基于工作流的办公自动化系统的设计与开发.docx
- 文档编号:11161593
- 上传时间:2023-05-29
- 格式:DOCX
- 页数:59
- 大小:476.39KB
基于工作流的办公自动化系统的设计与开发.docx
《基于工作流的办公自动化系统的设计与开发.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《基于工作流的办公自动化系统的设计与开发.docx(59页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
基于工作流的办公自动化系统的设计与开发
摘要
办公自动化(OfficeAutomation,OA)在20世纪70年代迅速发展起来并传入我国,90年代进入飞速发展的阶段。
它以系统科学为理论基础,行为科学为主导,综合运用信息技术,目的是提高劳动生产率,改善内部管理体制,促进企业基础信息的融合,为企业快速准确地提供决策信息。
工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域。
它是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出的一个概念。
目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色,按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控,达到提高办事效率、提高企业生产经营管理水平和企业竞争力。
随着管理技术和计算机技术的发展,工作流技术的应用越来越普遍。
把工作流技术灵活运用于办公自动化系统,可以使OA系统具有很好的灵活性和可扩展性。
本文阐述了办公自动化系统的科学定义,详细介绍了办公自动化系统发展历程,并给出了一个办公自动化系统的设计方案。
同时,本文对于工作流的概念也作了详细的介绍,并介绍了工作流在办公自动化系统中的应用。
本系统采用LiveFlow作为开发平台,充分利用了工作流技术的优越性。
最后,总结了本文所做的工作,并对办公自动化系统的发展进行了展望。
关键字:
办公自动化工作流LiveFlowASP.NET
Abstract
OfficeAutomation(OA)developedrapidlyandwasintroducedintoChinain1970s.Itreachedastageofrapiddevelopmentinthe1990s.Basedonsystemscience,takingbehaviorscienceasitsleadingscienceandutilizinginformationtechnology,OAmayimproveproductivity,ameliorateinternalmanagementsystem,promotethefusionofbasicinformationandprovideenterpriseswithpraiseandswiftdecision-makinginformation.
Theconceptofworkflowcomesfromproduceorganizationsandofficeautomobilesystem.Itwasbroughtforwardfortheactionsinthedailyworkwhichworkaccordingtosomefixedprogram.Theworkflowdividestheworkintogood-definitetasksandroles,whichareexecutedandsupervisedaccordingtosomefixedregularsandprogramstopromotetheefficiencyofworkandtopromotetheenterprises'producingandmanaginglevelandcompetingability.Asthemanagingtechnologyandcomputertechnologydevelopsrapidlythetechnologyofworkflowisappliedtowiderandwiderfield.ToapplytheworkflowtechnologytoOAsystemmayentitletheOAsystembetterflexibilityandextensibleability.
ThisarticlegivesascientificdefinitionofOAsystemandintroducesindetailthedevelopinghistoryofOAsystem.ItbringsforwardadesigningschemeofOAsystem.Atthesametime,thisarticleintroducestheconceptofworkflowindetail.AnddescribeshowtoapplytheworkflowtoOAsystem.ThissystemisbuiltupfoundationbasedonLiveFlow,fullyutilizetheadvantageofWorkFlow.Finally,thisthesissummarizestheworkhavingbeendone,andprospectsthedevelopmentofOAsystem.
KeyWords:
OfficeAutomationWorkflowLiveFlowASP.NET
第1章 前言
近年来,计算机及网络技术飞速发展,Internet和Intranet的应用在全球范围内日益普及,整个社会正快速向信息化前进,信息技术从来没有像今天这样贴近我们的生活,影响我们工作模式的变革。
世界范围的大信息网络正在形成,传统的办公方式也正面临严峻的挑战。
实现办公自动化,提高办事效率,使工作更加条理化、有序化已成为社会各个领域竞相追求的目标。
建设现代化的办公自动化系统,实现无纸办公已成为政府机关和企业现代化管理的必然趋势。
那么,企业应如何建设适合自己的高效的办公自动化信息系统呢?
本课题要研究的就是采用结合工作流思想和Web技术开发的企业办公自动化系统的分析,设计与实现。
1.1课题背景和现状
在商业竞争日益紧张的今天,企业之间的竞争集中体现在创新和效率,其本质就是人才、信息和管理;如何提高管理水平、提高工作效率、确保信息的准确性和快速性,及发挥人才的作用,已经成为了当代商业竞争准备中,不可忽视的一个问题。
信息既是一种粘合剂,也是一种催化剂;这就是我们的时代——信息时代。
随着信息技术和计算机网络的发展,我国的信息化建设突飞猛进,计算机越来越成为人们日常生活中不可缺少的重要工具。
特别是电子政务的实施,兴起了建设计算机管理信息系统和办公自动化系统(OA)的热潮,有效地提高了人们的工作效率。
办公自动化系统之所以得到人们的青睐,是因为它体现了管理效率,也体现了管理手段,也因为它涵盖了管理的多个层面和层面之间的连接这个原因,大家都希望办公软件功能更多(其实是齐全)。
办公软件是一种信息的流通渠道、是一种信息仓库,是一种催化工具。
有了办公软件,办公自动化才有可能,信息的流转才会畅通,信息才能体现本身的价值;从这个仓库中,我们得到素材,得到经验,得到教训,得到灵感;他可以帮助我们加快一些原有的非量化系统的量化进程,及把一些不能光用数字表达的信息,最大限度地量化。
在信息技术飞速发展的今天,办公自动化技术的内涵和外延都发生了根本的改变。
各种技术的引入使人们能够处理更广泛的业务和信息,诸如工作日程安排、公文流转、会议安排、信息发布等。
伴随网络通信、分布式处理和数据库技术的发展,网络资源共享与协同工作(ComputerSupportedCooperativeWork),简称(CSCW)使企业现代化的无纸办公成为现实。
1.2课题提出及意义
在计算机网络办公自动化出现以前,所有的工作流都是通过手工实现的。
较典型的是某项任务中的步骤要求参与者批阅文档或表格组成的文件。
完成批阅及填写完表格中的相关内容后,文件被人工地传到下一步的执行者。
需要对进程参与者进行关于进程路由的培训,否则文件就会留在文件夹里得不到处理。
对任务执行情况的监控必须四处打听究竟完成到了哪一步。
没有简单的方法去了解任务是否拖延或文件是否丢失,也无法了解这种流程的成本到底是多少。
手工工作流的处理方法存在如下的问题:
高度依赖纸张;劳动强度大;流程不严密,任务执行不易贯彻;无法对流程的过程进行监控;无法度量进程时间和统计进程的成本。
计算机网络办公自动化系统采取基于组件的软件开发技术,并结合工作流管理技术,以适应和满足企业办公对自动化管理系统的新要求。
该系统的关键技术是软件组件技术和工作流管理技术,较好的解决了传统手工工作流中出现的问题,并在以下几个方面具有重要的意义:
(1)减少公文进程的滞后时间。
很多公文处理进程遵循90/10规则:
典型的公文进程有90%的时间是"滞后"的。
时间都被消耗在任务的闲置、排队等待、发送过程及状况追踪上了。
这些时间都被白白浪费掉了,对整个公文进程而言是无价值的。
只有10%左右的时间被用于“进程处理”。
生产力控制软件有助于降低进程处理的时间。
然而,即使进程处理时间降低了50%,对整个进程时间的影响也只有5%。
办公自动化瞄准的是滞后时间。
如果滞后时间减少50%,整个进程时间就能减少45%。
这就是计算机网络办公自动化为什么是互联网络时代提高企业工作效率的关键的原因所在。
(2)提高办公效率。
通过集中处理任务减少任务时间;减少手工工作和纸张的传递;加速信息流动并使用数据库电子表单的方式减少出错;根据业务逻辑关系自动计算和传递数据给需要数据的人;追踪并组织所有的任务及所有参与工作流进程的个体,及时发出提醒;数据一致自动同步更新;后台联机备份归档;减少对文书人员的依赖节省人力资源。
(3)追踪公文流转进程。
通过网络办公自动化软件,可以实现以图形化的方式对业务进程进行追踪,而不再需要通过电话、贴标签或其它的手工方式来确定,例如审批报告、工作计划等业务流程到底进行到了哪一步,处于什么状态等等。
(4)监测效率。
如果无法对重要的工作流程进行监测,就无从谈及控制和提升。
网络办公自动化系统提供每一个流程的统计信息,包括了每一个流转节点的时间和效率。
通过这一功能,就有可能非常方便地实现流程的最优。
(5)减少纸张消耗。
据统计一个中等大小的部门,每年花费在打印报表和复印上的办公纸张消耗费用动则数万元。
而通过网络办公自动化系统的改造能向“无纸办公”时代迈出坚实的一大步。
而使原有表单的电子化,部门又可以节约很大一部分打印和存储的费用。
1.3课题内容及重点
第一章前言:
介绍了课题的基本情况,指出了开发办公自动化系统的重要性和基于工作流来开发办公自动化系统的意义。
第二章相关业务与技术介绍:
首先介绍了办公自动化的定义,办公自动化系统的发展,其次介绍了工作流技术的基本理论及应用在OA中的意义,最后介绍了系统开发平台:
LiveFlow和ASP.NET。
第三章办公自动化系统总体分析与设计:
首先介绍了系统的目标,其次介绍了系统的总体结构,包括系统的设计框架和基于工作流技术的OA系统的功能模型,其中系统功能模型的分析是基于工作流技术的,是本课题的一个重点。
第四章公文管理模块的设计与实现:
本章结合对OA系统中公文管理工作流的分析,基于LiveFlow开发平台来设计并实现公文管理模块。
首先举例介绍了基于工作流的设计思想,其次介绍了公文管理的功能要求,最后进行了发文和收文管理的详细设计与实现,其过程分为设计数据库→设计表单→定义流程→启动流程四个步骤。
这是本课题的重点章节。
第五章信息发布模块的设计与实现:
本章在ASP.NET平台上开发的,介绍了信息发布模块的功能需求,公有模块和公有设计,数据库设计和用户界面设计等,充分体现了基于.NET平台开发的优越性。
第六章总结与展望:
总结了本课题研究的过程,指出了本课题的创新点和不足之处,展望了OA和工作流技术的发展趋势。
1.4课题技术路线
结合目前软件工程、WEB技术、数据库等领域的先进技术,应用MicrosoftVisio(支持UML建模语言)进行软件建模。
以.NET为开发平台,用VisualStudio.NET开发环境,利用Microsoft公司提供的ASP.NET、C#编程语言、SQLServer2000数据库实现个人办公、信息发布、公用信息、档案管理、系统管理等功能模块。
以LiveFlow为开发平台,设计并实现了与工作流自动化密切相关的公文管理、事务管理等功能模块。
之后把所有模块在.NET中将系统进行了整合,最后经过性能和功能测试成功后,完成了整个办公自动化系统的设计与开发。
所采用的系统开发环境:
服务器端
操作系统:
Windows2000ServerorWindows2003Server
WEB服务器:
IIS5.0,及以上版本
数据库:
SQLServer7.0,及以上版本
硬件:
内存256MB以上、CPUPIII500以上、硬盘20G以上、网卡
客户端
平台:
MicrosoftWindows95/98/NT/2000/XP
Web浏览器:
MicrosoftIE5.0,及以上版本
内存:
32MB以上
开发工具:
LiveFlow,MicrosoftVisualStudio2005
第2章相关业务与技术介绍
2.1办公自动化简介及发展
办公室自动化(OfficeAutomation),简称OA,是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念,至今还没有一个统一、公认的确切定义。
一般地说,办公自动化是指在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,也就是指办公信息处理的自动化,它应用各种先进的信息技术和集成技术,使原本都是人们来从事的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,从而达到降低劳动强度,避免重复劳动,提高工作效率,取得更好经济效益的目的。
它的基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档,使用复印机、传真机或计算机网络等其它先进设备复制、传递文档。
一个较完整的办公自动化系统,应当包括信息采集、转输、分析、储存等主要环节。
办公自动化一般可分为三个层次:
事务型、管理型、决策型。
事务型为基础层,包括文字处理、个人日程管理、公文管理、邮件处理、人事管理、资源管理,以及其他有关机关行政事务处理等等;管理型为中间层,它包含事务型,管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统;决策型为最高层,它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础,同时又以其自有的决策模型为支持,决策层办公系统是上述系统的再结合,具有决策或辅助决策功能的最高级系统。
现代的办公自动化系统观点认为:
办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理而进行的各种活动的协调,从而达到企业整体目标的过程。
可见信息处理自动化对办公自动化的影响之深,因此实现信息处理的高效和快捷是直接关系企业办公自动化的关键。
办公自动化系统出现的早期主要是以个人电脑和办公套件为主要特征,基于文件系统和关系型数据库的应用,以结构化数据为存储和处理对象,实现了数据统计和文档写作电子化,完成了办公信息载体从纸介质向比特方式的飞跃,实现了个体工作的自动化,而近年来,随着网络的日益普及和全球信息化进程的发展,Internet技术及其应用以及电子商务的发展,给工作和日常生活等各个方面带来了深刻的影响。
网络的普及也为办公自动化提供了方便条件,创造了一个集成化的办公环境,办公自动化也逐步发展为现在以网络技术和协同工作技术为主要特征,涉及文档数据库与压缩、工作流管理、安全控制、多媒体、视频会议及数据库等技术,实现了工作流程自动化和非结构化数据库的功能,实现了收发文件从传统的手工方式向工作流方式的飞跃,建立和完善了各个职能部门之间的沟通和信息共享机制,使办公活动不受时间和空间的限制,大大提高了企业运行的效率和质量。
并且不断加入了知识管理的成分,以企业网络和信息系统为基础,建立知识门户和快速响应系统,帮助企业发现和组织已经获取的信息,定位于拥有专门技能的人,避免重复错误和重复工作,让整个组织能有效利用知识,使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变,不断提升每个员工的创造能力,从而大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。
2.2工作流技术的基本理论及应用在OA中的意义
所谓工作流就是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程,它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同执行者之间进行传递与执行,表现为一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交过程,例如公文审批、各类申请处理等,每一项工作以流程的形式,由发起人(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如发出文件者、归档入库等),它是工作流管理系统(WfMS)的核心技术,对于一个企业来说,它描述的是企业的业务流程,监督、控制、协调整个业务过程的完成,并对信息流进行跟踪,其主要特征是实现人与计算机交互事件结合过程中的自动化。
工作流管理技术所涉及的基本概念有:
1.工作流
实现了业务过程的部分(或全部)自动进行,对企业而言,工作流描述的是企业的业务流程。
2.业务流程
是指为了一个总的业务目标,将业务文档信息按预先定义的方式传递给业务人员,并进行相应处理的过程。
3.工作流引擎
用于解释过程定义,创建过程实例,给相应业务人员分发工作任务,申请相应资源,按照调度规则对活动进行调度,控制和管理工作流实例的执行,以及与其它工作流管理系统交换数据。
4.过程定义
通过管理工具建立的提供给工作流引擎解释执行的工作流程模型定义。
5.流程步骤
是指工作流中的一个逻辑步骤,亦称工作流环节。
6.实例
实际运行中的一个过程或活动。
从应用上看,目前工作流技术被看作是提高业务过程效率和生产率的关键技术。
是目前计算机应用领域的一个研究热点,而将工作流思想应用到办公自动化系统的开发和设计中也是由来已久而且意义深远的,因为企业的日常办公中百分之七十以上的工作都是常规的,有相对固定的流程和方式,只需按部就班地执行即可完成,工作流技术可以很好地描述企业的业务流程,这些工作也正需要通过工作流技术的支持和控制才能高效率地进行和实现,因此工作流是办公活动的核心,无论办公自动化向哪个方向发展,一个好的办公自动化系统都应该具有完善的自定义、跟踪、以及进行工作流的功能,只有这样才能保证企业中占大部分的常规办公活动能够快捷,灵活地进行,从而提高整体的工作效率和办公质量。
从开发角度而言,工作流技术是开发OA的核心技术之一,在办公自动化系统的开发过程中,进行详细认真的需求分析是必不可少的,也是系统能否成功实施的关键之一,但由于办公自动化系统是一种基于工作流的系统,所以传统的以功能需求分析为主线的设计方式并不能完全满足OA系统需求分析的需要,因此而以工作流法设计的办公自动化系统能够适应办公自动化系统的特点,具有很强的生命力和良好的动态性。
2.3开发平台介绍
2.3.1LiveFlow简介
LiveFlow是东兰科技这家国内专业流程管理系统提供商总结了四年多来对工作流系统的研究及为众多世界知名企业(百事可乐、SONY中国、朗讯科技、友邦保险、雅培制药等)实施经验的基础上推出的第三代企业工作流程自动化管理系统,使用LiveFlow可以做到在网上传送电子表单,实现业务流程的电子化,提升企业的管理,提高工作效率,同时它还使数据的共享与再利用变得更方便,实现业务处理的效率分析,为流程改进提供依据。
LiveFlow不仅使工作流自动化变得可能,而且使它变得更方便。
1.LiveFlow应用必要性
图2-1WithoutLiveFlow
●员工为大量的纸张化工作而深感繁琐;
●手工处理导致不可避免的人为失误;
●整个流程在处理运行过程中无法得到有效的监控、跟踪;
●从而造成部分时间段流程出现无序;
●在所难免流程运转的缓慢;
●流程处理时间的浪费、管理成本的上升。
2.LiveFlow的基本组成
图2-2LiveFlow的组成
(1)LiveFlowServer工作流服务器主要负责处理整个工作流数据,从LiveFlow构成图上可以看到工作流服务器是整个工作流软件最核心的部分,工作流的任何一步操作都与之息息相关。
(2))组织管理器使用户可以根据公司的具体情况在LiveFlow工作流软件里设置公司的组织结构树,以及公司每个部门的员工和领导,使整个公司的结构一目了然。
(3)流程管理器是用户可以根据公司业务的具体流转情况在LiveFlow工作流软件里定义各种复杂的流程,只要点击、拖拉、选择就可以完成处理过程的定义、给处理节点设定处理者、指定流程走向的条件,您只要输入很少的信息,LiveFlow尽量让您使用选择来完成信息的输入,同时LiveFlow支持剪切、拷贝、粘贴、拖、拉、对齐、等间距、Undo、Redo等排版功能,使流程定义更方便,定义的流程更简洁、美观。
(4)报表管理器使用户不用编程就能定义出各种实用的报表;月度报表功能使您轻松实现按月、季、年进行统计的功能;报表转移功能允许您对数据进行渐进的分析,通过对统计报表的某项数据的深入分析,给决策分析带来极大的自由度;支持用户自己编写ASP程序做报表,具有充分的灵活性和可扩展性。
(5)角色管理主要用于流程的某个节点处理者的选择,用了角色这个概念公司就不会因为某个员工的离职或休假,对流程进行大的改动了,具有很强的应变性。
(6)适配器非常方便的使工作流系统与企业内部及外部的其它应用系统进行自动数据交换。
其中:
●XML适配器:
是大型ERP、HRMS等系统集成的首选方案;
●WEB适配器:
允许您将流程中的数据自动提交到任一因特网站,是公司间交换数据的理想方案;
●DB适配器:
可以直接操作数据库,是为了与一些本身不具备数据交换功能的系统交换数据的选择方案;
●File适配器:
可以将附件拷贝到指定的服务器目录下,并且系统将自动分配编号,完成档案的管理。
(7)用户管理器可以实现对系统用户的管理,用户的新建比较灵活,您可以自己新建一个,也可以直接从域中导入用户,还可以从EXCEL文件中导入。
(8)表单定制器使用户不需要编程就能制作出大多数表单,如果您会在数据库中建立一个表,那么利用LiveFlow的FormDesigner表单工具经过拖拉、选择您就可以制作90%的表单,如果表单的要求较高LiveFlow仍可以用ASP开发表单,而如果应用的要求不是很高,LiveFlow几乎可以做出所有的表单。
FormDesigner能做出Grid,支持SUM等函数,用FormDesigner制作的表单能根据数据的定义自动进行输入检查,而不需要写任何代码。
为了使表单美观,还是需要您了解一点HTML排版方面的知识。
利用FormDesigner你要做的大部分工作仅仅是选择。
(9)计划任务管理器可以实现流程的定期启动和维护。
(10)基于浏览器的使用者界面是灵活、友好的客户端界面,用户通过IE浏览器进入系统参与流程的处理。
其中用户管理、组织结构管理、角色管理、流程定义、表单定制、计划任务、适配器、报表工具这八项是属于工作流软件的后台管理,而客户端是属于工作流软件的前端网页的具体实现部分。
3.LiveFlow功能特色
(1)浏览器操作界面,用户端不需要安装程序就可以使用,符合大多数人的操作习惯,易学易用,支持跨地区跨国界移动办公。
(2)用户可以查看流程进度,随时掌握当前处理状况。
(3)基于事务的处理(Transaction),保证业务处理的可靠性与完整性。
(4)企业组织结构定义,可以定义员工职务、职权、从属关系,流程可以根据员工从属关系来流转。
(5)根据组织结构中员工从属关系来查看流程及报表,
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 基于 工作流 办公自动化 系统 设计 开发