1文件控制程序.docx
- 文档编号:11339976
- 上传时间:2023-05-31
- 格式:DOCX
- 页数:10
- 大小:22.18KB
1文件控制程序.docx
《1文件控制程序.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《1文件控制程序.docx(10页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
1文件控制程序
受控状态:
控文件编号:
QB/xx–CX01
文件控制程序
依据:
GB/T50430-2007、ISO9001:
2008、ISO14001:
2004、GB/T28001-2009标准
版次:
D/0
******集团有限公司
文件修改记录表
序号
修改页数
题目
版次
修改日期
修改人
******集团有限公司企业标准
文件控制程序
QB/******–CX01
1目的
为了加强对文件的控制,确保集团公司范围内与管理体系有关的各个场所都能及时获得和使用有效的文件,防止作废文件的使用。
2适用范围本程序适用于集团公司管理体系相关文件控制和管理。
3引用标准
GB/T50430-2007《工程建设施工企业质量管理规范》
GB/T19001-2008idtISO9001∶2008《质量管理体系要求》
GB/T24001-2004idtISO14001∶2004《环境管理体系要求及使用指南》
GB/T28001-2009《职业健康安全管理体系规范》
4职责
4.1办公室:
负责本程序的制定、修改、组织实施和监督检查;负责对局各部门、各单位经营管理文件的管理进行检查和监督,并保存检查记录。
4.2企发部:
负责局管理手册、程序文件等管理文件的控制和管理;
4.3法务部:
负责质量/环境/职业健康安全管理相关的法律、法规及其它管理文件的控制和管理。
4.4技术中心:
负责工程技术管理、标准、规范、技术规程等文件的控制和管理。
4.5各相关部门负责本部门与质量/环境/职业健康安全有关文件、本部门文件的控制和管理。
4.6各公司、指挥部、项目部:
负责本单位与质量/环境/职业健康安全有关的文件、法律法规及其他文件的控制和管理。
5工作程序
5.1文件的分类:
一般可分为内部文件和外部文件两大类。
5.1.1内部文件:
指集团公司内部制定形成的文件,包括:
1)管理手册、程序文件;
2)经营管理文件(俗称红头文件);
3)技术性文件:
施工图纸、合同、施工组织设计、作业指导书、质量计划、安全计划、施工方案等;
4)管理体系运行过程中产生的各种记录等。
5.1.2外部文件:
来自******以外的文件,包括:
1)国际公约、国际标准等;
2)国家法律、法规和行业规范、技术标准、施工规范等;
3)上级单位、地方政府部门、行业协会等发放的文件;
4)项目设计文件、施工图纸、标准图集、业主、监理及相关方来电、来函等。
5.2文件的编号
5.2.1文件的编号分为文号和分发号。
5.2.2集团公司各级经营管理文件的文号由各级办公室统一编号。
5.2.3工程管理技术性文件由工程技术管理部门负责统一编号。
5.2.4其他管理文件由文件起草编制部门统一编号。
5.2.5文件的分发号由文件发放部门统一编号。
5.3文件的编制、审批
5.3.1管理手册由集团公司企发部负责组织编制,管理者代表审核,总经理审批。
5.3.2程序文件由集团公司各主责部门负责起草编制,分管领导审核,管理者代表审批。
5.3.4其他文件由相关部门组织编制,分管领导审批。
必要时报总经理审批。
5.4文件的发放及控制
5.4.1集团公司各级经营管理文件由各级办公室负责统一发放,其他文件由文件编制部门负责分发;重要文件一律采用纸质文件形式,严格按发放范围发送、签收。
文件以电子文件形式发布的,通过办公网络系统发布,应保证各单位、相关部门都能及时得到。
具体实施按集团公司******-BZ-BGS-001《发文》标准执行。
5.4.2凡与质量、环境、职业健康安全管理体系运行相关的文件,应界定为受控文件,具体由文件起草编制或承办部门确定,并在文件的封面上加盖受控标识。
5.4.3受控文件应编号发放。
使用的文件发放登记表应反映文件发放去向、发放数量。
文件收发工作按照《******集团有限公司公文处理办法》有关规定执行。
5.4.4文件实行分层次控制管理,集团公司/公司、项目部(指挥部)应按照规定编制本单位/部门的“有效文件清单”,以便管理控制。
5.4.5当文件丢失或破损并影响使用时,应到文件管理部门办理补发或更换手续,文件管理员要做好记录并将破损文件按有关规定销毁。
原发放部门可复制文件发放,发放应做好发放记录和标识。
5.4.6文件的动态管理
5.4.6.1要坚持“方便使用,控制重点”的原则,各单位、各部门应设专/兼职文件管理员,负责文件的收集、登记、传阅、整理、归档工作。
5.4.6.2集团公司/公司各部门每年初分系统对本部门管理文件进行清理和评审,形成部门“有效文件清单”报办公室。
办公室每年一季度整理发布当年“有效文件清单”,控制文件的有效性。
集团公司/公司、项目部(指挥部)依据“有效文件清单”对所持有文件的有效性进行确认。
5.4.6.3各单位/部门的文件管理员应及时对本单位/部门的“有效文件清单”进行更新和补充,,以达到有效控制文件的目的,同时便于文件的查阅。
5.4.6.4新成立的项目经理部(指挥部)在开工前应到集团公司/公司所在办公室领取当年的“有效文件清单”,分系统确认后形成项目经理部(指挥部)“有效文件清单”并获取相关文件。
对于外部文件项目经理部(指挥部)应及时和业主沟通,获取外部管理文件并及时登记到“有效文件清单”中。
5.4.7工程技术文件(合同、施工图纸、方案计划、变更设计等)的管理:
1)由各单位工程技术部门指定专人管理,建立“工程技术文件清单”并建立文件收发台帐;
2)建立发放记录,经各单位技术负责人批准发至有关人员;
3)重大的变更设计应通知公司工程技术部门;
4)工程竣工后,竣工文件等一并交公司档案室归档。
5.4.8对于法律法规等相关文件的管理按照《法律法规与合归性评价控制程序》执行。
5.5文件的更改、换版、作废
5.5.1文件的更改分为以下三种形式:
1)杠改:
局部修改采用杠改;
2)换页:
内容修改较为集中采用换页;
3)换版:
文件经多次更改或需要进行大幅度修改时,采取换版形式。
5.5.2文件需要更改时,由文件原编写部门填写《文件评审更改记录表》报局办公室,办公室按5.3的审批权限办理审批手续并发放至受控文件持有部门,由部门负责通知并监督文件持有人进行相应更改。
5.5.3文件更改后,由持有人在《文件修改记录表》中做好记录。
更换页上应有修改状态标识(即管理手册、程序文件在更换页页眉版次上注明A、B…/n,支持性文件在右上角标注“更换页”)。
5.5.4文件更改时,与被更改文件有关的所有文件,必须同时进行修改,以保持相关文件的一致性。
5.5.5作废文件的处理:
a)为了防止误用失效文件,应立即从使用场所撤回已失效的文件;
b)对作废文件在文件上标注“作废”字样,在“有效文件清单”中加以注明。
c)需作资料保存的作废文件,文件管理员要在“有效文件清单”备注栏中注明“作废保留资料”,并在保留的文件上注明“作废保留资料”字样。
5.6文件保管和借阅
5.6.1文件的保管:
1)部门按照文件分类单独立卷保管。
卷盒应编目,卷内应有目录,便于查找;
2)外来文件应尽可能单独立卷存放;
3)文件应有良好的存放环境,摆放整齐有序。
5.6.2文件借阅:
1)集团公司/公司内部人员借阅文件,应在“文件借阅登记表”上登记,经文件管理部门负责人批准后方可借阅。
借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还者由文件管理员收回。
2)集团公司/公司外部人员借阅文件,必须经分管领导批准。
5.7外部文件的控制:
需要转发的各类外部文件,由文件对口管理部门提出,经分管领导批准后转发。
文件的发放及管理按照本程序执行。
5.8文件评审
5.8.1集团公司/公司各部门每年初应对本部门管理文件进行清理和评审,以确定文件的有效性或是否需要更新。
5.8.2集团公司企发部在每次内审后应组织对管理手册、程序文件进行评审,持续改进管理体系文件的符合性和可操作性。
5.8.3集团公司/公司工程技术部门应定期或不定期对所持有的技术文件进行清理和评审,确保文件的有效性。
5.8.4各单位应定期对本单位的文件进行清理和评审,以确定文件的有效性或是否需要更新。
5.8.5各单位/部门的文件管理员应每季度对文件的管理进行检查,发现问题及时处理;局办公室每年对各单位/部门文件的管理进行一次抽查,并做好检查记录
5.9文件的立卷、归档:
5.9.1管理手册和程序文件由企发部立卷、归档。
5.9.2其它文件由文件的起草或主办部门立卷、归档。
5.9.3文件立卷、归档按中国铁路工程总公司《关于印发<中国铁路工程总公司档案管理办法>等六项档案工作规章的通知》办理。
竣工文件归档按照局《施工技术管理办法》规定办理。
6相关文件
6.1《******集团有限公司公文处理办法》(中******办[2004]57号)
6.2《铁路建设项目竣工文件编制移交文件汇编》(铁道部)
6.3《施工技术管理办法》(中******程〔2009〕263号)
6.4《中国铁路工程总公司档案管理办法等六项档案工作规章》(中铁程办[2005]97号)
7记录
7.1《文件评审更改记录表》
7.2《文件修改记录表》
7.3《有效文件清单》
文件评审更改记录表单位(部门):
编号:
******-CX01-
更改文件名称
评审内容:
处理意见:
更改内容:
部门(单位)负责人:
审批人:
生效日期:
年月日
文件修改记录表
单位(部门):
编号:
******-CX01-
序号
修改页数
题目
版次
修改日期
修改人
有效文件清单
单位(部门):
编号:
******-CX01-
序号
文件编号
文件名称
编制部门
备注
填表:
审批:
年月日
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文件 控制程序
![提示](https://static.bingdoc.com/images/bang_tan.gif)