RFI与RFQ管理规定.docx
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RFI与RFQ管理规定.docx
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RFI与RFQ管理规定
XXXXXXXX有限公司
RFI和RFQ管理规定
文件编号:
版本:
编制:
审核:
批准:
XXXXX有限公司发布
RFI和RFQ管理规定
1范围
本办法适用于本公司所有客户的RFI、RFQ管理业务。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版本均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
《项目管理程序》
《产品开发控制程序》
3定义
3.1需求文件包:
包括RFI、RFQ的需求资料。
其媒介可以采用多种方式,如传真、电子邮件、
商务函件等等。
3.2《报价BOM》:
根据设计方案制作的物料清单,包含物料名称、规格及价格信息。
该表单需尽可能详细。
3.3RFI:
RequestForInformation咨询要求书
3.4RFQ:
RequestForQuotations报价要求书
3.5OA:
OfficeAutomation协同办公系统
3.6NPV:
NetPresentValue净现值
3.7《设计方案》:
包含技术方案说明、外观式样、性能指标、开发周期、安全法律法规评估。
3.8平台方案:
在公司现有平台按要求调整制定出的产品方案。
3.9新方案:
公司没有产品平台,新制定的产品方案。
3.10预招标:
在RFQ阶段寻找目标供应商和我公司一起应对车厂的RFQ工作,所进行的招标。
4职责
4.1RFI职责
4.1.1市场部门(国际事业部、国内OEM事业部):
负责接收、反馈客户的信息及需求,跟进并反馈客户审核结果。
4.1.2技术中心:
系统开发部负责RFI的组织与协调工作,客户需求分析、产品方案设计,组织技术专家做方案评审。
4.1.3工程部:
客户有需要时,负责按产品方案对制造、工艺能力及制造成本进行评估。
4.1.4质量管理部:
客户有需要时,负责对客户的质量要求及质量成本进行评估。
4.1.5项目管理部:
客户有需要时,负责编制《项目进度计划》。
注:
RFI由技术中心(系统开发部)负责,国际OEMRFI直接转入RFQ流程,按国际OEM的RFQ流程执行。
4.2RFQ职责
4.2.1市场部门(国际事业部、国内OEM事业部):
负责接收、反馈客户的信息及需求,跟进并反馈客户审核结果。
4.2.2项目管理部:
负责除国际OEM外的RFQ组织与协调工作,编制《项目小组名单》、《项目进度计划》。
4.2.3技术中心:
系统开发部负责国际OEM的RFQ组织与协调工作,客户需求分析、产品设计方案、报价BOM、开发进度计划、组织技术专家做方案评审。
4.2.4采购物流中心:
负责物料新规性调查和物料EOL(停产)的信息收集,并及时反馈给技术中心和相关部门。
参与技术中心系统开发部组织的方案评审。
负责对新方案重要零件进行预招标或者招标及供应商管理的工作,新平台方案关键物料的供应商定点需上报采购管理委员会进行裁定。
4.2.5采购管理委员会:
对采购物流中心上报的新平台关键物料定点方案进行综合判定。
4.2.6工程部:
负责按产品方案对制造、工艺能力及制造成本进行评估。
4.2.7质量管理部:
负责对客户的质量要求及质量成本进行评估。
4.2.8计划财务部:
负责核算“边际贡献率”、“毛利率”、“NPV值”等成本数据。
注:
国际OEM的RFQ由技术中心(系统开发部)负责,其他的RFQ由项目管理部负责。
5工作流程
5.1RFI工作流程
5.2RFQ工作流程
6管理办法
No.
工作描述
文件与记录
批准权限
RFI工作流程
1
RFI需求文件包
客户在有需求时向供应商发出的RFI需求文件。
一般包括:
产品功能、性能要求,期望价格,时间要求,其他特殊要求。
RFI需求文件包
/
2
RFI分类整理
市场部门在接到客户的RFI需求时,进行分类、整理;编制《工作联络单》由部门领导批准后交RFI负责部门进行处理,RFI由技术中心(系统开发部)负责,国际RFI直接转入RFQ流程,按国际OEM的RFQ流程执行。
并要求回复期限。
《工作联络单》
副总裁或授权人
3
组建团队
技术中心(系统开发部)收到市场部门输入的RFI需求后,组织相关部门人员组建团队应对RFI工作任务。
并编制《项目小组名单》。
《项目小组名单》
副总裁或授权人
4
“技术推广项目”判定
技术中心系统开发部在收到市场部门输入的客户需求后,找先行开发部确认是否为技术推广项目;若是技术推广项目,先行开发部将前期的推广资料移交给系统开发部,作为需求分析的输入;若不是,则直接按客户要求做需求分析。
技术推广资料包
/
5
需求分析、明确需求
技术中心系统开发部对RFI需求进行理解、分析,并对技术可行性进行评估。
若不明确的地方找客户进行明确,将结果记录在《与客户沟通履历表》中,输出《需求分析报告》中。
并与公司相关部门进行信息传递,保证客户的需求信息为一致、最新。
《技术可行性分析报告》
《与客户沟通履历表》
《需求分析报告》
部长或授权人
6
方案设计
技术中心系统开发部把RFI需求明确后,将按《需求分析报告》编制《产品方案书》及客户需求的其他技术文档。
《产品方案书》
其他资料
部长或授权人
7
方案评审
技术中心组织技术评审委员会专家、产品经理及相关人员进行设计方案的评审,评审须包含质量、收益、交期的方案及应对措施,并将评审信息记录在《技术方案评审报告》中。
《技术方案评审报告》
技术专家组长或
技术中心授权人
8
制造能力分析
客户有需要时,工程部接收到客户的需求及技术中心系统开发部输出的《产品设计方案书》及其他支持资料后,对产品的制造、工艺能力进行分析、评估,编制《制造可行性分析表》。
《制造成本及可行性分析表》
部长或授权人
9
质量能力分析
客户有需要时,质量管理部接收到客户的需求及技术中心系统开发部输出的《产品设计方案书》及其他支持资料后,对客户的质量要求进行分析、评估,编制《质量可行性分析表》。
《质量可行性分析表》
部长或授权人
10
项目计划
客户有需要时,项目管理部按客户的要求并结合公司项目管理的要求输出《项目进度计划》。
《项目进度计划》
部长或授权人
11
收集汇总、回复客户
市场部门收集汇总各部门的RFI需求回复文档后进行整理,将文档回复客户进行审核,并跟进客户的审核结果。
RFI需求回复文件包
/
12
审核(客户)
客户收到公司回复的RFI文件包后进行审核,若不通过,可能会通知市场部门相关结果。
若通过后客户会发RFQ需求,将转入RFQ工作流程。
客户的审核结果(邮件、信息或其他形式)
/
RFQ工作流程
1
RFQ需求文件包
客户在有需求时向供应商发出的RFQ需求文件。
一般包括:
产品功能、性能要求,目标价格,时间要求,其他要求。
RFQ需求文件包
/
2
RFQ分类、整理
市场部门在接到客户的RFQ需求时,进行分类、整理,编制《市场调研报告》和《需求规格书》并在OA协同中发起RFQ流程,填写《新品(询价/开发)技术、成本可行性评估表》的内容,告知相关部门进行处理,(必要时组织相关部门召开会议,安排任务。
)并要求按时回复。
注:
(国际OEM的RFQ由技术中心(系统开发部)负责,其他的RFQ由项目管理部负责。
)
《新品(询价/开发)技术、成本可行性评估表》
《市场调研报告》
《需求规格书》
客户的RFQ文件附件
副总裁或授权人
3
组建团队
项目管理部或技术中心接到市场部门输入的RFQ需求文件,组织相关部门人员组建团队,编写《项目小组名单》,安排展开相关RFQ工作。
注:
国际OEM的RFQ由技术中心(系统开发部)主导负责组织管理虚拟团队,项目管理部协助完成。
《项目小组名单》
副总裁或授权人
4
需求分析、明确需求
技术中心系统开发部在收到OA协同输入的客户需求后,对RFQ需求进行理解、分析,并对技术可行性及法律法规符合性进行评估。
若不明确的地方找客户进行明确。
将结果记录在《与客户沟通履历表》中,最终输出《需求分析报告》。
《技术可行性分析报告》
《产品安全与法律法规评估表》
《与客户沟通履历表》
《需求分析报告》
部长或授权人
5
方案设计
技术中心系统开发部把RFQ需求明确后,根据《需求分析报告》编制《产品设计方案书》、《报价BOM》、《设计图纸》、《开发进度计划表》及其他附件。
注:
技术中心产品开发进度,由对应区域的产品经理与系统开发部一起完成并提交。
《产品设计方案书》
《报价BOM》
《设计图纸》
《开发进度计划表》
其他附件
部长或授权人
6
方案评审
技术中心系统开发部组织技术评审委员会专家和产品经理进行设计方案的评审,评审须包含质量、收益、交期的方案及应对措施,并将评审信息记录在《技术方案评审报告》中。
注:
采购物流中心须参与方案评审,对新物料选型提出意见。
《技术方案评审报告》
技术专家组长或
技术中心授权人
7
新物料招标、新规性调查
采购物流中心把技术中心输入的BOM进行物料审核,对新物料选型提出意见。
重要物料组织供应商进行预招标或招标,并提交物料新规性及停产信息。
物料停产信息(供应商的邮件、通知函等)
/
8
新平台、新方案
技术中心在OA协同流程中附加技术输出的所有文档后,选择是否为新平台、新方案,“是”指派工程部、质量管理部人员对工程、制造、质量能力进行评估;“否”直接到财进行核算,财务将按工程、质量给出的标准成本进行核算。
《新品(询价/开发)技术、成本可行性评估表》
副总裁或授权人
9
项目计划
项目管理部接到技术中心输出的RFQ文件,结合技术中心《新产品设计进度计划表》编制《项目进度计划》。
《项目进度计划》
部长或授权人
10
新平台关键物料定点
采购物流中心负责新平台关键物料的供应商定点工作,将定点方案上报采购管理委员会,由采购管理委员会进行裁决。
《供应商定点报告》
部长或授权人
11
裁决
采购管理委员会对采购物流中心上报的新平台关键物料定点方案进行综合判定。
同意,立项后将按此方案执行采购,不同意,须重新进行选点。
《供应商定点报告》
副总裁或授权人
12
制造能力分析
工程部接收到OA协同输入的客户需求及技术中心输出的资料后,对产品的制造、工艺能力及制造成本进行分析、评估,编制《制造可行性分析表》。
《制造成本及可行性分析表》
部长或授权人
13
质量能力分析
质量管理部接收到OA协同输入的客户需求及技术中心输出的资料后,对产品的质量能力及质量成本进行分析、评估,编制《质量可行性分析表》。
《质量可行性分析表》
部长或授权人
14
财务核算
财接收到OA协同各部门输入的资料后,对成本核算出“边际贡献率”、“毛利率”、“NPV值”等成本数据。
注:
新平台、新方案的RFQ按工程、质量OA协同中的成本计算,否则按标准成本进行计算。
成本、收益数据
部长或授权人
15
领导审批
市场部门接收到OA协同财的核算结果后,提交领导进行审批。
并结合领导的审批意见,提交客户审核或重新进行方案修订,进行再次评估。
《新品(询价/开发)技术、成本可行性评估表》
副总裁或授权人
16
结束或重新修订
公司领导结合各部门的综合意见进行审批,决定放弃投标的,就结束此RFQ的工作并存档;或具有战略意义且成本偏高不符合收益要求的,需重新修订方案及评估。
《新品(询价/开发)技术、成本可行性评估表》
副总裁或授权人
17
整理、投标
市场部门在领导审核通过后,将从OA协同中打印纸质的《新品(询价/开发)技术、成本可行性评估表》进行存档,在中标后需将此文档提交作为立项的附件。
整理RFQ文档提交给客户,进行投标工作,并跟进客户的审核结果,将结果反馈给相关部门。
RFQ回复文件
《产品投标结果反馈表》
部长或授权人
18
审核(客户)
客户接收到公司回复的RFQ文件包后进行审核,若通过后客户会通知市场部门“中标”可以立项开发(并在OA系统中更新中标价及重新核算收益),公司将转入“立项工作流程”。
若不通过,通知市场部门相关结果。
并在OA系统中更新中标价。
中标通知书
其他格式资料
/
19
立项
RFQ客户通过审核后,发出中标通知书,市场部门将中标通知书及RFQ领导批准的《新品(询价/开发)技术、成本可行性评估表》等相关资料转交给项目管理部进行立项。
立项工作将按《项目立项管理办法》执行。
7记录与表格
7.1《工作联络单》XXXX-31-00-05
7.2《项目小组成员名单》XXXX-61-00-05
7.3《技术可行性分析报告》XXXX-61-00-01
7.4《与客户沟通履历表》XXXX-61-00-44
7.5《需求分析报告》
7.6《设计方案书》XXXX-61-00-38
7.7《技术方案评审报告》XXXX-61-00-46
7.8《制造成本及可行性分析表》
7.9《质量可行性分析表》
7.10《项目进度计划》XXXX-63-00-01
7.11《新品(询价开发)技术、成本可行性评估表》XXXX-61-00-20
7.12《市场调研报告》XXXX-81-00-01
7.13《需求规格书》XXXX-81-00-02
7.14《产品安全与法律法规评估表》XXXX-61-00-32
7.15《设计图纸》
7.16《报价BOM》
7.17《开发进度计划表》XXXX-61-00-06
7.18《产品投标结果反馈表》XXXX-63-02-03
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