第五章 AC990财务管理软件的档案管理.docx
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第五章 AC990财务管理软件的档案管理.docx
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第五章AC990财务管理软件的档案管理
第五章档案管理
档案管理系统中各类档案的归类管理为经营业务的开展提供了便利。
档案管理系统主要分为:
商品档案、供应商档案、客户档案、部门档案、仓库档案、业务员档案、费用档案、条码解析方案。
一、商品档案管理
商品档案管理主要用于商品的分类管理,详细记录商品信息,为用户在运行商品进、销、调、存的操作时提供便捷,提高工作效率。
商品档案管理又分为:
商品档案编辑、商品档案浏览、商品套件档案、商品调价等。
商品档案编辑
商品档案编辑是商品档案管理中最重要的环节,具体操作界面如图:
(一)商品编码
商品的科学编码关系到用户核算的效率。
本系统采取分级编码的原则,用户在商品设定前必须先设定商品编码的级别,具体设定在系统参数设置内进行。
商品编码每级编码长度不超过9位,用阿拉伯数字0-9表示,各级编码长度的和不能超过20位。
用户在档案编辑时编码可以不连续。
设置下级编码时,必须存在相应的上级编码。
给下级编码编号时,下级编码必须以上级编码起头再加上本级编码。
编码不能重号。
例如:
以江南贸易总公司部分商品编码为例。
该公司经营的商品可分为香烟、油类等多种,在设定商品编码时分为两级:
第一级长度为3,第二级长度为3,总级别位数“3+3<=20”,具体可分为001、002、003、…、999等。
香烟下面又分为多种明细,又可依次编码为001001、001002、…、001999等,其他以此类推。
(二)商品名称
商品名称长度最长可输入30个汉字(60个字符)。
(三)规格型号
用于记录商品的包装规格,最长可以设定60个字符(30个汉字)。
(四)商品产地
用于记录商品出产的所在地,最长可以设定60个字符(30个汉字)。
(五)税率
指本商品的税率,缺省值可在系统参数内设定。
(六)计量单位
为了使该系统商品化程度更高,更广泛的适用于不同行业使用,同一个商品设计为可以使用两个计量单位(中包装、大包装)进行业务操作。
系统默认小包装计量单位为标准计量单位,作为核算基准,其他计量单位和小包装单位之间有一个包装率转换,用户可以自行设定。
注意:
计量单位必须录入。
(七)商品货号、条码
系统识别商品其他有效方式,有助于用户提高录入速度,提高效率。
用户可根据需要进行设定,货号最长可以设定30个字符,条码最长可以设定20个字符。
(八)批发价、会员价、零售价、调拨价
用于记录商品在不同业务阶段的售价。
(九)最低限价
此价格用于限制该商品无论在何种情况下价格都不得低于其进价、批发价、会员价、零售价、调拨价。
(十)最低、最高库存
用于设定商品的最低、最高库存量,对商品的库存量进行及时的报警。
(十一)供应商编码
供应此商品的供应商的编码。
(十二)经营方式
表示商品采用何种经营方式,经营方式共分为三种:
经销、联销和代销。
(十三)商品注册号
商品的一个注册号码,此号码由供应商提供。
(十四)保质期、照片
保质期:
商品的保质期限。
照片:
提供商品的直观信息,可选择调用也可删除。
(十五)批次管理:
用于对该商品启用批次管理,一旦某一商品启用批次管理则其下级商品也同时启用批次管理。
(十六)操作说明:
展开:
展开所选商品,显示下一级商品。
收缩:
收缩所选商品,隐藏下一级别商品。
向上:
移到上一个商品。
向下:
移到下一个商品。
增加:
增加所选商品的下一级商品。
删除:
删除所选商品。
查询:
可以根据商品名称、商品编码、商品货号、商品条码、供应商编码、供应商名称快速查出对应商品详细信息。
图示
保存:
保存商品信息。
刷新:
刷新所有商品信息。
预览:
打印前预览选中商品及其下级商品的信息。
打印:
打印选中商品及其下级商品的信息。
退出:
关闭商品档案编辑。
鼠标右键点击所选商品,可以增加同级别商品、增加并复制同级商品、增加次级别商品、删除商品。
另外,可以任意输入商品编码,系统将自动判断其为新增或已存在的商品。
在新增商品保存后,系统自动获取新的同级别商品编码,加快了录入速度。
商品档案浏览
为了增加本系统的安全性,特别设有商品浏览功能,只能浏览,不能修改及新增商品,操作界面如下:
具体操作及说明见商品档案编辑。
商品套件档案
商品套件是指将若干商品组成一个套件,此功能可提高单据的录入速度。
如图:
具体操作方法如下:
点增加出现“新增套件”窗口,如图:
输入套件编码和套件名称,点击确定后自动进入“商品套件档案”窗口,并依次在商品编码、商品名称栏中回车选择商品编码、商品名称,并在数量栏中输入数量。
输完所有内容后点窗口中的保存按钮,套件档案即可完成。
商品调价
商品调价处理包括调价单录入、调价单查询、调价明细查询。
此操作一旦启用,系统自动调整所调商品的批发价。
(一)调价单据录入
用户指定调价商品后系统会自动显示原批发价,录入现在要调整的批发价,自动算出所调价格的百分比。
调价单做好后并不生效,需要通过调价单查询确认后才能生效,界面如下图所示:
(二)调价单据查询
用于显示查询商品调价单据,并根据需要进行删单或启用操作,一旦操作启用后,系统自动调整所调商品的批发价。
具体操作界面如下:
(三)调价单明细查询
用于查询业务期内商品的调价情况,点调价明细查询,出现如下窗口:
选择条件,点确定显示查询结果如图:
二、供应商档案管理
商品供应商档案管理主要用于商品供应商的分类管理控制,详细记录商品供应商信息,为用户在相关业务阶段操作提供便捷,提高操作速度。
具体操作界面如图:
(一)供应商编码
本系统采取分级编码的原则。
用户在商品设定前必须先设定供应商编码的级别,具体设定在系统参数设置内进行。
供应商编码总级别不限,每级编码长度不超过9位,用阿拉伯数字0-9表示,各级编码长度的和不能超过20位。
用户在档案编辑时编码可以不连续。
设置下级编码时,必须存在相应的上级编码。
给下级编码编号时,下级编码必须以上级编码起头再加上本级编码。
编码不能重号。
(二)供应商类型
为增强系统应用的广泛性,设有四种供应商类型:
厂商、中间商、进口、其他。
(三)供应商名称
用于记录供应商名称,最长为60个字符(30个汉字)。
(四)供应商类别
用于记录供应商类别,最长为16个字符(8个汉字)。
(五)助记符
用于在需要选择供应商时可激活联想功能,最长为20个字符(10个汉字)。
(六)资信材料
用于记录供应商的资信情况,最长为255个字符。
(七)开户行
用于记录供应商的开户银行,最长为255个字符。
(八)税号
用于记录供应商的税号,最长为30个字符。
(九)账号
用于记录供应商的账号,最长为30个字符。
(十)注册资金
用于记录供应商的注册资金,最长为60个字符。
(十一)地址
用于记录供应的地址,最长为255个字符。
(十二)网址
用于记录供应商的网址,最长为30个字符。
(十三)E-Mail
用于记录供应商的电子邮件,最长为30个字符。
(十四)电话
用于记录供应商的联系电话,最长为20个字符。
(十五)传真
用于记录供应商的传真,最长为20个字符。
(十六)邮政编码
用于记录供应商的邮政编码,最长为20个字符。
(十七)省内外
用于判别供应商在省内还是省外。
(十八)法人
用于记录供应商的法人,最长为8个字符(四个汉字)。
(十九)联系人
用于记录供应商的联系人,最长为255个字符。
(二十)操作说明
展开:
展开所选的供应商,显示下一级供应商。
收缩:
收缩所选的供应商,隐藏下一级供应商。
向上:
选择上一个供应商。
向下:
选择下一个供应商。
增加:
增加所选供应商的下一级供应商。
删除:
删除所选供应商。
保存:
保存供应商信息。
刷新:
刷新界面供应商。
预览:
打印前预览所选供应商及下级供应商的信息。
打印:
打印所选供应商及下级供应商的信息。
退出:
退出供应商档案管理。
鼠标右键点击所选供应商,可以增加同级别供应商、增加下一级供应商、删除供应商。
另外,可以任意输入供应商编码,系统将自动判断其为新增或已存在。
在新增供应商保存后,系统自动获取新的同级别供应商编码,加快录入速度。
三、客户档案管理
客户档案管理主要用于客户的分类管理控制,详细记录客户信息,为用户在相关业务阶段操作提供便捷,提高操作速度。
客户档案管理又分为客户档案编辑和客户商品信息。
客户档案编辑
用于详细记录客户信息,具体操作界面如下:
(一)客户编码
本系统采取分级编码的原则。
用户在商品设定前必须先设定客户编码的级别,具体设定在系统参数设置内进行。
客户编码总级别不限,每级编码长度不超过9位,用阿拉伯数字0-9表示,各级编码长度的和不能超过20位。
用户在档案编辑时编码可以不连续,但不能重号。
设置下级编码时,必须存在相应的上级编码;给下级编码编号时,下级编码必须以上级编码起头再加上本级编码。
(二)客户名称
用于记录客户名称,最长为60个字符(30个汉字)。
(三)助记符
在需要选择客户时可激活联想功能,最长为20个字符(10个汉字)。
(四)资信材料
用于记录客户的资信情况,最长为255个字符。
(五)注册资金
用于记录客户的注册资金,最长为60个字符。
(六)开户行
用于记录客户的开户银行,最长为255个字符。
(七)税号
用于记录客户的税号,最长为30个字符。
(八)账号
用于记录客户的账号,最长为30个字符
(九)地址
用于记录客户的地址,最长为255个字符。
(十)网址
用于记录客户的网址,最长为30个字符。
(十一)E-Mail
用于记录客户的电子邮件,最长为30个字符。
(十二)电话
用于记录客户的联系电话,最长为20个字符。
(十三)传真
用于记录客户的传真号码,最长为20个字符。
(十四)邮政编码
用于记录客户的邮政编码,最长为20个字符。
(十五)省内外
用于判别客户在省内还是省外。
(十六)法人
用于记录客户的法人,最长为8个字符(四个汉字)。
(十七)联系人
用于记录客户的联系人,最长为255个字符。
(十八)最大应收款
用于对客户进行挂帐管理是否可以挂帐,最大挂帐金额。
。
(十九)操作说明
展开:
展开所选的客户,显示下一级客户。
收缩:
收缩所选的客户,隐藏下一级客户。
向上:
选择上一个客户。
向下:
选择下一个客户。
增加:
增加所选客户的下一级客户。
删除:
删除所选客户。
保存:
保存客户信息。
刷新:
刷新界面客户。
预览:
打印前预览所选客户及下级客户的信息。
打印:
打印所选客户及下级客户的信息。
退出:
退出客户档案管理。
鼠标右键点击所选客户,可以增加同级别客户、增加下一级客户、删除客户。
另外,可以任意输入客户编码,系统将自动判断其为新增或者已存。
在新增客户保存后,系统自动获取新的同级别客户编码,加快录入速度。
客户商品信息
为了适应现代配送要求,尽可能满足不同客户的需求,本系统提供客户的商品信息,例如同一种商品对于不同客户的不同价格,同一种商品在客户处销售的货号等。
操作界面如图:
(一)商品名称与规格型号
从系统中选择商品名称及规格型号,前提是商品档案已经存在。
(二)商品货号
用于记录客户商品的货号,最长为30个字符。
(三)标准单位、二级单位、三级单位
用于区分不同的计量单位。
(四)一级售价、二级售价、三级售价。
用于记录客户商品的零售价,与不同的计量单位一一对应。
(五)操作说明
展开:
展开所选客户,显示下一级客户。
收缩:
收缩所选客户,隐藏下一级客户。
向上:
选择上一个客户。
向下:
选择下一个客户。
保存:
保存客户商品信息。
删行:
删除所选商品信息。
复制:
复制客户商品信息。
预览:
打印前预览所选客户的商品信息。
打印:
打印所选客户的商品信息。
退出:
退出客户商品信息。
一条客户商品信息输入完毕后,回车可继续输入新客户信息。
四、部门档案管理
部门档案管理主要用于部门分类管理控制,详细记录部门信息,为用户在具体业务阶段的操作提供便捷,提高操作速度。
具体界面如图:
(一)部门编码
本系统采取分级编码的原则。
用户在部门设定前必须先设定部门编码的级别,具体设定在系统参数设置内进行。
部门编码总级别不限,每级编码长度不超过9位,用阿拉伯数字0-9表示,各级编码长度的和不能超过20位。
用户在档案编辑时编码可以不连续,但不能重号。
设置下级编码时,必须存在相应的上级编码;给下级编码编号时,下级编码必须以上级编码起头再加上本级编码。
(二)部门名称
用于记录部门的名称,最长为20个字符(10个汉字)。
(三)负责人
用于记录部门的负责人,最长为16个字符(8个汉字)。
(四)开户
用于记录部门的开户银行,最长为40个字符。
(五)帐号
用于记录部门的账号,最长为20个字符。
(六)地址
用于记录部门的地址,最长为40个字符。
(七)电话
用于记录部门的电话,最长为20个字符。
(八)备注
用于记录部门的附加信息,最长为60个字符。
(九)操作说明
展开:
展开所选的部门,显示下一级部门。
收缩:
收缩所选的部门,隐藏下一级部门。
向上:
选择上一个部门。
向下:
选择下一个部门。
增加:
增加所选客户的下一级部门。
删除:
删除所选部门。
保存:
保存部门信息。
刷新:
刷新部门界面。
预览:
打印前预览所选部门及下级部门的信息。
打印:
打印所选部门及下级部门的信息。
退出:
退出部门档案管理。
鼠标右键点击所选部门,可以增加同级别部门、增加下一级部门、删除部门。
为了简化操作部门银行设置,用户可以直接采用复制部门银行和粘贴部门银行。
另外,可以任意输入部门编码,系统将自动判断其为新增或者已存在。
在新增部门保存后,系统自动获取新的同级别部门编码,加快录入速度。
五、仓库档案管理
仓库档案管理主要用于仓库分类管理控制,详细记录仓库信息,为用户在具体业务阶段的操作提供便捷,提高操作速度。
具体操作界面如图:
(一)仓库编码
本系统采取分级编码的原则。
用户在仓库设定前必须先设定仓库编码的级别,具体设定在系统参数设置内进行。
仓库编码总级别不限,每级编码长度不超过9位,用阿拉伯数字0-9表示,各级编码长度的和不能超过20位。
用户在档案编辑时编码可以不连续,但不能重号。
设置下级编码时,必须存在相应的上级编码。
给下级编码编号时,下级编码必须以上级编码起头再加上本级编码,
(二)仓库名称
用于记录仓库的名称,最长为60个字符(30个汉字)。
(三)仓库地址
用于记录仓库的地址,最长为255个字符。
(四)负责人
用于记录仓库的负责人,最长为16个字符(8个汉字)。
(五)备注
用于记录仓库的附加信息,最长为60个字符。
(六)操作说明
展开:
展开所选的仓库,显示下一级仓库。
收缩:
收缩所选的仓库,隐藏下一级仓库。
向上:
选择上一个仓库。
向下:
选择下一个仓库。
增加:
增加所选仓库的下一级仓库。
删除:
删除所选仓库。
保存:
保存仓库信息。
刷新:
刷新仓库界面。
预览:
打印前预览所选部门及下级仓库的信息。
打印:
打印所选部门及下级仓库的信息。
退出:
退出仓库档案管理。
鼠标右键点击所选仓库,可以增加同级别仓库、增加下一级仓库、删除仓库。
另外,可以任意输入仓库编码,系统将自动判断其为新增或者已存在。
在新增仓库保存后,系统自动获取新的同级别仓库编码,加快了系统刚使用时的录入速度。
六、业务员档案管理
业务员档案管理主要用于业务员的管理,详细记录业务员的信息,为用户在相关业务阶段的操作提供便捷,提高操作速度。
具体操作界面如图:
(一)业务员编码
默认为4个字符,用阿拉伯数字0-9表示。
(二)业务员名称
用于记录业务员名称,最长为16个字符(8个汉字)。
(三)所属部门名称
用于记录业务员的所属部门,该系统约定了部门业务员只能从事本部门的业务。
这里的所属部门名称无需录入,通过回车从前面的部门档案中读取。
(四)备注
用于记录业务员的附加信息,最长为60个字符。
(五)操作说明
增加:
增加业务员。
删除:
删除所选业务员。
预览:
打印前预览所有业务员信息。
打印:
打印所有业务员信息。
退出:
退出业务员档案管理。
另外,输入完某个业务员信息后,回车后系统自动获得新的业务员编码。
也可以输入和改变业务员编码。
七、费用档案管理
费用档案管理主要用于费用的管理,详细记录费用的信息,为用户在相关业务阶段的操作提供便捷,提高操作速度。
具体操作界面如图:
(一)费用类别编码
默认为4个字符,用阿拉伯数字0-9表示。
(二)费用类别名称
用于记录费用名称,最长为16个字符(8个汉字)。
(三)备注
用于记录费用的附加信息,最长为60个字符。
(四)操作说明
增加:
增加新的费用种类。
删除:
删除一个费用类别。
预览:
打印前预览所选费用类别的信息。
打印:
打印所有费用类别信息。
退出:
退出费用档案管理。
另外,输入完某个费用类别信息后,回车后系统自动获得新的费用类别编码。
也可以输入和改变费用类别编码。
注意:
如果财霸进销存与财务相连,供应商档案、客户档案、部门档案、银行档案与财务基本一致,软件在“自动生成凭证”——会计科目设置中提供往来科目名称、辅助核算下部门档案、银行档案的直接导入。
详见第十章
出师表
两汉:
诸葛亮
先帝创业未半而中道崩殂,今天下三分,益州疲弊,此诚危急存亡之秋也。
然侍卫之臣不懈于内,忠志之士忘身于外者,盖追先帝之殊遇,欲报之于陛下也。
诚宜开张圣听,以光先帝遗德,恢弘志士之气,不宜妄自菲薄,引喻失义,以塞忠谏之路也。
宫中府中,俱为一体;陟罚臧否,不宜异同。
若有作奸犯科及为忠善者,宜付有司论其刑赏,以昭陛下平明之理;不宜偏私,使内外异法也。
侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等,此皆良实,志虑忠纯,是以先帝简拔以遗陛下:
愚以为宫中之事,事无大小,悉以咨之,然后施行,必能裨补阙漏,有所广益。
将军向宠,性行淑均,晓畅军事,试用于昔日,先帝称之曰“能”,是以众议举宠为督:
愚以为营中之事,悉以咨之,必能使行阵和睦,优劣得所。
亲贤臣,远小人,此先汉所以兴隆也;亲小人,远贤臣,此后汉所以倾颓也。
先帝在时,每与臣论此事,未尝不叹息痛恨于桓、灵也。
侍中、尚书、长史、参军,此悉贞良死节之臣,愿陛下亲之、信之,则汉室之隆,可计日而待也
。
臣本布衣,躬耕于南阳,苟全性命于乱世,不求闻达于诸侯。
先帝不以臣卑鄙,猥自枉屈,三顾臣于草庐之中,咨臣以当世之事,由是感激,遂许先帝以驱驰。
后值倾覆,受任于败军之际,奉命于危难之间,尔来二十有一年矣。
先帝知臣谨慎,故临崩寄臣以大事也。
受命以来,夙夜忧叹,恐托付不效,以伤先帝之明;故五月渡泸,深入不毛。
今南方已定,兵甲已足,当奖率三军,北定中原,庶竭驽钝,攘除奸凶,兴复汉室,还于旧都。
此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。
至于斟酌损益,进尽忠言,则攸之、祎、允之任也。
愿陛下托臣以讨贼兴复之效,不效,则治臣之罪,以告先帝之灵。
若无兴德之言,则责攸之、祎、允等之慢,以彰其咎;陛下亦宜自谋,以咨诹善道,察纳雅言,深追先帝遗诏。
臣不胜受恩感激。
今当远离,临表涕零,不知所言。
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