协方、合作方、行业协会等相关方直接获得;
(8)其他途径。
4.3信息的收集、分析、传递
4.3.1技术部汇总知识产权信息收集渠道,登记在《知识产权信息收集渠道记录表》中。
技术部定期收集竞争对手和所属领域的知识产权信息,并进行分析,形成《知识产权信息收集分析记录》,供相关人员参考。
各职能部门根据工作内容和公司产品、行业等情况,识别知识产权信息的需求,选择合适的途径收集知识产权内外部信息。
各职能部门对于收集到的知识产权信息进行有效性识别,对有用的信息进行筛选和分析加工,视需要传递给相关部门和人员,为公司的研发、采购、生产、销售活动提供参考。
4.3.5知识产权信息可以采用知识产权记录、OA办公系统、书面资料、公司例会、专题会、宣传栏、电子媒体、通讯等沟通方式予以传递。
4.3.6负责相关信息的责任部门应注意信息的安全性和保密性。
4.4信息的更新
各部门对知识产权信息进行动态识别,定期更新,保存相应的文本,供有关方面查阅。
4.5信息发布
论文发表、学术会议、科技评价、评估、评奖、产品展览与销售、网站信息发布等涉及对外信息发布的活动前,应对拟发布信息进行审批,以防因技术方案公开而丧失新颖性或造成商业秘密流失。
4.5.2公司网站更新和科研论文发布由工程部负责,公司简介、产品介绍等对外宣传材由市场部负责,相关人员在信息发布前就拟发布信息填写《对外信息发布审批表》。
部门负责人对拟发布信息的内容、保密性等进行审查,审查内容包括:
(1)防止专利因技术方案公开而丧失新颖性;
(2)防止商业秘密流失;
(3)防止使用的公开资源如影像、音乐、图片、字体等,侵犯他人知识产权(专利/商标/著作权/商业秘密);
(4)防止出现不正当竞争、虚假宣传、违反法律或风俗的宣传。
部门负责人填写审批意见,管理者代表根据审查意见对信息发布方案予以批准或驳回,对于批准的,相关人员进行信息发布。
驳回的,修改信息发布方案后重新提交发布审查。
4.5.5发布信息监督检查
信息发布后,相关部门进行监督检查,保证信息发布的有效实施。
当信息发布造成严重后果和不良社会影响的,应当及时采取补救措施。
5引用文件
无
6记录表单
知识产权信息收集渠道记录表
知识产权信息收集分析记录
对外信息发布审批表
1目的
对公司的知识产权检索、申请等获取过程进行控制,保证知识产权获取过程符合法律和保密性要求。
2范围
本适用于公司知识产权获取过程的控制工作。
3职责
3.1综合部负责制订知识产权获取工作计
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