专题6Excel输入及格式设置.docx
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专题6Excel输入及格式设置.docx
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专题6Excel输入及格式设置
专题6:
Excel输入及格式设置
目录
1.工作簿的基本操作1
2.工作表的基本操作2
3.单元格的基本操作3
【案例】:
同时插入多个间隔的行或列3
4.输入数据的格式4
【案例】:
单元格中输入超长数字5
5.输入数据的方法(键盘、粘贴、导入、快速)7
方法一:
键盘输入法7
方法二:
复制粘贴法7
方法三:
数据导入法7
快速输入方法集锦8
集锦一:
Excel中的批处理8
集锦二:
Excel数据快速输入9
【案例】:
快速输入奇数数列或以2为公比的等比数列10
【案例】:
快速输入机构成员列表11
集锦三:
制作下拉菜单13
【案例】:
二级下拉菜单制作14
集锦四:
其他快速操作技巧15
6.单元格的格式修饰16
【案例】:
设计学生名册的表格及标题16
7.行高和列宽17
8.页面设置18
【案例】:
设置学生名册的页面排版20
9.刪除超链接22
Excel的主要显示界面就是一个大表格,这很明显地表现其以表格操作为主的功能。
然而Excel却不仅仅只是用于表格数据的编辑和打印,它实现上是一个功能较多的数据分析工具。
数据在表格的形式存放,一方面是为了美观,另一方面更是为了便于分析。
1.工作簿的基本操作
Excel文档的保存类型是xls文档,默认的文件名是“book”,这就是工作簿。
要打开一个工作簿,就是用鼠标双击xls文档。
如图1.1如果用鼠标框住多个xls文档,击回车键,就会同时打开所有这些文档。
图1.1
如果先选中第一个文档,按住Shift键,再选中最后一个文档,也能达到同时选中所有这些文档的效果。
如果先选中一个文档,按住Ctrl键,再选中其他文档,就可以达到选择不连续的多个文档的效果。
如图1.2,在“文件”菜单中选择“打开”,在弹出的选项框中也可以采用上述方法选择多个文档。
图1.2
2.工作表的基本操作
一本工作簿是由很多工作表组成的,新建一个空白工作簿,一般默认是包含三个工作表。
这个数目是可以调整的。
如图2.1,在“工具”菜单中选择“选项”,在弹出的选项框中选择“常规”栏目,其中就有“新工作簿内的工作表数”选择项,最多可以包含255个工作表。
图2.1
工作表的数量可以根据实际需要而调整。
如图2.2,选中工作表,在鼠标右键菜单中选择“插入”或者“删除”即可,但其删除是不可恢复的。
也可以在“插入”或“编辑”菜单中选择“插入”或者“删除”。
图2.2
如果同时选中多个工作表,“插入”或“删除”则是同时进行的,如果输入数据的话,则所有选中的工作表都同时在输入数据,这有利于同时设计制作格式相同的一套表,如每月的统计表,每个地区的统计表等等。
要同时选中多个工作表,可以按住“Shift”键选择连续的多个表,或者按住“Ctrl”键选择不连续多个表。
工作表的位置可以任意调换,用鼠标左键点住拖动即可。
工作表的名列也可以自选命名,双击工作表名称位置即可。
3.单元格的基本操作
单元格是表格最基本的部分,一表工作表是很多表格组合而成的。
单元格是可以根据需要增减的。
如图3.1和图3.2,在右键菜单中选择“插入”或“删除”即可,此时会弹出一个选项框,让用户选择鼠标所在单元在“插入”或“删除”操作时的类型。
图3.1
图3.2
当然,如果同时选中了多个单元格,这些操作都是批量进行的。
要选中多个单元格,如同前面介绍,仍然是按住“Shift”或“Ctrl”,前者选择连续的多个单元格,后者选择不连续的多个单元格。
单元格的位置是由字母和数字以坐标形式标明的,如A1,B2,C3单元格,相互不能调换,但内容可以移动。
选中一个单元格,将鼠标置于边缘,当鼠标变形时(向四方的箭头),用鼠标左键拖动到指定单元格位置即可。
单元格也是可以命名的。
参见图3.1,在“格式工具栏”的“字体”正下方,“B1”处即可用手动为单元格命名。
利用单元格命名可以在命名处的下拉菜单中选择,从而使鼠标迅速在多个单元格之间进行定位。
【案例】:
同时插入多个间隔的行或列
如图3.3,用鼠标选中2至7行(将鼠标置于第2行行标处,鼠标变形成“”时,点击鼠标左键并拖用到第7行位置),在右键菜单中选择“插入”(此时就是插入行的意思,如果只是选中A2到A7单元格,此时会弹出选项框,询问是插入行还是插入单元格),则新增了6行空白行。
图3.3
如图3.4,如果先选中第2行,再按住“Ctrl”键,再选择第3、4、5、6行(逐一点击选择,不能拖动选择),然后在右键菜单中选择“插入”,则会在每一行上方分别新增一行空白行。
图3.4
【案例扩展】:
如果要求每张纸条第一行是标题,第二行是数据,比如工资条、利息清单、成绩单等,就可以用到本案例所介绍的方法。
4.输入数据的格式
在学习数据库语言的时候,比如VFP,必须了解每个记录每个字段数据的类型,如数字型、文本型、日期型、逻辑型等。
Excel也是一种数据分析软件,同样的道理,其数据的格式也有许多种分类。
如图4.1,在“格式”菜单中选择“单元格”,在弹出的选项框中选择“单元格格式”栏目,这里列出了各种单元格数据的格式,常用的有“常规”、“数值”、“货币”、“日期”、“百分比”、“文本”等几类。
图4.1
在Excel中编辑排版表格时,一定要注意数据的格式,版面问题的产生,往往都是数据格式设置不当而引起的。
Excel中数据格式在数据输入时系统会自动为之匹配格式,这能为编辑带来方便,当然也是格式问题产生的原因之一。
【案例】:
单元格中输入超长数字
如图4.2,在Excel的单元格中输入如身份证号这类比较长的数字时,系统往往会自动将其转化为科学计数的格式。
这实际上是不利于快速输入数据的。
图4.2
要正确设置数据格式,至少有3种方法可以实现。
方法一:
重新调整格式
如图4.3,选中对应单元格(或者整列),选择“格式”菜单中的“单元格”(或者在右键菜单中选择),在弹出的选项框中的“数字”栏目中选择“文本”。
图4.3
此时,调整了格式后的单元格中数据并不能立即恢复到完全显示状态,需要用鼠标双击该单元格,进入单元格内部编辑状态,再回车确认数据才能完全显示。
这需要逐一修改,对单个数据可行,但对批量数据而言,工作量明显增大。
图4.4
方法二:
事先设定格式
如图4.5,在输入数据之前,选中要输入数据的单元格(或者整列),选择“格式”菜单中的“单元格”(或者在右键菜单中选择),在弹出的选项框中的“数字”栏目中设置为“文本”格式。
然后再输入数据,则可以完整显示。
图4.5
方法三:
快速设定格式
如图4.6,如果一列数据全部都要输入超长数字,可以在输入数据之前,加入一个英文状态下的单引号“’”,在单引号后面直接输入数字,则系统自动将其设置为“文本”格式,以下同列中各单元格也都默认为“文本格式”。
而加入的单引号并不会显示出来。
图4.6
【案例扩展】:
第三种方法是最快捷最简便的。
有些时候即使并非输入超长数字,比如“001”、“002”、“003”等,用第三种方法也比较方便,否则系统会自动转变为数字格式的“123”。
5.输入数据的方法(键盘、粘贴、导入、快速)
方法一:
键盘输入法
用键盘输入数据是最经常使用的方法了,这实际上是一种使用类型。
在表格中输入大量的数据,最常用的操作是用回车键确认。
在Excel中,回车键确认后光标的走向是可以调整的。
如图5.1,在“工具”菜单中选择“选项”,在弹出的选项框中选择“编辑”栏目,可以设置回车键确认后光标的走向是“向下”还是“向右”。
图5.1
在这个栏目中的“记忆式键入”是个很有效的功能。
如果同一列前面单元格中输入的数据在后面单元格再次出现,系统会提示用户,用户只需要回车确认即可。
如图5.2,输入数据再次出现“高级会计师”,用户只输入“高级”一词后,系统自动提示后面是否是“会计师”一词,如果是则回车确认,如是不是则继续输入文字。
图5.2
方法二:
复制粘贴法
使用Excel作数据分析时,很多数据并非由用户逐一输入,而是来自其他方面,很常见的是从其他网站或者文件复制而来。
用户可以直接从Word文档或者Web网页复制表格数据到Excel中。
将表格复制粘贴到Excel中后,往往要进行格式的调整。
比如将Word中将有合并单元格的表格复制粘贴到Excel中,往往需要将合并单元格取消,否则不易排序、筛选或统计。
从Web网页复制粘贴而来的表格往往有底纹,需要取消底纹,甚至重新设置边框。
这部分内容请参见后面单元格格式修饰部分。
方法三:
数据导入法
很多大型数据库是保存于专业的数据库软件中的,这些数据库中的数据数量巨大,如果直接复制粘贴,可能会因为占用大量内存而导致计算机程序故障,在这种情况下,Excel最好能够直接识别这些数据文件。
所以Excel还提供了从外部数据库直接导入数据的功能。
如图5.3,在“数据”菜单中选择“导入外部数据”的“导入数据”,在弹出的对话框中再选择数据文件。
常见的DBF数据文件等都可被Excel导入。
图5.3
需要注意的是,DBF等专业数据库文件能容纳的数据数量是非常巨大的,然而Excel能够容纳的数据数量是65536条,所以有时候如果将大型数据库导入到Excel中,会发生数据丢失的情况。
为方便保存,有些数据文件也会以TXT文本文件形式保存,Excel也能够识别和导入。
快速输入方法集锦
集锦一:
Excel中的批处理
批处理是过去DOS操作系统时期的一个概念,即是将多个依次执行的命令,合并在一个命令文件中,只执行此一个命令文件,就可执行多项命令的操作。
这有些类似于前面所介绍过的宏操作。
(1)工作簿的“批处理”
如果要同时打开多个工作簿,可以在打开对话框或者资源管理器窗口中用鼠标同时选中多个工作簿文件再打开,如果文件连续则可以加Shift键,不连续则加Ctrl键。
这在前面都有所介绍。
如果要同时关闭打开的多个工作簿,但并不退出Excel程序,如图5.4,可以按住Shift键,再选择“文件”菜单,此时会新出现“全部关闭”的命令。
在Word中也有类似的快捷操作。
图5.4
(2)工作表的“批处理”
如果要同时选择多个连续的工作表,可以按住Shift键,再用鼠标点一下第一个和最后一个工作表;如果是不连续的工作表,则按住Ctrl键,再用鼠标点击要选择的那些工作表。
这也在前面有所介绍。
(3)单元格的“批处理”
如果要在一些单元格中输入相同的内容,可以用鼠标选中这些单元格(配以Shift或Ctrl键),输入相关内容后,按ctrl+Enter组合键,即可发现所有选中的单元格都输入了相同的内容。
如果要使一些单元格具有相同的格式,如字体、字号、颜色、对齐方式等,可以先选中所有这些单元格,然后统一进行格式设置。
如果要同时调整一些甚至所有行的高度(或列宽度),可以用鼠标选中这些行(或列),也可以配以Shift或Ctrl键,即是在行标号“123”(或列标号“ABC”)处点击选择,再用鼠标拖动完成,详细内容请参见后面调整行高和列宽的部分。
如果要对一个数据表的每行和每列都求和,不必在行末和列尾输入公式,再用拖曳柄完成,可以用鼠标选中这个数据表的所有单元格,在底端和右侧多选一行和一列,直接选择常用工作栏上的“自动求和”按钮即可计算,详细内容可参见第七章中数据求和统计的相关介绍。
集锦二:
Excel数据快速输入
(1)内嵌序列法
如图5.5,如果要输入星期一到星期日,不必逐个单元格输入文字,只需要在A1单元格输入“星期一”,再将鼠标置于A1单元格右下角,待鼠标变形为“黑十字”时,向右拖曳即可,拖到“星期日”,继续向右拖会自动变成“星期一”。
图5.5
这是因为Excel中内嵌了很多序列,只要是系统自带的序列,都可以这样输入。
如图5.6,在“工具”菜单中选择“选项”,在弹出的选项框中选择“自定义序列”栏目,从中可以看到Excel内嵌的序列有日期、月份、天干地支等。
图5.6
如果系统序列中没有,但系列关键词中带有数字“123”的,Excel也能够自动添加序列,如“第1周”、“第2周”等,但汉字“一二三”不行。
当然,既然该栏目名称为“自定义序列”,用户当然也可以自行定义序列,很多场合中,排序既不按姓名拼音,也不按笔画,而是按职务或职称,但这并不在内嵌序列中,就需要用户自定义序列,再按照新定义的序列排序。
详细内容将在第七章的排序中介绍。
(2)右键拖拉法
用鼠标拖曳快速完成单元格内容的输入,通常是用鼠标左键完成;然而,鼠标右键也是可以完成拖曳的,而且还有诸多选项。
如图5.7,如果要输入连续的数字序号,不必用键盘逐一输入,只要在A1单元格输入数字“1”,选中A1单元格,将鼠标置于单元格右下角,待鼠标变形成“黑十字”时,点住鼠标右键,向下拖曳,此时会弹出选项框,选择“以序列方式填充”即完成连续数字序号的输入。
图5.7
【案例】:
快速输入奇数数列或以2为公比的等比数列
参见图5.7,选择“序列”。
如图5.8,在弹出的选项框中选择“类型”为“等差数列”,“步长值”设置为“2”,确定即造成奇数数列。
如果选择“等比数列”,“步长值”设置为“2”,即是以2为公比的等比数列。
图5.8
【案例扩展】很多数据表都要求设置序号,快速输入序号是一项非常有用的技巧。
在本案例中,选择输入数字“1”,但如果序号要求是“001”(在A1单元格输入带英文单引号的“’001”)、“A001”等文本时,也可以用右键拖曳,生成连续的序号,但就不能设置步长值了,因为此时单元格格式为“文本”,不是“数字”。
(3)定义序列法
很多时候,用户需要经常性地输入所在机构的成员表。
当然,可以设置好一个成员基本信息表,以后每次需要就从该表复制所需要的行或列。
也可以采用自定义序列的方式快速输入。
【案例】:
快速输入机构成员列表
如图5.9,某机构成员8人,其姓名已经列入一张表,从“赵某”到“王某”。
要将其自定义为一个新的序列,以后每次只需要输入“赵某”,再用鼠标拖曳就可以自动完成后面7人的姓名输入。
在“工具”菜单中选择“选项”,在弹出的选项框中选择“自定义序列”栏目,在左侧“自定义序列”框中选择“新序列”,在右侧“输入序列”框中点击导入“向导图标”
,此时光标回到单元格编辑状态,选中A2到A9单元格(系统会自动转为绝对引用),再次点击向导图标或回车确认,即又回到选项框中,点击“导入”,即生成新的序列。
当然导入序列这一过程也可以手动添加,姓名间用英文的逗号分隔开。
图5.9
以后每次需要输入姓名列表时,只需要在第一个单元格输入“赵堃”,然后用鼠标拖曳,即可自动输入所有人的姓名。
本案例所介绍的方法,在第七章的自定义排序中还会用到。
(4)自动更正法
在输入大型公司各部门名称时,如果要使用全称,每个单元格都会包含公司名称,逐一输入势必麻烦。
如图5.10,要输入的这些法律名称,都有“中华人民共和国”字样,如果每次都输入这个词,是很费时的,此时可以用到“自动更正”功能,每次输入一个特定字符,Excel自动将其更正为“中华人民共和国”字样。
在“工具”菜单中选择“自动更正选项”,在弹出的选项框中选择“自动更正”栏目,在其中的“替换”栏中输入要替换的特定字符,比如“ZG”,在“替换为”栏中输入“中华人民共和国”,点击“添加”按钮,即生成一个新的更正项目。
图5.10
此时,在单元格中输入“ZG宪法”,回车确认后Excel会自动更正为“中华人民共和国宪法”。
这个功能在Word中也是可以发挥作用的。
(5)一次替换法
参见图5.10的案例,在这个情况下,也可以不必设置“自动更正选项”。
如图5.11,直接在单元格中输入“ZG宪法”等字样,全部输入完毕后,在“编辑”菜单中选择“替换”(Ctrl+H),在弹出的对话框中设置查找与替换的内容,选择“全部替换”即可。
图5.11
这种方法在Word中也是经常使用的。
(6)函数合并法
参见图5.10的案例,还可以利用函数合并来完成快速输入的技巧。
如图5.12,将统一字样“中华人民共和国”与各法律名称分列A和B列(选中A1到A11单元格,输入文本,按Ctrl+Enter),将鼠标定位于C2单元格,选择“插入”菜单中的“函数”,在弹出的对话框中选择“文本”类别中的“CONCATENATE”函数。
如图5.13,在“Text1”栏中用点击向导图标选择A2单元格,在“Text2”栏中用点击向导图标选择B2单元格到,确定回到Excel编辑状态。
再将C2单元格用鼠标向下拖曳,即完成各法律名称的输入。
然而此时不能删除A、B两列,因为C列是函数合并,是一种引用,并非独立的文本,一旦删除AB列,C列则显示出错。
怎么办呢。
可以将C列复制粘贴成文本到A列去,再删除BC列即可。
选中C2到C11单元格,复制,将光标移到A2单元格,选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”,在弹出的选项框中选择粘贴成“数值”,确定,再删除BC列。
图5.12
图5.13
图5.14
关于函数的详细内容,请参见第八章函数的相关内容。
集锦三:
制作下拉菜单
方法1:
直接自定义序列
用“数据/有效性”功能可以达到目的。
以选择性别为例,制作有男、女选项的下拉菜单:
选择“数据”菜单里的“有效性”命令,打开“数据有效性”对话框;单击“设置”选项卡,在“允许”栏选择“序列”,“来源”中输入“男,女”(不含引号,用英文逗号分隔);
单击“确定”按钮。
方法2:
利用表内数据作为序列源
有时候序列值较多,直接在表内打印区域外把序列定义好,然后引用。
操作步骤:
先在同一工作表内的打印区域外要定义序列填好(假设在在A1:
A3),如“男,女,其他”,然后选择要实现效果的列,再点击"数据\有效性",打开"数据有效性"对话框;选择"设置"选项卡,在"允许"下拉菜单中选择"序列",“来源”栏点击右侧的展开按钮(有一个红箭头),用鼠标拖动滚动条,选中序列区域A1:
A3(可以直接输入=$A$1:
$A$3;选上"忽略空值"和"提供下拉菜单"两个复选框。
点击"输入信息"选项卡,选上"选定单元格显示输入信息",在"输入信息"中输入"请在这里选择"。
方法3:
横跨两个工作表来制作下拉菜单
方法:
用INDIRECT函数实现跨工作表
在sheet2中在A1:
A3处设置好数据源:
男,女,其他
选择要实现效果的列,再点击"数据\有效性",打开"数据有效性"对话框;选择"设置"选项卡,在"允许"下拉菜单中选择"序列",在来源处换成=INDIRECT("sheet2!
$A$1:
$A$3"),
就可实现横跨两个工作表来制作下拉菜单。
【案例】:
二级下拉菜单制作
因工作需要,常常要将建筑施工企业的单位名称输入到Excel表格中,由于要求每次输入同一个企业的名称要完全一致,可以利用“数据有效性”制作了一个下拉列表来进行输入。
但假如单位名称上百个,下拉列表太长,选择起来非常不方便,需要对其进行改进,实现了“分类列表选择、快速统一输入”之目的。
使用实例界面:
图5.15
1、建库
切换到Shift2工作表(其他工作表也可)中,将建筑施工企业名称按其资质等级分别分别输入不同列的单元格中,建立一个企业名称数据库,如图5.16。
图5.16
案例扩展:
如果有其他企业加入,可以随时将名称输入到该列下面的单元格中。
2、命名
在Shift2工作表中,选中A列(一级企业名称所在列),然后将光标定在“名称”栏内(位于“编辑栏”左侧,如图5.17),输入“一级”,并按“回车”键进行确认。
图5.17
仿照上面的操作,将B、C、D列分别命名为“二级、三级、四级”。
3、建立
切换到Sheet1工作表中,选中需要输入企业资质等级的列(如C列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。
进入“设置”标签,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面接着出现的“来源”方框中,输入“一级,二级,三级,四级”序列,输入完成后,确定退出。
案例扩展:
在输入“序列”时,序列中各元素之间请用英文状态下的逗号隔开。
再选中需要输入企业名称的列(如D列),再次打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:
=INDIRECT(C1),确定,若弹出错误对话框仍然选择继续。
4、使用
选中C列任意单元格(如C4),在其右侧出现了个下拉按钮,单击此按钮,即可选择企业的资质等级级别填入相应的单元格中。
然后选中该单元格对应的D列单元格(如图5.18),同样在其右侧出现了个下拉按钮,单击此按钮,即可从相应资质等级的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
图5.18
集锦四:
其他快速操作技巧
绝对引用与相对引用主要是用在函数中对单元格的引用上。
使用绝对引用,当引用的单元格被拖曳时,被引用单元格始终保持不变;使用相对引用,当当引用的单元格被拖曳时,被引用单元格会相当变化,在列上拖曳,是行号变,在行上拖曳,则列号变。
参见图5.13,C2单元格函数中单元格的引用就是相对引用,所以当鼠标拖曳时,C3到C11单元格函数自动对应A2到A11,B2到B11单元格。
如果是绝对引用,函数为“=CONCATENATE($A$2,$B$2)”,则C列全都是“中华人民共和国宪法”。
具体应用请参见第八章函数的相关内容。
6.单元格的格式修饰
单元格是Excel数据显示的最基本单位,所以数据都是保存在每一个单元格中的。
一张数据表的格式设置,实际上是各个单元格式设置的综合。
参见图4.1,在单元格格式设置中,可以设置数据的格式,还可以设置单元格中数据的对齐方式,以及单元格的边框和图案等。
【案例】:
设计学生名册的表格及标题
如图6.1,输入一份学生的数据表,需要进行相应的格式设置。
首先设置标题行的格式。
选中标题行的标题,选择“格式工具栏”上的“居中”。
如图6.2,然后设置表格标题。
在标题行上面插入一行,选中该行对应的部分单元格(1~5列),在“格式”菜单中选中“单元格”,在弹出的“单元格格式”选项框中,选择“对齐”栏目,选择“居中”的水平对齐方式,并选上“合并单元格”复选框前面的勾,确定即可。
前述过程也可以直接选择“格式工具栏”上的“合并及居中”完成,如图6.3。
如图6.3,在合并后的单元格中输入表格标题,设置适当的字体与字号。
如图6.4,设置表格边框线条。
选中要设置边框线条的所有单元格,选择“格式”菜单中的“单元格”,在弹出的选项框中选择“边框”项目,先后选择“外边框”和“内部”按钮,确定即可。
如图6.5,当然,前述过程也可以直接在“格式工具栏”上选择“边框”快捷按钮来完成。
图6.1
图6.2
图6.3
图6.4
图6.5
【案例扩展】在弹出的“单元格格式”的“对齐”栏目中,“自动换行”和“缩小字体填充”都是非常有用的选项,尤其是在页面格式调整中,要控制部分列的宽度,必然要调整其中文字的长度。
详细过程请参见后面的案例。
7.行高和列宽
一行单元格的高度即是行高,一列单元格的宽度也就是列宽。
行高和列宽实际上也是单元格的综合操作。
如图7.1,要手动调整一行行高,将鼠标置于行标号之间,当鼠标变形成向上向下箭头时,拖动鼠标即可调整行高。
如果同是选中多个行,则选中的所有行的行高都可一次调整完成。
图7.1
同理,如果要手动调整列宽,则将鼠标置于列标号之间,待鼠标变形成向左向右箭头时,拖动鼠标即可。
在Excel中调整高度与宽度,多是
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