规章制度管理规范1Word文档格式.docx
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是指向规章制度管理部门提出新增、修订或废止有关规章制度建议的部门;
2.起草部门:
是指受规章制度管理部门的委托,或根据本部门内部管理需要,负责制度新增、修订过程中的文案撰写的部门;
3.会签部门:
是指根据制度具体内容,需要在制订制度时就相关条款向起草部门提出建议或意见的部门;
4.执行部门:
是指根据规章制度所界定的业务内容和管辖权限,负责具体执行制度相关条款所规定的事项的部门。
第三章定义及说明
第五条本规范所称规章制度是指依据国家(地方)有关法律、法规、规章及西电集团的规章制度和公司有关规定、规程,结合自身实际情况制订的规范公司生产、经营、管理的文件。
第六条下列事项可以制订规章制度:
(一)为建立公司的现代企业制度,对公司宗旨、公司负责人及其职权、组织机构及其职权和议事规则、生产经营方式以及对公司财产的占有、使用、收益、处分所作出的根本性规定;
(二)为实现公司战略,对公司经营决策、综合计划、对外投资、物资供应、市场营销、行政管理、人力资源、财务、审计、监察、科研、环保、知识产权保护等工作作出的原则与具体规定;
(三)根据公司战略规划和管控模式,实行分级管理,统一指挥,对公司运营作出原则与具体的规定;
(四)其他涉及公司整体性管理要求作出的专项规定和为贯彻实施地方法律、法规、规章以及西电集团的规章制度而作出的实施细则。
第四章制度体系分类与框架
第七条根据《中华人民共和国公司法》及公司章程相关规定,结合公司战略定位和管控需要,制定制度体系的基本框架(见附件1),基本框架共分为三级:
(一)一级目录划分为4大类“规范化管理类”、“战略管理类”、“投融资管理类”、“经营管理类”;
(二)二级目录是对一级目录的细分,共计23小类;
(三)三级目录是二级目录下所包含的具体的制度层面,并根据内容和适用范围的不同,分为两个层面:
1.基本规章制度,是指构成公司治理结构与规则,以及构成公司经营管理职能的综合性规范文件,如“纲要”、“制度”、“规程”、“规则”、“规范”等;
2.操作规范,是指构成经营管理具体事项的专项规范文件,如:
“办法”、“实施细则”等。
第八条框架内容
(一)规范化管理类制度是指能够体现公司法人治理结构、授权与管控、内部控制与风险管理以及全面质量管理等的基本原则、方法的规章制度。
规范化管理类制度主要包括以下五个方面:
1.法人治理结构类制度:
包括党政联席会议制度、总经理工作制度以及其他法律、法规要求制定的制度;
2.授权与管控类制度:
包括授权管理规定、外派董事监事管理制度、规章制度管理规定、组织管理规范、关联交易管理制度等其他必要的制度;
3.内部控制与风险管理类制度:
包括内部控制制度、资产损失责任追究管理制度、全面风险管理实施纲要等;
4.全面质量管理类:
质量管理制度、名牌产品管理制度、产品重大质量事故报告及处理管理制度等。
(二)战略管理类是指公司战略规划管理、战略执行管理、绩效考核管理以及其他制度。
战略管理类主要包括以下三个方面:
1.战略规划管理类制度:
包括发展战略和规划管理制度、科技发展战略规划、营销规划、人力资源规划、信息化规划等;
2.战略执行管理类:
包括综合经营计划管理制度、全面预算管理制度等;
(三)投融资管理类是指对外投资长期股权投资、证劵投资、金融衍生工具投资、固定资产投资以及规范公司融资和担保业务的原则、规定以及操作方法的制度。
投融资管理类主要包括以下两个方面:
1.投资管理类:
包括长期股权投资、证劵投资、金融衍生工具投资,以及固定资产投资制度等;
2.融资与担保管理类:
包括对外担保管理制度等;
(四)经营管理类是指公司经营管理层为了实现经营目标而实施预测、计划、组织、指挥、监控、激励、考核等基本职能时,对各项专业职能活动在公司经营管理及部分间分工与合作进行规范的各种规章制度。
经营管理类制度主要包括以下十四个方面:
1.科技管理类;
2.采购管理类;
3.生产管理类;
4.营销管理类;
5.物流管理类;
6.安全与节能环保管理类;
7.资产管理类;
8.信息化管理类;
9.财务管理类;
10.人力资源管理类;
11.审计监察管理类;
12.法律管理类;
13.行政管理类;
14.统计与经营分析管理类。
公司可根据经营管理需要,在上述分类基础上增设其他类别的管理制度。
第五章制度格式
第九条制度的编号方式
(一)制度编号的构成:
制度的编号由公司标准代码,制度的一级、二级目录代码,三级目录代码、制度顺序号,版本代码、修订代码,批准年限代码的五段代码的组合组成,如下图表示:
XD/BJDQ—GZGA—J01—(第一版I)–20XX
各段代码的含义及使用方法如下:
1.公司标准代码:
用大写英文字母表示,西电宝鸡电气有限公司的标准代码“XD/BJDQ”表示。
2.制度的一级、二级、三级目录代码:
用大写英文字母表示,标准代码参见《西电宝鸡电气有限公司制度体系基本框架及目录代码表》(见附件1);
3.制度顺序号:
用两位阿拉伯数字表示,按顺序排列;
4.版本及修订代码:
用汉字“第X版X”表示,其中第一个“X”用“一、二、三......”标记,表示该制度的颁布版次,第二个“X”用”I、II、III......”标记,表示该制度修订版次(新编制的制度无修订代码);
5.批准年限代码:
用四位阿拉伯数字的标记,代表该制度被批准颁布的年份,如:
2011。
(二)制度的编号管理:
1.制度由企业管理部门统一编号;
2.为使编号正确、统一,不致发生重复,企业管理部门应按公司的具体情况制订相应的分类名细,认真填写并归集保管,每季度更新一次,在新增、修改、作废时加以登记备案;
3.已颁布执行的制度需修订时,只对版本及修订代码进行修改(年限变更的需修改批准年限代码),其余代号或代码不变。
第十条制度的格式
制度的各要素分为:
封面、正文、附件附录四部分。
封面包含制度名称、编号、签发日期、签发人等;
正文是制度主体部分,分层次表述制度内容;
附件包含与制度相关的资料、文件、表单等;
附录是制度制定、修订、废止的记录。
(一)封面:
制度文件的封面应包含公司标准标识(LOGO)、制度类别、制度名称、制度编号、签发日期和签发人等信息,封面格式应简单、大方(见附件3)。
(二)正文:
为保证制度结构符合逻辑,易于理解、引用和采用,在内容上采用按“篇”、“章”、“条”、“款”、“项”、等顺序进行多层次的结构划分。
1.篇:
如果制度涵盖的内容涉及几个专业,可将专业设置为篇。
篇应从“第一篇”开始编号,使用三号宋体汉字表示,独立起行,居中对齐。
编号应依次连续。
部分制度如有特殊需要,可在“篇”后设“节”。
2.章:
是制度正文层次中的基本组成部分。
章应从“第一章”开始编号,使用小三号宋体加粗汉字表示,独立起行,居中对齐。
3.条:
是章的有标号的细分单元。
条应从“第一条”开始编号,使用四号宋体加粗汉字表示,独立起行,向左对齐。
编号不受章节限制,依次编号,跨章连续。
4.款:
是条内有编号的细分内容。
款应从“
(一)”开始编号,使用四号宋体带括号的中文数字表示,独立起段,首行缩进两字符。
在本条内各款依次编号,跨条不连续。
5.项:
是款中一个更细化的具体内容。
项应从“1.”开始编号,使用四号宋体阿拉伯数字表示,独立起段,首行缩进两字符,整段悬挂缩进。
在本款内各项依次编号,跨款不连续。
6.制度正文使用四号宋体字,段前、段后设置间距为0行,段内各行设置1.5倍行距。
(三)附件:
1.如制度所附文件属于公文类,则保留原文格式不变;
2.如制度所附文件为制度编制或修订时自行起草,参照本条第二款规定的格式编制或调整;
3.如制度所附文件为图表类,应以美观、大方为原则绘制,避免同一图表跨页显示,图表中的文字最大不超过四号。
(四)附录:
1.每项制度在正文结束后,均需以附录的形式记载该项制度的编制、修订及废止的历史记录,以便制度的使用者或阅读者了解该制度在使用中的发展变化过程;
2.在某项制度因修订而需要换版的时候,附录部分的内容应同时予以更新;
3.附录的格式见附件4.
(五)纸张选择:
一般采用国际标准A4型(210mmX297mm),页面上下、右边距均为25mm,左边距为30mm。
(六)从正文第一页开始,页眉处左端插入制度名称,右端插入制度编号;
在页数居中插入以汉字加阿拉伯数字如“第1页(共22页)”,表示的页码,封面不编页码。
页眉页脚处汉字使用小五号宋体,字母、数字等字符使用小五号新罗马体(TimesNewRoman)。
第十一条制度汇编格式:
(一)据管理标准化要求,企业管理部门根据业务类型和工作需要,采用适当形式发布公司各项规章制度,但发文稿件应在公司档案室存档,并与发布的电子版保持一致,以便于统一管理和查阅。
(二)制度需要汇编时,应将同类制度按照制度编号顺序依次整理,添加封面,装订成册。
1.制度汇编的封面应包含公司标准标识(LOGO)、汇编类别、印制部门、汇编日期等信息,封面格式应简单、大方;
2.某类制度因数量和篇幅过大时,应分册装订。
第六章制度的编制、修订及审批
第十二条制度的编制、修订:
(一)基本规章制度:
根据《公司法》及相关法律、法规、规章的要求,结合公司经营管理实际,由执行董事或总经理授权的部门编制或修订。
(二)操作规范:
根据本规范第二章第四条所确定的职责权限,对基本规章制度的相关内容进行细化,形成具备操作性的办法或实施细则。
(三)经修订的各类制度颁布时原制度自动废止。
第十三条审批程序:
(一)制度编制或修订草案的提出:
按照《公司法》及相关法律、法规、规章的规定要求,或因制度缺失或现有制度与企业经营发展状况不相适应,由相关职能部门提出制度编制或修订草案,并填写《规章制度编制/修订申请审批表》(见附件5)交企业管理部门预审;
(二)制度编制或修订草案的预审:
在接到相关职能部门所提草案后,企业管理部门需进行分析和论证,提出预审意见,如同意则由企业管理部门组织会签,如不同意则将草案退回相关部门并说明原因;
(三)征求意见(会签):
制度草案通过预审后,由企业管理部门组织会签,向相关职能部门征求意见,会签时主要对制度草案内容的正确性、完整性、与其他相关制度之间的衔接、制度所涉及到的职能之间的协调性等方面进行审核;
(四)修改:
负责制度编制或修订的部门根据各相关职能部门的会签意见对制度草案进行整理和修改,如有必要,须请相关职能部门进一步确认:
(五)标审:
经修改后的制度文本送交企业管理部门标审,主要对行文格式的规范性等进行审查,通过标审成为送审稿;
(六)专项审核:
如为特殊制度,需经专业机构的专项审核,例如涉及职工重大切身利益的需经职工代表大会审核;
涉及国家安全和公司重要商业秘密的需经保密委员会审核;
以及合法性审查和内控体系的合规性审查。
(七)审核、审批:
完成前述程序,由制度所涉及业务的主管领导审核,最终根据制度所属类别由执行董事或总经理审批,具体权限见下表:
序号
制度类别
权限
审核
审批
1
规范化管理类
基本规章制度
主管领导
执行董事
2
战略管理类
3
投融资管理类
4
经营管理类
操作规范
总经理
(八)颁布:
经批准的制度,由企业管理部门统一编号、发布;
(十)归档:
经批准的稿件应按公司档案管理要求在档案室存档,电子版由企业管理部门负责保存、管理。
第七章制度的废止
第十四条在规章制度运行期间,如因国家政策、法律、法规、规章发生变化,或企业经营方向、经营状况发生调整和变化,或因制度所规定的主要条款的前提条件不复存在时,需根据情况,对相关制度予以废止。
(一)由各职能部门向企业管理部门提出废止某项制度的书面建议,填写《规章制度废止申请审批表》(附件6),并提交下列文件资料:
1.规章制度废止的依据及其必要性;
2.有关国家政策、法律法规及其他相关文件资料。
(二)企业管理部门对上述建议经过分析、论证后,形成书面结论,将同意废止的结论根据制度所属类别报执行董事或总经理审批(权限同制度编制、修订的权限),通过后下发废止相关制度的通知。
(三)如经企业管理部门论证或执行董事、总经理审批,不同意废止相关制度,则由企业管理部门将废止建议退回提交建议的部门,并对不予同意的意见作出书面说明。
(四)企业管理部门应及时公式废止的制度,按年度将当年废止制度的清单以公文形式下发。
第八章制度的监督
第十五条制度的合法性审查
公司法律事务部门负责公司各项制度发布前的合法性审查,保证公司各项制度符合国家相关法律规定。
第十六条制度体系的监督检查
公司审计部门负责监督、测评公司制度体系的运行,并对制度运行情况进行独立性评价。
第十七条制度执行效果的监督检查
公司监察部门负责监督检查公司制度的执行效果,提出改进建议。
第九章制度的仲裁
第十八条管理制度的仲裁:
(一)仲裁对象:
制度执行过程中的职能纠纷和业务处理方式、方法纠纷。
(二)仲裁方式:
1.公司企业管理部门经执行董事授权,负责规范化管理类、战略管理类和投融资管理类所涉及的基本规范制度的仲裁,执行董事授权的部门负责操作规范的职能、方法、业务处理方式等纠纷的仲裁。
上述仲裁无法达成时由企业管理部门提交执行董事最终裁定。
2.公司企业管理部门或其委托的部门负责对经营管理制度所涉及的职能、方法、业务处理方式纠纷的仲裁。
上述仲裁无法达成时由企业管理部门提交总经理裁定。
第十章附则
第十九条本规范自执行董事签发之日起生效。
第二十条本规范委托公司企业管理部门负责解释。
附件1:
西电宝鸡电气有限公司制度体系基本框架及目录代码表
一级目录、代码
二级目录、代码
三级目录、代码
操作规范
GZG
法人治理结构类
A
J
C
授权与管控类
B
内部控制与风险管理类
全面质量管理类
D
GZZ
战略规范管理类
战略执行管理类
绩效考核管理类
GZT
投资管理类
融资与担保管理类
GZJ
科技管理类
采购管理类
生产管理类
营销管理类
物流管理类
E
安全与环保节能管理类
F
资产管理类
G
信息化管理类
H
财务管理类
I
人力资源管理类
审计监察管理类
K
法律管理类
L
行政管理类
M
统计与经营分析管理类
N
附件2:
制度封面格式
(“横式一小”图标,向左对齐)
(小四加粗宋体,向左对齐)
(小一黑体,居中对齐)
X/X-GZGB-J01-(第一版)-20XX(四号黑体,居中对齐)
XXXX年XX月XX日发布
签发:
(签发日期和签发人均为四号加粗黑体,向右对齐)
附件3:
附录:
编写及修改情况记录单
编号
生效日期:
年月日
文件名
版号
条款
日期
填写及修改说明
编写及修改人
备注
附件4:
X有限公司
规章制度编制/修订申请审批表
制度名称
主办部门撰稿人
主办部门负责人
制度编制/修订理由
企业管理部门预审意见:
预审:
会签部门或领导
会签人及日期
会签意见(可另附页)
企业管理部门标审意见:
标审:
专项审核意见:
审核:
审核意见:
年月日
审批意见:
附件5:
规章制度废止申请审批表
制度名称及编号
申请部门
部门负责人
废止理由
资料清单
企业管理部门审核意见:
预审:
本制度完成上述程序,按公司发文程序办理审批手续。
编写及修改情况记录单
XD/BJDQ-GZGB-J02(第一版)-2013
2013年9月22日
2013年9月
编写
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